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Organizarse con las bibliotecas de Windows 7

Actualizado: agosto de 2009

Se aplica a: Windows 7

 

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Las bibliotecas permiten organizar los archivos mediante el uso de metadatos relacionados con el archivo, tales como autor, fecha, tipo, etiquetas, etc., en un instante. Puede realizar más acciones además de simplemente buscar archivos por jerarquías de carpetas. Cuando guarda archivos en una biblioteca, Windows® 7 indiza dichos archivos. Puede usar las características de biblioteca, como el control Organizar por para examinar de forma instantánea los archivos en la biblioteca según los metadatos o usar el Generador de búsquedas, que está integrado en el cuadro de búsqueda del Explorador de Windows, para buscar de manera instantánea los archivos de la biblioteca según los metadatos.

Estas características solamente están disponibles en las bibliotecas y aumentan la productividad realmente. Por ejemplo, las bibliotecas pueden ayudar a encontrar un archivo según algún dato que recuerde, por ejemplo, el tipo de archivo, quién lo escribió o cuándo se modificó por última vez. Las bibliotecas evitan la necesidad de aumentar el detalle hasta muchos niveles de la jerarquía de carpetas para encontrar un archivo.

Este artículo está destinado a profesionales de TI que usan Windows 7 en casa o que brindan soporte a amigos y familiares que usan Windows 7. Gracias a esta información aprenderá cómo las bibliotecas de Windows 7 pueden facilitar y acelerar la búsqueda, la organización y el acceso a los archivos.

Vea también los siguientes documentos relacionados:

noteNota
Para tener una visión completa de los recursos de Windows 7, artículos, demostraciones y guías, visite el Springboard Series para Windows 7 en el TechCenter de cliente de Windows.

Para obtener una versión descargable de este documento, vea el tema acerca de la organización con bibliotecas de Windows 7 (puede estar en inglés) en el Centro de descarga de Microsoft (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=161914).

Problemas de archivos y carpetas

Supongamos que desea explorar en Windows XP su colección de música, que está repartida en diferentes carpetas de varios sistemas. En el Explorador de Windows, abre cada carpeta de música, avanza y retrocede en ellas, explora carpeta tras carpeta, solo para ver la portada. Esta táctica no es muy eficiente y probablemente sea un poco frustrante. Finalmente, abandona esta tarea y se concentra en una sola carpeta de álbum. A las demás, las da por perdidas, al menos por ahora.

Probablemente, con su cónyuge estén preparando una presentación con diapositivas para una próxima reunión familiar, pero algunas imágenes están en su equipo y otras están en el sistema de su cónyuge. No puede encontrar fácilmente solo las imágenes que necesita, ya que no puede verlas todas al mismo tiempo. Olvídese de buscar porque solamente encontrará las imágenes que están en su sistema. La frustración se convierte en enojo y, de repente, sale a comprar un teclado nuevo.

¿No sería excelente que Windows ofreciera una vista general de toda la colección de música, independientemente de las ubicaciones de los distintos álbumes? ¿Qué sucedería si pudiera tener una vista combinada de sus imágenes y las de su cónyuge aunque estuvieran en equipos diferentes, que además pudiera explorar usando metadatos, como autor o fecha? Windows 7 lo hace posible mediante las bibliotecas.

Presentación de las bibliotecas de Windows 7

Las bibliotecas proporcionan una vista consolidada de archivos relacionados y permiten poder encontrarlos incluso aunque estén almacenados en carpetas o sistemas diferentes. Cuando se abre una biblioteca, se pueden ver las ubicaciones de las carpetas que contiene. No obstante, a diferencia de una carpeta convencional, una biblioteca puede mostrar archivos de diferentes ubicaciones en su equipo o en varios equipos de la misma red. En realidad, las bibliotecas no contienen datos; simplemente proporcionan una ventana por la que puede observar los archivos de muchas ubicaciones, todo en un solo lugar, y explorarlos con metadatos.

Windows 7 tiene cuatro bibliotecas predeterminadas: Documentos, Música, Imágenes y Vídeos. (Si alguna vez quita o cambia estas bibliotecas, puede restaurarlas rápidamente; para ello, haga clic con el botón secundario en Bibliotecas en el Explorador de Windows y, a continuación, en Restaurar bibliotecas predeterminadas.) Cada una de las bibliotecas predeterminadas se inicia con dos ubicaciones de carpeta: una de la carpeta del perfil del usuario y otra de la carpeta del perfil público. Puede agregar otras ubicaciones de carpetas a las bibliotecas predeterminadas.

La ilustración 1 muestra una biblioteca de imágenes, que contiene las ubicaciones de carpeta predeterminadas Mis imágenes e Imágenes públicas, junto con una ubicación de carpeta adicional.

 

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Ilustración 1. Biblioteca que contiene varias ubicaciones de carpeta

Probablemente sienta la tentación de decir “Excelente” y simplemente continuar con sus tareas usando las bibliotecas predeterminadas. Pero para pasar de “excelente” a “increíble”, puede crear sus propias bibliotecas y agregarles ubicaciones de carpeta. Puede crear bibliotecas para cualquier conjunto de archivos que crea que no está correctamente cubierto por las bibliotecas existentes. Por ejemplo, un programador puede crear una biblioteca para el código fuente. Además, puede crear una biblioteca de documentos de trabajo nueva para guardar documentos relacionados con su trabajo, de manera que estén separados de los documentos personales.

Crear una biblioteca es fácil: haga clic con el botón secundario en Bibliotecas en el panel de navegación, que está a la izquierda de la ventana del explorador, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Biblioteca. Después de crear una biblioteca, es momento de agregar las ubicaciones de carpeta. Haga clic con el botón secundario en una biblioteca y, a continuación, haga clic en Propiedades para editar las ubicaciones de carpeta que incluye la biblioteca, así como otras propiedades.

En el cuadro de diálogo Propiedades de la biblioteca, que se muestra en la ilustración 2, puede incluir ubicaciones de carpeta nuevas o quitar las ubicaciones existentes. (Al quitar ubicaciones de carpeta de las bibliotecas o eliminar bibliotecas enteras, no se eliminan realmente los archivos de la ubicación donde están almacenados; simplemente se quitan de la vista agregada que proporciona la biblioteca.) Además, puede establecer la ubicación para guardar predeterminada. La ubicación para guardar predeterminada es la carpeta en la que el Explorador de Windows almacena un archivo cuando lo guarda en la raíz de una biblioteca (por ejemplo, cuando coloca una imagen en la biblioteca Imágenes).

 

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Ilustración 2. Propiedades de la biblioteca

Las bibliotecas no solamente presentan una manera flexible de organizar sus archivos, sino que también facilitan su búsqueda. Puede realizar búsquedas de contenido completas y filtrar los resultados por propiedades, tales como fecha, tipo y autor. Windows Search incluso puede buscar archivos en ubicaciones de carpeta de biblioteca de otros equipos, siempre que dichos archivos estén indizados en el sistema remoto o en la memoria caché local mediante Archivos sin conexión.

Se acabaron los problemas con archivos y carpetas

¿Entiende cómo las bibliotecas pueden resolver los problemas de la informática doméstica? En lugar de pasar horas y horas de búsqueda en colecciones de música separadas, puede agregar cada colección a la biblioteca Música. Esto permite tener una vista consolidada de toda la música.

De manera predeterminada, las bibliotecas organizan los archivos según la ubicación de la carpeta y muestran un encabezado para cada ubicación de carpeta en la biblioteca. Detrás de ese encabezado, puede ver el contenido de esa ubicación de carpeta. Este método es definitivamente mejor que abrir cada una de las carpetas, pero eso no es lo mejor de todo. Las bibliotecas permiten organizar los archivos de tal manera que sea lo más práctico para su caso. La ilustración 3 muestra la biblioteca Imágenes organizada por clasificación. En lugar de usar un encabezado para cada ubicación de carpeta, puede ver un encabezado para cada clasificación. Además, puede organizar las bibliotecas según otros metadatos. Por ejemplo, puede organizar la biblioteca Imágenes por mes, día, clasificación o etiqueta. Puede organizar la biblioteca Música por álbum, artista, canción, género o clasificación.

 

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Ilustración 3. Organización de bibliotecas

Preparar una presentación con diapositivas con su cónyuge es mucho más sencillo si usa bibliotecas. Simplemente incluya la carpeta que contiene las imágenes de su cónyuge en la biblioteca Imágenes junto con sus propias carpetas con imágenes. Después de agregar ambas ubicaciones de carpeta a la biblioteca, puede ejecutar solamente una búsqueda para encontrar la fotografía perfecta, independientemente de la ubicación donde esté guardada.

Conclusión

En Windows 7, las bibliotecas ayudan a organizar archivos con facilidad mediante una vista agregada de archivos relacionados de varias carpetas, incluso aunque estén en equipos diferentes (deben estar indizados en un equipo remoto o en la memoria caché local mediante Archivos sin conexión). Esta vista general ayuda a eliminar la necesidad de tener que buscar una por una en la interminable cantidad de carpetas, ya que puede explorar archivos por metadatos. Cualquier carpeta que incluya en una biblioteca se indiza con Windows Search y aparece en los resultados de búsqueda en el menú Inicio. Esta función no solamente permite buscar rápidamente en las bibliotecas, sino que también ayuda a organizar las vistas al instante. El uso de las bibliotecas es intuitivo y simple para que sus amigos y familiares también puedan aprovecharlas.

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