Introducción al gobierno (SharePoint Server 2010)

 

Se aplica a: SharePoint Server 2010

Última modificación del tema: 2017-01-19

En este artículo se introduce el gobierno como parte esencial de una implementación correcta de Microsoft SharePoint Server 2010 y se explica por qué la arquitectura de la información y los servicio de TI son componentes clave de un plan de gobierno.

Los artículos de esta sección hacen hincapié en la necesidad de gobierno de implementaciones de SharePoint Server 2010. En estos artículos también se proporcionan información general y ejemplos de las actividades y procesos de Microsoft SharePoint Server que su organización debería considerar como gobierno.

En este artículo:

  • Acerca del gobierno

  • ¿Qué se debe gobernar?

  • ¿Quién debe determinar las directivas de gobierno?

  • ¿Cómo se debe implementar el gobierno?

Acerca del gobierno

El gobierno es el conjunto de directivas, roles, responsabilidades y procesos que guían, dirigen y controlan la forma en que las divisiones de negocio y equipos de TI de una organización cooperan para lograr objetivos empresariales. Un plan integral de gobierno puede resultar beneficioso para la organización, ya que proporciona lo siguiente:

  • Simplificación de la implementación de productos y tecnologías, como SharePoint Server 2010.

  • Protección de la empresa ante amenazas de seguridad o responsabilidades por incumplimiento.

  • Garantía del mejor rendimiento de la inversión en tecnología, por ejemplo, al aplicar prácticas recomendadas en la administración de contenido o arquitectura de la información.

¿Qué se debe gobernar?

Cada organización tiene necesidades y objetivos únicos que influirán en su enfoque de gobierno. Por ejemplo, las organizaciones más grandes probablemente requerirán un gobierno más detallado que otras organizaciones más pequeñas.

Una implementación correcta de SharePoint Server 2010 requiere los siguientes elementos:

  • Arquitectura de información

    La finalidad de la arquitectura de la información es la creación de un sistema que ayuda a los usuarios a recopilar, almacenar, recuperar y usar la información necesaria para lograr objetivos empresariales. La arquitectura de la información de un sitio web determina cómo se organiza y se presenta a los usuarios del sitio la información de ese sitio, es decir, sus páginas web, documentos, listas y datos.

    Una evaluación exhaustiva de la arquitectura de la información de su organización puede ser útil para identificar posibles ineficacias, como las siguientes:

    • El uso incoherente de los metadatos que puede dificultar la búsqueda y la comparación de contenido o datos relacionados.

    • Un almacenamiento de contenido mal diseñado y administrado que puede provocar la existencia de varias versiones de documentos sin ninguna manera de identificar la versión relevante.

    • El almacenamiento de datos catalogado y administrado de manera incorrecta que puede hacer que las personas encargadas de tomar decisiones encuentren y usen con confianza datos incorrectos.

    • El diseño incorrecto de la navegación o la mala presentación de la información que pueden dificultar la localización de información y de sitios importantes.

  • Servicio de TI que hospeda SharePoint Server

    SharePoint Server 2010 incluye muchas características nuevas que deben tratarse por medio de un plan integral de gobierno. Algunas de estas características son:

    • Una nueva arquitectura de aplicación de servicio, generada en Microsoft SharePoint Foundation 2010 que reemplaza al modelo SSP.

    • Mejoras en copia de seguridad y restauración.

    • Multiempresa que crea un entorno de hospedaje verdadero y permite compartir recursos de servicio entre los clientes mientras se particionan los datos basados en suscripciones al sitio.

    • Cuentas administradas que automatizan cambios de contraseña.

    • Windows PowerShell, la nueva interfaz de línea de comandos y lenguaje de scripting, diseñada específicamente para administradores de sistemas.

    Si no cuenta con un plan de gobierno, el incontrolable y rápido crecimiento de los servidores web administrados individualmente que ejecutan SharePoint Server puede provocar consecuencias inesperadas. Entre ellas se incluyen las siguientes:

    • Servidores aislados que hospedan a un grupo escasamente organizado de sitios que no tienen índice de búsqueda común, navegación o esquema de seguridad. Si desea admitir la creación de sitios sin intervención del administrador (SSC), debe tener un plan que incluya la disposición de contenido y el archivado de sitios.

    • Servidores que hospedan aplicaciones no seguras que pueden comprometer la integridad del contenido.

    • Solicitudes de soporte técnico para servidores locales que ejecutan SharePoint Server sin el conocimiento del equipo de soporte.

    • Actividades críticas, como el cumplimiento de normativas, que pueden administrarse de forma incoherente entre los distintos servidores.

    • Actividades de mantenimiento periódico, como la realización de copias de seguridad y restauración de datos, o la instalación de actualizaciones de productos, que no pueden realizarse de manera correcta debido al aprendizaje inadecuado o a la configuración incoherente de los servidores.

    • Cambios en la propiedad del sitio que genera dudas acerca de la propiedad del contenido o provoca el bloqueo de los sitios.

    A medida que aumenta el uso de SharePoint Server 2010 en la empresa, el departamento de TI debe implementar un conjunto de servicios de hospedaje bien gobernados que permita contar con la disponibilidad de SharePoint Server 2010 y que controle su uso y configuración.

Para contar con soluciones efectivas y administrables de SharePoint Server 2010, la organización debe considerar el gobierno de una o más de las siguientes áreas:

  • Directiva de personalización

    SharePoint Server 2010 incluye características y funcionalidades personalizables que se extienden a varias áreas del producto, como inteligencia empresarial, formularios, flujo de trabajo y administración de contenido. La personalización puede poner en peligro la estabilidad, el mantenimiento y la seguridad del entorno de SharePoint Server 2010. Para permitir la personalización mientras se controla su ámbito, debe desarrollar una directiva de personalización donde establezca lo siguiente:

    • Herramientas de personalización aprobadas. Por ejemplo, debe decidir si se permite el uso de Microsoft SharePoint Designer 2010 y especificar qué elementos de sitios pueden personalizarse y por quién.

    • Modos de administrar código de origen, como un sistema de control de origen y estándares para la documentación del código.

    • Los estándares de desarrollo, como los procedimientos recomendados para la codificación.

    • Los estándares de pruebas y comprobación.

    • Métodos necesarios de empaquetado e instalación. Debe controlar el uso de espacios aislados, lo que permite a los propietarios de sitios hospedar soluciones personalizadas en un contexto parcialmente confiable de modo que no afecten el resto de la implementación de SharePoint.

    • Los tipos de personalizaciones que se admiten. Por ejemplo, es posible que desee permitir el uso de elementos web para integrar aplicaciones de Microsoft Silverlight 3 junto con sitios de SharePoint.

      Para obtener más información acerca de los procesos para administrar personalizaciones, vea las notas del producto sobre la directiva de personalización de Productos y Tecnologías de SharePoint (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92311&clcid=0xC0A).

  • Personalización de marca

    Si diseña una arquitectura de la información y un conjunto de sitios para usar en toda la empresa, considere la posibilidad de incluir la personalización de marca en el plan de gobierno. La implementación de un conjunto formal de directivas de marca garantiza que los sitios usen de forma coherente las imágenes, las fuentes, los temas y otros elementos de diseño de la empresa. Por ejemplo, en SharePoint Server 2010, se puede importar un tema de Microsoft PowerPoint 2010 directamente a un sitio de SharePoint, que automáticamente aplica el tema a todos los subsitios.

  • Aprendizaje

    A pesar de que SharePoint Server 2010 dispone de una interfaz intuitiva basada en web e incluye ayuda en línea, el uso y, en especial, la administración de sitios basados en SharePoint Server 2010 pueden suponer un reto para algunos usuarios. Además, el conjunto de directivas de gobierno que implementan las divisiones de TI y negocio pueden requerir explicaciones. Si ofrece los cursos de aprendizaje adecuados a su comunidad de usuarios, puede mejorar su satisfacción respecto de la implementación de SharePoint Server 2010 y reducir el gasto que genera el soporte técnico.

¿Quién debe determinar las directivas de gobierno?

Una implementación correcta de SharePoint Server 2010 requiere un diálogo y una asociación continuos entre los directores de negocios, profesionales de TI y trabajadores de la información. Cuando se crea un comité de gobierno, se deben incluir, en lo posible, representantes que pertenezcan a los siguientes grupos y que cumplan los siguientes roles:

Nota

Es posible que en su organización no exista el mismo rol o se lo denomine de otra forma.

  • Participantes ejecutivos: los ejecutivos clave deben definir los objetivos globales del comité de gobierno, proporcionarle autoridad y evaluar periódicamente el éxito de las prácticas y directivas implementadas.

  • Participantes financieros: los agentes financieros deben asegurar que las reglas y los procesos de gobierno aumenten el rendimiento de la inversión de la empresa en los productos y tecnologías de SharePoint.

  • Líderes de TI: los líderes de TI deben ayudar a programar sus ofertas de servicio y a determinar cómo lograr sus responsabilidades de TI (por ejemplo, mejorar la seguridad y mantener la confiabilidad) a la vez que proporcionan las características que precisan los equipos empresariales.

  • Líderes de la división empresarial: los líderes empresariales representan a los grupos de usuarios que realizan el trabajo principal de la empresa y determinan los requisitos funcionales y de arquitectura de la implementación de SharePoint Server 2010. Deben trabajar con los arquitectos de la información para determinar la arquitectura de la información de la empresa y los estándares de taxonomía de la organización. Los líderes empresariales también deben trabajar con los líderes de TI para crear los acuerdos de nivel de servicio y otras directivas auxiliares.

  • Arquitectos de la información o taxonomistas: los miembros de estos grupos tienen gran experiencia en planificación y diseño de sistemas de información y taxonomías. De acuerdo con sus análisis de las necesidades de información de la audiencia, desarrollan planes que respaldan los objetivos organizacionales y definen la navegación y arquitectura de los sitios.

  • Responsables de cumplimiento normativo: en el gobierno se incluye asegurar que la empresa cumple sus requisitos legales y normativos, y administra su conocimiento corporativo. Si la empresa incluye roles responsables del cumplimiento o la supervisión legal, incluya en el comité de gobierno representantes de estas disciplinas.

  • Líderes de desarrollo: los líderes de la organización de desarrollo de software deben ayudar a determinar las herramientas de personalización que están aprobadas, cómo comprobar la seguridad del código y otras prácticas recomendadas relacionadas con el código.

  • Trabajadores de la información: los miembros de la organización que realizan su trabajo diario deben ayudar a garantizar que los servicios de SharePoint Server 2010 y la arquitectura de la información satisfacen sus necesidades.

  • Instructores: los expertos de instrucciones deberían ser responsables del desarrollo de un plan de aprendizaje y la realización de todo el aprendizaje y la educación apropiados.

¿Cómo se debe implementar el gobierno?

Un plan de gobierno efectivo anticipa las necesidades y objetivos de las divisiones empresariales y los equipos de TI de su organización. Dado que cada empresa es única, debe determinar la mejor forma de implementar un plan de gobierno que se encuentre adaptado a su entorno.

Considere las siguientes fases de una implementación de gobierno para su organización:

  1. Determinar los principios y objetivos iniciales

    El comité de gobierno debe desarrollar inicialmente una visión de gobierno, directivas y normas que se puedan medir para controlar el cumplimiento y para cuantificar el beneficio para la empresa. Por ejemplo, el plan debe identificar los requisitos de la entrega de servicios para los aspectos técnicos y empresariales de la implementación de SharePoint Server 2010.

  2. Clasificar la información o contenido empresarial

    Organice su información de acuerdo con una taxonomía existente o cree una taxonomía personalizada que incluya todo el contenido que se requiere para respaldar su solución empresarial. Una vez organizada la información, diseñe una arquitectura de la información para administrar el contenido empresarial. A continuación, determine los servicios de TI más apropiados para respaldar la arquitectura de la información.

  3. Desarrollar una estrategia de educación

    El elemento humano es, después del plan de gobierno, el ingrediente más importante que determinará el éxito o el fracaso de una implementación de SharePoint Server 2010. Un plan de aprendizaje integral debe revelar cómo usar SharePoint Server 2010 de acuerdo con los estándares y procedimientos que se están implementando y explicar por qué esos estándares y procedimientos son importantes. El plan debe abarcar los tipos de aprendizaje requeridos para grupos de usuarios específicos y describir herramientas de aprendizaje adecuadas. Por ejemplo, el departamento de TI podría mantener una página de preguntas frecuentes (FAQ) sobre las ofertas de servicios de SharePoint Server 2010, o la división empresarial podría proporcionar entrenamiento en línea que muestre cómo establecer y usar un proceso de administración de documentos.

  4. Desarrollar un plan continuo

    Un gobierno con éxito es un proceso iterativo. El comité de gobierno se debe reunir con regularidad para considerar la incorporación de nuevos requisitos en el plan de gobierno, la reevaluación y el ajuste de los principios de gobierno o la resolución de conflictos que surjan en las divisiones empresariales a raíz de necesidades de recursos de TI. El comité debe proporcionar regularmente informes a sus patrocinadores ejecutivos para promover la responsabilidad y ayudar a exigir el cumplimiento en toda la empresa. Recuerde que, aunque este proceso parezca complicado, el objetivo consiste en aumentar el rendimiento de la inversión en SharePoint Server 2010, maximizar la utilidad de la solución de SharePoint Server 2010 y mejorar la productividad de la empresa.

See Also

Other Resources

Centro de recursos de gobierno (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=133502&clcid=0xC0A)