Planeación de la importación de metadatos administrados (SharePoint Server 2010)

Artículo
12/13/2016

Se aplica a: SharePoint Server 2010

Última modificación del tema: 2016-11-30

Si su organización ya tiene una taxonomía corporativa u otros datos jerárquicos que desea usar como metadatos administrados en Microsoft SharePoint Server 2010, considere importar los datos en lugar de volver a especificarlos. Entre los ejemplos de datos jerárquicos que podría desear importar se incluyen una lista de nombres de productos, una lista de centros de costos válidos y la jerarquía de departamentos y grupos dentro de la organización.

Incluso si su organización no tiene datos que importar, podría considerar crear la taxonomía fuera de la herramienta de administración de almacén de términos y luego importarla. La herramienta de administración de almacén de términos proporciona un modo simple y conveniente de crear conjuntos de términos y administrar términos; pero si se usa para crear varios conjuntos de términos, se puede tardar más que si se importan. La herramienta de administración de almacén de términos es conveniente para una administración cotidiana de conjuntos de términos una vez que estos ya se han creado.

En este artículo:

Acerca de la planeación de la importación de metadatos administrados
Búsqueda de datos existentes
Organización de datos en metadatos administrados
Limpieza de datos
Dar formato a los datos que se van a importar
Importación de metadatos administrados
Combinación de términos y adición de etiquetas adicionales

Antes de leer este artículo debería comprender los conceptos descritos en el artículo Introducción a los metadatos administrados.

Acerca de la planeación de la importación de metadatos administrados

La importación de metadatos administrados implica las siguientes tareas:

Buscar los datos existentes.
Organizar los datos en metadatos administrados SharePoint Server.
Limpiar los datos existentes.
Dar formato a los datos existentes en los archivos que se van a importar.
Importar los metadatos administrados.
Combinar términos, y agregar sinónimos y traducciones.

En este artículo se describe la búsqueda de los datos existentes y la limpieza de datos. Las demás tareas (organizar, dar formato, importar y combinar) no se tratan en este artículo porque son las mismas tanto si se crean nuevos metadatos administrados como si se importan datos existentes.

Búsqueda de datos existentes

Tenga o no la organización una taxonomía formal, probablemente haya datos dentro de la organización que se puedan usar como metadatos administrados en SharePoint Server. Si encuentra un conjunto de valores válidos para algo, eso significa que se encuentra frente a posibles metadatos administrados. Por su puesto, los únicos datos que debería considerar importar como metadatos administrados son los datos relevantes para el negocio o para los escenarios que se implementen.

Busque y recopile información de los siguientes orígenes:

Listas de referencias. ¿Qué listas usan las personas cuando necesitan información para su trabajo cotidiano? Entre ellas se pueden incluir una lista de departamentos adheridos a un boletín electrónico, una hoja de cálculo que contiene los números de los proyectos de todos los proyectos activos o un sitio web interno que contiene el catálogo de productos de una compañía.
Formularios. Examine los formularios que se usan en la organización. Si el formulario contiene un campo para el que solo son válidos ciertos valores, el campo puede ser información que se puede representar con metadatos administrados. Por ejemplo, un formulario de informe de gastos puede tener un campo para un centro de costo. El campo centro de costo probablemente se valida con una lista de centros de costo válida. Por lo tanto, "centro de costo" puede ser candidato para un conjunto de términos SharePoint Server.
Taxonomías. Muchas grandes compañías ya crearon una taxonomía corporativa. Es posible que ciertas entidades públicas, por ejemplo las escuelas públicas, sean parte de un sistema más grande que desarrolló una taxonomía. Algunos grupos industria desarrollaron taxonomías para compartir información. Las taxonomías existentes son un origen excelente de metadatos administrados.
Campos de elección SharePoint Server existentes. Si su organización ya implementó una solución SharePoint Server, examine la solución SharePoint Server para columnas de sitio cuyo tipo sea Elección. Cuando un usuario especifica un valor para una columna de sitio Elección, debe elegir de una lista de valores válidos. Esa lista podría ser un conjunto de términos de SharePoint Server 2010.
Jerarquías conocidas: Las personas en su organización probablemente conocen un gran número de jerarquías comunes, como la estructura de carpetas de un recurso compartido de archivos o la estructura de navegación del portal de intranet. Es posible que estas jerarquías lo guíen en el modo de organizar la jerarquía de metadatos administrados.

Organización de datos en metadatos administrados

El proceso para organizar metadatos administrados es el mismo ya sea si comienza con datos existentes o crea los datos. Para obtener más información sobre la organización de metadatos administrados, vea el tema sobre Planeación de términos y conjuntos de términos (SharePoint Server 2010).

Limpieza de datos

Una vez que ha identificado los datos existentes y determinado el modo de organizar los metadatos administrados, probablemente necesite revisar y refinar los datos que recopiló. Sin embargo, primero elimine los datos que no desea que sean metadatos administrados.

Realice las siguientes acciones para cada conjunto de términos de la planeación de metadatos administrados para el que ya existen datos:

Combine las listas. Si recopiló datos de orígenes variados, de los cuales todos contribuirán con términos para el conjunto de términos, cree una sola lista de los términos combinados. Por ejemplo, es posible que haya recopilado una lista de nombres de producto del departamento de marketing y otra lista de nombres de producto del departamento de fabricación. Combine las dos en un conjunto de términos.
Quite los duplicados. Si una lista de términos contiene el mismo término varias veces, quite los duplicados. En un caso ideal, la lista de nombres de producto del departamento de marketing sería idéntica a la lista del departamento de fabricación, por lo que todos los términos estarían duplicados.
Identifique sinónimos. Si distintas organizaciones contribuyeron con términos a su lista, es muy probable que ocasionalmente hayan usado diferentes palabras para el mismo concepto. Es posible que en algunos casos deba seguir permitiendo diferentes palabras (términos) aunque representen el mismo concepto. En estos casos, mantenga todas las expresiones del término en la lista. Identifique la expresión más común del concepto y agregue una nota que indique que se trata del término primario para ese concepto. Agregue una nota a cada una de las demás expresiones que indique que se deben combinar con el término primario.
Corrija errores ortográficos y otros errores. Si la lista contiene varias expresiones para el mismo concepto y no es necesario mantener todas las expresiones, elija una expresión y quite las otras de la lista. Por ejemplo, es posible que en la lista de una organización se usen guiones para un nombre de producto de varias palabras mientras que en la otra lista las palabras se separen con espacios. O que en la lista de una organización se escriba la palabra "versión" mientras que en otra organización se use la abreviatura "ver". Elija una expresión y quite las demás.

Dar formato a los datos que se van a importar

Para obtener más información acerca del formato del archivo de importación, vea Formato del archivo de entrada de metadatos administrados (SharePoint Server 2010).

Importación de metadatos administrados

Para obtener instrucciones para importar metadatos administrados, visite el sitio Office.com (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=207785&clcid=0xC0A). Vea el blog de Wictor Wilén (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=190541&clcid=0xC0A) para obtener información acerca de una herramienta para importar conjuntos de términos, que fue desarrollada por un miembro de la comunidad de SharePoint.

Combinación de términos y adición de etiquetas adicionales

Solo el usuario que importa los metadatos administrados puede agregar términos y conjuntos de términos. Para ello, debe usar la herramienta de administración de almacén de términos para combinar términos. Si la planeación de términos contiene notas que indican que algunos términos se deberían combinar con otros términos, se deberán combinar una vez que se hayan importado. Para obtener instrucciones sobre la importación de metadatos administrados, la combinación de términos y la definición de sinónimos, visite Office.com.

No puede representar sinónimos o traducciones de términos mediante un archivo de importación de metadatos administrados. Para crear sinónimos o traducciones, debe usar la Herramienta de administración de almacén de términos o escribir un programa personalizado para importar y agregar los sinónimos o traducciones.