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Definición de gobierno

Actualizado: 2009-02-26

El gobierno es el conjunto de directivas, funciones, responsabilidades y procesos que se establecen en una empresa para guiar, dirigir y controlar la forma en que la organización usa las tecnologías para lograr objetivos empresariales. Un gobierno efectivo anticipa las necesidades y los objetivos de los equipos informáticos de la empresa y de sus divisiones comerciales. Asimismo, proporciona directivas y directrices que consiguen que la implementación de productos y tecnologías como Microsoft Office SharePoint Server 2007 sea fácil de administrar para los informáticos a la vez que eficaz como herramienta empresarial. El gobierno puede ayudar a proteger la empresa ante las amenazas a la seguridad o la responsabilidad por incumplimiento. También puede ayudar a garantizar el mejor rendimiento de la inversión en tecnología, por ejemplo, mediante la aplicación de prácticas recomendadas en la administración de contenido o la arquitectura de la información.

Cada organización tiene necesidades y objetivos únicos que afectarán a su enfoque del gobierno. No existe un único enfoque adecuado para las referencias culturales o los requisitos de todas las organizaciones. Por ejemplo, las organizaciones más grandes probablemente requerirán más gobierno que otras más pequeñas.

Dado que la implementación de Office SharePoint Server 2007 presenta nuevos métodos para compartir la información, colaborar e implementar procesos empresariales en la organización, existen consideraciones únicas para el gobierno de Office SharePoint Server que pueden surgir por primera vez. Se proporciona el contenido de estos artículos de gobierno para promover la necesidad del gobierno de las implementaciones de Office SharePoint Server así como para proporcionar ejemplos de los tipos de actividades y procesos de Office SharePoint Server que la organización debe tener en cuenta para el gobierno.

En este artículo:

¿Qué se debe gobernar?

Office SharePoint Server ayuda a las organizaciones a conseguir el control sobre su contenido, a desarrollar perspectivas sobre su contenido, a simplificar los procesos empresariales, a tener acceso a la información y a compartir información. Para que una implementación de Office SharePoint Server se realice correctamente, se deben cumplir estas necesidades de la organización de una forma que sea coherente con las restricciones y directivas del departamento de TI de la organización. El gobierno es el método con el que la empresa equilibra estos requisitos. Para que las soluciones basadas en Office SharePoint Server sean a la vez eficaces y fáciles de administrar, la organización debe tener en cuenta el gobierno de una o varias de las siguientes áreas:

  • Arquitectura de información

    Un colaborador clave para la eficacia y la efectividad de una organización es la rapidez y la precisión con que los trabajadores de la información pueden encontrar y usar contenido y datos. Sin una arquitectura de información correctamente diseñada y gobernada, se puede ver reducida la eficacia de una organización. Por ejemplo:

    • El uso incoherente de los metadatos puede dificultar la búsqueda y la comparación de elementos de información relacionados.

    • Un almacenamiento de contenido mal diseñado y administrado puede provocar una proliferación de versiones duplicadas de los documentos. Como resultado, los usuarios no pueden identificar la versión autorizada.

    • El almacenamiento de datos catalogado y administrado de manera incorrecta puede hacer que las personas encargadas de tomar decisiones usen datos incorrectos.

    • El diseño incorrecto de la navegación en el portal puede dificultar la localización de sitios e información básicos para el trabajo.

    • La información presentada incorrectamente puede reducir la capacidad de algunos usuarios de tener acceso a la información.

    El gobierno de la arquitectura de información de la organización es clave para el uso correcto de Office SharePoint Server 2007 y requiere la participación de los directores de negocio, los administradores de contenido, los trabajadores de la información, los diseñadores del sitio y los profesionales de TI.

  • Servicio de TI que hospeda SharePoint Server

    Un problema común en una empresa es la proliferación de servidores web administrados de forma individual que ejecutan Windows SharePoint Services 3.0 o Office SharePoint Server 2007. Aunque es inevitable que los equipos individuales determinen la adopción de uno o más productos y tecnologías de SharePoint, la adopción sin gobierno puede causar problemas. Por ejemplo:

    • Cada servidor puede convertirse en una isla de información y formar así un conglomerado de sitios que carecen de un esquema de índice de búsqueda, navegación o seguridad común.

    • Algunos servidores pueden hospedar aplicaciones que no son seguras y que ponen en peligro la empresa.

    • Los usuarios con un aprendizaje inadecuado pueden crear solicitudes de soporte técnico en servidores locales desconocidos para el equipo de soporte técnico.

    • Las actividades críticas, como el cumplimiento de normativas, pueden administrarse de forma incoherente entre los distintos servidores.

    • Las actividades de mantenimiento periódico, como la realización de copias de seguridad y restauración de datos y la instalación de actualizaciones de productos, pueden realizarse de manera incorrecta debido al aprendizaje inadecuado o a la configuración incoherente de los servidores.

    • Los propietarios de los sitios pueden cambiar de equipo o dejar la empresa, por lo que no resulta claro a quién pertenece el contenido o se provoca el bloqueo de los sitios.

    La adopción temprana de Office SharePoint Server 2007 se suele producir de forma incoherente en la empresa a medida que las personas o equipos pequeños lo implementan y empiezan a usarlo. A medida que aumenta el uso del producto en la empresa, se recomienda que el departamento de TI planee e implemente un conjunto de servicios de hospedaje con un gobierno adecuado que haga que Office SharePoint Server 2007 esté disponible de manera controlada. Para obtener más información, vea Establecimiento y gobierno de un servicio de SharePoint y Establecimiento y control de un servicio de SharePoint (SharePoint Server 2010).

  • Directiva de personalización

    Office SharePoint Server 2007 incluye características y funcionalidad personalizables en varias áreas del producto, como la inteligencia empresarial, formularios, flujo de trabajo y administración de contenido. Sin embargo, la personalización presenta nuevos riesgos en lo que respecta a la estabilidad, el mantenimiento y la seguridad del entorno de Office SharePoint Server. Para permitir la personalización de una manera controlada, desarrolle una directiva de personalización donde se establezca lo siguiente:

    • Las herramientas de personalización que se permiten.

    • El método para controlar el código fuente, como la forma en que se mantendrá en un sistema de control de código fuente, cómo se debe documentar, etc.

    • Los estándares de desarrollo, como los procedimientos recomendados para la codificación.

    • Los estándares de pruebas y comprobación.

    • Los métodos de empaquetado e instalación necesarios.

    • Los tipos de personalizaciones que se admiten.

    Para obtener más información acerca de los procesos para administrar personalizaciones, vea el documento técnico sobre la directiva de personalización de Productos y Tecnologías de SharePoint (en inglés) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92311&clcid=0xC0A) (en inglés).

  • Personalización de marca

    Si diseña una arquitectura de información y un conjunto de sitios para su uso en toda la empresa, considere la posibilidad de incluir la personalización de marca en las directivas de gobierno. Si se implementa una directiva de personalización de marca, se garantiza que los sitios usan de forma coherente las imágenes, fuentes, temas y otros elementos de diseño de la empresa.

  • Aprendizaje

    Se recomienda desarrollar un plan de aprendizaje acerca de los planes de gobierno. A pesar de que Office SharePoint Server dispone de una interfaz intuitiva basada en web e incluye ayuda en línea, el uso y, en especial, la administración de sitios basados en Office SharePoint Server pueden suponer un reto para algunos usuarios. Esto se puede complicar todavía más debido a la funcionalidad disponible para los distintos usuarios según sus niveles de permisos. Además, el conjunto de directivas de gobierno que implementan las divisiones de TI y negocio pueden requerir explicaciones. Si ofrece los cursos de aprendizaje adecuados a su comunidad de usuarios, puede mejorar su satisfacción respecto a la implementación de SharePoint y reducir el gasto que genera el soporte técnico.

¿Quién debe determinar las directivas de gobierno?

Una implementación correcta de Office SharePoint Server debe proporcionar la funcionalidad que las divisiones de negocio de la empresa requieren de una forma fácil de administrar y sostenible por la organización de TI de la empresa. Por lo tanto, requiere un diálogo y una asociación continuos entre los profesionales de TI, los directores de negocio y los trabajadores de la información de la empresa. Para lograr esto, un gobierno eficaz de una implementación de Office SharePoint Server requiere la colaboración de todos estos participantes en un cuerpo de gobierno.

Recomendamos que incluya las siguientes funciones al crear el cuerpo que gobernará los servicios de Office SharePoint Server y la arquitectura de información de la empresa:

  • Participantes ejecutivos Los ejecutivos clave deben definir los objetivos globales del cuerpo de gobierno, proporcionarle autoridad y evaluar periódicamente el éxito de las prácticas y directivas implementadas.

  • Participantes financieros Las reglas y los procesos de gobierno deben ayudar a aumentar el rendimiento de la inversión de la empresa en los productos y tecnologías de SharePoint. Para garantizarlo, deben participar agentes financieros en el cuerpo de gobierno.

  • Líderes de TI Los líderes de TI deben ayudar a programar sus ofertas de servicio y a determinar cómo lograr sus responsabilidades de TI (por ejemplo, proporcionar seguridad y mantener la confiabilidad) a la vez que proporcionan las características que precisan los equipos empresariales.

  • Líderes de la división empresarial Los líderes empresariales representan a los grupos de usuarios que realizan el trabajo principal de la empresa y determinan los requisitos funcionales y de arquitectura de la implementación de Office SharePoint Server. Deben ayudar a determinar la arquitectura de la información de la empresa y los estándares de taxonomía de la organización y trabajar con los líderes de TI para conseguir los acuerdos de nivel de servicio y otras directivas auxiliares.

  • Responsables de cumplimiento normativo En el gobierno se incluye garantizar que la empresa cumple sus requisitos legales y normativos, y administra su conocimiento corporativo. Si la empresa incluye funciones responsables del cumplimiento o la supervisión legal, incluya en el cuerpo de gobierno representantes de estas disciplinas.

  • Líderes de desarrollo Los líderes de la organización de desarrollo de software deben ayudar a determinar las herramientas de personalización que se deben permitir, cómo comprobar la seguridad del código y otras prácticas recomendadas relacionadas con el código.

  • Trabajadores de la información Los miembros de la organización que realizan su trabajo diario deben ayudar a garantizar que los servicios de Office SharePoint Server y la arquitectura de información satisfacen sus necesidades.

¿Cómo se debe implementar el gobierno?

Cada empresa es única y debe determinar la mejor forma de implementar su propio plan de gobierno. A continuación se sugieren fases de una implementación de gobierno para la empresa:

  • Determinar los principios y objetivos iniciales El cuerpo de gobierno debe desarrollar inicialmente una visión de gobierno, directivas y normas que se puedan medir para controlar el cumplimiento y para cuantificar el beneficio para la empresa. Por ejemplo, en esta fase se puede determinar la taxonomía inicial de los metadatos corporativos y las ofertas iniciales de servicio de TI. Los principios, objetivos y estándares iniciales se deben publicar y anunciar.

  • Desarrollar una estrategia de educación Las directivas de gobierno que determine se deberán anunciar a la empresa y deberá disponer de planes de educación y aprendizaje continuos. Tenga en cuenta que esto incluye cursos en el uso de Office SharePoint Server y en los estándares y procedimientos de gobierno. Por ejemplo, el departamento de TI puede mantener una página de preguntas más frecuentes en su sitio web para responder a preguntas sobre sus ofertas de servicio de Office SharePoint Server. La división empresarial puede proporcionar aprendizaje en línea que describa la implementación y el uso del sistema de administración de documentos de la empresa.

  • Desarrollar un plan continuo Un gobierno con éxito debe ser continuo, por lo que el cuerpo de gobierno se debe reunir con regularidad. Las actividades continuas incluyen la incorporación de nuevos requisitos en el plan de gobierno o la reevaluación y el ajuste de los principios o normas de gobierno. Es posible que se deban resolver conflictos que surjan a raíz de necesidades encontradas, como entre el departamento de TI y una o varias divisiones empresariales. El cuerpo de gobierno debe informar regularmente a sus patrocinadores ejecutivos para promover la responsabilidad y ayudar a exigir el cumplimiento en toda la empresa. Recuerde que, aunque parezca tedioso, el objetivo consiste en aumentar el rendimiento de la inversión en Office SharePoint Server, maximizar la utilidad de la solución de Office SharePoint Server y aumentar la productividad de la empresa.

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.

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