Guía de equipo de la característica de actualización de Office

Planeamiento

Publicado: junio 30, 2006

En la Figura 2 se ofrece un detallado desglose de las actividades acometidas durante la fase de planeamiento. Estas actividades se dividen en dos categorías: el establecimiento del laboratorio y la identificación de los problemas de la implementación que el equipo de características debe abordar durante el curso del proyecto.

Figura 2. Actividades de la fase de planeamiento

Nota   Se proporcionan plantillas de muestra en el Acelerador de Solución para BDD. Estas plantillas le permitirán planear rápidamente su configuración de 2007 Office system.

En esta página

Funciones y responsabilidades
Establecimiento del laboratorio
Elección del paquete correcto
Definición de la configuración de 2007 Office system
Identificación de problemas en la actualización
Migración de estados de características
Identificación de expertos en la materia
Identificar aplicaciones encadenadas
Instalación de las actualizaciones de 2007 Microsoft Office system
Desarrollo adicional
Hito: Plan de migración aceptado

Funciones y responsabilidades

Los seis grupos de funciones del modelo de equipo de MSF desempeñarán un papel en la fase de planeamiento de la iniciativa. La Guía de implementación, planeamiento eimplementación para la actualización de Office incluye una lista de esas funciones y define las áreas de enfoque de cada grupo de funciones. Para obtener más información sobre los grupos de funciones de equipo de MSF, consulte la página de Microsoft Framework Solutions (en inglés) en https://www.microsoft.com/technet/itsolutions/msf/default.mspx.

Tabla 1. Funciones y responsabilidades durante la fase de planeamiento

Establecimiento del laboratorio

Durante la fase de planeamiento, se establece el entorno del laboratorio, en el que se realizará todo el trabajo de desarrollo. Los equipos de las características de configuración, migración e implementación de Office no requieren necesariamente laboratorios independientes. Normalmente, los miembros de los equipos pueden compartir la infraestructura del laboratorio. El equipo de la característica de configuración de Office, sin embargo, necesitará una garantía de que existen los medios necesarios de software con licencia, como hemos señalado anteriormente en la sección "Requisitos previos" de este documento.

Elección del paquete correcto

Microsoft Office System está disponible en una variedad de conjuntos y productos independientes. Rara vez encontrará un solo conjunto que satisfaga todas sus necesidades. Por ejemplo, puede implementar Microsoft Office Professional 2007 para la mayoría de los usuarios de la organización, pero implementa Microsoft Office Professional Plus 2007 en aquellos usuarios que requieren Microsoft Office InfoPath® 2007 o Microsoft Office Groove® 2007.

La página del paquete 2007 Microsoft Office System en https://www.microsoft.com/office/preview/suites.mspx describe los conjuntos de aplicaciones de la versión 2007 que estarán disponibles.

Definición de la configuración de 2007 Office system

Puede personalizar 2007 Office system ampliamente antes de instalarlo en los equipos de los usuarios. También puede personalizar muchos aspectos del propio proceso de instalación. Empiece evaluando quiénes son sus usuarios y cómo utilizan la versión 2007. Algunos usuarios pueden trabajar exclusivamente en español, por ejemplo, mientras que otros pueden ver o editar documentos en varios idiomas con frecuencia. Tenga en cuenta lo siguiente al planear las personalizaciones del sistema 2007 y documéntelas en el plan de configuración de la actualización de Office:

• ¿Desea una configuración homogénea en toda la organización? Si hay varios usuarios compartiendo un equipo, o varios usuarios que se desplazan de un equipo a otro, establezca una configuración estándar del sistema 2007.

• ¿Cuántas configuraciones diferentes de Microsoft Office System necesita y para qué grupos de usuarios? Puede distribuir configuraciones diferentes del sistema 2007 desde un único punto administrativo de instalación o desde una imagen de CD comprimida.

• ¿Va a escalonar la implementación de los programas de 2007 Office system? Algunas organizaciones realizan la implementación de los programas del sistema 2007 de forma escalonada. Con la Herramienta de personalización de Office (OCT), podrá especificar la configuración de las aplicaciones que se van a instalar más tarde. Utilice el Controlador de instalación de Office para agregar aplicaciones de la versión 2007 a una configuración existente. Por ejemplo, puede programar la instalación de Microsoft Office Outlook® 2007 para que coincida con la actualización del servidor de correo en lugar de la instalación de 2007 Office system.

• ¿Qué otros productos desea incluir en la instalación de 2007 Office system? Puede indicar que se instalen otros paquetes de Microsoft Windows Installer con 2007 Office system. El programa de instalación de 2007 Office system coordina estas instalaciones una vez completada la instalación del sistema 2007.

• ¿Desea que los usuarios puedan cambiar la configuración predeterminada y personalizar 2007 Office system por sí mismoso prefiere imponer su configuración? La configuración que usted mismo distribuye en un archivo de revisión de la instalación (.msp) o en un archivo de configuración de 2007 Office system (.xml) aparece como la configuración predeterminada cuando los usuarios instalan 2007 Office system, pero la pueden modificar. Para imponer su configuración, siga unas directivas.

• ¿Existen usuarios que necesiten mantener versiones anteriores de Office en sus equipos? De forma predeterminada, cuando se ejecuta la instalación de 2007 Office system en modo silencioso, se eliminan todas las versiones anteriores de los programas de Microsoft Office que se estén instalando. Sin embargo, se puede indicar que se mantengan versiones anteriores.

• ¿Cuál es la mejor manera de personalizar Outlook 2003 para trabajar en el entorno de mensajería? En OCT, puede crear o modificar los perfiles de Outlook 2003, configurar cuentas nuevas de correo electrónico o configurar Outlook 2003 para que trabaje con un equipo de Microsoft Exchange Server.

Puede utilizar cinco herramientas para analizar, personalizar e implementar 2007 Office system. Algunas de estas herramientas están integradas en 2007 Office system, mientras que otras se consiguen como descargas gratuitas en Office Online. Las tecnologías de administración de la migración de Microsoft Office son:

• OCT

• Director de planeamiento de migración de Microsoft Office

• Herramienta Conversión de archivos de Microsoft Office

• Controlador de instalación de Microsoft Office

• Origen de instalación local de Microsoft Office

• Microsoft Office Resource Kit

OCT

Cuando planee sus personalizaciones, OCT será la herramienta principal, así que es un punto de partida obvio. Piense en el proceso mientras le echa un vistazo al Asistente para la instalación. Mientras lo ejecuta, puede configurar cada programa de 2007 Microsoft Office system y, a continuación, guardar el resultado en un archivo de revisión de la instalación (.msp). Después de ejecutarlo varias veces a modo de prueba, si lo desea, puede desactivar las casillas Aviso de finalización y Suprimir modal, y establecer el nivel de presentación en Ninguno para crear un archivo de revisión de instalación que realice una instalación en modo silencioso.

Aunque es probable que la configuración inicial cambie, un vistazo general le da un primer impulso a la configuración mostrándole las posibilidades. Tómese su tiempo para mirar la configuración de la carpeta Modificar configuración del usuario para hacerse una idea de las personalizaciones disponibles. Del mismo modo, tómese el tiempo necesario para mirar la carpeta Configuración de seguridad de Office.

Cada archivo de revisión de la instalación (.msp) que cree con OCT corresponde aproximadamente a una configuración para un grupo de usuarios. Documente en el plan de implementación cada configuración única y su correspondiente revisión de instalación. Por ejemplo, si va a implementar dos configuraciones de 2007 Office system, uno para la mayoría de la organización y otro para los usuarios que necesitan Microsoft Office Access 2007, documente las revisiones de cada configuración.

Director de planeamiento de migración de Office

El Director de planeamiento de migración de Office es una utilidad de línea de comandos que permite a los administradores de escritorio examinar cualquier equipo cliente, servidor de archivos, servidor de Sharepoint o cualquier otra biblioteca de documentos habilitados para el Sistema distribuido de creación y control de versiones web (WebDAV). El Director de planeamiento de migración de Office crea un inventario de todos los archivos de Microsoft Office system y determina sus propiedades. Los problemas conocidos se identifican mediante esos archivos, de forma que se puedan abordar antes de abrirlos, o de convertirlos, para usarlos en 2007 Microsoft Office system.

Herramienta Conversión de archivos de Office

Durante el proceso de actualización a 2007 Office system, puede que las organizaciones deseen mover todos o muchos de los documentos existentes a los nuevos formatos de lenguaje de marcado extensible (XML) de Office. La herramienta Conversión de archivos de Office permite a los administradores de escritorio convertir documentos guardados con formatos de las ediciones Microsoft Office 97 a Microsoft Office 2003 a los nuevos formatos XML de Office. Con el resultado del Director de planeamiento de migración de Office, se puede emplear la herramienta Conversión de archivos de Office para ejecutar documentos en un proceso de abrir y guardar como.

Controlador de instalación de Office

El Controlador de instalación de Office administra el proceso general de instalación de 2007 Microsoft Office system. Es responsable de cerciorarse de que el origen de instalación local se encuentra presente y está completo. Después de comprobar que cada equipo se ha preparado apropiadamente, el motor del programa de instalación instalará y configurará el producto que se va a instalar. Los cambios se realizan tanto en el sistema de archivos como en el Registro utilizando la tecnología subyacente de Windows Installer. Esto ayuda a garantizar la compatibilidad y solidez máximas de todos usuarios.

Origen de instalación local de Office

El origen de instalación local de Office permite realizar una copia completa, pero comprimida, de Microsoft Office System para almacenarla en caché en el equipo del usuario. De esta forma, estará disponible para cualquier actividad que requiera el uso del medio, bien sea instalación, recuperación, instalación a petición, revisión, etc. El origen de instalación local de Office minimiza también la demanda en la red de una organización en dos formas: Primero, enviando una copia comprimida de Microsoft Office System a través de la red; y segundo, permitiendo a los administradores de escritorio que separen la distribución de los nuevos archivos de origen de 2007 Office system del proceso de instalación real. Presentado por primera vez con Microsoft Office 2003, el origen de instalación local de Office (LIS) es un componente necesario en 2007 Office system.

Microsoft Office Resource Kit

Microsoft Office Resource Kit es la fuente definitiva de información para planear, implementar y ofrecer compatibilidad con Microsoft Office System. Actualizado para que sea compatible con 2007 Microsoft Office system, Microsoft Office Resource Kit ofrece herramientas y una completa guía técnica paso a paso para administradores, profesionales de la tecnología de la información (TI) y técnicos. Microsoft Office Resource Kit está disponible en línea como descarga gratuita y como volumen publicado por Microsoft Press®.

Identificación de problemas en la actualización

Existen tres problemas principales que se deben solucionar al actualizar de versiones anteriores de Microsoft Office a 2007 Office system. Los problemas principales son:

• Estados de la instalación de características.

• Migración de la configuración

• Problemas de conversión de archivos.

• Soluciones personalizadas basadas en Microsoft Office, como macros y Microsoft Visual Basic® para Aplicaciones (VBA).

• Coexistencia de archivos con varias versiones de Microsoft Office

Además del empaquetado y la personalización de la versión 2007, estos problemas podrían tener un efecto considerable en la experiencia de usuario una vez instalado 2007 Office system.

Migración de estados de características

Al ejecutar la instalación de 2007 Office system de forma interactiva, los usuarios pueden elegir las aplicaciones y características que desean instalar seleccionando las opciones en el árbol de características que el programa de instalación muestra. Las características de 2007 Office system se pueden instalar en cualquiera de estos estados:

• Copiada en el disco duro local

• Se instala cuando se use por primera vez, que significa que el programa de instalación de 2007 Office system no instalará la característica hasta la primera vez que se utilice

• No instalada, pero accesible a los usuarios mediante Agregar o quitar programas o la línea de comandos

• No instalada, no se muestra durante la instalación y no queda accesible para los usuarios después de la instalación

OCT permite elegir estos valores para los usuarios con antelación. Cuando los usuarios ejecuten la instalación de 2007 Office system de forma interactiva, la instalación indicará que lo que ha especificado en el archivo de revisión de la instalación (.msp) aparezca como las selecciones predeterminadas. Cuando ejecute la instalación de 2007 Office system de forma no interactiva, sus elecciones determinarán cómo se van a instalar las características.

Para que una instalación sea más eficiente, el programa de instalación de 2007 Office system establece automáticamente estados predeterminados de instalación de características en las circunstancias siguientes:

• Cuando se actualice a 2007 Office system, el programa de instalación detectará y unirá los estados de instalación de características de la versión anterior. Por ejemplo, si Microsoft Office Word 2003 se instala para ejecutarlo desde la red, el programa de instalación de 2007 Office system instalará Office Word 2007 para ejecutarlo desde la red. Si Microsoft Office PowerPoint® 2003 tiene un valor establecido como No disponible, el programa de instalación no instalará Office PowerPoint 2007.

• Cuando instale 2007 Office system en Terminal Services de Microsoft Windows Server® 2003, el programa de instalación aplicará el estado de instalación más eficiente para cada característica. Por ejemplo, dado que la característica de reconocimiento de voz no se ejecuta eficientemente en la mayoría de las redes y puede que no sea compatible para muchos clientes, Terminal Services cambia automáticamente el estado de instalación de la característica de Instalar al utilizar por primera vez a No disponible.

Este comportamiento inteligente de instalación ofrece esta ventaja en la mayoría de las situaciones. Sin embargo, puede omitir el programa de instalación de 2007 Office system y especificar sus propios estados predeterminados de instalación de características en una transformación utilizando la propiedad NOFEATURESTATEMIGRATION. Configurar esta propiedad con valor 1 en el paquete de 2007 Office system omite el comportamiento inteligente de instalación para todo el paquete. Tenga en cuenta que esta propiedad no tiene efecto en la lógica Terminal Services; tendrá que omitir los estados opcionales de instalación de Terminal Services característica por característica.

OCT ofrece aún más control de los estados de instalación de características que esta sección recién descrita. Por ejemplo, puede deshabilitar estados de instalación de características que requieren una conexión de red. Puede bloquear estados de instalación de características para evitar que los usuarios puedan cambiarlos. Para obtener más información acerca de estas configuraciones, consulte la sección "Desarrollo" de esta guía.

Migración de la configuración

De forma predeterminada, si hay instalada una versión anterior de Microsoft Office en un equipo de usuario, Windows Installer copia la configuración de la aplicación anterior de esa versión a 2007 Office system. La configuración emigrada se aplica la primera vez que cada usuario inicia una aplicación de 2007 Office system y la configuración emigrada del usuario sobrescribirá cualquier configuración duplicada que se agregue a la revisión de la instalación.

En la página "Modificar configuración del usuario" de OCT, puede modificar este comportamiento. Cuando los usuarios instalen 2007 Office system con la revisión, el programa de instalación migrará los valores de configuración pertinentes de una versión anterior. Si especifica su configuración en la página "Modificar configuración del usuario" y desactiva la casilla Migrar la configuración de usuario, la configuración migrada no se utilizará.

Nota   2007 Office system no utiliza los archivos .ops para las transformaciones como hacía Microsoft Office 2003. En su lugar, utiliza el mismo archivo de revisión de la instalación para especificar las características y la configuración de usuario de Microsoft Office.

Problemas de conversión de archivos

El sistema 2007 utiliza un nuevo formato de archivo XML basado en los formatos XML abiertos de Microsoft Office. Este formato lo utilizan actualmente los archivos de 2007 Office system en Word, Excel® y PowerPoint. Los nuevos formatos de archivo basados en XML de estos programas permiten mayor integración e interoperabilidad entre documentos de Microsoft Office y aplicaciones empresariales. Además, los archivos de 2007 Microsoft Office system están colocados en un contenedor mediante tecnologías de extracción, que permiten un fácil acceso a las partes del contenido, así como una compresión estándar, lo cual reduce el tamaño de los archivos y mejora la fiabilidad y la recuperación de datos.

Los archivos creados en versiones anteriores de Microsoft Office se pueden migrar a formatos XML abiertos con la herramienta Conversión de archivos de Office. Debido al nuevo formato de archivo, pueden surgir problemas de conversión durante la implementación y se deben tratar al principio del ciclo de vida del proyecto de implementación.

Al identificar problemas de conversión de archivos, considere lo siguiente:

• Word, Excel, y PowerPoint de Microsoft Office 97, Microsoft Office 2000, Microsoft Office 2003 y Microsoft Office XP comparten el mismo formato de archivo. Los documentos creados con estas versiones de Microsoft Office requieren conversión para editarlos con 2007 Office system.

• 2007 Office system puede convertir archivos individuales creados con versiones anteriores de Microsoft Office y el sistema 2007 incluye la herramienta Conversión de archivos de Office para convertir varios documentos a la vez.

• Para obtener una mayor compatibilidad con versiones anteriores, 2007 Office system se puede configurar en modo de compatibilidad para que los archivos guardados en Word, Excel y PowerPoint puedan utilizar el mismo formato binario utilizado por versiones anteriores de Microsoft Office.

• Para obtener una mayor interoperabilidad, se pueden aplicar revisiones a equipos que ejecutan Microsoft Office XP y Microsoft Office 2003 para permitir a esas versiones guardar los archivos con los formatos XML abiertos.

• Office Access 2007 utiliza un formato de archivo nuevo, .accdb. En favor de la interoperabilidad, puede guardar los archivos de Office Access 2007 con el formato de Access 2000 y Access 2003 (.mdb). Office Access 2007 también puede abrir los archivos .mdb para editarlos.

Nota   Para obtener más información acerca de los formatos XML abiertos, consulte la página de los productos de Microsoft Office en https://www.microsoft.com/office/preview/itpro/fileoverview.mspx.

Soluciones basadas en Office personalizadas

Muchas organizaciones han utilizado las características avanzadas de Microsoft Office System para desarrollar soluciones personalizadas. Estas organizaciones aplican macros y construcciones de programación de aplicaciones como VBA y Microsoft Visual Studio® 2005 Tools para Microsoft Office System para ampliar la funcionalidad básica de Microsoft Office. Como estructuras de archivos de datos, estas macros y estructuras de programación han evolucionado con Microsoft Office y pueden requerir estrategias de migración para garantizar que los requisitos empresariales se sigan cumpliendo después de la migración a 2007 Office system.

Cuando piense en implementar 2007 Office system, considere estas preguntas:

• ¿Tiene un inventario de los programas de terceros y de creación interna, y de las personalizaciones basadas en Microsoft Office System?

• ¿Ha comprobado la compatibilidad de cada solución de terceros y de creación interna basada en Microsoft Office con 2007 Office system?

Problemas de coexistencia

Aunque una organización tenga el objetivo de migrar todo a 2007 Office system, probablemente la migración completa de la organización no va a ocurrir instantáneamente. Se debe idear e implementar un plan que permita que usuarios de 2007 Office system puedan colaborar en documentos con compañeros de equipo que utilizan versiones anteriores de Microsoft Office System. El equipo de la característica de migración debe entender estos problemas e identificar el efecto de cada uno de ellos en la organización. Por ejemplo, es probable que una compañía que emigra de Microsoft Office XP a 2007 Office system experimente más problemas que una compañía que emigra de Microsoft Office 2003. Considere las siguientes preguntas:

• ¿Sabe qué versiones de Microsoft Office System están ejecutando los usuarios?

• ¿Sabe qué grupos de usuarios comparten documentos entre sí? ¿Comparten documentos unilateralmente o bilateralmente?

Durante una implementación de 2007 Office system, existe una variedad de soluciones que permiten a los usuarios compartir documentos entre varias versiones de Microsoft Office System. En caso de migrar de Microsoft Office 97 al sistema 2007, por ejemplo, estas soluciones garantizan que los usuarios que todavía no han migrado puedan seguir intercambiando información con los usuarios que ya han migrado. El artículo técnico "Microsoft Office XP y el uso compartido de archivos en un entorno de Office heterogéneo" (en inglés) en https://www.microsoft.com/technet/prodtechnol/office/officexp/maintain/fileshar.mspx ofrece un recorrido completo por estas soluciones. Se aplica igualmente a 2007 Office system, aunque el artículo técnico habla específicamente de Microsoft Office XP.

Las soluciones que utilice dependerán de si los usuarios comparten documentos con otros grupos o no. Sus soluciones dependerán también de si los usuarios comparten documentos unilateral o bilateralmente y si necesitan cambiar los documentos que comparten. Los grupos de usuarios que no comparten documentos con otros departamentos pueden migrar a 2007 Office system en cualquier momento sin reducir su productividad.

Sin embargo, si un grupo de usuarios comparte documentos con otros grupos, tendrá que decidir si los destinatarios de los documentos necesitan acceso de sólo lectura a esos documentos o si necesitan la posibilidad de editar y devolver esos documentos. Si necesitan acceso de sólo lectura, entonces existe una variedad mayor de soluciones, incluso visores de archivos, guardado de documentos como páginas web, etc. Si los usuarios necesitan editar y devolver documentos al grupo de envío, entonces tendrá que considerar restringir ambos grupos a un formato de archivo común hasta que ambos grupos migren completamente a 2007 Office system. Así mismo, para garantizar la continuidad, podría planear migrar los grupos dependientes al mismo tiempo.

Identificación de expertos en la materia

En aquellas áreas o departamentos en los que los desarrolladores de 2007 Microsoft Office system tienen motivos para creer que quizá surjan problemas considerables con 2007 Office system, es conveniente que el departamento ofrezca un experto en el tema (SME) para actuar como enlace con los desarrolladores. Por ejemplo, teniendo un SME del departamento de Contabilidad disponible para los desarrolladores suele ser útil para garantizar que se identifiquen y aborden los problemas del sistema 2007, ya que los departamentos de Contabilidad utilizan con frecuencia libros de Excel muy complejos.

Identificar aplicaciones encadenadas

El programa de instalación de 2007 Office system permite implementar la versión 2007 y las aplicaciones relacionadas en un proceso continuo encadenando los paquetes adicionales (archivos .msi) o los programas de archivo ejecutable. En esta situación, el programa de instalación completa primero la instalación del núcleo de 2007 Office system y después ejecuta inmediatamente Windows Installer para instalar los programas adicionales según la solicitud especificada en la página "Agregar instalaciones y ejecutar programas" de OCT.

Instalación de las actualizaciones de 2007 Microsoft Office system

El programa de instalación de 2007 Office system instala automáticamente cualquier actualización incluida en la carpeta Updates del recurso compartido de instalación. Las actualizaciones sólo se instalan durante el programa de instalación.  

Desarrollo adicional

En la siguiente lista se describe el trabajo adicional de desarrollo que la mayoría de las organizaciones realizará y dónde se puede encontrar información detallada en 2007 Microsoft Office System Resource Kit para lo siguiente:

• Mensajería. Una profunda revisión de las necesidades de mensajería de la organización ayudará a planear la implementación óptima de Office Outlook 2007. Entre las decisiones sobre configuración e instalación que tendrá que tomar está la de qué servidor de mensajería de correo electrónico desea utilizar con Outlook y cómo administrar el tiempo de implementación de Office Outlook 2007 en beneficio de las necesidades de la organización.

• Implementación multilingüe. Puede instalar, personalizar y mantener una sola versión de 2007 Office system que satisfaga las necesidades multilingües de la organización. Gracias a las características de idioma de los complementos de 2007 Office system y los recursos multilingües de Microsoft Office, como el paquete de Interfaz de usuario multilingüe (MUI), los usuarios con configuraciones regionales internacionales pueden trabajar en su propio idioma. 2007 Office system consta de un núcleo de idioma neutral, al que se pueden agregar paquetes multilingües.

• Seguridad. La seguridad fue un aspecto fundamental en el desarrollo de 2007 Office system. Se puso más énfasis en eliminar los defectos de seguridad que en cualquier otra versión anterior de Microsoft Office System, lo cual ha ayudado a producir nuestro más alto nivel de seguridad hasta la fecha. Sin embargo, la vulnerabilidad de la seguridad en el nivel de usuario y de administración puede seguir siendo un problema debido a una configuración inadecuada y métodos de usuario. En esta sección se abordan los problemas de seguridad específicos que un administrador debe tener en cuenta al implementar o mantener una configuración de Microsoft Office en una configuración corporativa. Junto con esta información, se ofrecen sugerencias y recomendaciones para limitar la posibilidad de ataques y administrar la seguridad de una instalación implementada con algunas directrices sobre seguridad.

Hito: Plan de migración aceptado

En este hito, los equipos de configuración, migración e implementación de Office han creado el laboratorio de pruebas y han escrito un plan de migración. Se ha aceptado el plan de migración.

Tabla 2. Entregas