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Acerca de formularios en SharePoint Server 2010

SharePoint 2010
 

Se aplica a: SharePoint Server 2010

Última modificación del tema: 2011-09-29

En este artículo se dan a conocer las ventajas de usar formularios de InfoPath para recopilar datos en soluciones de Microsoft SharePoint Server 2010. La información que se incluye trata sobre el rol de los formularios en soluciones empresariales más amplias y los tipos de formularios que se pueden crear mediante Microsoft InfoPath 2010.

En este artículo:

Todos los procesos de negocios implican la recopilación de algún tipo de datos y el éxito de cualquier proceso de negocio depende de la calidad y la integridad de esos datos. Al usar formularios de InfoPath en las soluciones de SharePoint, es posible asegurar que se recopilen únicamente los datos que sean válidos y de buena calidad. Esto se logra con InfoPath 2010 porque permite estandarizar, personalizar y optimizar el proceso de recopilación de datos sin escribir código.

A continuación se indican algunas de las características principales que InfoPath proporciona para asegurar la integridad de los datos:

  • Validación de datos personalizados. Impide que los usuarios presenten formularios que contienen datos no válidos.

  • Diseño personalizado. Al usar varias vistas, se puede simplificar la experiencia de rellenar formularios dividiéndolos en varias páginas o creando vistas independientes que se optimizan para tareas o usuarios específicos. El formato condicional permite optimizar la experiencia de rellenar formularios. Por ejemplo, puede mostrar u ocultar campos en el formulario según los valores especificados por los usuarios.

  • Conexiones de datos. Conexiones a otros orígenes, como servicios web o listas de SharePoint, que permiten extraer datos complementarios y contextuales para los formularios.

No es necesario escribir código para que se implementen las características que se acaban de mencionar. No obstante, se puede escribir código administrado mediante Visual Studio Tools for Applications (VSTA) para agregar funcionalidad más avanzada a los formularios.

Los formularios desempeñan un rol en todas las soluciones de administración de procesos de negocios. A continuación se incluyen algunos ejemplos de los tipos de aplicaciones y soluciones empresariales que usan formularios de InfoPath:

  • Aplicaciones controladas por formularios. Estas aplicaciones empiezan con un formulario que se usa para recopilar datos y agregar otras funcionalidades de SharePoint para procesar datos e informar sobre ellos, incluidos flujos de trabajo, informes, páginas web personalizadas y listas externas. Entre los ejemplos se incluyen un sitio web del Servicio de asistencia, un centro de adquisiciones o un centro de contratación de empleados para el departamento de Recursos Humanos.

  • Aplicaciones de flujo de trabajo de documentos. Estas aplicaciones automatizan los procesos de negocios basados en documentos. Al agregar formularios de InfoPath a los flujos de trabajo, se puede recopilar información de los usuarios en momentos predefinidos durante el ciclo de vida del flujo de trabajo y los usuarios pueden interactuar con las tareas de ese flujo de trabajo. Entre los ejemplos se incluyen la aprobación de contratos, la revisión de especificaciones técnicas o el procesamiento de documentos legales.

  • Aplicaciones de datos empresariales. Estas aplicaciones empiezan con datos en un sistema externo que está disponible en SharePoint Server mediante Servicios de conectividad empresarial. En SharePoint Server, es posible tener acceso a los datos de sistemas externos a través de listas externas que se pueden agregar, ver, actualizar y eliminar mediante formularios de InfoPath. Entre los ejemplos se incluyen la administración de las relaciones con el cliente y la planeación de recursos de empresa.

  • Procesos de negocios ad hoc. Los procesos de negocios se pueden administrar mediante listas de SharePoint. Los formularios que se usan para crear, leer y actualizar los elementos de estas listas se pueden personalizar mediante InfoPath 2010. Entre los ejemplos se incluyen el seguimiento de problemas sencillos o listas de tareas.

  • Paneles de información de documentos. Estos paneles usan formularios de InfoPath para mostrar metadatos de documentos dentro de una aplicación cliente de Microsoft Office System.

Según la organización y sus recursos y necesidades empresariales, los diseñadores de formularios pueden ser profesionales dedicados al desarrollo y diseño basados en formularios, o bien otros usuarios, como trabajadores de la información, diseñadores de soluciones generales, diseñadores de sitios, administradores de colecciones de sitios, programadores web o administradores de conjuntos de servidores que tienen otras responsabilidades principales.

El tipo de formulario que diseñan dependerá de los requisitos de la solución empresarial.

InfoPath consta de los siguientes dos componentes principales:

  • InfoPath 2010 es una aplicación cliente de Office System que tiene los dos siguientes modos:

    • Microsoft InfoPath Designer 2010 se usa para crear plantillas de formulario. Estas plantillas definen la estructura de los datos, la apariencia y el comportamiento de un formulario. Una vez concluido el proceso de diseño, los diseñadores de formularios publican la plantilla en SharePoint Server para que los usuarios puedan comenzar a rellenar los formularios según esa plantilla.

    • Microsoft InfoPath Filler 2010 se usa para rellenar formularios que se basan en plantillas de formulario creadas en SharePoint Designer.

  • InfoPath Forms Services en Microsoft SharePoint Server 2010 permite la representación de formularios en el explorador web. Se encuentra disponible como una característica Enterprise de SharePoint Server 2010. Los administradores de la granja de servidores configuran las opciones de InfoPath Forms Services en el sitio web de Administración central de SharePoint.

La primera decisión de diseño que los diseñadores deben tomar es si crear un formulario de explorador web o un formulario de Filler. Los formularios de explorador se pueden rellenar en un explorador web, mientras que los formularios de Filler solo se pueden rellenar en InfoPath Filler 2010.

La mayor ventaja de crear formularios de explorador es que los usuarios que los rellenan no tienen que tener InfoPath 2010 instalado en sus equipos. Pueden rellenar estos formularios en el explorador. Es necesario tener InfoPath Forms Services para publicar formularios de explorador en SharePoint Server y para representarlos en el explorador. No obstante, es importante tener en cuenta que los formularios de explorador web no admiten algunas funcionalidades y controles. Esta es la razón más común por la cual se crean formularios de Filler.

Entre los formularios de explorador se incluyen los siguientes tipos:

  • Formularios de lista

  • Formularios de lista externa

  • Formularios de biblioteca de formularios

  • Formularios de flujo de trabajo

Nuevos en SharePoint Server 2010, ahora puede ampliar y mejorar formularios usados para crear, editar y ver elementos en listas de SharePoint mediante InfoPath 2010. Las plantillas de formulario de InfoPath que se publican en listas de SharePoint reemplazan el formulario de lista de SharePoint predeterminado.

Cada tipo de contenido para la lista tiene su propio formulario de lista de SharePoint que se puede personalizar en InfoPath Designer.

Al personalizar formularios de lista en InfoPath Designer, puede mejorar las listas de SharePoint al agregar la siguiente funcionalidad no admitida en formularios de lista predeterminados de SharePoint:

  • Agregar reglas para validar los datos que agregan los usuarios a los formularios. Por ejemplo, si usa formularios para realizar el seguimiento de pedidos para una organización, se puede aplicar un límite de gasto para pedidos individuales.

  • Agregar reglas para dar formato a los datos según condiciones particulares. Los diseñadores de formularios pueden mostrar u ocultar campos, habilitar o deshabilitar controles, cambiar vistas o establecer valores para los datos en un campo. Por ejemplo, en una plantilla de formulario para el seguimiento de inventario, se puede mostrar información diferente a un usuario que solicita un nuevo inventario con respecto a un administrador de la organización que compra nuevo inventario.

  • Consultar datos de otros orígenes. Por ejemplo, puede comprobar la disponibilidad de inventario en un sistema externo y permitir que los usuarios sepan inmediatamente si un elemento determinado no está disponible.

  • Cambiar el diseño y la apariencia de los formularios. Por ejemplo, podría mover los campos requeridos a una posición más prominente en el formulario que les resulte más fácil a los usuarios encontrarlos y rellenarlos, o bien podría agregar vistas optimizadas para distintas tareas o permisos de usuario.

Estas opciones de personalización, así como las opciones de filtros y vistas integradas, disponibles para listas de SharePoint permiten usar formularios de lista en varias clases de soluciones empresariales, desde procesos ad hoc a procesos de negocios más complejos y estructurados.

Las plantillas de formulario de lista de SharePoint no pueden contener código administrado ni datos anidados o de repetición. Si la solución general requiere código administrado o estructuras complejas de datos en los formularios, se debe usar una biblioteca de formularios.

Los Servicios de conectividad empresarial permiten trabajar con datos de sistemas externos, como bases de datos o servicios web, mediante el uso de listas externas de SharePoint. Las listas externas se crean a partir de tipos de contenido externos. Al igual que para listas regulares de SharePoint, se puede usar InfoPath 2010 para personalizar los formularios utilizados para crear, leer, actualizar y eliminar elementos en listas externas.

Una biblioteca de formularios es una biblioteca de documentos de SharePoint que usa un formulario de InfoPath como tipo de contenido predeterminado. Los nuevos formularios se crean al hacer clic en el botón Nuevo, en la biblioteca de formularios, y los formularios individuales que rellenan los usuarios se almacenan como archivos XML en la biblioteca.

Los formularios de la biblioteca de formularios se deben usar si la solución requiere alguna de las siguientes características:

  • Datos anidados o de repetición

  • Firmas digitales

  • Código administrado

  • Datos de formulario almacenados como XML

Los diseñadores de formularios pueden usar InfoPath Designer para personalizar los formularios que los usuarios rellenan para interactuar con las tareas en flujos de trabajo de SharePoint.

Para obtener más información acerca de cómo diseñar plantillas de formulario, vea el tema sobre ayuda y procedimientos de InfoPath (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=185225&clcid=0xC0A).

Para obtener más información acerca de cómo diseñar plantillas de formulario que tienen código personalizado, vea el tema sobre InfoPath Forms Services (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=185226&clcid=0xC0A) en el Centro para desarrolladores de SharePoint.

Las opciones de publicación para los formularios de la biblioteca de formularios dependen de si la plantilla de formulario contiene código administrado, los permisos del diseñador y la configuración de InfoPath Forms Services.

Cualquier diseñador de formularios, con el nivel de permisos de diseño, puede publicar formularios de explorador web que no contienen código administrado, directamente en SharePoint Server. Los diseñadores de formularios publican plantillas de formulario mediante InfoPath Designer.

Los administradores de la granja de servidores pueden restringir la posibilidad de publicar formularios de explorador en SharePoint Server al deshabilitar la publicación de plantillas de formulario habilitadas para explorador, en la página de opciones de configuración de InfoPath Forms Services en Administración central. Esta opción se aplica a los formularios de la biblioteca de formularios únicamente, y permite a las organizaciones que desean tener un control más centralizado de las plantillas de formulario requerir la aprobación del administrador antes de que se publiquen formularios de explorador en SharePoint Server. Esta opción no impide que los usuarios publiquen formularios de Filler en SharePoint Server. Estos formularios solo pueden rellenarse a través de InfoPath Filler.

Los diseñadores de formularios pueden agregar código administrado a sus formularios usando Visual Studio Tools for Applications (VSTA). VSTA es un componente opcional de instalación que está disponible en el programa de instalación para InfoPath 2010. Se pueden publicar plantillas de formulario que tienen código administrado en las dos maneras siguientes:

  • Soluciones de espacio aislado Los administradores de la colección de sitios pueden publicar plantillas de formulario que tienen código, en bibliotecas de formularios, como soluciones de espacio aislado.

  • Formularios aprobados por administrador Los administradores de la granja de servidores pueden cargar plantillas de formulario a una biblioteca en Administración central y, a continuación, activar las plantillas en colecciones de sitios como tipos de contenido del sitio que los usuarios con nivel de permisos de diseño pueden seleccionar.

Los administradores de la colección de sitios pueden publicar plantillas de formulario con código, en bibliotecas de formularios, como soluciones de espacio aislado, si el Servicio de código en espacio aislado de Microsoft SharePoint Foundation se ejecuta en la granja de servidores. Esto permite que un diseñador de formularios que es administrador de la colección de sitios publique formularios sin la aprobación de administrador. La solución de espacio aislado se ejecutará en un entorno que tiene acceso a un subconjunto del modelo de objetos del servidor. El administrador de la granja de servidores puede establecer límites en el uso para proteger al servidor de código malintencionado.

Las plantillas de formulario con código que requiere plena confianza para su ejecución no se pueden publicar como soluciones de espacio aislado. Deben tener la aprobación de un administrador de granja de servidores. Para obtener más información acerca de soluciones de espacio aislado, vea Introducción a las soluciones de espacio aislado (SharePoint Server 2010).

Los administradores de la granja de servidores pueden cargar plantillas de formulario que tienen código, incluso código que requiere plena confianza para su ejecución, a una biblioteca de plantillas de formulario en Administración central. Esta puede ser una opción preferida en organizaciones dispuestas a sacrificar la facilidad de implementación por un control más centralizado de formularios y código administrado. Las plantillas de formulario que se cargan a la biblioteca de plantillas de formulario en Administración central se denominan plantillas de formulario aprobadas por administrador.

Después de guardar la plantilla de formulario, el diseñador de formularios se pone en contacto con el administrador de la granja de servidores. Este administrador revisa la plantilla de formulario para asegurarse de que cumple los estándares de rendimiento y seguridad de la organización. Si la plantilla de formulario cumple esos estándares, el administrador de la granja de servidores la carga en la biblioteca de plantillas de formulario en Administración central para la granja.

Un administrador de la granja de servidores tiene que activar una plantilla de formulario para una colección de sitios específica antes de que pueda utilizarse en la colección de sitios. Al activar una plantilla de formulario se la coloca en una biblioteca de plantillas de formulario para el sitio. Los usuarios pueden agregar la plantilla de formulario como un tipo de contenido a una biblioteca de formularios. Cualquier usuario con el nivel de permisos de diseño puede agregar un tipo de contenido de plantilla de formulario.

Para obtener más información, vea Administración de plantillas de formulario aprobadas por el administrador (SharePoint Server 2010).

Una vez publicada una plantilla de formulario, los usuarios pueden comenzar a rellenar formularios basados en esa plantilla.

Existen dos entornos principales para rellenar formularios, el explorador web y InfoPath Filler. En InfoPath Filler se puede rellenar cualquier formulario. En un explorador web se pueden rellenar únicamente los formularios habilitados para el explorador.

Los administradores de la granja de servidores pueden deshabilitar la representación de formularios en el explorador web mediante las opciones de la página de configuración de InfoPath Forms Services, en Administración central. Esto se aplica solo a las plantillas de formulario de usuarios que se han publicado en bibliotecas de formularios y no a plantillas de formulario aprobadas por administrador ni a plantillas de formulario publicadas en listas. Si se deshabilita la representación de formularios de explorador web, los formularios se abrirán en InfoPath Filler, si InfoPath está instalado en el equipo del usuario.

Los formularios de lista de SharePoint se pueden rellenar mediante SharePoint Workspace. Los formularios de la biblioteca de formularios se pueden rellenar sin conexión mediante InfoPath Filler.

Los formularios de explorador de InfoPath también se pueden hospedar en páginas web mediante el elemento web Formulario de InfoPath. Para obtener más información acerca del elemento web Formulario de InfoPath, vea el tema sobre el elemento web Formulario de InfoPath (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=187903&clcid=0xC0A).

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