Planeación del ciclo de vida del proyecto (Project Server 2010)

Creación de proyectos

Los proyectos pueden transformarse de un concepto a la realidad de varias maneras. Algunas veces el proceso es casual y puede ser el resultado de una idea generada en menos de una hora. Otras veces, un proyecto se crea después de años de estudio y análisis detallados. Si no se planea ni administra, este proceso de creación puede ser caótico. Este caos puede resultar costoso para la organización de diferentes maneras: eficiencia reducida, recursos mal asignados, prioridades desiguales, duplicación del esfuerzo, enfoques problemáticos y oportunidades perdidas, etc. A continuación se enumeran algunos puntos clave que hay que tener en cuenta cuando se usa Microsoft Project 2010 para crear proyectos en la organización.

Planeación de propuestas

La característica de propuesta de proyectos ofrece un mecanismo para controlar la entrada de proyectos en Project Server. Proporciona un valor agregado para los responsables de la toma de decisiones al almacenar datos de propuestas junto con los datos de proyecto. Esta característica contribuye a mejorar la creación de informes, modelos y análisis de canalización, además de ayudar a automatizar los procesos de negocio de administración de propuestas.

Las propuestas son proyectos limitados, debido a que todas las características que están disponibles cuando usa Microsoft Project Professional 2010 no están disponibles cuando usa propuestas. Las propuestas de proyectos no son proyectos de empresa. Este tipo de proyecto limitado o más liviano es útil para muchos usuarios. La propuesta permite a los usuarios enviar propuestas de proyectos (asistidos con características de planeación de recursos y proyectos simples); además, proporciona un mecanismo de puerta simple para que los proyectos se agreguen a Project Server. Las propuestas de proyecto están sujetas a revisión antes de que se puedan transformar en proyectos de empresa. Las propuestas de proyecto contienen información básica que permite que un responsable de toma de decisiones de la empresa pueda aprobar o rechazar la propuesta. La propuesta puede contener información como la siguiente:

• Nombre del proyecto

• Descripción del proyecto

• Fecha de inicio y de finalización propuestas

• Costo propuesto

• Requisitos de recursos

Las propuestas se crean en Microsoft Project Web App (PWA). Cualquiera que obtenga acceso a PWA puede ver las propuestas. Para crear propuestas de proyecto, se debe asignar el permiso para crear un nuevo proyecto de mantenimiento.

Las propuestas se pueden configurar para que funcionen con flujos de trabajo que están disponibles en Microsoft SharePoint Server 2010.

Cuando la característica de propuesta está configurada para un flujo de trabajo, éste realiza automáticamente la mayor parte del trabajo. Cuando se crea una propuesta, el flujo de trabajo genera asignaciones de tareas para revisores de la propuesta y para el creador de ésta a medida que la propuesta avanza en el proceso de propuesta. Estas tareas se muestran a los propietarios a través del elemento web para las tareas de flujo de trabajo de propuesta.

Planeación de los recursos

Los recursos de empresa son las personas, el equipo y los materiales que se usan para completar las tareas en un proyecto de empresa. Los recursos de empresa son parte del grupo de recursos de la organización y se almacenan de forma central en las bases de datos de Project Server 2010. Puede crear el grupo de recursos de empresa que los jefes de proyecto usarán cuando asignen recursos a las tareas de los proyectos; para ello, debe agregar recursos al grupo de recursos de empresa o importarlos. Debe definir los contenidos de la plantilla de la información global de la empresa antes de agregar recursos al grupo de recursos de empresa.

Para poder crear y mantener correctamente el grupo de recursos de empresa para la organización, debe definir y documentar cuidadosamente los campos personalizados de recursos de empresa y crearlos. Además, para organizaciones grandes, rellenar inicialmente el grupo de recursos de empresa es tan importante como el proceso para que el grupo de recursos de empresa se mantenga exacto y actualizado. Realizar el seguimiento de cambios importantes en la información de recursos que se almacena y se administra en el grupo de recursos de empresa puede ser una actividad que exige dedicación.

Antes de crear el grupo de recursos de empresa para Project Server 2010, debe determinar el punto de partida. El proceso de agregar recursos al grupo de recursos de empresa puede variar en función de que el usuario vaya a realizar lo siguiente:

• Comenzar nuevos proyectos: es necesario una preparación mínima para este escenario. El proceso se simplifica si puede recopilar toda la información de los recursos necesarios en un único documento. Puede confeccionar una lista en papel. A continuación, habría que importar los recursos identificados desde Active Directory o desde un almacén de pertenencia en caso de que estuviera usando la autenticación de formularios. Otra opción consiste en recopilar esta información mediante Microsoft Excel. De este modo, importa la hoja de cálculo resultante a Project Professional 2010 y la guarda en la base de datos de Project Server.

• Crear un grupo de recursos de empresa: en este escenario, se crea el grupo de recursos de empresa en Project Professional 2010. Con Project Professional 2010, conéctese a Project Server 2010 y desproteja el grupo de recursos de empresa. Especifique los recursos y guarde el grupo de recursos de empresa.

Planeación de campos personalizados

Project Server 2010 incluye campos y tablas de consulta que puede personalizar. Un campo personalizado puede contener información acerca de una tarea, un recurso o una asignación. En Project Server 2010, los campos que pueden contener datos personalizados son los de texto, marcas, números, fechas, costo, fechas de inicio y finalización, y duraciones. Puede personalizar estos campos para obtener la información que desee mediante fórmulas, cálculos de valores específicos o indicadores gráficos.

Puede escribir fórmulas propias, incluidas las referencias a otros campos, para que se calculen en un campo personalizado. Puede crear una lista de valores de un campo personalizado para garantizar que la entrada de datos se realice con rapidez y precisión. Es posible mostrar un indicador gráfico en un campo personalizado en lugar de los datos reales. De este modo, podrá ver rápidamente cuándo cumplen determinados criterios los datos de ese campo, como por ejemplo, cuándo superan un intervalo especificado los datos o cuándo ha habido un exceso de asignación de recursos. También puede crear una estructura jerárquica de los campos personalizados con fines informativos en el proyecto. Por ejemplo, podría interesarle asociar los códigos de costo de la compañía a los datos del proyecto. Después de crear esta estructura y aplicar estos campos personalizados a los datos, puede usarlos fácilmente para filtrar, ordenar y agrupar los datos del proyecto.

En Project Server 2010, hay dos tipos de campos personalizados: local y de empresa. Los campos personalizados locales los usa el jefe de proyecto dentro del ámbito de un proyecto determinado. Los campos personalizados de empresa los usa la oficina de administración de proyectos (PMO) para recopilar datos de informes de resumen en toda la organización. Para los campos personalizados de tarea de empresa y de proyecto, Project Server 2010 admite la noción de adaptación al ámbito de un programa específico (colección de proyectos). De esta forma, se puede definir un campo personalizado de empresa que se aplica a un subconjunto de proyectos.

Retirada de proyectos

Hay ciertas actividades que debe tener en cuenta cuando retira proyectos. Realizar una limpieza básica cuando se retira un proyecto puede ser útil para mejorar el rendimiento de Project Server. También puede proteger proyectos para garantizar que sólo quienes necesitan la información (por ejemplo, por motivos históricos) puedan ver los proyectos. Eliminar otros objetos de empresa que no se usan, como los recursos y las asignaciones, puede ayudar a evitar la degradación del rendimiento del servidor.

Planeación del archivado

Se puede realizar una copia de seguridad de una cantidad de objetos de empresa en PWA:

• Proyectos

• Grupo de recursos de empresa y calendarios

• Campos personalizados de empresa

• Información global de empresa

• Definiciones de vista

• Configuración del sistema

• Configuración de categoría y grupo

La realización de una copia de seguridad de estos objetos permite restaurar de forma selectiva elementos específicos y mantener varias versiones de dichos elementos.

Las copias de seguridad se realizan en la página Configuración de servidor en Administración de base de datos. Hay dos métodos disponibles:

• Programar copia de seguridad

• Copia de seguridad administrativa

La copia de seguridad administrativa permite realizar una copia de seguridad de objetos de empresa en cualquier momento. La opción Programar copia de seguridad, como su propio nombre indica, permite realizar una copia de seguridad de objetos de empresa diariamente a una hora programada. Se recomienda hacer una copia de seguridad de los objetos de empresa con regularidad y, si se programa, a una hora en que el uso del servidor sea bajo. También debería prever hacer una copia de seguridad de las bases de datos.

Cuando se hace una copia de seguridad de un objeto, se guarda en la base de datos de archivos de Project Server 2010.

Cuando se completa un proyecto, hay varias opciones disponibles para retirar el proyecto.

• Elimine los objetos de empresa de las bases de datos publicadas y de borrador de Project Server 2010, y guarde las copias en la base de datos de archivo.

• Elimine los objetos de empresa de todas las bases de datos de Project Server 2010 y use las copias de seguridad de base de datos para el archivado.

• Ubique el proyecto en una categoría de Project Server especial que deniegue el acceso a todos los usuarios excepto a algunos.

Planeación de limpieza

Si se eliminan los objetos de empresa no usados cuando se completa un proyecto, se podrá evitar la degradación del rendimiento del servidor. Eliminar las asignaciones es especialmente beneficioso para el rendimiento del servidor a largo plazo. También es una buena idea eliminar recursos si no se van a usar más en la empresa. Eliminar objetos de empresa no usados cuando se completa un proyecto también contribuye a ahorrar espacio en disco en el servidor de bases de datos.