Creación de un plan de comunicación (SharePoint Foundation 2010)
Se aplica a: SharePoint Foundation 2010
Última modificación del tema: 2016-11-30
Es importante que se comunique con los usuarios durante el proceso de actualización de Windows SharePoint Services 3.0 a Microsoft SharePoint Foundation 2010. Los usuarios necesitan saber a qué atenerse cuando vuelvan a visitar los sitios después de la actualización. Los propietarios de los sitios necesitan saber cómo ayudar a prepararse para la actualización y qué deberán hacer una vez que ésta se lleve a cabo. Tanto los usuarios como los propietarios de sitios deben saber cuándo se realizará la actualización. Como parte del proceso de planeación, determine lo siguiente:
Quiénes son los miembros del equipo de actualización, qué otras partes interesadas están involucradas y quiénes se verán afectados por la actualización.
Qué información debe tener el equipo de actualización y cuándo debe obtenerla.
Qué información deben tener los usuarios de sitios y otras partes interesadas, y cuándo deben obtenerla.
En este artículo se describe cómo crear un plan de comunicación de modo que el equipo de actualización, las partes interesadas y los usuarios sepan a qué atenerse antes, durante y después de la actualización.
En este artículo:
Quién forma parte del equipo de actualización
Cuándo comunicarse con el equipo de actualización y qué comunicarle
Cuándo comunicarse con los usuarios del sitio y qué comunicarles
Quién forma parte del equipo de actualización
En el caso de implementaciones pequeñas en que los sitios no se han personalizado en gran medida, es posible que el equipo de actualización esté formado por una sola persona. Por otro lado, en el caso de implementaciones más grandes, pueden requerirse varias personas con distintos roles, tal como se muestra en la lista siguiente.
Administradores del servidor El administrador del servidor realiza la mayoría de las tareas de actualización. Debe haber al menos un administrador del servidor en el equipo de actualización, ya que para ejecutar el Asistente para instalación se requiere un miembro del grupo de administradores locales en cada servidor front-end web.
Nota
Los administradores del conjunto o granja de servidores pueden no ser administradores locales para el servidor.
Administradores de la base de datos Si cuenta con un equipo independiente para la administración de bases de datos, debe coordinarse con ellos para programar y realizar la actualización, especialmente si planea usar el método de actualización de base de datos adjunta.
Equipos de seguridad de servidores Debe coordinarse con sus equipos de seguridad, como el equipo de servicios de directorio de Active Directory, para comprobar cuentas y permisos, o para aprovechar la nueva configuración de directivas que puede aplicar con SharePoint Foundation 2010.
Equipo de implementación de clientes Comuníquese con los equipos de implementación de clientes para coordinar la implementación de aplicaciones de servidores y clientes nuevos. La implementación de clientes debe realizarse antes de la actualización o puede ser una opción disponible para los usuarios después de que los sitios se hayan actualizado.
Propietarios de la colección de sitios Debe notificar a los propietarios de la colección de sitios el momento en que se vaya a producir el proceso de actualización y advertirles acerca de cualquier problema que encuentre al ejecutar la herramienta de comprobación previa a la actualización o al actualizar los sitios. Si usa la actualización visual, también debe poner al tanto a los propietarios de la colección de sitios sobre el cambio efectuado en la nueva interfaz de usuario y si el administrador de la granja de servidores o los administradores de las colecciones de sitios completarán ese cambio.
Diseñadores y programadores de sitios Si tiene plantillas, elementos web, servicios web u otros elementos personalizados asociados a los sitios, debe trabajar con los responsables del desarrollo o la personalización de dichos elementos para asegurarse de poder crear nuevas versiones de estos elementos personalizados o para comprobar que estos elementos se hayan actualizado correctamente. Para obtener más información acerca de los posibles problemas relativos a los elementos personalizados, vea Uso de una actualización de prueba para encontrar posibles problemas (SharePoint Foundation 2010).
Usuarios del sitio Aunque no es necesario incluir a los usuarios del sitio en la toma de decisiones sobre el proceso de actualización, debe comunicarles que éste se llevará a cabo y lo que deben esperar de él.
Patrocinadores y otras partes interesadas Es posible que su empresa tenga a otras personas involucradas en el proceso de planeación de la actualización. Asegúrese de incluirlas en el plan de comunicación según corresponda.
Nota
Un equipo de actualización puede incluir uno o más miembros en cada rol, según la organización.
Cuándo comunicarse con el equipo de actualización y qué comunicarle
En general, los administradores del servidor y los administradores de servicios compartidos establecen la escala de tiempo para la actualización y los propietarios de sitios reciben una notificación solo cuando el proceso está a punto de comenzar. Sin embargo, debido a que los integrantes del grupo tienen sus propias tareas que deben realizar en momentos determinados del proceso de actualización global, es fundamental contar con un plan sólido para comunicar el progreso de la actualización a todos los integrantes del grupo de manera que todos sepan cuándo es el momento de realizar sus tareas particulares.
Todo el equipo de actualización debe trabajar en colaboración para determinar lo siguiente:
El método de actualización que se usará El artículo Determinación del método de actualización (SharePoint Foundation 2010) incluye información que le ayudará a decidir el tipo de actualización que debe realizar. También es importante tener en cuenta el informe generado por la herramienta de comprobación previa a la actualización al tomar esta decisión.
Fechas y horas en que se realizará la actualización Se recomienda (especialmente en el caso de una actualización en contexto) realizar la actualización cuando la utilización del sitio sea baja. Para las implementaciones pequeñas en un único servidor, es posible que la actualización se complete en menos de un día. Para las implementaciones de mayor tamaño, como granjas de servidores con grandes cantidades de datos, el método de actualización de base de datos adjunta o la actualización en contexto con el método de desasociación de bases de datos pueden usarse para distribuir el proceso de actualización entre varios períodos de inactividad. No hay forma de determinar la cantidad exacta de tiempo necesaria para actualizar una colección de sitios específica. Debido a esto, es muy importante comunicarse con los demás integrantes del grupo involucrados en el proceso de actualización y, además, con los usuarios finales. El día o los días que elija para la actualización deben estar lo suficientemente lejos como para proporcionar al equipo de actualización el tiempo suficiente para completar todos los pasos preliminares. Al planear la escala de tiempo, asegúrese de asignar tiempo a la validación de los sitios actualizados y a la implementación de cualquier cambio o modificación de la personalización de marca de los sitios.
Es importante comunicarse con los propietarios, diseñadores y programadores del sitio en los siguientes momentos del proceso de actualización:
Antes de que empiece el proceso, para que conozcan la escala de tiempo general y sus roles en el proceso.
Una vez ejecutada la herramienta de comprobación previa a la actualización, para que puedan resolver cualquier problema identificado por la herramienta. Para obtener más información acerca de la herramienta de comprobación previa a la actualización, vea Ejecución de la herramienta de comprobación previa a la actualización (SharePoint Foundation 2010). Por ejemplo, las cuestiones relativas a plantillas de sitio personalizadas o elementos web personalizados deben comunicarse al propietario, diseñador o programador del sitio que corresponda antes de programar la actualización para darles tiempo para investigarlas y tomar medidas preliminares. O bien, es posible que un programador decida que sería prudente volver a crear un elemento web antes de la actualización, o que los propietarios del sitio deseen tomar nota de cualquier personalización que se haya llevado a cabo en sus sitios, incluidos las plantillas de sitio y los cambios realizados en los archivos ASPX (Active Server Page Extension) principales.
Después de actualizar los sitios, para que puedan revisarlos y efectuar los cambios necesarios.
Cuándo comunicarse con los usuarios del sitio y qué comunicarles
También es importante comunicarse con los usuarios de los sitios con respecto a las siguientes cuestiones:
Cuándo se actualizarán sus sitios En el caso de una actualización inmediata, también es necesario informarles de que sus sitios no estarán disponibles durante la actualización.
Cuándo estarán listos los sitios actualizados Esto significa que el equipo de actualización no solo ha actualizado sino también comprobado la funcionalidad de los sitios actualizados.
Cómo puede afectarles la actualización y qué deben saber acerca del nuevo entorno Por ejemplo, el sitio tendrá un aspecto diferente y funcionará de forma algo distinta en la nueva interfaz de usuario. Si va a usar la actualización visual, informe a los usuarios a qué se atendrán y si van a tener la experiencia de usuario anterior o una nueva. También puede dirigirles a contenido disponible, como artículos sobre novedades o material de aprendizaje, para aprender a usar la nueva versión. Para obtener más información acerca de los cambios de características y la actualización visual, vea Planeación de la actualización visual (SharePoint Foundation 2010) y Cambios en las características principales entre versiones en el artículo sobre las novedades de la actualización.
Cómo obtener ayuda Si el usuario encuentra un problema en un sitio después de la actualización, ¿qué puede hacer para resolverlo?