Implementación de aplicaciones de Access 2007

Separación de datos y lógica

Puede crear una aplicación de Office Access 2007 que combine la administración de datos y la lógica de la aplicación en un archivo. Ésta es la estructura de aplicación predeterminada en Office Access 2007. La combinación de la administración de datos y de la lógica de la aplicación en un archivo es el método de implementación más sencillo, pero funciona mejor si sólo utiliza la aplicación una persona a la vez y supone cierto riesgo. Por ejemplo, un usuario podría provocar la pérdida de datos de forma involuntaria si elimina o daña el archivo del programa.

En la mayoría de los casos, se debe separar la administración de datos y la lógica de la aplicación. Esto ayuda a mejorar:

• Seguridad El uso de un servidor para el almacenamiento de datos puede ayudar a proteger los datos.

• Rendimiento El uso de una base de datos dividida o un servidor de base de datos puede ayudar a reducir el tráfico de red.

• Personalización Las nuevas acciones de macros para el panel de navegación pueden ayudarle a controlar los elementos que ve cada usuario. Puede distribuir diferentes archivos de lógica de aplicación a distintos usuarios.

• Portabilidad Los comandos Trabajar sin conexión y Sincronizar pueden ayudar a los usuarios que no están en la oficina.

Una forma de separar los datos y la lógica es mediante el comando Base de datos de Access (en la ficha Herramientas de la base de datos, en el grupo Mover datos). El comando Base de datos de Access divide la aplicación de base de datos en dos archivos de Office Access 2007: uno para los datos y otro para la lógica. Cuando se utiliza el comando Base de datos de Access, Office Access 2007 crea un archivo que tiene la extensión "_be" (que significa back-end) en el nombre del archivo. Por ejemplo, si el nombre de archivo de base de datos original es "Database1.accdb", Office Access 2007 crea un nuevo archivo de base de datos que se denomina "Database1_be.accdb".

Otra forma de separar la administración de datos y la lógica de la aplicación es mediante el uso de un programa de servidor de base de datos (como Microsoft SQL Server) para la administración de datos y Office Access 2007 para la lógica de la aplicación.

Para decidir si un solo archivo de Office Access 2007 es suficiente para la administración de datos y la lógica de la aplicación, tenga en cuenta lo siguiente:

• Integridad y seguridad de los datos Los usuarios de Office Access 2007 deben tener permisos de lectura y escritura para el archivo que contiene la lógica de la aplicación. Si combina los datos y la lógica en un archivo, los datos se exponen a los mismos riesgos que la lógica de la aplicación. Una aplicación de Office Access 2007 que utilice archivos de lógica y de datos independientes puede ayudar a proteger la integridad y seguridad de los datos, ya que de este modo se aprovechan las características de seguridad de NTFS. Dado que los usuarios necesitan el permiso de lectura y escritura explícito sólo en el archivo de lógica de la aplicación, el archivo de datos puede hacerse más seguro.

  La aplicación podría requerir opciones de seguridad adicionales, tales como la capacidad de controlar qué usuarios tienen acceso a datos concretos. En este caso, debe usar un producto de servidor, como SQL Server o un sistema operativo de servidor de Windows que incluya Windows SharePoint Services 3,0 para almacenar y administrar los datos de la aplicación, y usar Office Access 2007 para proporcionar la lógica de la aplicación.

• Escalabilidad Un archivo de Office Access 2007 puede tener un tamaño máximo de 2 gigabytes (GB). Aunque 2 GB es una gran cantidad de datos de texto, podría ser insuficiente para algunas aplicaciones, especialmente las aplicaciones que almacenan datos adjuntos en los registros de la base de datos. Si se separan los datos y la lógica, la aplicación puede dar cabida a más datos. Si espera que los usuarios vayan a almacenar un gran volumen de datos, puede ser conveniente utilizar más de un archivo de datos de Office Access 2007. También debe revisar las especificaciones del programa Office Access 2007 para obtener otro tipo de información sobre la escalabilidad.

• Capacidad de la red Si hay varios usuarios que van a tener que utilizar la aplicación al mismo tiempo a través de una red, es más probable que se produzcan daños en los datos si éstos y la lógica se combinan en un archivo. Además, si combina los datos y la lógica en un archivo de Office Access 2007, no puede optimizar el tráfico de red que genera Office Access 2007. Si varios usuarios van a utilizar simultáneamente la aplicación a través de una red, se deben separar los datos y la lógica, ya sea mediante dos o más archivos de Office Access 2007, o mediante un producto de servidor de base de datos para los datos y Office Access 2007 para la lógica de la aplicación.

Uso de Access 2007 Runtime

Si todos los usuarios tienen Office Access 2007 instalado en el equipo, pueden abrir y utilizar la aplicación como lo harían con cualquier archivo de base de datos en Office Access 2007. Si algunos o todos los usuarios no van a tener Office Access 2007 instalado en el equipo, tendrá que implementar Access 2007 Runtime para esos usuarios cuando implemente su aplicación. Puede descargar Access 2007 Runtime en Descarga de Access 2007: Access Runtime.

Access 2007 Runtime es un programa redistribuible que permite a usuarios que no tienen Office Access 2007 instalado en el equipo usar las aplicaciones de bases de datos de Office Access 2007. Cuando abre una base de datos de Office Access 2007 con Access 2007 Runtime, la base de datos se abre en modo de tiempo de ejecución. El modo de tiempo de ejecución es un modo operativo de Office Access 2007 en el que determinadas características de Office Access 2007 no están disponibles de manera predeterminada. Sin embargo, algunas de estas características pueden estar disponibles en el modo de tiempo de ejecución.

Las siguientes características de Office Access 2007 no están disponibles en el modo de tiempo de ejecución:

• Panel de navegación El panel de navegación no está disponible en el modo de tiempo de ejecución. Esto ayuda a evitar que los usuarios tengan acceso a objetos arbitrarios en la aplicación de la base de datos. Sólo se pueden abrir los objetos que expone a los usuarios, por ejemplo, al proporcionar un formulario de panel de control, mientras se utiliza el modo de tiempo de ejecución. No es posible lograr que el panel de navegación esté disponible en el modo de tiempo de ejecución.

• La Cinta De manera predeterminada, la Cinta no está disponible en el modo de tiempo de ejecución. Esto ayuda a evitar que los usuarios creen o modifiquen objetos de base de datos, o bien que realicen otras acciones potencialmente dañinas, como conectarse a nuevos orígenes de datos o exportar datos de maneras que no desea. Puede crear una Cinta personalizada y asociar esa Cinta con un formulario o informe. No es posible exponer las fichas de la Cinta predeterminadas en el modo de tiempo de ejecución.

• Vistas Diseño y Presentación Las vistas Diseño y Presentación no están disponibles para los objetos de base de datos en el modo de tiempo de ejecución. Esto ayuda a evitar que los usuarios modifiquen el diseño de objetos de la aplicación de base de datos. No es posible habilitar ni la vista Diseño ni la vista Presentación en el modo de tiempo de ejecución.

• Ayuda De forma predeterminada, la Ayuda integrada no está disponible en el modo de tiempo de ejecución. Dado que controla qué funcionalidad está disponible en la aplicación en el modo de tiempo de ejecución, parte del contenido de la Ayuda estándar de Office Access 2007 integrada puede resultar irrelevante para las personas que utilizan la aplicación y puede potencialmente confundirles o perderles. Si está utilizando Extensiones para programadores de Access 2007 para empaquetar e implementar la aplicación de base de datos, puede proporcionar un archivo de Ayuda personalizado junto con la aplicación en modo de tiempo de ejecución.

Puede ejecutar cualquier base de datos de Office Access 2007 en el modo de tiempo de ejecución en un equipo que tenga la versión completa de Office Access 2007 instalada. Para ejecutar una base de datos de Office Access 2007 en el modo de tiempo de ejecución, utilice uno de los métodos siguientes:

• Cambie la extensión del nombre del archivo de base de datos de .accdb a .accdr.

• Cree un acceso directo a la base de datos e incluya el modificador de línea de comandos /Runtime en el acceso directo.

Aunque el modo de tiempo de ejecución limita la disponibilidad de las características de diseño y navegación, no debe utilizar el modo de tiempo de ejecución como medio principal para proteger una aplicación de base de datos. En un equipo que tenga la versión completa de Office Access 2007 instalada, es posible que un usuario abra una aplicación de la base de datos de tiempo de ejecución como una aplicación de base de datos normal (es decir, con todas las características disponibles) y, a continuación, cambie el diseño o realice otras acciones no deseadas.

Incluso si implementa la aplicación de base de datos sólo en los equipos que no tienen la versión completa de Office Access 2007 instalada, un usuario puede transferir la aplicación a un equipo que tenga la versión completa de Office Access 2007 instalada y, a continuación, abrir la aplicación de base de datos de tiempo de ejecución como una aplicación de base de datos normal.

Si desea distribuir una aplicación de Office Access 2007 para que los usuarios no puedan modificar el diseño de formularios, informes o módulos de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA), contemple la posibilidad de utilizar un archivo binario compilado (.accde). Para obtener más información acerca de cómo utilizar un archivo binario compilado, vea Decidir qué formato de archivo se va a utilizar.

Decidir qué formato de archivo se va a utilizar

Hay cuatro formatos de archivo de Office Access 2007 que puede usar al implementar una aplicación:

• .accdb Éste es el formato de archivo predeterminado para Office Access 2007. Al implementar una aplicación en este formato, los usuarios tienen la mayoría de las opciones para personalizar y navegar por la aplicación de cualquier forma que elijan. Si desea asegurarse de que los usuarios no cambien el diseño de la aplicación, debe utilizar el formato de archivo .accde. Además, un usuario no puede determinar fácilmente si se ha modificado un archivo .accdb una vez que se empaqueta. Para hacerlo obvio, utilice el formato de archivo .accdc.

• . accdc A este formato también se le conoce como archivo de implementación de Access. Un archivo de implementación de Access incluye un archivo de programa y una firma digital que está asociada a ese archivo. Este formato de archivo garantiza a los usuarios que nadie ha cambiado el archivo de programa después de que lo haya empaquetado. Puede aplicar este formato a un archivo de Office Access 2007 de formato predeterminado (.accdb) o a un archivo binario compilado de Office Access 2007 (.accde). Sólo puede incluir un archivo de programa en un archivo de implementación de Access. Si su aplicación tiene archivos de datos y de lógica independientes, puede empaquetarlos por separado. Para obtener más información acerca de cómo usar un archivo de implementación de Access, vea Empaquetado y firma de una base de datos de Office Access 2007.

• .accde   A este formato también se le conoce como archivo binario compilado. En Office Access 2007, un archivo binario compilado es un archivo de aplicación de base de datos que se ha guardado con todo el código VBA compilado. No se conserva ningún código fuente VBA en un archivo binario compilado de Office Access 2007. Puede usar Access 2007 Runtime para abrir un archivo binario compilado de Office Access 2007. Sin embargo, de forma predeterminada, Access 2007 Runtime no reconoce la extensión del nombre de archivo .accde. Para abrir un archivo binario compilado mediante Access 2007 Runtime, cree un acceso directo que señale a Access 2007 Runtime e incluya la ruta de acceso del archivo binario compilado que desee que abra el acceso directo.

  Importante:
  Si crea un archivo binario compilado mediante Office Access 2007 con Service Pack 1 instalado, los usuarios no pueden abrir el archivo binario compilado utilizando la versión completa de Office Access 2007 sin Service Pack 1 instalado. Para resolver este problema, los usuarios deben instalar el Service Pack 1.

• .accdr Este formato le permite implementar una aplicación que se abre en el modo de tiempo de ejecución. Implementar una aplicación de tiempo de ejecución le ayudará a controlar la forma en que se utiliza, aunque no es una forma de proteger una aplicación.

Empaquetado de una aplicación

La forma más sencilla de instalar una aplicación es proporcionar el archivo de la aplicación de base de datos a los usuarios de aplicaciones. Sin embargo, si tiene pensado implementar una aplicación para un gran número de usuarios o implementar una aplicación más de una vez, debería contemplar la posibilidad de utilizar una utilidad de empaquetado de software, como el Asistente para la solución de paquetes de Extensiones para programadores de Access 2007 para empaquetar su aplicación en un paquete de Windows Installer (archivo .msi). A continuación, puede utilizar el paquete para instalar la aplicación.

Puede usar el Asistente para la solución de paquetes para:

• Crear un acceso directo personalizado a la aplicación. Puede utilizar esta característica del asistente para contribuir a facilitar la apertura de un archivo binario compilado a los usuarios que ejecutan la aplicación mediante Access 2007 Runtime.

• Agregar la carpeta de instalación como una ubicación de confianza.

• Instalar automáticamente Access 2007 Runtime en el equipo de un usuario, si aún no está instalado.

• Incluir otros archivos, por ejemplo, un archivo de Ayuda personalizado, con la aplicación.

• Crear o modificar claves del Registro.

• Distribuir los términos de licencia del software de Microsoft

• Agregar información acerca de la aplicación a la lista en Agregar o quitar programas en el Panel de control.