Descripción de archivos de datos antiguos personales

Última modificación del tema: 2010-02-01

Puede usar los archivos personales para volver a tener el control de los datos de mensajería de la organización mediante la eliminación de la necesidad de los archivos del almacén personal (.pst) y permitir a los usuarios almacenar mensajes en un buzón de correo de archivo al que se puede tener acceso en Microsoft Outlook 2010 y Microsoft Office aplicación web de Outlook.

Datos de mensajería y archivos .pst

Outlook usa archivos .pst para almacenar datos localmente en los equipos de los usuarios o los recursos compartidos de red. A diferencia de los archivos de almacén sin conexión (.ost) que usa Outlook para almacenar una copia del buzón de correo para acceso sin conexión, los archivos .pst no se sincronizan con el buzón de correo de Exchange del usuario. Los usuarios pueden transferir los mensajes a un archivo .pst y, de esta forma, los mensajes transferidos se eliminan del buzón de correo.

Algunos de los desafíos de administración respecto del uso de archivos .pst son:

• Archivos no administrados   Por lo general, los archivos .pst son creados por usuarios y residen en sus equipos o en los recursos compartidos de red. La organización no los administra. Los usuarios pueden crear varios archivos .pst que contengan mensajes idénticos o distintos y almacenarlos en ubicaciones diferentes, sin control de la organización.
• Mayores costos de detección   Cuando tienen lugar solicitudes de detección como consecuencia de un proceso judicial u otros requisitos normativos o empresariales, la ubicación de datos de mensajería que residen en archivos .pst en los equipos de los usuarios puede resultar una tarea manual costosa. Dado que el seguimiento de archivos .pst no administrados puede ser difícil, es posible que los datos .pst no puedan detectarse en muchos de los casos. Es posible que esto exponga a la organización a riesgos legales y financieros.
• Incapacidad de aplicar directivas de retención de mensajería   No se pueden aplicar directivas de retención de mensajería a mensajes ubicados en archivos .pst. Por ello, en función de las normas aplicables o del negocio, es posible que la organización no cumpla con los requisitos normativos.
• Riesgo de robo de datos   Los datos de mensajería almacenados en archivos .pst son vulnerables al robo de datos. Por ejemplo, los archivos .pst suelen almacenarse en dispositivos portátiles tales como equipos portátiles, discos duros extraíbles, y medios portátiles tales como unidades USB, CD y DVD.
• Vista fragmentada de los datos de mensajería   Los usuarios que almacenan información en archivos .pst no obtienen una vista uniforme de sus datos. Por lo general, los mensajes almacenados en archivos .pst están disponibles en el equipo donde se encuentra el archivo .pst. Al obtener acceso a un buzón de correo mediante aplicación web de Outlook o Outlook de otro equipo, no es posible tener acceso a los mensajes almacenados en archivos .pst.

Archivos personales

En Microsoft Exchange Server 2010, puede usar archivos personales para brindar a los usuarios una ubicación de almacenamiento alternativa para almacenar datos históricos de mensajería. Con esta funcionalidad, los usuarios de Outlook 2010 y aplicación web de Outlook tienen acceso ininterrumpido a su buzón de correo de archivo. Mediante cualquiera de estas aplicaciones cliente, los usuarios pueden visualizar un buzón de archivo y transferir o copiar mensajes entre su buzón de correo principal y el archivo. Los archivos personales presentan una vista uniforme de los datos de mensajería a los usuarios y eliminan la sobrecarga de usuarios que se requiere para administrar los archivos .pst. Al eliminar el uso de archivos .pst se reduce de forma significativa la posibilidad de que la organización se enfrente a los riesgos descritos en la sección anterior.

La creación y la administración de buzones de correo de archivos se integran con las tareas comunes de administración de buzones de correo. Al crear un buzón de correo de usuario principal, también puede crear un buzón de correo de archivo o bien puede habilitar un buzón de correo de archivo para los buzones de correo existentes. También puede deshabilitar o eliminar un buzón de correo de archivo con facilidad. El buzón de correo de archivo de un usuario reside en la misma base de datos de buzones que el buzón de correo principal del usuario. Al transferir el buzón de correo principal del usuario de una base de datos de buzones de correo a otra, el buzón de correo de archivo se transfiere junto con el buzón de correo principal.

Para obtener información detallada acerca de cómo administrar buzones de correo de archivo, consulte Administración de archivos personales.

Directivas "Mover a archivo"

En Exchange 2010, puede aplicar directivas de archivo a un buzón de correo que transferirán los mensajes de manera automática del buzón principal de un usuario al buzón de correo de archivo una vez transcurrido un período especificado. Los mensajes se conservan en el buzón de correo de archivo hasta que el usuario los elimine. Las directivas de archivo son directivas de retención que se implementan al crear etiquetas de retención que especifican la acción Mover a archivo.

Para obtener más información acerca de las directivas de retención, las etiquetas de retención y la acción de retención Mover a archivo, consulte Descripción de las etiquetas y directivas de retención.

Directiva de archivo predeterminada

El programa de instalación de Exchange Server crea una directiva de archivo predeterminada. La directiva de archivo predeterminada es una directiva de retención que contiene las siguientes etiquetas de retención.

Al habilitar un archivo personal para un buzón de correo, la directiva de archivo predeterminada se asigna al archivo de manera automática. Después que el servicio Asistentes de buzón de correo de Microsoft Exchange procesa el buzón de correo, estas etiquetas se vuelven disponibles para el usuario, quien puede etiquetar carpetas o mensajes para moverlos al buzón de correo de archivo. De forma predeterminada, los mensajes de correo electrónico de todo el buzón de correo se mueven una vez transcurridos dos años.

Cuotas de archivo

Los buzones de correo de archivo están diseñados para permitir a los usuarios almacenar datos históricos de mensajería fuera de su buzón principal. Por lo general, los usuarios usan archivos .pst debido a las bajas cuotas de almacenamiento de buzón de correo y las restricciones que se imponen cuando se superan dichas cuotas. Por ejemplo, se puede impedir que los usuarios envíen mensajes cuando su tamaño de buzón supera la cuota Prohibir envío. De manera similar, se puede impedir que los usuarios envíen y reciban mensajes cuando su tamaño de buzón de correo supera la cuota Prohibir envío y recepción.

Para eliminar la necesidad de archivos .pst, es importante que proporcione un buzón de correo de archivo con límites de almacenamiento que cumplan con los requisitos del usuario. No obstante, al mismo tiempo, quizá desee conservar algo de control sobre las cuotas de almacenamiento y el crecimiento de los buzones de correo de archivo a fin de ayudar a controlar los costos y la expansión.

Para ayudar con este control, puede configurar buzones de correo de archivo con una cuota de advertencia de archivo y una cuota de archivo. Cuando un buzón de correo de archivo supera la cuota de advertencia de archivo especificada, se registra un evento y se envía un mensaje de advertencia al usuario del buzón. Cuando un buzón de correo de archivo supera la cuota de archivo especificada, los mensajes ya no se mueven al archivo y se envía un mensaje de advertencia a usuario del buzón de correo. De forma predeterminada, la cuota de advertencia de archivo y la cuota de archivo se establecen en Ilimitado. Para obtener información detallada acerca de cómo configurar estas cuotas, consulte Configurar cuotas de archivos personales para un buzón.