Planeación de acciones para datos profesionales

En este artículo:

• Acciones para datos profesionales

• Planeación del ámbito de las acciones de empresa

• Planeación de las propiedades de las acciones de empresa

• Planeación de elementos web de acción para datos profesionales

• Planeación de acciones de empresa personalizadas

• Hoja de trabajo

Las acciones para datos profesionales proporcionan una manera de permitir a los usuarios que ven datos profesionales en informes, paneles u otras páginas habilitadas para informes actuar inmediatamente sobre los datos que están viendo. Si se usa InfoPath Forms Services y se configuran permisos en las bases de datos correspondientes, los usuarios que tengan los permisos correctos podrán realizar cambios directos en los datos profesionales subyacentes.

Como parte de la planeación de la implementación inicial de Microsoft Office SharePoint Server 2007, debería saber cómo crear una acción de empresa, cómo planear las páginas que realizan la acción, cómo planear las propiedades que se usan en las acciones para datos profesionales, cómo determinar quién tiene acceso a una acción y cómo se muestra la acción en los resultados de la búsqueda, en las listas de SharePoint y en los sitios que contengan el elemento web de acción para datos profesionales. Después, podrá usar estos planes durante la implementación inicial de Office SharePoint Server 2007.

Acciones para datos profesionales

Las acciones para datos profesionales son acciones que configuran los administradores y que abren una página web que proporciona información relevante acerca de los datos profesionales de forma que los usuarios puedan colaborar con conocimiento de causa en función de los datos que se muestren en la organización. Las acciones para datos profesionales permiten proporcionar a los usuarios de la organización formas de interactuar directamente con los datos profesionales desde los sitios de las colecciones de sitios.

Para cada una de las aplicaciones registradas en el Catálogo de datos profesionales, cada tipo de datos profesionales tiene un perfil. Las acciones para tareas comunes se crean mediante el uso de los datos profesionales incluidos en el perfil.

Una acción de empresa tiene dos propiedades simples: un nombre de acción y la dirección URL de la página web que se usa para procesar la acción y proporcionar resultados de alguna clase. La página web suele ser:

• Una página web estática que tiene un resultado fijo.

• Una lista de SharePoint.

• Una página habilitada para formularios de Microsoft Office InfoPath 2007 que puede interactuar con los datos profesionales en la base de datos o en el servidor de aplicaciones de empresa.

• Una página personalizada para la interacción o presentación de datos más complejos, como una página .aspx dinámica.

Una vez creadas las acciones, éstas aparecen en un elemento web de acción para datos profesionales para los elementos de:

• Resultados de la búsqueda

• Listas de SharePoint

• Informes y paneles

Algunos ejemplos de resultados de búsqueda que pueden incluir acciones son empleados, clientes, informes de ventas y oficinas regionales. Cualquier tipo de datos profesionales del Catálogo de datos profesionales se puede asociar a una o varias acciones en un elemento web de acción para datos profesionales y esas acciones aparecen como parte de esos elementos cuando se muestran en los resultados de la búsqueda. De forma similar, un tipo de datos profesionales de una lista incluye las acciones asociadas que se han creado para ese tipo. Las acciones también se muestran en los perfiles de datos profesionales del Catálogo de datos profesionales para las aplicaciones y los tipos de datos profesionales correspondientes. El elemento web de acción para datos profesionales se puede usar en otras páginas, como en el sitio del Centro de informes y en sitios de personalización.

Por ejemplo, podría implementar una acción Resolver para una aplicación de base de datos de clientes. Después de buscar un incidente concreto en la base de datos, un representante del servicio al cliente vería la acción Resolver junto al informe de incidentes del cliente en los resultados de la búsqueda. El representante haría clic en el vínculo de la acción para abrir una página con campos de formulario para el tipo de resolución, la fecha de resolución y el nombre del representante que resuelve el problema. Es posible que el representante del servicio al cliente vea esta acción también en su sitio personal, en un sitio de personalización diseñado para el seguimiento y la solución de problemas con los clientes o en un elemento web personalizado que aparezca en otra página, como el sitio del Centro de informes.

Planeación del ámbito de las acciones de empresa

Al planear las acciones de empresa, deben tenerse en cuenta las acciones comunes que los usuarios realizan para cada aplicación de empresa. Es probable que con cada acción que se facilite desde Office SharePoint Server 2007 aumente el número de usuarios que realizan esa acción, lo que puede afectar a varios aspectos de la planeación:

• Seguridad La seguridad se controla en la página de destino asociada a cada acción, que puede ser una página web sencilla, un formulario de Office InfoPath 2007 o una página más personalizada. Con independencia de la página de destino, sólo los usuarios que tengan acceso a esa página podrán realizar la acción. Si el destino no es un sitio de SharePoint, los usuarios que usen la página deben iniciar sesión por separado. Cuando planee las acciones de empresa, asegúrese de que los usuarios que las van a realizar tengan los permisos adecuados para el sitio de destino. Para ello, puede comparar el plan de pertenencia y permisos de cada sitio y tomar nota de las diferencias. Después, para cada acción, identifique cómo afectan esas diferencias a las acciones que tiene previsto crear durante la implementación inicial. Si existen discrepancias, puede cambiar los permisos de forma que los usuarios correctos tengan acceso a un sitio o puede cambiar la ubicación de destino prevista.

• Rendimiento Si se permite que los usuarios de una organización tengan un fácil acceso a las aplicaciones de empresa desde las acciones de empresa de una colección de sitios, seguramente aumentará el uso de esas aplicaciones. Se generará una carga adicional en las bases de datos y en los servidores de aplicaciones de empresa. En la mayoría de las organizaciones, será un incremento fácil de controlar. Sin embargo, en las organizaciones grandes, el rendimiento del servidor podría verse afectado.

• Diseño del sitio Tenga en cuenta el tiempo y recursos que necesitará para la planeación del sitio cuando diseñe acciones más complejas. Es posible que tenga poco tiempo para diseñar y desarrollar páginas más complejas para controlar la interacción entre los sitios de SharePoint y las aplicaciones de empresa. Dé prioridad a las acciones más importantes. Podrá agregar otras acciones según vaya siendo necesario, como parte de las operaciones normales, después de la fase de implementación y configuración iniciales.

Los administradores de sitios deben tomar nota de las acciones de empresa que desean desarrollar y de la programación para implementar dichas acciones, y después proporcionar esos detalles a los administradores de TI del equipo de planeación. De esta forma, los administradores de TI podrán prever el posible impacto en los planes de capacidad tanto para la implementación inicial como para las operaciones a largo plazo.

Planeación de las propiedades de las acciones de empresa

Las acciones de empresa a menudo requieren que los usuarios suministren en formularios los valores de determinadas propiedades de negocio. Las acciones de empresa también pueden abrir páginas web en las que se usan ciertas propiedades para realizar cálculos. Para hacer que estén disponibles las propiedades correctas, tome nota de las mismas e inclúyalas en una lista completa de propiedades de datos profesionales para los perfiles de datos profesionales. Ésta es la información importante que se debe tener en cuenta en la planeación:

• Las aplicaciones de empresa que tienen acciones importantes que desea que estén disponibles en cada colección de sitios

• Los tipos de datos profesionales del Catálogo de datos profesionales que están asociados a cada acción

• Las propiedades asociadas a cada tipo de datos profesionales

Por ejemplo, puede que necesite una acción de empresa que resuelva los registros del servicio al cliente que se deben asociar al tipo de datos profesionales correspondiente a dichos registros y que aparezcan cuando alguien vea un registro del servicio al cliente. Durante la planeación, registre la base de datos del servicio al cliente, el tipo de datos profesionales del registro del servicio al cliente y las propiedades de las que se hace un seguimiento para cada registro del servicio al cliente, como la fecha de servicio, el tipo de problema, el nombre del cliente y la ubicación del servicio. Proporcione esta información a los usuarios que planean servicios compartidos de forma que los administradores de los proveedores de servicios compartidos (SSP) puedan importar las propiedades cuando las registren en el Catálogo de datos profesionales.

Planeación de elementos web de acción para datos profesionales

El elemento web de acción para datos profesionales agrega un vínculo a una página asociada a la acción. Cuando se crean acciones de empresa para cualquier tipo de datos profesionales del Catálogo de datos profesionales, este elemento web se incluye en los resultados de la búsqueda y en los elementos de lista de cualquier ejemplo de ese tipo de datos profesionales. Si crea una resolución para un problema de un informe de servicio al cliente para el tipo de datos profesionales de informe de servicio al cliente, aparecerá un elemento web que contiene la acción Resolver en los resultados de la búsqueda o en las listas que contengan informes de servicio al cliente.

Puede usar ese mismo elemento web en otros sitios, como el sitio del Centro de informes o sitios de personalización. Al agregar el elemento web de acción para datos profesionales, puede agregar una o varias acciones asociadas a un único tipo de datos profesionales. Puede usar varios vínculos de acción en el mismo sitio para proporcionar acciones que estén asociadas a más de un tipo de datos profesionales, con lo que se ofrece interactividad para los datos profesionales siempre que sea conveniente. A menudo un elemento web de acción para datos profesionales se encuentra en la misma página como elemento web relacionado (por ejemplo, elemento web de indicador clave de rendimiento (KPI), elemento web de lista de datos profesionales o elemento web de Excel Web Access) de manera que los usuarios pueden ver la información y actuar inmediatamente en consecuencia.

Los elementos web de cada página se pueden elegir en función de cual sea la mejor manera de lograr la finalidad de la misma, que se determina durante la planeación de la arquitectura de la información y de la estructura del sitio. A medida que planee los sitios clave de las colecciones de sitios, actualice el plan del sitio para incluir oportunidades de acciones para datos profesionales.

Planeación de acciones de empresa personalizadas

Puede usar las herramientas para programadores de Office SharePoint Server 2007 para personalizar las acciones de empresa de manera que hagan algo más que llevar al usuario a una dirección URL concreta. Valdrá la pena invertir tiempo y recursos en la creación de una acción personalizada si la acción está directamente relacionada con un proceso de negocio clave. Para obtener más información acerca de la creación de acciones personalizadas, vea el kit de desarrollo de software de Office SharePoint Server 2007 (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=72208&clcid=0xC0A) (en inglés).

Hoja de trabajo

Use la siguiente hoja de trabajo para planear las acciones para datos profesionales:

• Hoja de trabajo de datos profesionales (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0xC0A) (en inglés)

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

• Planeación de sitios y características (primera parte)

Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.