Administración de recursos en Project Web App

Cinta de opciones Centro de recursos

El Centro de recursos ofrece una perspectiva de la información de los recursos de la empresa. La cinta de opciones Centro de recursos ofrece visibilidad acerca de la información, disponibilidad y asignación de los recursos.

En el Centro de recursos podrá llevar a cabo las siguientes acciones:

• Modificar la información acerca de los recursos. Algunos atributos de recursos como, por ejemplo, la configuración de calendario, solo pueden modificarse mediante Project Professional 2010.

• Ver y analizar la información de los recursos como, por ejemplo, la disponibilidad de los recursos y sus asignaciones a proyectos.

• Analizar el rendimiento de los proyectos mediante la exportación de datos a Excel 2010.

• Ver asignaciones de recursos en el nivel de las tareas y del proyecto, así como por su disponibilidad. Los jefes de proyecto y de recursos pueden tener acceso a esta vista; cada uno de los grupos verá la información específica a sus necesidades. De forma predeterminada, los jefes de proyecto solo podrán usar la opción Ver asignaciones de recursos. La información a la que un jefe de proyecto puede tener acceso depende de las categorías de seguridad y de los grupos de seguridad de Project Server, así como de los proyectos que tenga asociados. (Un usuario con el rol predeterminado de Jefe de proyecto en Project Server 2010 no dispone del permiso Modificar datos de recursos de empresa, por lo que no puede modificar o guardar información relacionada con los recursos del Grupo de recursos de la empresa.)

• Ver y aprobar partes de horas de recursos. La aprobación de partes de horas es útil para aquellas organizaciones que tengan varios departamentos como, por ejemplo, departamentos de nóminas o de administración de proyectos, que necesiten que el proceso de aprobación de partes de horas esté separado de la actualización de tareas y del estado del proyecto mediante los partes de horas.

• Ajustar los valores de trabajo real de las asignaciones de recursos enviados por los miembros del equipo. Si su organización usa la característica de partes de horas administrados de Project Server 2010, los usuarios que dispongan de los permisos correspondientes podrán actualizar o modificar el trabajo real especificado por los miembros del equipo en sus partes de horas y en los periodos de informe de partes de horas bloqueados.

Uso de las características de las listas desplegables Agrupar por y Filtrar del Centro de recursos

Puede usar las listas desplegables Filtrar y Agrupar por para personalizar el modo en que desea ordenar y agrupar los recursos. Las características Filtrar y Agrupar por son de utilidad cuando el Centro de recursos incluye un elevado número de recursos. Esta característica incluye las opciones siguientes:

• Filtrar. Permite filtrar los recursos mediante la aplicación de un filtro personalizado. Para usar un filtro personalizado, seleccione la opción Filtro personalizado de la lista desplegable Filtrar y rellene la información del cuadro de diálogo Más filtros.

• Agrupar. Permite agrupar los recursos según los valores especificados. En la lista desplegable Agrupar por, puede seleccionar una agrupación simple de la lista disponible, compuesta por las columnas activas en la vista, o puede crear un parámetro de agrupación personalizado en la lista desplegable Agrupar por. Cuando cree agrupaciones personalizadas, podrá especificar parámetros de agrupación adicionales a través de la lista desplegable Luego por. El segundo parámetro filtra los datos ya filtrados por el primer parámetro. Para quitar la agrupación, seleccione la opción Sin agrupar de la lista desplegable Agrupar por.

Tipos de recurso

Cuando use la página Centro de recursos en PWA, debe saber que existen tres tipos de recursos para los proyectos:

• Trabajo. Un recurso de Trabajo representa a cualquier individuo o recursos que trabaje en tareas de su proyecto.

• Material. Los recursos materiales son objetos que están disponibles y se usan en las tareas de los proyectos.

• Coste. Un recurso de coste es un coste sin ningún tiempo o cantidad asociados.

Visualización de la disponibilidad de los recursos

La página Disponibilidad de recursos permite ver la información de disponibilidad de recursos específicos.

Para ver la disponibilidad de un recurso

1. En el Centro de recursos de Project Web App, seleccione los recursos cuya disponibilidad desee ver y haga clic en el botón Disponibilidad de recursos.

2. Puede activar y desactivar las casillas de los recursos seleccionados en la lista de la parte izquierda que determina los números usados para crear el gráfico. Esta vista ofrece una representación gráfica de la información de recursos que le ayudará a evaluar si un recurso está disponible para trabajar durante el periodo que especifique en Intervalo de fechas. Existen varias vistas que le ayudarán a determinar cuál es la disponibilidad de los recursos. Entre estas vistas se encuentran Trabajo de asignación por proyecto, Disponibilidad restante y Trabajo. Los detalles acerca de la disponibilidad de los recursos se muestran en un formulario tabular en la parte inferior de la página.

   Para editar los detalles de los recursos empresariales, seleccione el recurso y haga clic en el botón Abrir. De este modo se abrirá Project Professional 2010, que es la aplicación necesaria para modificar recursos.

   Nota

   Solo aquellos usuarios que tengan asignado el permiso Modificar datos de recursos de empresa y que tengan Project Professional 2010 instalado en su PC local podrán modificar los recursos en Project Professional 2010.

Creación de nuevos recursos en PWA

Use la característica Nuevos recursos de la página Centro de recursos para crear nuevos recursos.

Para crear nuevos recursos mediante el Centro de recursos

1. En el Centro de recursos en Project Web App, seleccione el botón Nuevo recurso.

2. Especifique las propiedades necesarias para el recurso.

3. En la sección Tipo, complete lo siguiente:

   • Tipo. Especifique si va a crear un recurso de Trabajo, Material, o de Coste.

   • Presupuesto. Si el recurso es de presupuesto, active la casilla Presupuesto.

   • Genérico. Un recurso Genérico es aquel que se usa con fines de planificación y que se sustituye por al menos un recurso con nombre más adelante en el proceso de planificación. Si el recurso que va a crear es del tipo Genérico, active la casilla Genérico.

4. En la sección Información de identificación, complete lo siguiente:

   • El recurso puede iniciar sesión en Project Server. Active esta casilla si desea que el recurso también sea un usuario de Project Web App.

   • Nombre para mostrar. Escriba el nombre del recurso en este cuadro. Este campo es obligatorio.

   • Dirección de correo electrónico. Si el recurso tiene una dirección de correo que desea asociar al trabajo en el proyecto, escriba la dirección en este cuadro.

   • RBS. Si su organización usa una estructura detallada de recursos (RBS), haga clic en el botón situado junto a este campo y seleccione el código RBS correspondiente a este recurso de la lista.

   • Iniciales. Este campo se completa automáticamente con las iniciales del recurso que se toman del nombre especificado en el cuadro Nombre para mostrar. Si desea usar otras iniciales para referirse a este recurso, especifíquelas en el cuadro Iniciales.

   • Nombre de hipervínculo. Si este recurso tiene un sitio web asociado, especifique el nombre de dicho sitio en este cuadro.

   • Dirección URL de hipervínculo. Si este recurso tiene un sitio web asociado, especifique la dirección URL a dicho sitio en este cuadro.

5. En la sección Autenticación de usuario, complete lo siguiente:

   Nota

   La sección Autenticación de usuario solo aparecerá cuando la opción El recurso puede iniciar sesión en Project Server esté habilitada en la sección Información de identificación.

   • Cuenta de inicio de sesión de usuario. Si usa la Autenticación de Windows integrada, especifique el nombre de la cuenta de usuario del modo siguiente: DomainName\UserAccountName. Si usa la autenticación basada en formularios, especifique el nombre de la cuenta de usuario del modo siguiente: MembershipProviderName:UserAccount.

   • Impedir sincronización de Active Directory para este usuario. Active esta casilla para evitar que la cuenta de usuario se sincronice durante la Sincronización de grupo de recursos de Active Directory.

6. En la sección Atributos de asignación, complete lo siguiente:

   • El recurso puede redistribuirse. Active esta casilla si desea otorgar a los jefes de proyecto la capacidad para equilibrar la carga de trabajo del recurso en función de su disponibilidad y de las asignaciones (nivelación).

   • Calendario base. Especifique el calendario que mejor representa la disponibilidad del recurso. Por ejemplo, si su organización tiene un calendario base de días festivos o eventos específicos, puede configurarlo en el calendario del recurso. De este modo, se tendrá en cuenta los días no laborables especificados en el calendario a la hora de asignar trabajo al recurso.

   • Tipo de reserva predeterminado. Especifique si desea que este recurso sea un recurso Confirmado o Propuesto a la hora de asignar trabajo.

   • Administrador del parte de horas. Escriba el nombre de la persona que aprobará o rechazará el parte de horas del recurso. O bien, haga clic en Examinar para seleccionar el administrador del parte de horas de una lista. Los recursos no pueden tener administradores del parte de horas distintos.

   • Propietario de asignación predeterminado. Escriba el nombre de la persona que aprobará o rechazará el progreso del recurso en las tareas. O bien, haga clic en Examinar para seleccionar el propietario de asignación de una lista. Los recursos no pueden tener propietarios de asignación distintos. Por ejemplo, si el recurso se encuentra en una sala de conferencias y el jefe de proyecto realiza un seguimiento del tiempo que se ha usado la sala de conferencias, es posible que el propietario de la asignación sea el jefe de proyecto.

     Sugerencia

     Es posible establecer el propietario de asignación del proyecto según cada asignación.

   • Fecha disponible más próxima:. Indique la fecha en la que el recurso estará disponible para la asignación de tareas, si corresponde. Si el recurso no tiene ningún periodo establecido de disponibilidad (es decir, si está siempre disponible), deje este valor en blanco.

     Nota

     La fecha disponible más próxima y la última fecha disponible corresponden a las fechas de disponibilidad del recurso, tal y como se muestra en Project Professional 2010.

   • Última fecha disponible. Indique la última fecha en la que el recurso estará disponible para trabajar en tareas, si corresponde. Si el recurso no tiene ningún periodo establecido de disponibilidad (es decir, si está siempre disponible), deje este valor en blanco.

   • Tasa estándar. Escriba la tasa de pago estándar del recurso en este cuadro.

   • Tasa horas extra. Escriba la tasa de pago por horas extra del recurso en este cuadro.

   • Capacidad máxima actual (%). Especifique el periodo de tiempo máximo de disponibilidad de un recurso para el trabajo en porcentaje. Por ejemplo, si el recurso está disponible a tiempo completo, escriba 100%. Si en cambio el recurso está disponible la mitad de la jornada, escriba 50%.

   • Costo/Uso. Si el recurso tiene una tarifa fija asociada con cada uso, escriba ese costo en este cuadro. Por ejemplo, el alquiler de una camioneta puede requerir una tarifa fija por adelantado, con un costo añadido estándar por kilómetro. La tarifa fija sería el costo por el uso.

7. En la sección Detalles de Exchange Server, podrá especificar si las tareas del usuario deben sincronizarse con Microsoft Exchange Server. Active la casilla Sincronizar tareas si desea habilitar la sincronización de tareas mediante Microsoft Exchange Server para este usuario. Es necesario configurar la integración con Exchange para que la sincronización funcione.

   Para más información acerca de cómo configurar la integración de tareas con Microsoft Exchange Server, vea Implementación de Project Server 2010 con Exchange Server en la biblioteca de TechNet.

   Nota

   La sección Detalles de Exchange Server solo aparecerá cuando la opción El recurso puede iniciar sesión en Project Server esté habilitada en la sección Información de identificación.

8. En la sección Departamentos, haga clic en el botón que se encuentra junto al cuadro Departamentos de los recursos y seleccione un departamento o varios departamentos para asociarlos al recurso. Si el recurso no está asociado con ningún departamento, deje esta opción en blanco.

   Sugerencia

   La asociación de un recurso con un departamento restringe la visión que tiene el recurso cuando se usa Project Web App. Puede ayudar a los recursos a buscar más rápidamente lo que desean buscar, ya que se quitan elementos de otros departamentos que no se aplican a este trabajo.

9. Si la organización creó códigos con fines de agrupación y costos, en la sección Campos de grupo, realice lo siguiente:

   • Grupo. Especifique el nombre del grupo en este cuadro.

   • Código. Especifique el código del grupo en este cuadro.

   • Centro de costos. Escriba el código del centro de costos para el grupo en este cuadro.

   • Tipo de costo Haga clic en el botón que se encuentra junto al campo Tipo de costo y, a continuación, seleccione el tipo de costo asociado con este grupo.

10. En la sección Detalles del equipo, haga clic en el botón que se encuentra junto al cuadro Nombre del grupo y seleccione el equipo al que pertenece el recurso, si es apropiado. Si el recurso va a administrar y delegar tareas asignadas al equipo, active la casilla Grupo de asignaciones del equipo.

    Sugerencia

    Algunas organizaciones crean un recurso genérico para cada equipo para que las tareas asignadas al equipo vayan primero al recurso genérico. De esta forma, ningún recurso único acepta la asignación de tareas antes de que se delegue adecuadamente. Si decide usar un recurso genérico de esta manera, establezca el propietario de asignación del recurso como el jefe de equipo, active la casilla Grupo de asignaciones del equipo y seleccione el equipo de la lista Nombre del grupo.

11. En la sección Datos de identificación del sistema, escriba la información de identificación adicional del usuario en el cuadro Id. externo, si es apropiado.

    Por ejemplo, el departamento de Recursos Humanos de la organización puede usar números de identificador de empleados para realizar un seguimiento de los datos en los sistemas de RR. HH. Al proporcionar ese número de identificador en el cuadro Id. externo, se identifica una asociación entre el recurso que está creando y los datos del empleados del departamento de RR. HH. El cuadro Id. externo también se puede usar para facilitar la consolidación de informes de uso de recursos más allá de lo que Project Server proporciona.

    Sugerencia

    Si no está seguro de si debe especificar información en el cuadro Id. externo, póngase en contacto con otros departamentos de la organización para determinar si sería útil conectar los datos de recursos con otros sistemas o simplemente déjelo en blanco.

12. Tras especificar toda la información, seleccione el botón Guardar para crear el nuevo recurso.

Agregar recursos a un plan de proyecto

Para asignar recursos a las tareas de un proyecto, deberá crear un equipo de proyecto. Puede agregar recursos de empresa a equipos de proyecto mediante Project Web App o Project Professional 2010 con la característica Crear equipo desde la empresa.

Para agregar recursos a un plan del proyecto

1. Cuando haya publicado el plan del proyecto, seleccione la pestaña Proyecto y haga clic en el botón Crear equipo.

2. Para buscar rápidamente los recursos deseados, aplique un Filtro personalizado. Seleccione la lista desplegable Filtrar, haga clic en Filtro personalizado y aplique un filtro.

3. Cuando se aplique el filtro, seleccione el recurso deseado y haga clic en el botón Agregar. El nombre del recurso se encuentra en la lista del equipo del proyecto, en la columna de la derecha. Haga clic en el botón Guardar y cerrar para guardar los cambios y volver al modo Editar del Centro de proyectos.

4. En el modo de modificación del Centro de proyectos, asigne recursos a las tareas, actualice la información del campo personalizado del nivel de tarea y configure la duración y la fecha de inicio. Tenga en cuenta que Project Web App permite asignar varios recursos a una misma tarea. Sin embargo, la asignación unitaria para los recursos será del 100% en la tarea.

   Nota

   Tras modificar la duración, el porcentaje completado, las fechas de inicio o de finalización y tras vincular/desvincular las tareas, deberá hacer clic en el botón Calcular para que se apliquen muchos de los cambios.

5. Use los iconos disponibles en la cinta de opciones Tarea para configurar tareas, crear una lógica del proyecto mediante el establecimiento de dependencias, insertar nuevas tareas, eliminar tareas, marcar el porcentaje completado de tareas y modificar el nivel de sangría de tareas. Estas características funcionan del mismo modo en Project Web App que en Project Professional 2010.

6. Cuando haya configurado las tareas y creado la lógica de programación, seleccione el botón Calcular para que todos los cambios se reflejen en los datos de la tarea. Cuando se haya configurado el plan del proyecto, seleccione el botón Guardar y, a continuación, haga clic en Publicar.

   Nota

   Los cambios de la programación de proyecto no estarán visibles en el Centro de proyectos o en la vista Tarea de los integrantes del equipo hasta que no se hayan publicado en Project Server.

7. Para cerrar el plan del proyecto, seleccione la pestaña Proyecto en la cinta de opciones y haga clic en el botón Cerrar. Aparecerá la ventana Cerrar. Seleccione Sí para proteger el plan del proyecto.