Información general sobre las etiquetas temáticas (SharePoint Server 2010)

Se aplica a: SharePoint Server 2010

Última modificación del tema: 2011-06-20

Una etiqueta es una palabra o frase que identifica información individual de acuerdo con un conjunto de atributos o criterios. Las etiquetas facilitan la tarea de encontrar y compartir información sobre un asunto específico o una tarea.

Las etiquetas temáticas ayudan a los usuarios a clasificar información de formas que sean significativas para ellos. Las etiquetas temáticas pueden mejorar la calidad de los resultados de búsqueda mediante el filtrado por etiquetas específicas y también pueden poner en contacto a individuos que desean compartir información con otros usuarios que tienen intereses similares.

En este artículo se describen las características de etiquetas temáticas en Microsoft SharePoint Server 2010, pero no se describe cómo configurarlas. Tampoco se describe detalladamente cómo implementar estas características como parte de una estrategia general de medios sociales para una empresa. Para obtener más información, vea Implicaciones de seguridad y privacidad de las etiquetas temáticas (SharePoint Server 2010).

En este artículo:

• Acerca del uso de las características de etiquetas temáticas

• Características de etiquetas temáticas

• Usos y beneficios de las etiquetas temáticas

• Impactos de las etiquetas temáticas

Acerca del uso de las características de etiquetas temáticas

Las características de etiquetas temáticas ayudan a los usuarios a compartir información y recuperar contenido relevante y de alta calidad de forma más eficaz. Esta forma de compartir fomenta la colaboración y ofrece a los usuarios en contacto con expertos, quienes pueden proporcionar información y ayuda. Las empresas también pueden utilizar las características de etiquetas temáticas de SharePoint Server 2010 para garantizar el cumplimiento de reglamentaciones gubernamentales o de la industria o para preparar una auditoría o exhibición de documentos electrónicos. Para obtener más información, vea Planeación de la exhibición de documentos electrónicos (SharePoint Server 2010).

Características de etiquetas temáticas

SharePoint Server 2010 contiene las siguientes características de etiquetas temáticas:

• Etiquetas temáticas, que permiten a los usuarios guardar elementos de interés, organizar toda la información de un proyecto y conectarse con otros usuarios que comparten sus intereses.

• Panel de notas, que permite a los usuarios agregar comentarios sobre páginas web, documentos y elementos de biblioteca a los que se les realizará un seguimiento en una ubicación central.

• Clasificaciones, que son etiquetas temáticas que permiten a los usuarios evaluar el valor del contenido con una escala, por ejemplo, una escala de una a cinco estrellas.

• Bookmarklets, que permiten a los usuarios agregar etiquetas y notas a las páginas que están fuera de un entorno de SharePoint. Por ejemplo, si los usuarios agregan etiquetas a una página en un sitio web de Internet, dichas etiquetas y notas pueden aparecer en la ficha Etiquetas y notas de Mi sitio.

Las etiquetas temáticas, el panel de notas y las clasificaciones se controlan mediante el permiso Usar características sociales del servicio de perfiles de usuario.

Etiquetas temáticas

Las etiquetas temáticas son palabras o frases generadas por el usuario que describen la información. No forman parte de una taxonomía formal, como las palabras clave de empresa en el almacén de términos asociado con una aplicación de servicio de metadatos administrados en SharePoint Server o los códigos de la Clasificación estadística internacional de enfermedades y problemas relacionados con la salud (ICD) utilizados en medicina para representar diagnósticos específicos. Los usuarios crean etiquetas temáticas según su experiencia subjetiva con una parte específica de la información.

Las etiquetas temáticas constan de una identidad de usuario, una dirección URL del elemento y la etiqueta en sí. Las etiquetas temáticas se almacenan en la base de datos de etiquetas temáticas que es parte del servicio de perfiles de usuario. De forma predeterminada, todos los usuarios autenticados pueden agregar etiquetas temáticas a documentos y otros elementos de SharePoint. Los usuarios que tengan el permiso Usar características sociales pueden eliminar una etiqueta.

Las nubes de etiquetas proporcionan una vista agregada de las etiquetas aplicadas por un grupo de usuarios a determinada información. SharePoint Server 2010 incluye un elemento web de nube de etiquetas que aparece de forma predeterminada en Mi sitio. Los administradores y usuarios pueden filtrar la nube de etiquetas para mostrar las etiquetas utilizadas por el propietario de Mi sitio, grupos específicos o todos los usuarios que pueden ver Mi sitio. La presentación también se puede filtrar por fecha e idioma. Las etiquetas utilizadas con mayor frecuencia se muestran en texto de gran tamaño y en negrita, mientras que las etiquetas que se utilizan con menor frecuencia se muestran en texto más pequeño. Cada etiqueta puede mostrar un número asociado que indica cuántas veces se aplicó la etiqueta.

Panel de notas

El panel de notas es un elemento web que permite a los usuarios hacer comentarios improvisados en cualquier sitio de SharePoint Server 2010. Los usuarios también pueden realizar comentarios en el panel de notas de las páginas Mi perfil de terceros o en su propia página. Los usuarios anónimos no pueden agregar notas.

El panel de notas ayuda a los usuarios a expresar pensamientos en su contexto inmediato en lugar de tener que pasar al correo electrónico, la mensajería instantánea o el teléfono. Por ejemplo, los usuarios pueden realizar comentarios sobre una página web mientras la están viendo. A continuación, otros usuarios pueden ver el comentario y un vínculo a la página web, que pueden visitar si están interesados en el tema. Esta inmediatez ayuda a que Mis sitios y las páginas Mi perfil se conviertan en lugares centralizados para administrar conversaciones públicas.

Clasificaciones

En SharePoint Server 2010, una clasificación es una evaluación de contenido según una escala en función del nivel de cumplimiento de determinados criterios. Las clasificaciones muestran un resultado promedio que puede variar entre 1 y 100 y una ventana emergente que muestra información adicional acerca de la puntuación. Los usuarios pueden clasificar los elementos de una lista de SharePoint, biblioteca de documentos y páginas web individuales y no requieren permiso de escritura en un elemento para hacerlo.

Cada clasificación consta de una identidad de usuario, una dirección URL del elemento y la clasificación en sí. También contienen la fecha y hora de cuando se realizó la clasificación. Las clasificaciones se almacenan en una tabla en la misma base de datos que almacena las etiquetas temáticas.

De forma predeterminada, la compatibilidad con las clasificaciones está habilitada en una granja de servidores. Sin embargo, para utilizarlas en una colección de sitios específica, primero deben habilitarse para dicha colección de sitios. Las clasificaciones pueden habilitarse en cualquier plantilla de sitio si están habilitadas en la granja de servidores. De forma predeterminada, la característica de clasificación está activada para la plantilla de sitio Portal de publicación.

Bookmarklets

Un bookmarklet es un control de JavaScript que los usuarios pueden guardar como un marcador en sus exploradores. Los bookmarklets permiten a los usuarios de un entorno de SharePoint etiquetar elementos, escribir notas sobre ellos y clasificarlos en sitios web fuera del entorno de SharePoint (por ejemplo, sitios web de Internet) y después compartir dichas etiquetas, notas y clasificaciones con su equipo y compañeros.

Cuando un usuario etiqueta un sitio web externo, se abre la página http://my/_layouts dentro de su perfil de usuario. Todas las etiquetas y notas que se escriban en esa página aparecerán en ficha Etiquetas y notas de Mi sitio y en la página de perfil del usuario, donde pueden verlas el equipo y los compañeros del usuario.

Un bookmarklet consta de una identidad de usuario, una palabra o frase y una dirección URL para el contenido que se etiqueta. Los usuarios pueden colocar bookmarklets en la ficha Etiquetas y notas de su propia página de perfil privado; también pueden eliminarlos.

Usos y beneficios de las etiquetas temáticas

Las etiquetas temáticas tienen beneficios para negocios y organizaciones de TI en una empresa.

Beneficios de negocio

Las características de etiquetas temáticas de SharePoint Server 2010 ayudan a las negocios a mejorar la colaboración y detectabilidad de información de negocio.

Mejorar la colaboración para fomentar la innovación

Los perfiles de usuario permiten que los usuarios se identifiquen y encuentren expertos. Los paneles de notas pueden identificar a un grupo de usuarios interesado en un tema específico. Estas conexiones sociales pueden originar sugerencias para la lista Mis compañeros del usuario.

Mejorar la detectabilidad de información de negocio

Las características de etiquetas temáticas pueden ayudar a aumentar la visibilidad de contenido de alta calidad e identificar la versión más reciente del contenido. Por ejemplo, una fuente de Mi sitio puede notificar a un usuario cuando una página web se etiqueta con una etiqueta que el usuario incluyó en su perfil de usuario. Estas características también pueden integrarse con aplicaciones de inteligencia empresarial para conectar a los usuarios con los datos de la empresa que necesitan para realizar sus trabajos sin tener que dejar los entornos de SharePoint.

Beneficios para las organizaciones de TI

Las características de las etiquetas temáticas de SharePoint Server 2010 dan a las organizaciones de TI las siguientes capacidades:

1. Definir directivas que controlen las actividades del grupo a la vez que se permite a los usuarios administrar la configuración de algunos parámetros, lo que puede reducir la necesidad de que el equipo de TI participe en la administración cotidiana de algunas actividades de etiquetas temáticas.

2. Conceder un conjunto limitado de permisos de sólo lectura a usuarios anónimos, para restringir su acceso a colecciones de sitios seleccionados.

3. Planear de antemano la utilización de la arquitectura escalable de SharePoint Server 2010 para habilitar implementaciones graduales y agregar capacidad cuando aumente el número de usuarios.

4. Administrar las características de etiquetas temáticas en el nivel de Administración central, de una colección de sitios o de un sitio. Los administradores de TI pueden designar a un usuario para ser administrador de una colección de sitios o un sitio y otorgarle el permiso Administrar datos sociales para esa función. Esta distribución de responsabilidades administrativas ayuda al equipo de TI a utilizar los recursos de forma más eficaz.

5. Utilizar la característica de sistemas sociales para relevar al personal de TI de algunas actividades de soporte. Por ejemplo, un wiki empresarial hospedado puede animar a los usuarios a compartir sugerencias y consejos o una fuente RSS puede enviar actualizaciones de compatibilidad.

6. Integrar herramientas nuevas con las aplicaciones existentes para mantener una experiencia del usuario coherente, lo que puede fomentar la adopción y minimizar los costos del entrenamiento.

Impactos de las etiquetas temáticas

Aunque las etiquetas temáticas ofrecen muchos beneficios, también hay riesgos. La seguridad del contenido y la privacidad de los usuarios son algunas de las preocupaciones principales en cualquier implementación de etiquetas temáticas. Los problemas de rendimiento y capacidad también son determinantes para el éxito a largo plazo de la implementación.

Seguridad y privacidad

A menos que haya medidas de seguridad adecuadas, es posible infringir la privacidad del usuario o exponer contenido que debe mantenerse seguro. SharePoint Server 2010 permite a los administradores establecer directivas que ayudan a proteger la privacidad mientras que permiten a los usuarios cierto nivel de decisión en el uso de las características sociales. Para obtener más información, vea OBSOLETO Planear directivas para perfiles de usuario (SharePoint Server 2010). SharePoint Server 2010 también permite a los administradores proteger contenido confidencial. Por ejemplo, un administrador puede agregar una dirección URL del sitio a una lista de sitios excluidos para evitar que el sitio y los subsitios se etiqueten.

Los usuarios deben entender las implicaciones de seguridad y privacidad de las características de etiquetas temáticas. Por ejemplo, deben comprender que cuando alguien etiqueta un sitio o un documento, el título y la dirección URL de ese sitio o documento se difunden a cualquier persona que tenga a ese usuario como compañero en Mi sitio y a cualquier persona que tenga esa etiqueta como un interés en su perfil de usuario. Para obtener más información, vea Implicaciones de seguridad y privacidad de las etiquetas temáticas (SharePoint Server 2010).

Rendimiento y capacidad

Los problemas de rendimiento y capacidad pueden desalentar la participación de los usuarios en actividades etiquetado temático. Aunque las etiquetas, las clasificaciones, los bookmarklets y los comentarios individuales requieren muy poco espacio de almacenamiento, en conjunto afectarán el tamaño de la base de datos de perfil, el almacén de términos y la base de datos de etiquetas temáticas. Dado el rápido incremento en la adopción de las etiquetas temáticas, las implementaciones deben poder ampliarse horizontalmente para abarcar una gran cantidad de usuarios nuevos.

See Also

Concepts

Planeación de sistemas sociales y colaboración (SharePoint Server 2010)
Planeación de Mis sitios (SharePoint Server 2010)