¿Qué es el gobierno en SharePoint?

Artículo
03/08/2023

SE APLICA A: yes-img-13 2013 yes-img-16 2016 yes-img-19 2019 yes-img-se Subscription Edition no-img-sop SharePoint en Microsoft 365

El gobierno es un conjunto de directivas, roles, responsabilidades y procesos que controlan el modo en que los departamentos empresariales y los equipos de TI de una organización colaboran entre sí para lograr sus metas. Cada organización presenta una serie de necesidades y objetivos propios que influyen en su método de gobierno. Así, las organizaciones más grandes probablemente requieran más gobierno (y más detallado) que las organizaciones más pequeñas. Con un buen plan de gobierno se puede:

Simplificar la implementación de productos y tecnologías, como SharePoint.
Ayudar a mantener la seguridad y cumplimiento del sistema de la organización.
Ayudar a garantizar el mejor retorno de la inversión en tecnología.

Nota:

En el póster ¿Qué es el gobierno? se plasma un resumen de este contenido. Descargue la versión en PDF o la versión de Visio.

Equipo de gobierno

Las directivas de gobierno que implante deben apoyar los objetivos de su organización y estar actualizadas a medida que las necesidades de la organización vayan cambiando. Le recomendamos que cree un equipo compuesto de varias disciplinas en la organización que se encargue de desarrollar y mantener estas directivas. Designe a personas de, a ser posible, todos estos roles:

Rol	Responsabilidad
Partes ejecutivas interesadas	Los ejecutivos más importantes deben definir las metas globales del comité de gobierno y valorar regularmente el éxito de las directivas y procedimientos puestos en marcha.
Participantes financieras interesadas	Los directores financieros tienen que asegurarse de que las reglas y procesos de gobierno ayuden a incrementar el retorno de la inversión realizada por la organización en SharePoint.
Jefes de departamentos empresariales	Los jefes de los departamentos empresariales representan a los equipos que realizan el trabajo más importante de la compañía y fijan los requisitos de arquitectura y funcionalidad de la implementación. Trabajan con los arquitectos de la información para crear la estructura de la arquitectura de la información y los estándares de taxonomía. Los jefes de los departamentos empresariales también colaboran con los directores de TI para confeccionar los contratos de nivel de servicio y otras directivas de asistencia.
Administradores de TI	Los administradores de TI ayudan a desarrollar las ofertas de servicio y a establecer el modo de realizar sus responsabilidades de TI (mejorar la seguridad y mantener la confiabilidad, entre otras cosas), todo ello dando cabida a las características que necesitan sus equipos de negocio.
Jefes de desarrollo de software	Los jefes de desarrollo de software ayudan a determinar qué herramientas de personalización se aprueban, cómo comprobar la seguridad de los códigos y garantizar los procedimientos recomendados relacionados con el código.
Especialistas técnicos	Los especialistas técnicos diseñan, crean y ejecutan las soluciones y servicios de TI.
Formadores	Los expertos en formación deben desarrollar un plan de formación para la organización.
Trabajadores de la información influyentes	Los miembros de la organización que llevan a cabo tareas cotidianas deben contribuir a garantizar que los servicios y la arquitectura de la información satisfacen sus necesidades.
Arquitectos de la información o taxonomistas	Los miembros de estos grupos diseñan las taxonomías y los sistemas de información. En función del análisis que hagan de las necesidades de información de la audiencia, desarrollan planes que contemplan los objetivos de la organización y definen la navegación y arquitectura de los sitios.
Responsables del cumplimiento normativo	El gobierno engloba procurar que una organización cumpla sus requisitos legales y normativos y administre su conocimiento corporativo. Si su organización tiene roles que se encarguen del cumplimiento o supervisión legal, incluya en su equipo de gobierno a representantes de tales disciplinas.

Es posible que en su organización no existan todos estos roles o que se emplee otra nomenclatura para designar a algunos de ellos.

Gobierno y formación

Una formación fantástica, unos buenos recursos y una búsqueda eficaz son piezas clave en la adopción de los usuarios. Le recomendamos que ofrezca lo siguiente a los empleados de la organización:

Qué ofrecer	Motivos
Formación sobre productos y servicios	La formación y los cursos sobre SharePoint en el plan de gobierno condicionan la adopción de los usuarios y reducen los costes de soporte.
Cursos sobre directivas de gobierno	Formar a la comunidad de usuarios del modo adecuado supone un aumento del cumplimiento de las directivas y de la satisfacción de dichos usuarios con los servicios y, asimismo, reduce los costes de soporte.
Contenido de apoyo a los servicios y directivas	Disponer de una información y unos recursos de buena calidad ayuda a que los usuarios hallen respuestas cuando tengan preguntas acerca de un servicio, proceso o directiva.
Una buena infraestructura de búsqueda	Tener una buena infraestructura de búsqueda ayuda a que los usuarios encuentren lo que necesitan cuando lo necesitan.

Procedimientos recomendados en los planes de gobierno

Un plan de gobierno eficaz anticipa las necesidades y objetivos de los departamentos empresariales y equipos de TI de la organización. Dado que cada empresa es única, se recomienda diseñar un plan de gobierno adaptado a su entorno mediante los siguientes pasos.

Averigüe los objetivos y principios iniciales. El comité de gobierno debe desarrollar una visión, unas directivas y unos estándares de gobierno que se puedan calibrar para seguir de cerca el cumplimiento y cuantificar los beneficios de la organización. Por ejemplo, el plan debe contemplar los requisitos de prestación de servicio para los aspectos tanto técnicos como empresariales de la implementación de SharePoint.
Clasifique la información empresarial. Organice la información según una taxonomía existente o cree una taxonomía personalizada que incluya toda la información que admita la solución empresarial. Una vez organizada la información, diseñe una arquitectura de información para administrarla. A continuación, determine los servicios de TI más adecuados para admitirlo.
Desarrolle una estrategia educativa. El elemento humano es, después del plan de gobierno, el ingrediente más importante en el que radica el éxito o fracaso de una implementación de SharePoint. Un plan de formación exhaustivo debe reflejar cómo usar SharePoint según los estándares y procedimientos que se van a implementar, así como explicar los motivos por los que esos estándares y procedimientos son importantes. El plan debe abarcar los tipos de formación necesarios para grupos de usuarios específicos y, asimismo, describir las herramientas de formación que sean apropiadas. Así, por ejemplo, el departamento de TI podría mantener una página de preguntas más frecuentes (FAQ) sobre sus ofertas de servicios de SharePoint, mientras que el departamento empresarial podría proporcionar formación en línea donde se enseñe a configurar y usar un nuevo proceso de administración de documentos.
Desarrolle un plan continuo. Un gobierno eficaz siempre es continuo. El comité de gobierno debe reunirse regularmente para repasar los nuevos requisitos del plan de gobierno, replantear y ajustar los principios de gobierno y resolver conflictos entre los distintos departamentos empresariales por los recursos de TI. De igual modo, este comité debe elaborar informes periódicos dirigidos a los patrocinadores ejecutivos donde se rindan cuentas y se ayude a aplicar el cumplimiento en toda la organización. Si bien este proceso parece complicado, sus objetivos residen en aumentar el retorno de la inversión en SharePoint, sacar el máximo partido de la utilidad de la solución de SharePoint y mejorar la productividad de la organización.