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Creación y administración de buzones de sala

Exchange 2013
 

Se aplica a: Exchange Server 2013, Exchange Online

Última modificación del tema: 2014-04-29

Tiempo estimado para finalizar: 5 minutos.

Un buzón de sala es un buzón de recursos que está asignado a una ubicación física, como una sala de conferencias, un auditorio o una sala de aprendizaje. Una vez que el administrador crea los buzones de correo de recursos, los usuarios pueden reservar salas fácilmente, incluidos los buzones de correo de sala en convocatorias de reunión. Puede usar el EAC o el Shell para crear un buzón de sala. Para obtener más detalles, eche un vistazo a Destinatarios.

Para obtener información sobre otro tipo de buzón de recursos, el buzón de correo de equipamiento, consulte Administrar buzones del equipo.

ImportanteImportante:
Si ejecuta Exchange 2013 en un escenario híbrido, procure crear buzones de sala en la ubicación que corresponda. Cree localmente los buzones de sala de la organización local y los buzones de sala de Exchange Online, en la nube.

  1. En el EAC, vaya a Destinatarios > Recursos.

  2. Para crear un buzón de sala, haga clic en Nuevo Icono Agregar > Buzón de sala. Para crear un buzón de correo de equipamiento, haga clic en Nuevo Icono Agregar > Buzón de equipamiento.

  3. Use las opciones de la página para especificar la configuración del nuevo buzón de recursos.

    • * Nombre de sala   Use este cuadro para escribir un nombre para el buzón de sala. Es el nombre que aparece en la lista de buzones de correo de recursos en el EAC y en la libreta de direcciones de su organización. Este nombre es necesario y no puede superar los 64 caracteres.

      SugerenciaSugerencia:
      Aunque hay otros campos que describen los detalles de la sala, por ejemplo, Ubicación y Capacidad, considere la posibilidad de resumir los detalles más importantes en el nombre de sala mediante una convención de nomenclatura coherente. ¿Por qué? De este modo, los usuarios pueden ver fácilmente los detalles cuando seleccionen la sala en la libreta de direcciones en la convocatoria de reunión.
    • * Dirección de correo electrónico   Un buzón de sala tiene una dirección de correo electrónico para poder recibir solicitudes de reserva. La dirección de correo electrónico está formada por un alias en la parte izquierda del símbolo @, que debe ser exclusivo en el bosque, y un nombre de dominio a la derecha. La dirección de correo electrónico es obligatoria.

    • Unidad organizativa   Puede seleccionar una unidad organizativa (UO) que sea diferente a la predeterminada (que es el ámbito de destinatario). Si el ámbito de destinatario definido corresponde al bosque, el valor predeterminado será el contenedor Usuarios del dominio de Active Directory que contiene el equipo en el que se ejecuta EAC. Si el ámbito del destinatario está establecido en un dominio específico, el contenedor de usuarios se selecciona de modo predeterminado. Si el ámbito del destinatario está establecido en una unidad organizativa específica (OU), esa OU se selecciona de modo predeterminado.

      Para seleccionar otra OU, haga clic en Examinar. En el cuadro de diálogo se muestran todas las OU del bosque dentro del ámbito especificado. Seleccione la unidad organizativa y haga clic en Aceptar.

    • Ubicación, Teléfono, Capacidad   Puede usar estos campos para indicar los detalles acerca de la sala. No obstante, tal como se explicó anteriormente, puede incluir parte de esta información o toda ella en el nombre de la sala para que los usuarios puedan verla.

    • Solicitudes de reserva   Use esta sección para configurar el modo en el que el buzón de sala controla las solicitudes de reserva.

      • Aceptar o rechazar las solicitudes de reserva automáticamente   Una solicitud de reunión válida reserva automáticamente el recurso. Si hay un conflicto de programación con una reserva existente, o si la solicitud de reserva infringe los límites de programación del recurso, por ejemplo, la duración de la reserva es demasiado larga, se deniega automáticamente la convocatoria de reunión.

      • Seleccionar delegados para aceptar o rechazar solicitudes de reserva   Los delegados son los responsables de aceptar o rechazar las solicitudes de reunión que se envían al buzón de sala. Si asigna a más de un delegado de recursos, solo uno de ellos debe actuar en una convocatoria de reunión específica.

    • Delegados   Si seleccionó la opción que requiere que las solicitudes de reserva se envíen a los delegados, use esta sección para seleccionar los delegados. Para agregar un delegado, haga clic en Agregar. En la página Seleccionar delegados, seleccione un usuario, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Aceptar para volver a la página Nuevo buzón de sala.

      Para quitar a un delegado, seleccione el usuario y, a continuación, haga clic en Quitar.

  4. Haga clic en Más opciones para configurar los siguientes campos. De lo contrario, vaya al paso 5 para guardar el nuevo buzón de sala.

    • Alias   Use este campo para crear un alias que sea diferente al que usó para crear la dirección de correo electrónico para el buzón de sala. Por ejemplo, si creó un buzón de sala con la dirección de correo electrónico ConfRoom1@contoso.com, la parte de la dirección de correo electrónico a la izquierda del símbolo @ se usa como alias predeterminado. Si desea que el alias sea diferente, escríbalo en este campo.

    • Especificar la base de datos de buzones   Use esta opción para especificar una base de datos de buzones de correo en vez de permitir que Exchange seleccione una base de datos para usted. Haga clic en Examinar para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar base de datos de buzones. En este cuadro de diálogo se enumeran todas las bases de datos de buzones de la organización de Exchange. De manera predeterminada, las bases de datos de buzones se ordenan por el nombre. También puede hacer clic en el título de la columna correspondiente para ordenar las bases de datos por versión o nombre del servidor. Seleccione la base de datos de buzones que desee usar y haga clic en Aceptar.

    • Directiva de la libreta de direcciones   Use esta opción para especificar una directiva de libreta de direcciones (ABP) para el buzón de sala. Las ABP contienen una lista global de direcciones (GAL), una libreta de direcciones sin conexión (OAB), una lista de salas y un conjunto de listas de direcciones. Para obtener más información, consulte Directivas de la libreta de direcciones.

      En la lista desplegable, seleccione la directiva que desea asociar con este buzón.

  5. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar para crear el buzón de sala.

En este ejemplo se crea un buzón de sala con la configuración siguiente:

  • El buzón de sala reside en Mailbox Database 1.

  • El nombre del buzón de correo es ConfRoom1. Este nombre también se usará para crear la dirección de correo electrónico de la sala.

  • El nombre para mostrar en el EAC y la libreta de direcciones será Conference Room 1.

  • El buzón está en la unidad organizativa de salas de conferencia.

  • El modificador Room especifica que este buzón se creará como un buzón de sala.

New-Mailbox -Database "Mailbox Database 1" -Name ConfRoom1 -OrganizationalUnit "Conference Rooms" -DisplayName "Conference Room 1" -Room

Para obtener información detallada acerca de la sintaxis y los parámetros, consulte New-Mailbox.

Para comprobar que el buzón de sala se creó correctamente, realice una de las siguientes acciones:

  • En el EAC, vaya a Destinatarios > Recursos. El nuevo buzón de sala aparece en la lista de buzones de correo. En Tipo de buzón, el tipo es Sala.

  • En el Shell, ejecute el siguiente comando para mostrar información sobre el nuevo buzón de sala.

    Get-Mailbox <Name> | FL Name,RecipientTypeDetails,PrimarySmtpAddress
    

Si su intención es tener más de cien salas o ya tiene más de un centenar, use una lista de salas para que sea más fácil organizarlas. Si su empresa dispone de varios edificios con salas que se pueden reservar para reuniones, sería útil crear listas de salas de cada edificio. Las listas de salas son grupos de distribución con una marca especial que puede usar de la misma manera que usa los grupos de distribución. Sin embargo, solo puede crear listas de salas con el Shell de administración de Exchange.

En este ejemplo crearemos una lista de salas para el edificio 32.

New-DistributionGroup -Name "Building 32 Conference Rooms" -OrganizationalUnit "contoso.com/rooms" -RoomList

En este ejemplo agregaremos confroom3223 a la lista de salas del edificio 32.

Add-DistributionGroupMember -Identity "Building 32 Conference Rooms" -Member confroom3223@contoso.com

Puede que, en el pasado, creara grupos de distribución que contuvieran las salas de conferencias. No tiene que volver a crearlos, sino que los convertiremos rápidamente en una lista de salas.

En este ejemplo convertiremos el grupo de distribución de salas de conferencias del edificio 34 en una lista de salas.

Set-DistributionGroup -Identity "Building 34 Conference Rooms" -RoomList

Después de crear un buzón de sala, puede efectuar cambios y establecer propiedades adicionales mediante el EAC o el Shell.

  1. En el EAC, vaya a Destinatarios > Recursos.

  2. En la lista de buzones de recursos, haga clic en el buzón de sala cuyas propiedades desea cambiar y, a continuación, haga clic en Editar Icono Editar.

  3. En la página de propiedades del buzón de sala, haga clic en una de las siguientes secciones para ver o cambiar las propiedades.

Use la sección General para ver o cambiar información básica del recurso.

  • * Nombre de sala   Este nombre aparece en la lista de buzones de recursos en el EAC y en la libreta de direcciones de su organización. Si lo cambia, no puede superar los 64 caracteres.

  • * Nombre de correo electrónico   Este cuadro de solo lectura muestra la dirección de correo electrónico para el buzón de sala. Puede cambiarla en la sección Dirección de correo electrónico.

  • Capacidad   Use este cuadro para escribir el número máxima de personas que pueden ocupar a sala de forma segura.

Haga clic en Más opciones para ver o cambiar estas propiedades adicionales:

  • Unidad organizativa   Este cuadro de solo lectura muestra la unidad organizativa (UO) que contiene la cuenta para el buzón de sala. Debe usar usuarios de Active Directory y equipos para mover la cuenta a otra unidad organizativa.

  • Base de datos de buzones de correo   Este cuadro de solo lectura muestra el nombre de la base de datos de buzones de correo que hospeda el buzón de sala. Use la página Migración en el EAC para mover el buzón de correo a otra base de datos.

  • * Alias Use este cuadro para cambiar el alias para el buzón de sala.

  • Ocultar de las listas de direcciones   Active esta casilla para evitar que el buzón de sala aparezca en la libreta de direcciones y otras listas de direcciones definidas en su organización de Exchange. Después de activar esta casilla, los usuarios aún podrán enviar mensajes de reserva al buzón de sala mediante la dirección de correo electrónico.

  • Departamento   Use este cuadro para especificar un nombre de departamento con el cual está asociada la sala. Puede usar esta propiedad para crear condiciones de destinatarios para grupos de distribución dinámicos y listas de direcciones.

  • Compañía   Use este cuadro para especificar un nombre de compañía con la cual está asociada la sala. Como en el caso de la propiedad "Departamento", puede usar esta propiedad para crear condiciones de destinatarios para grupos de distribución dinámicos y listas de direcciones.

  • Directiva de la libreta de direcciones   Use esta opción para especificar una directiva de libreta de direcciones (ABP) para el buzón de sala. Las ABP contienen una lista global de direcciones (GAL), una libreta de direcciones sin conexión (OAB), una lista de salas y un conjunto de listas de direcciones. Para obtener más información, consulte Directivas de la libreta de direcciones.

    En la lista desplegable, seleccione la directiva que desea asociar con este buzón.

  • Atributos personalizados   Este sección muestra los atributos personalizados definidos para el buzón de sala. Para especificar valores de atributos personalizados, haga clic en Editar Icono Editar. Se pueden especificar hasta 15 atributos personalizados para el destinatario.

Use esta sección para ver o cambiar cómo el buzón de sala administra las solicitudes de reserva y para definir quién puede aceptar o rechazar las solicitudes de reserva si esto no se realiza automáticamente.

  • Solicitudes de reserva   Seleccione una de las siguientes opciones para administrar las solicitudes de reserva.

    • Aceptar o rechazar las solicitudes de reserva automáticamente   Una solicitud de reunión válida reserva automáticamente la sala. Si hay un conflicto de programación con una reserva existente, o si la solicitud de reserva infringe los límites de programación del recurso, por ejemplo, la duración de la reserva es demasiado larga, se deniega automáticamente la convocatoria de reunión.

    • Seleccionar delegados que pueden aceptar o rechazar solicitudes de oferta   Los delegados de recursos son los responsables de aceptar o rechazar las solicitudes de reunión que se envían al buzón de sala. Si asigna a más de un delegado de recursos, solo uno de ellos debe actuar en una convocatoria de reunión específica.

  • Delegados   Si seleccionó la opción que requiere que las solicitudes de reserva se envíen a los delegados, se enumerarán los delegados especificados. Haga clic en Agregar Icono Agregar o Quitar Quitar para agregar o quitar delegados de esta lista.

Use la sección Opciones de reserva para ver o cambiar la configuración de la directiva de reserva que define cuándo se puede programar la sala, por cuánto tiempo se puede reservar y con cuánta anticipación.

  • Permitir repetición de reuniones   Esta configuración permite o evita la repetición de reuniones para la sala. De forma predeterminada, esta configuración está habilitada, por lo que se permiten las reuniones de repetición.

  • Permitir programación sólo durante el horario laboral   Esta configuración acepta o rechaza las solicitudes de reuniones que no se realizan durante el horario laboral definido para la sala. De manera predeterminada, esta opción está deshabilitada, así que las solicitudes de reunión se permiten fuera del horario laboral. De manera predeterminada, el horario laboral es de 8:00 A.M. a 5:00 P.M. del lunes a viernes. Puede configurar el horario laboral del buzón de sala en la sección Apariencia de la página Calendario.

  • Rechazar siempre si la fecha de finalización sobrepasa este límite   Esta configuración controla el comportamiento de las reuniones que se repiten que se extienden más allá de la fecha especificada por la opción de tiempo máximo de espera para reserva.

    • Si habilita esta opción, una solicitud de reserva que se repite se rechaza automáticamente si la reserva empieza en la fecha especificada o después de la fecha especificada por el valor del cuadro Tiempo máximo de espera para reserva y se extiende más allá de la fecha especifica. Esta es la configuración predeterminada.

    • Si deshabilita esta opción, una solicitud de reserva que se repite se acepta automáticamente si las solicitudes de reserva empiezan en la fecha especificada o después de la fecha especificada por el valor del cuadro Tiempo máximo de espera para reserva y se extiende más allá de la fecha especifica. Sin embargo, la cantidad de reservas se reduce, de manera que no sucedan después de la fecha especificada.

  • Tiempo máximo de espera para reserva (días)   Esta configuración especifica el número máximo de días anticipados con los que se puede reservar la sala. Una entrada válida es un entero entre el 0 y el 1.080. El valor predeterminado es 180 días.

  • Duración máxima (horas)   Esta configuración especifica la duración máxima con la que se puede reservar la sala en una solicitud de reserva. El valor predeterminado es 24 horas.

    Para las solicitudes de reserva de repetición, la duración máxima de reserva se aplica a la duración de cada instancia de solicitud de reserva que se repite.

En esta página, también hay un cuadro que se puede usar para escribir un mensaje que se enviará a los usuarios que realizan solicitudes de reserva de la sala.

Use la sección Información de contacto para ver o cambiar la información de contacto para la sala. La información de esta página se muestra en la libreta de direcciones.

SugerenciaSugerencia:
Puede usar el cuadro Estado/provincia para crear condiciones de destinatario para grupos de distribución dinámicos, directivas de direcciones de correo electrónico o listas de direcciones.

Use la sección Dirección de correo electrónico para ver o cambiar las direcciones de correo electrónico asociadas con el buzón de sala. Esto incluye la dirección SMTP principal del buzón de correo y las direcciones proxy asociadas. Las direcciones SMTP principales (también conocidas como dirección de respuesta) se muestran en negrita en la lista de direcciones, con el valor SMTP en mayúscula en la columna Tipo.

  • Agregar    Haga clic en Agregar Icono Agregar para agregar una nueva dirección de correo electrónico para este buzón de correo. Seleccione uno de los siguientes tipos de dirección:

    • SMTP   Este es el tipo de dirección predeterminado. Haga clic en este botón y, a continuación, escriba la nueva dirección SMTP en el cuadro * Dirección de correo electrónico.

    • EUM   El servicio de mensajería unificada de Microsoft Exchange usa una dirección EUM (mensajería unificada de Exchange) para ubicar destinatarios habilitados para mensajería unificada dentro de una organización de Exchange. Las direcciones EUM constan del número de extensión y el plan de marcado de MU para el usuario habilitado para MU. Haga clic en este botón y escriba el número de extensión en el cuadro Dirección/extensión. A continuación, haga clic en Examinar y seleccione un plan de marcado para el buzón de correo.

    • Tipo de dirección personalizada   Haga clic en este botón y escriba uno de los tipos de dirección de correo electrónico que no sean SMTP admitidos en el cuadro * Dirección de correo.

      NotaNOTA:
      Con excepción de las direcciones X.400, Exchange no valida las direcciones personalizadas para comprobar el formato correcto. Debe asegurarse de que la dirección personalizada que especifica cumpla los requisitos de formato para el tipo de dirección.
    NotaNOTA:
    Cuando agrega una dirección de correo electrónico nueva, tiene la opción de convertirla en dirección SMTP principal.

  • Actualizar automáticamente las direcciones de correo electrónico según la directiva de dirección de correo electrónico aplicada al destinatario.   Seleccione esta casilla para que las direcciones de correo electrónico del destinatario se actualicen automáticamente según los cambios realizados en las directivas de direcciones de correo electrónico de su organización.

Use la sección Sugerencia de correo para agregar una sugerencia de correo e informar a los usuarios sobre posibles problemas antes de que envíen una solicitud de reserva al buzón de sala. La información sobre correo es texto que se muestra en la barra de información cuando este destinatario se agrega a los campos Para, CC o CCO de un nuevo mensaje de correo electrónico.

NotaNOTA:
La información sobre correo puede incluir etiquetas HTML, pero no se permiten los scripts. La longitud de la información de una sugerencia de correo electrónico personalizada no puede superar los 175 caracteres mostrados. Las etiquetas HTML no se cuentan en el límite.

Use los siguientes conjuntos de cmdlets para ver y cambiar las propiedades del buzón de sala: cmdlets Get-Mailbox y Set-Mailbox para ver y cambiar las propiedades generales y las direcciones de correo electrónico para los buzones de sala. Use los cmdlets Get-CalendarProcessing y Set-CalendarProcessing para ver y cambiar los delegados y las opciones de reserva.

  • Get-User y Set-User   Use estos cmdlets para ver y configurar propiedades generales, como ubicación, departamento y nombres de compañías.

  • Get-Mailbox y Set-Mailbox   Use estos cmdlets para ver y configurar propiedades de buzones de correo, como direcciones de correo electrónico y base de datos de buzones de correo.

  • Get-CalendarProcessing y Set-CalendarProcessing   Use estos cmdlets para ver y configurar opciones de reserva y delegados.

Para obtener más información acerca de estos cmdlets, consulte los siguientes temas:

A continuación, se presentan algunos ejemplos de cómo usar el Shell para cambiar las propiedades del buzón de sala.

En este ejemplo, se cambia el nombre de visualización, la dirección SMTP principal (denominada dirección de respuesta predeterminada) y la capacidad de la sala. Además, la dirección de respuesta anterior se mantiene como una dirección proxy.

Set-Mailbox "Conf Room 123" -DisplayName "Conf Room 31/123 (12)" -EmailAddresses SMTP:Rm33.123@contoso.com,smtp:rm123@contoso.com -ResourceCapacity 12

En este ejemplo, se configuran buzones de sala para permitir que las solicitudes de reserva se programen únicamente durante el horario laboral y se configura una duración máxima de 9 horas.

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'RoomMailbox')} | Set-CalendarProcessing -ScheduleOnlyDuringWorkHours $true -MaximumDurationInMinutes 540

En este ejemplo, se usa el cmdlet Get-User para buscar todos los buzones de sala que corresponden a salas de conferencia privadas y, a continuación, se usa el cmdlet Set-CalendarProcessing para enviar solicitudes de reserva a un delegado denominado Robin Wood para su aceptación o rechazo.

Get-User -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'RoomMailbox') -and (DisplayName -like 'Private*')} | Set-CalendarProcessing -AllBookInPolicy $false -AllRequestInPolicy $true -ResourceDelegates "Robin Wood"

Para comprobar que las propiedades de un buzón de sala se cambiaron correctamente, realice lo siguiente:

  • En el EAC, seleccione el buzón de correo y, a continuación, haga clic en Editar Icono Editar para ver la propiedad o característica que cambió. Según la propiedad que cambie, puede aparecer en el panel Detalles del buzón seleccionado.

  • En el Shell, use el cmdlet Get-Mailbox para comprobar los cambios. Una de las ventajas de usar el Shell es que puede ver diferentes propiedades para varios buzones. En el ejemplo anterior donde las solicitudes de reserva se podían programar únicamente durante el horario laboral y con una duración máxima de 9 horas, ejecute el siguiente comando para comprobar los nuevos valores.

    Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'RoomMailbox')} | Get-CalendarProcessing | fl Identity,ScheduleOnlyDuringWorkHours,MaximumDurationInMinutes
    
SugerenciaSugerencia:
¿Problemas? Solicite ayuda en los foros de Exchange. Visite los foros en: Exchange Server, Exchange Online o Exchange Online Protection.
 
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