Introducción al almacenamiento y enrutamiento basados en metadatos (SharePoint Server 2010)

Se aplica a: SharePoint Server 2010

Última modificación del tema: 2016-11-30

El almacenamiento y enrutamiento basados en metadatos pueden usar la característica Organizador de contenido de Microsoft SharePoint Server 2010 como parte de una solución de administración de documentos.

Este artículo proporciona una introducción al almacenamiento y enrutamiento basados en metadatos y ayuda a los planificadores y diseñadores de la solución a usar la característica Organizador de contenido en Microsoft SharePoint Server 2010 para planear una solución completa de administración de documentos.

En este artículo:

• Acerca del almacenamiento y enrutamiento basados en metadatos

• Configuración del Organizador de contenido

• Reglas del Organizador de contenido

Acerca del almacenamiento y enrutamiento basados en metadatos

SharePoint Server 2010 presenta el almacenamiento y enrutamiento de metadatos mediante el uso del Organizador de contenido. El Organizador de contenido se basa en características de enrutamiento de documentos que se introdujeron en la plantilla de sitio del Centro de registros en SharePoint 2007.

Con el Organizador de contenido, las nuevas características de nivel de sitio hacen que las tareas de clasificar, enrutar y almacenar contenido sean más fáciles para los administradores y los usuarios mediante la aplicación de reglas basadas en metadatos. Una vez que el administrador del sitio activa la característica Organizador de contenido y configura las opciones y reglas, en lugar de cargar directamente un documento a una biblioteca o carpeta, los usuarios pueden guardar, enrutar y aplicar reglas a un documento mediante uno de los métodos siguientes:

• Cargar un documento en una biblioteca temporal. Se crea una biblioteca temporal en todos los sitios que tienen activada la característica Organizador de contenido.

• Usar Guardar como en las aplicaciones cliente de Word, Excel y PowerPoint.

• Usar Enviar a desde otros sitios de SharePoint.

• Usar el modelo de objetos del servicio web.

• Usar una zona temporal de correo electrónico. Con el uso de Exchange, los documentos pueden enviarse por correo electrónico al sitio, donde se deben aplicar los metadatos antes de que los enruten las reglas.

• Realizar un envío a un sitio del Centro de registros como parte del ciclo de vida o expiración de un documento (por ejemplo, como parte de un flujo de trabajo o directiva de retención).

Una vez que se ha cargado un documento, según los metadatos de ese documento, el Organizador de contenido puede enrutarlo a una carpeta determinada o crear automáticamente una carpeta nueva. Por ejemplo,

• Se puede crear una carpeta nueva como un elemento secundario de la carpeta de destino, porque la carpeta de destino de la regla de enrutamiento es demasiado grande.

• Las carpetas se crean para cada nuevo valor en un campo (debe ser un campo requerido para el tipo de contenido). Por ejemplo, si dispone de taxonomía con 100 términos, las carpetas pueden crearse automáticamente para cada uno de esos 100 términos; cada una de las carpetas se crea la primera vez que el Organizador de contenido evalúa un documento que tiene una etiqueta determinada.

Las carpetas nuevas heredarán la configuración de la carpeta principal. Las carpetas nuevas luego podrán tener otras reglas que definan otros parámetros, como permisos, metadatos predeterminados, directivas de retención y flujos de trabajo que los documentos que contienen heredarán. Por ejemplo:

• Al etiquetar un documento con "Asuntos corporativos", el documento se enruta a una carpeta que tiene permisos más restringidos que otros documentos de otras carpetas de la biblioteca. Esto permite que los metadatos apliquen permisos a un documento de SharePoint de forma eficaz.

• Al etiquetar un documento con "Contabilidad", el documento se enruta a una carpeta donde se somete a una directiva de retención para asegurar que el documento se guarde.

• Al etiquetar un documento con "Recursos Humanos", el documento se enruta a una carpeta donde se aplican otras etiquetas de metadatos. Esto puede reducir la necesidad que tienen los usuarios de aplicar gran cantidad de etiquetas de metadatos y, a la vez, permite disminuir el tiempo que lleva el etiquetado y los posibles errores que este puede conllevar.

Al etiquetar contenido con metadatos y usar la configuración y las reglas del Organizador de contenido, es posible determinar, enrutar y almacenar de forma eficaz cualquier documento de la organización. También es posible aplicar parámetros de contenido adicionales a esos documentos.

Configuración del Organizador de contenido

Los administradores del sitio pueden configurar las opciones del Organizador de contenido que determinarán la manera en que se enrutará el contenido cargado al sitio. Esta configuración se aplicará a todo el contenido enrutado mediante el Organizador de contenido. Este incluye las siguientes opciones de configuración:

• Redirigir usuarios a la biblioteca temporal Si está habilitada, esta opción especifica que los usuarios son redirigidos a la biblioteca temporal cuando se carga contenido a un sitio que tiene aplicadas una o varias reglas del Organizador de contenido. Si se deshabilita esta opción, los usuarios pueden evitar usar el Organizador de contenido y cargar archivos directamente a una biblioteca o carpeta. Esta configuración se aplica únicamente cuando se carga un documento a través de la página de la biblioteca de documentos o una aplicación cliente.

• Envío a otro sitio Si está habilitada esta opción, es posible crear reglas para redirigir las cargas del sitio actual, de modo que se envíen a otro sitio que también tenga activada la característica Organizador de contenido.

• Creación de particiones de carpeta Si está habilitada esta opción, se crearán subcarpetas cuando se supere un número especificado de elementos en una carpeta.

• Envíos duplicados Esta opción especifica si se va a usar el control de versiones de SharePoint o si se van a anexar caracteres únicos al final de los nombres de archivos duplicados cuando se carga un documento con el mismo nombre de otro documento que ya está en la biblioteca de destino.

• Administradores de reglas Esta opción especifica usuarios que pueden crear reglas, así como administrar y responder al contenido cargado que no coincide con alguna regla.

• Puntos de envío Esta opción no configurable proporciona una dirección URL y un servicio web, así como una dirección de correo electrónico que se puede usar para configurar otros sitios o mensajes de correo electrónico para enviar contenido al sitio. Al crear una nueva ubicación Enviar a en Administración central, esta es la dirección URL del servicio que se especifica como el destino de los archivos enviados a la ubicación Enviar a. Las ubicaciones Enviar a deben configurarse previamente para que aparezcan como punto de envío.

Reglas del Organizador de contenido

Los administradores de reglas pueden crear reglas. Una regla determina si debe aplicarse al documento entrante y, después, ejecuta las acciones que tiene especificadas. Entre las opciones de regla se incluyen las siguientes:

• Nombre de la regla Indica el nombre de la regla.

• Prioridad y estado de reglas Especifica la prioridad de esta regla en una escala del 1 al 9, si se aplica más de una regla. También se puede especificar que esta regla esté inactiva y no se aplique al contenido entrante.

• Tipo de contenido de envío Especifica el grupo de tipo de contenido, como Tipos de contenido de documento o Tipos de contenido de publicación, entre otros. Según el grupo de tipo de contenido, también se puede seleccionar un tipo de contenido para la regla. Si un tipo de contenido de la organización usa otro nombre, puede especificar un nombre alternativo.

• Condiciones Aplica otros filtros basados en la propiedad para que la regla los procese.

• Ubicación de destino Especifica dónde se coloca el contenido que coincide con la regla.

• Puntos de envío Lugar donde se guardará el elemento que cumple con todos los criterios anteriores. Si activó la opción Envío a otro sitio en la configuración del Organizador de contenido, verá un cuadro desplegable que contiene una lista de otras ubicaciones que no pertenecen al sitio actual a las que puede enrutarse un documento.

Activación de la característica Organizador de contenido para un sitio

Para poder usar el Organizador de contenido en un sitio, es necesario activar la característica Organizador de contenido. Una vez que se ha activado para un sitio, en la página Configuración del sitio, aparecerán Configuración del organizador de contenido y Reglas del organizador de contenido en Administración del sitio.

Para activar la característica Organizador de contenido para un sitio

1. En la página Configuración del sitio, en Acciones del sitio, haga clic en Administrar las características del sitio.

2. En la página Características, en Organizador de contenido, haga clic en Activar.

Después de activar la característica Organizador de contenido, podrá crear reglas basadas en metadatos para mover el contenido enviado a un biblioteca o carpeta.

See Also

Concepts

Introducción a la navegación por metadatos (SharePoint Server 2010)

Other Resources

Centro de recursos: Metadatos administrados y taxonomía en SharePoint Server 2010