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Información general sobre las directivas de sitio en SharePoint 2013

SharePoint 2013
 

Se aplica a: SharePoint Server 2013, SharePoint Foundation 2013

Última modificación del tema: 2014-06-19

Resumen: aprenda sobre el cierre del sitio de SharePoint y las políticas de eliminación, así como el modo en que se aplican a la gobernanza de SharePoint y la creación de sitios sin intervención del administrador.

Incluso con la buena gestión, los sitios de SharePoint pueden proliferar y crecer fuera de control. Los sitios se crean según se vayan necesitando, pero rara vez se eliminan. Si los sitios continúan cuando ya no son necesarios, requieren espacio de almacenamiento y puede no se acepten por motivos de cumplimiento de normas.

Puede utilizar directivas de sitios para ayudar a controlar la proliferación de sitios. Una directiva de sitio define el ciclo de vida de un sitio especificando cuándo se cerrará y se eliminará el sitio. Al cerrar o eliminar un sitio, cualquier subsitio también se cerrará o se eliminará. Si un buzón de Exchange está asociado a un sitio, el buzón se elimina de Exchange Server 2013 cuando se elimina el sitio.

El cierre de sitio es un nuevo concepto en SharePoint 2013. Al cerrar un sitio, especifica que el sitio ya no se utilizará, de modo que eventualmente se puede eliminar según una programación. Un sitio cerrado no aparece en otros lugares en los que se agregan sitios, por ejemplo, Outlook, Outlook Web App o Project Server 2013, pero los usuarios aún pueden modificar un sitio cerrado y su contenido mediante la dirección URL para llegar al sitio.

Una directiva de sitio especifica las condiciones en las que se va a cerrar o eliminar un sitio automáticamente. Existen las siguientes cuatro opciones:

  • No cerrar o eliminar el sitio automáticamente. Si una directiva que tenga esta opción se aplica a un sitio, el propietario del sitio debe eliminarlo manualmente.

  • Eliminar el sitio automáticamente. Si una directiva que tenga esta opción se aplica a un sitio, el propietario del sitio puede cerrar el sitio manualmente, pero el sitio se eliminará automáticamente. Una directiva que elimina el sitio automáticamente especifica una regla para especificar cuándo se debe eliminar el sitio y tiene las siguientes opciones:

    • La acción que desencadena el sitio que se va a eliminar y cuánto tiempo se debe esperar una vez ejecutado el desencadenador antes de eliminar el sitio. La creación de sitios o el cierre de sitios, puede ser el desencadenador. Por ejemplo, puede crear una directiva que elimina un sitio de tres meses después de cerrar el sitio o una directiva que elimina un sitio un año después de crear el sitio.

    • Si SharePoint 2013 enviará un mensaje de correo electrónico de notificación al propietario del sitio días antes de la eliminación del sitio.

    • Si se permitirá a los propietarios de sitios posponer la eliminación del sitio.

  • Cerrar el sitio automáticamente y eliminar el sitio automáticamente. Esta opción le ofrece las mismas opciones de la eliminación automática del sitio y también requiere que se especifique cuánto tiempo después de la fecha de creación, se cerrará el sitio.

    NotaNota:
    El propietario de un sitio puede volver a abrir un sitio cerrado visitando la página de cierre y eliminación del sitio en el menú Configuración del sitio.
  • Ejecutar un flujo de trabajo para cerrar el sitio y eliminar el sitio automáticamente. Esta opción le ofrece las mismas opciones de la eliminación automática del sitio y también requiere que se especifique un flujo de trabajo para que se ejecute. Cuando el flujo de trabajo termina de ejecutarse, SharePoint 2013 cierra el sitio. Especifique el nombre del flujo de trabajo, cuánto tiempo después de la fecha de creación, se ejecutará el flujo de trabajo, y si se va a ejecutar el flujo de trabajo periódicamente hasta que el sitio se cierre.

Una directiva de sitio también puede especificar si se aplica al sitio raíz en una colección de sitios, cuando se cierra el sitio raíz, el sitio raíz y todos los subsitios pasarán a ser de solo lectura.

El usuario define las directivas de sitios desde el sitio raíz de una colección de sitios; para ello, va a la página de directivas de sitios en el menú Administración de la colección de sitios. Las directivas estarán disponibles desde ese momento en todos los sitios de la colección de sitios. Los propietarios de sitios pueden aplicar una directiva a un sitio; para ello, irán a la página de cierre y eliminación del sitio en el menú Configuración del sitio. Los propietarios de sitios también pueden cerrar un sitio mediante el uso de la página de cierre y eliminación del sitio.

NotaNota:
Para eliminar un sitio manualmente, el propietario del sitio debe seleccionar Eliminar este sitio en el menú Configuración del sitio. la página de cierre y eliminación del sitio muestra cuándo se eliminará automáticamente un sitio. Sin embargo, no proporciona una opción para propietario del sitio pueda eliminar el sitio manualmente.

Si la colección de sitios en la que define las directivas de sitios es un concentrador de tipo de contenido, puede publicar las directivas y compartirlas a través de colecciones de sitios. Para obtener más información acerca de la publicación de tipos de contenido, y directivas de sitios, en las colecciones de sitios, vea Planear el uso compartido de tipos de contenido y conjuntos de términos en SharePoint Server 2013.

Las directivas de sitios son muy valiosas cuando se utilizan junto con la creación personalizada de sitios. Cuando un administrador de la granja de servidores permite la creación personalizada de sitios en una aplicación web, el administrador de la granja de servidores puede especificar que los usuarios clasifiquen cada sitio recién creado mediante la selección de una directiva para aplicar al sitio. El administrador de la granja de servidores puede especificar que la clasificación de sitios sea requerida, opcional u oculta para el usuario. Mediante las directivas del sitio junto con la creación personalizada de sitios, puede dejar que los usuarios creen sus propios sitios, y además garantizar que los sitios se eliminarán después de una hora determinada.

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