Manual del equipo de trabajo de aplicaciones principales

Planeación

Publicado: junio 30, 2006

La figura 2 muestra un desglose detallado de las actividades realizadas durante la fase de planeación. Dichas actividades se dividen en dos categorías: establecer el laboratorio e identificar los problemas de implementación que el equipo de trabajo debe solucionar en el transcurso del proyecto.

Figura 2. Actividades de la fase de planeación

Nota   Hay plantillas de planeación de muestra disponibles en el sitio web de Microsoft Office 2003 Editions Resource Kit (en inglés), en https://office.microsoft.com/en-us/FX011511471033.aspx. Estas plantillas le permiten planear rápidamente la configuración de Ediciones de Office 2003. Además, se pueden adaptar fácilmente a otras aplicaciones principales.

En esta página

Funciones y responsabilidades
Establecimiento del laboratorio
Selección del paquete correcto
Definición de la configuración de Ediciones de Office 2003
Identificación de los problemas de implementación
Compatibilidad de entornos multilingües
Identificación de expertos en la materia
Identificación de otras aplicaciones principales
Hito: plan de migración aceptado

Funciones y responsabilidades

Los seis clústeres de funciones del modelo de equipo de MSF tienen su función en la fase de planeación de la iniciativa. La Plan, Build, and Deploy Guide (en inglés) muestra esas funciones y define las áreas de enfoque para cada clúster de funciones, como se muestra en la tabla 1. Para obtener más información acerca de los clústeres de funciones del equipo de MSF, consulte el sitio web de Microsoft Solutions Framework (en inglés), en https://www.microsoft.com/technet/itsolutions/msf/default.mspx.

Tabla 1. Funciones y responsabilidades durante la fase de planeación

Establecimiento del laboratorio

Durante la fase de planeación se establece el entorno de laboratorio, en el que se realizará todo el trabajo de desarrollo. Las aplicaciones principales no requieren necesariamente un laboratorio individual. Por lo general, sus miembros pueden usar la infraestructura de laboratorio establecida por el equipo de trabajo del sistema de imágenes de equipo, el equipo de trabajo de compatibilidad de aplicaciones y el equipo de trabajo de aplicaciones suplementarias. No obstante, el equipo de trabajo de aplicaciones principales deberá comprobar que tiene los medios de software con licencia necesarios, definidos en la sección de requisitos previos de este documento.

Selección del paquete correcto

Microsoft Office system está disponible en diversas ediciones y productos independientes. No obstante, no es habitual que una sola edición cumpla todos los requisitos. Por ejemplo, puede implementar Microsoft Office Standard Edition 2003 en los equipos de la mayoría de usuarios de la organización y Microsoft Office Professional Edition 2003 en los equipos de los usuarios que necesiten Microsoft Office Access 2003 u Office InfoPath® 2003.

En la página What’s in the Office 2003 Editions (en inglés), en https://www.microsoft.com/office/editions/howtobuy/compare.mspx, se describe Ediciones de Office 2003, disponible mediante programas de licencias por volumen de Microsoft. También puede comprar los productos por separado a través del programa de licencias por volumen de Microsoft. Para obtener más información acerca de estos productos, visite la página How to buy (en inglés), en https://www.microsoft.com/office/howtobuy/default.mspx.

El CD-ROM de producto para cada edición contiene una base de datos de Windows Installer que instala el producto. Por ejemplo, el CD-ROM de Office Professional Edition 2003 contiene el archivo de paquete Pro11.msi. Debe documentar tanto el nombre de las ediciones que debe implementar como el nombre de los archivos de paquete que debe implementar.

Definición de la configuración de Ediciones de Office 2003

Puede realizar una profunda personalización antes de instalar Ediciones de Office 2003 en los equipos de los usuarios. Puede personalizar también muchos aspectos del proceso de instalación. Empiece por evaluar cuáles son sus usuarios y cómo usan Ediciones de Office 2003. Por ejemplo, algunos usuarios sólo trabajan en español, mientras que otros pueden ver o editar con frecuencia documentos en varios idiomas. Tenga en cuenta los siguientes aspectos durante la planeación de las personalizaciones de Ediciones de Office 2003:

• ¿Desea tener una configuración uniforme para toda la organización? Si varios usuarios comparten un mismo equipo, o si los usuarios cambian de un equipo a otro, establezca una configuración estándar de Ediciones de Office 2003.

• ¿Cuántas configuraciones diferentes de Microsoft Office system necesita y para qué grupos de usuarios? Puede distribuir configuraciones diferentes de Ediciones de Office 2003 desde un solo punto de instalación administrativa.

• ¿Va a escalonar la implementación de las aplicaciones de Ediciones de Office 2003? Muchas organizaciones escalonan la implementación de las aplicaciones de Ediciones de Office 2003. Mediante el Custom Installation Wizard (Asistente para la instalación personalizada), puede especificar la configuración de las aplicaciones que se van a instalar posteriormente. Use el Custom Installation Wizard (Asistente para la instalación personalizada) para agregar aplicaciones independientes de Ediciones de Office 2003 a una configuración existente. Por ejemplo, puede programar una instalación de Microsoft Office Outlook® 2003 para que coincida con la actualización de un servidor de correo en lugar de con la instalación de Ediciones de Office 2003.

• ¿Que otros productos desea incluir en la instalación de Ediciones de Office 2003? Puede especificar paquetes adicionales de Windows Installer para que se instalen con Ediciones de Office 2003; por ejemplo, el paquete de Interfaz de usuario multilingüe (MUI) de Microsoft Office 2003. El programa de instalación de Ediciones de Office 2003 coordina esas instalaciones cuando termina la instalación de Ediciones de Office 2003.

• ¿Desea que los usuarios puedan cambiar la configuración predeterminada y personalizar Ediciones de Office 2003 , o desea aplicar sólo su configuración? La configuración que distribuya en un archivo de transformación o de configuración del perfil (archivo .ops) de Ediciones de Office 2003 aparecerá como la configuración predeterminada cuando los usuarios instalen Ediciones de Office 2003, pero los usuarios pueden modificarla. Para aplicar su configuración, use las directivas.

• ¿Hay usuarios que necesiten conservar las versiones anteriores de Office en sus equipos? De forma predeterminada, cuando se ejecuta la instalación de Ediciones de Office 2003 en modo silencioso se quitan todas las versiones anteriores de las aplicaciones instaladas de Microsoft Office system. No obstante, puede especificar que se conserven versiones anteriores.

• ¿Cuál es la mejor forma de personalizar Outlook 2003 para trabajar en su entorno de mensajería? En el Custom Installation Wizard (Asistente para la instalación personalizada), puede crear o modificar los perfiles de Outlook 2003, configurar cuentas de correo electrónico nuevas, o bien configurar Outlook 2003 para que funcione con un equipo servidor de Microsoft Exchange.

Al planear las personalizaciones, el Custom Installation Wizard (Asistente para la instalación personalizada) es la herramienta de personalización principal, de modo que es el sitio perfecto para empezar. Considere el proceso como un recorrido de ensayo por el asistente. Descargue Microsoft Office 2003 Editions Resource Kit (en inglés), en https://office.microsoft.com/en-us/FX011511471033.aspx, e instálelo. Realice los pasos de cada pantalla, rellene los campos en blanco y realice capturas de pantalla que podrá imprimir más adelante. Incluso puede incluir las capturas de pantalla en el documento de planeación.

Aunque es probable que la configuración inicial cambie, el proceso de ensayo inicia la configuración mostrándole todas las posibilidades. Pase la mayor parte del tiempo analizando la configuración de la página Change Office User Settings (Cambiar la configuración de usuario de Office) para averiguar qué puede personalizar. Además, dedique algún tiempo a la página Specify Security Settings (Especificar configuración de seguridad) y las páginas de perfil de Outlook 2003.

Cada archivo de transformación (archivo .mst) que cree mediante el Custom Installation Wizard (Asistente para la instalación personalizada) corresponderá aproximadamente a la configuración de un grupo de usuarios. Aunque la mayoría de las organizaciones usará un número reducido de archivos .mst con la mayoría o la totalidad de las características, es importante que documente en el plan de implementación todas las configuraciones distintas y sus archivos de transformación correspondientes. Por ejemplo, si implementa dos configuraciones de Ediciones de Office 2003, una para la mayoría de la organización y otra para los usuarios que necesitan Access 2003, documente los archivos de transformación para cada configuración. Si crea también una configuración que incluye compatibilidad de idioma para usuarios multilingües, documente el nombre y el contenido de ese archivo de transformación. Tenga en cuenta que puede cambiar la mayoría de los valores que ha configurado mediante un archivo de transformación después de la implementación. Para obtener más información acerca del uso del Custom Installation Wizard (Asistente para la instalación personalizada) para actualizar la configuración después de la implementación, consulte “Updating Feature Installation States and Application Settings” (en inglés), en https://office.microsoft.com/en-us/assistance/HA011402391033.aspx.

Nota   La planeación de la configuración de seguridad de Ediciones de Office 2003 es una parte importante del plan de configuración. Para obtener más información acerca de la configuración de seguridad de Ediciones de Office 2003, consulte “Security” (en inglés), en Microsoft Office 2003 Editions Resource Kit, en https://office.microsoft.com/en-us/assistance/CH011466331033.aspx.

Identificación de los problemas de implementación

Hay que afrontar tres problemas principales para realizar la migración de ediciones anteriores de Office a Ediciones de Office 2003. En menor grado, dichos problemas afectan a otras aplicaciones principales que va a implementar mediante el Acelerador de Solución para BDD. Los problemas principales son los siguientes:

• Problemas de conversión de archivos

• Soluciones personalizadas basadas en Office, como macros y Microsoft Visual Basic® para Aplicaciones (VBA)

• Problemas de coexistencia de archivos de varias versiones de Ediciones de Microsoft Office

Estos problemas no afectan directamente a los paquetes de Ediciones de Office 2003, pero pueden tener un efecto importante en la experiencia del usuario tras la instalación de Ediciones de Office 2003.

Nota   Microsoft facilita las notas de producto Microsoft Office 97 to Microsoft Office 2003 Migration Issues (en inglés) en https://office.microsoft.com/en-us/assistance/HA011401651033.aspx (también conocidas como las notas de producto 97-03delta), que forma parte de Microsoft Office 2003 Editions Resource Kit. Este documento presenta detalladamente las diferencias entre Ediciones de Office 97 y Ediciones de Office 2003. Describe las diferencias que los usuarios pueden ver en la interfaz de usuario (UI) y lo que pueden considerar un error, en función de cómo usen los diferentes programas de Ediciones de Office 2003. Las notas de producto hacen referencia a varios artículos de Microsoft Knowledge Base que confirman que los errores más graves se han resuelto y corregido en varios Service Packs. Además, las notas de producto ofrecen un resumen de los problemas de migración más comunes para los profesionales de las tecnologías de la información (TI) durante una migración de Ediciones de Office 97 a Ediciones de Office 2003 y después de la misma.

Problemas de conversión de archivos

Microsoft Office system se ha desarrollado a lo largo de los años, adquiriendo con el tiempo características nuevas, por lo que se ha hecho necesario cambiar periódicamente el formato de la estructura de los archivos de datos para obtener compatibilidad con la funcionalidad nueva. Las versiones anteriores de Microsoft Office no siempre pueden leer archivos que usan estructuras de archivos de datos más recientes. Es importante comprender los pasos necesarios para garantizar el uso compartido de documentos entre usuarios que usan versiones distintas de Microsoft Office system. En ocasiones, al igual que con Access, se necesita una intervención manual concreta; otras veces, las versiones de Microsoft Office system se pueden adaptar automáticamente a la versión del archivo.

Al identificar los problemas de conversión de archivos, tenga en cuenta lo siguiente:

• Microsoft Office Word, Office Excel y Office PowerPoint® de Office 97, Microsoft Office 2000, Office XP y Ediciones de Office 2003 comparten el mismo formato de archivo. Los documentos creados con esas versiones de Microsoft Office no requieren conversión para poder editarse con Ediciones de Office 2003.

• Ediciones de Office 2003 puede convertir archivos individuales creados con versiones anteriores de Microsoft Office system; además, Ediciones de Office 2003 incluye el Asistente para conversión por lotes para convertir varios documentos de forma simultánea.

• Puede implementar el paquete convertidor de Microsoft Office para convertir los archivos en formatos que Ediciones de Office 2003 no admita de forma nativa. Descargue Office Converter Pack de Microsoft Office 2003 Editions Resource Kit (en inglés) en https://office.microsoft.com/en-us/assistance/HA011513581033.aspx.

  Nota   El juego de herramientas de conversión de Access 2003 es una herramienta para analizar las bases de datos de Microsoft Office Access 97 para la actualización y conversión a Access 2003. El juego de herramientas de conversión de Access 2003 identifica y localiza problemas de compatibilidad conocidos que afectan al proceso de conversión, pero no convierte las bases de datos. Puede descargar el juego de herramientas de conversión de Access 2003 desde https://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=2E861E76-5D89-450A-B977-980A9841111E&= en. El archivo del paquete descargado contiene documentación para usar el juego de herramientas de conversión de Access 2003, con recomendaciones incluidas.

Soluciones personalizadas basadas en Microsoft Office

Muchas organizaciones han usado las características avanzadas de Microsoft Office system para desarrollar soluciones personalizadas. Esas organizaciones aplican macros y construcciones de programación de aplicaciones como VBA para ampliar la funcionalidad de base de Microsoft Office system. Al igual que las estructuras de archivos de datos, esas macros y estructuras de programación han evolucionado con Microsoft Office system y pueden necesitar estrategias de migración para asegurar el cumplimiento de los requisitos empresariales después de la migración a Ediciones de Office 2003.

Al planear la implementación de Ediciones de Office 2003, tenga en cuenta las siguientes preguntas:

• ¿Tiene un inventario de los programas que no pertenecen a Microsoft y de los programas y personalizaciones de construcción interna basados en Microsoft Office system?

• ¿Ha probado la compatibilidad con Ediciones de Office 2003 de cada programa no perteneciente a Microsoft y de las soluciones de construcción interna basadas en Microsoft?

  Nota   Para obtener más información acerca de las diferencias de versión que requerirán cambios para personalizar las soluciones basadas en Microsoft Office system, consulte las notas de producto Microsoft Office 97 to Microsoft Office 2003 Editions Migration Issues (en inglés) en https://office.microsoft.com/en-us/assistance/HA011401651033.aspx.

Problemas de coexistencia

Aunque una organización pueda tener el objetivo de migrar a todos los usuarios a Ediciones de Office 2003, puede que la migración completa de la organización no se produzca de forma instantánea. Se debe idear e implementar un plan que permita a los usuarios de Ediciones de Office 2003 colaborar en documentos con compañeros de equipo que usan versiones anteriores de Microsoft Office system. El equipo de trabajo de aplicaciones principales debe comprender estos problemas e identificar el efecto de cada uno de ellos en la organización. Por ejemplo, una compañía que realiza la migración de Ediciones de Microsoft Office 4.3 a Ediciones de Office 2003 puede tener más problemas que una compañía que migra desde Ediciones de Microsoft Office XP. Tenga en cuenta las preguntas siguientes:

• ¿Sabe qué versiones de Microsoft Office system ejecutan los usuarios?

• ¿Sabe qué grupos de usuarios comparten documentos con otros grupos de usuarios? ¿Comparten los documentos en un solo sentido o en ambos sentidos?

Durante una implementación de Ediciones de Office 2003, hay diversas soluciones disponibles para permitir a los usuarios compartir documentos entre varias versiones de Microsoft Office system. Por ejemplo, si realiza la migración de Ediciones de Microsoft Office 95 a Ediciones de Office 2003, esas soluciones garantizan que los usuarios que no ha migrado aún puedan seguir intercambiando información con los usuarios que ya ha migrado. Las notas de producto Microsoft Office XP and File Sharing in a Heterogeneous Office Environment (en inglés) en https://www.microsoft.com/technet/prodtechnol/office/officexp/maintain/fileshar.mspx ofrecen un tratamiento completo de estas soluciones. Esto también se aplica a Ediciones de Office 2003, aunque las notas de producto mencionen específicamente Office XP.

Las soluciones que use dependerán de si los usuarios comparten documentos con otros grupos. Las soluciones también dependerán de si los usuarios comparten documentos en uno solo o en ambos sentidos y de si necesitan cambiar los documentos que comparten. Los grupos de usuarios que no comparten documentos con otros departamentos se pueden migrar a Ediciones de Office 2003 cuando se desee sin merma de la productividad.

No obstante, si un grupo de usuarios comparte documentos con otros grupos, debe decidir si los destinatarios de los documentos necesitan acceso de sólo lectura a esos documentos o si necesitan derechos para editar y devolver dichos documentos. Si necesitan acceso de sólo lectura, la variedad de soluciones disponibles será mayor (visores de archivos, almacenamiento de documentos como páginas web, etc). Si los usuarios necesitan editar y devolver los documentos al grupo remitente, quizá deba restringir ambos grupos a un formato de archivo común hasta que se haya realizado la migración completa de ambos grupos a Ediciones de Office 2003. Además, para garantizar la continuidad, puede planear la migración de grupos dependientes de forma simultánea.

Compatibilidad de entornos multilingües

Una implementación multilingüe de Ediciones de Office 2003 mediante los recursos multilingües de Ediciones de Office 2003 (como el paquete de MUI) ofrece las siguientes ventajas:

• Una sola implementación en todo el mundo. Las compañías pueden implementar la versión en inglés de Ediciones de Office 2003 en todo el mundo con las características de MUI sin necesidad de mantener versiones de idiomas diferentes. Los usuarios locales podrán seleccionar el idioma de la interfaz de usuario que necesiten, o bien el administrador lo podrá establecer mediante una directiva de grupo. Las actualizaciones y Service Packs también estarán disponibles al mismo tiempo para su implementación simultánea en todo el mundo.

• Soporte técnico y administración más fáciles. El soporte técnico puede cambiar la interfaz de usuario a cualquier idioma para ofrecer ayuda más fácilmente. Después de solucionar un problema, el soporte técnico puede restaurar el idioma original.

• Equipos compartidos. El paquete de MUI se controla en el nivel de usuario y, por lo tanto, permite escenarios en los que varios empleados a tiempo parcial o en itinerancia comparten un solo equipo. Esto también se aplica a un escenario de Microsoft Windows Server™ 2003 Terminal Services en el que los usuarios pueden obtener un idioma de interfaz de usuario diferente en función de sus preferencias.

Si es cliente de Open License, consulte al distribuidor para obtener información acerca de la compra del paquete de MUI. Si es un cliente selecto o de empresa, consulte Microsoft Volume Licensing Fulfillment Guide (en inglés) en http://selectug.mslicense.com/L1033/shippingcontentlist.aspx. Las versiones de consumo de los componentes de Windows XP y Office 2003 que se han adquirido como aplicaciones independientes no son compatibles con el paquete de MUI. No obstante, con Windows Vista esto ha cambiado; Windows Vista presenta un idioma neutral y los datos de localización (por ejemplo, el texto, los gráficos, el formato) se almacenan en archivos individuales que se enlazan justo antes de la implementación o durante la misma.

Nota   Microsoft Office 2003 Editions Resource Kit ofrece orientación sobre la planeación de una implementación multilingüe de Ediciones de Office 2003. Consulte “Preparing for an Office Multilingual Deployment” (en inglés) en https://office.microsoft.com/en-us/assistance/CH011480711033.aspx para obtener más información acerca de cómo preparar una implementación multilingüe.

Identificación de expertos en la materia

En las áreas o departamentos en que los desarrolladores de aplicaciones principales tienen razones para creer que pueden surgir problemas importantes con Ediciones de Office 2003, se recomienda que el departamento proporcione un experto en la materia (SME) para que actúe como enlace con los desarrolladores. Por ejemplo, tener un SME del departamento de contabilidad disponible para los desarrolladores puede ser útil a fin de garantizar que se identifican y solucionan todos los problemas de Ediciones de Office 2003, ya que los departamentos de contabilidad suelen usar hojas de cálculo Excel complejas.

Identificación de otras aplicaciones principales

Además de Ediciones de Office 2003, necesitará identificar las otras aplicaciones principales que debe incluir en la imagen del Acelerador de Solución para BDD. Se trata de aplicaciones son comunes para todos los escritorios, como antivirus, programas de compresión, clientes de correo, etc. Una aplicación principal es cualquier aplicación común a toda o casi toda la organización, que no es fácil de distribuir, o que debe estar disponible en cuanto se habilite la imagen. Documente las opciones de línea de comandos necesarias para instalar cada aplicación sin la intervención del usuario. Para obtener más información acerca de la instalación de las aplicaciones en una fase posterior a la implementación de imágenes, consulte la Supplemental Applications Feature Team Guide (en inglés).

Muchas organizaciones consideran las aplicaciones siguientes aplicaciones principales:

• Adobe Acrobat y Adobe Acrobat Reader

• Macromedia Flash Player

• Macromedia Shockwave

• Algunos paquetes de antivirus

• Algunos complementos de Outlook

• Algunos complementos de Microsoft Internet Explorer

• Protectores de pantalla corporativos

• Aplicaciones de emulación de terminal (como TN3270)

• Controladores de base de datos y software de conectividad

• Software de administración de clientes y de red (como clientes OpenManage)

Para las aplicaciones principales que no ofrecen una instalación silenciosa, decida cómo desea automatizar la instalación. Puede volver a crear paquetes de muchas aplicaciones como bases de datos de instalación de Windows Installer, por ejemplo; o bien puede crear un script para automatizar la instalación. Para obtener más información acerca de cómo volver a crear paquetes de las aplicaciones antiguas, consulte la sección siguiente, “Desarrollo”.

Hito: plan de migración aceptado

En este hito, el equipo de trabajo de aplicaciones principales ha creado el laboratorio de pruebas y ha escrito un plan de migración. El plan de migración se ha aceptado. La tabla 2 muestra las entregas asociadas a este hito.

Tabla 2. Entregas del hito de aceptación del plan de migración