Sugerencias de correo en Exchange Online
Las sugerencias de correo electrónico son mensajes informativos que se muestran a los usuarios mientras éstos escriben un mensaje. Mientras un nuevo mensaje está abierto y está compuesto, Exchange analiza el mensaje (incluidos los destinatarios). Si se detecta un posible problema, se notifica al usuario con una sugerencia de correo electrónico antes de enviar el mensaje. Con la información de mailtip, el usuario puede ajustar el mensaje para evitar situaciones no deseadas o informes de no entrega (también conocidos como NDR o mensajes de devolución).
¿Cómo funcionan las sugerencias de correo electrónico?
Las sugerencias de correo electrónico se implementan como un servicio web en Exchange. Cuando un remitente redacta un mensaje, el software de cliente realiza una llamada de servicio web de Exchange al servidor de acceso de cliente para obtener la lista de sugerencias de correo electrónico. El servidor responde con la lista de sugerencias de correo electrónico que se aplican al mensaje y el cliente de software muestra la sugerencia de correo electrónico.
Las siguientes situaciones de mensajería innecesaria son comunes en cualquier entorno de mensajería:
NDR resultantes de mensajes que infringen las restricciones de mensajes de toda la organización (por ejemplo, restricciones de tamaño de mensaje o número máximo de destinatarios por mensaje).
NDR resultantes de mensajes enviados a destinatarios inexistentes, destinatarios restringidos o usuarios con buzones completos.
Envío de mensajes a usuarios con la función de respuestas automáticas configurada.
Todos estos casos incluyen al usuario que envía un mensaje y que espera que este sea entregado, en lugar de recibir una respuesta que indique que el mensaje no ha sido entregado. Incluso, en el mejor de los casos, como la respuesta automática, estos eventos provocan pérdidas de productividad. En el caso de un NDR, este escenario podría dar lugar a una llamada costosa al departamento de soporte técnico.
Existen también varios casos en los que el envío de un mensaje no producirá un error, pero podrá causar consecuencias indeseadas, incluso incómodas:
Mensajes enviados a grupos de distribución extremadamente grandes.
Mensajes enviados a grupos de distribución inapropiados.
Mensajes enviados por accidente a destinatarios fuera de la organización.
Al seleccionar Responder a todos para un mensaje recibido como destinatario en copia oculta (CCO).
Todas estas situaciones problemáticas se pueden mitigar si se les informa a los usuarios sobre las posibles consecuencias de enviar el mensaje mientras se redacta. Por ejemplo, si se notifica a los remitentes que el tamaño de su mensaje superará el valor máximo permitido, no intentarán enviar el mensaje. Del mismo modo, si se notifica a los remitentes que su mensaje se entregará a personas ajenas a la organización, es más probable que se aseguren de que el contenido y el tono del mensaje sean adecuados.
Los siguientes clientes de mensajería admiten sugerencias de correo electrónico:
Outlook en la Web (anteriormente, Outlook Web App)
Microsoft Outlook 2010 o posterior para Microsoft Windows
Sugerencias de correo disponibles en Exchange Online
En la tabla siguiente se enumeran las sugerencias de correo electrónico disponibles en Exchange Online.
| Información sobre correo | Disponibilidad | Escenario |
|---|---|---|
| Destinatario interno no válido | Outlook | El remitente agrega un destinatario interno que no existe. Por ejemplo:
La sugerencia de correo electrónico indica el destinatario no válido y brinda al remitente la opción de eliminar el destinatario del mensaje. |
| Buzón de correo lleno | Outlook Outlook en la web |
El remitente agrega un destinatario interno cuyo buzón supera el tamaño máximo del buzón (la cuota ProhibitSendReceive en el buzón o la organización).
La sugerencia de correo electrónico indica el destinatario cuyo buzón de correo está lleno y brinda al remitente la opción de eliminar el destinatario del mensaje. La sugerencia de correo electrónico es precisa en el momento de la muestra. Si el mensaje no se envía inmediatamente, la sugerencia de correo electrónico se actualizará cada dos horas. Esta acción también se aplica a los mensajes que fueron guardados en la carpeta Borradores y que se volvieron a abrir después de dos horas. |
| Respuestas automáticas | Outlook Outlook en la web |
El remitente agrega un destinatario* interno que ha activado Respuestas automáticas.
La información sobre correo indica que el destinatario tiene las respuestas automáticas activadas y también muestra los primeros 175 caracteres del texto de respuesta automática. La sugerencia de correo electrónico es precisa en el momento de la muestra. Si el mensaje no se envía inmediatamente, la sugerencia de correo electrónico se actualizará cada dos horas. Esta acción también se aplica a los mensajes que fueron guardados en la carpeta Borradores y que se volvieron a abrir después de dos horas. *Si el destinatario es externo, pero el dominio del destinatario está configurado como un dominio remoto, los valores AllowedOOFType e IsInternal determinan si el remitente recibe la respuesta automática interna, la respuesta automática externa o ninguna respuesta automática. |
| Personalizado | Outlook Outlook en la web |
El remitente agrega un destinatario interno que tiene configurada una información sobre correo electrónico personalizada.
Una sugerencia de correo electrónico personalizada puede ser útil para proporcionar información específica sobre el destinatario. Por ejemplo, es posible crear una sugerencia de correo electrónico personalizada para un grupo de distribución que explique la intención de reducir su mal uso. Para obtener más información, vea Configurar las sugerencias de correo electrónico personalizadas para los destinatarios. Las sugerencias de correo electrónico personalizadas no se muestran si el remitente no tiene permiso para enviar mensajes al destinatario (en su lugar se muestra la información sobre correo del destinatario restringido). |
| Destinatario restringido | Outlook Outlook en la web |
El remitente agrega un destinatario al que no se le permite enviar mensajes (las restricciones de entrega están configuradas entre el remitente y el destinatario).
La información sobre correo electrónico indica el destinatario prohibido y ofrece al remitente la opción de quitar el destinatario del mensaje. También informa claramente al remitente de que el mensaje no se puede entregar al destinatario restringido. Si el destinatario restringido es un grupo de distribución que contiene grupos anidados, no se muestran las sugerencias de correo electrónico. Además, si el grupo restringido (AcceptMessagesOnlyFromDLMembers) tiene grupos dentro de él, no se muestran las sugerencias de correo electrónico. Si el destinatario restringido es externo o es un grupo de distribución que contiene destinatarios externos, la información sobre correo electrónico se mostrará al remitente. Sin embargo, no se muestran las siguientes sugerencias de correo electrónico (si procede):
|
| Destinatarios externos | Outlook Outlook en la web Outlook Mobile |
El remitente agrega un destinatario* externo o un grupo de distribución que contiene destinatarios externos.
La información sobre correo electrónico informa al remitente de que el mensaje dejará la organización, lo que puede ayudarle a tomar las decisiones correctas sobre el texto, el tono y el contenido. Esta sugerencia de correo electrónico está desactivada de manera predeterminada. Puede activar esta sugerencia mediante el cmdlet de Set-OrganizationConfig. Para obtener información más detallada, vea Sugerencias de correo electrónico sobre las relaciones de la organización. *Si el destinatario es externo, pero el dominio del destinatario está configurado como un dominio remoto, la configuración isinternal determina si el remitente recibe esta información de correo electrónico (la información sobre correo de destinatarios externos no se aplica a los destinatarios internos). Nota: La información sobre correo de destinatarios externos no se evalúa para los destinatarios del grupo de distribución externo donde el grupo de distribución está en un dominio remoto. Nota 2: Outlook Mobile solo admite la información sobre correo de destinatarios externos para Microsoft 365 o Office 365 y para buzones de Exchange locales que usan la autenticación moderna híbrida (HMA). Al redactar correos electrónicos de entrenamiento de simulación de suplantación de identidad (phishing) para Office 365, las sugerencias de correo electrónico para destinatarios externos deben habilitarse mediante el siguiente comando de PowerShell: |
| Gran audiencia | Outlook Outlook en la web |
El remitente agrega un grupo de distribución que tiene más miembros que el tamaño de público grande configurado (el tamaño predeterminado es más de 25 miembros). Para obtener información detallada, vea Configurar el tamaño de gran audiencia para su organización.
El número de miembros del grupo de distribución no se calcula cada vez. En su lugar, la información del grupo de distribución se lee de los datos de métricas de grupo. |
| Destinatario moderado | Outlook Outlook en la web |
El remitente agrega un destinatario moderado (un destinatario que requiere aprobación de mensajes). La información sobre correo identifica al destinatario moderado e informa al remitente de que la moderación podría dar lugar a una entrega retrasada. La información sobre correo electrónico no se muestra si:
|
| Responder a todos en CCO | Outlook en la Web | Un destinatario CCO selecciona Responder a todos los mensajes. La información sobre correo aparece en el mensaje de respuesta. Los destinatarios CCO que se revelan a otros destinatarios son universalmente incorrectos y la información sobre correo electrónico lo explica. |
| Mensaje sobredimensionado | Outlook | El mensaje es mayor que el tamaño máximo permitido del mensaje.
La información sobre correo electrónico se muestra si el tamaño del mensaje infringe una de las siguientes restricciones de tamaño de mensaje:
Nota: Los límites de tamaño del mensaje en los conectores no se evalúan para esta información sobre correo electrónico. |
Restricciones de las sugerencias de correo electrónico
Las sugerencias de correo electrónico están sujetas a las siguientes restricciones:
Las sugerencias de correo electrónico no son compatibles cuando se trabaja en modo sin conexión con Outlook.
Cuando un mensaje se dirige a un grupo de distribución, no se evalúan las sugerencias de correo para destinatarios individuales que son miembros de ese grupo de distribución. Sin embargo, si alguno de los miembros son destinatarios externos, se muestra la información sobre correo de destinatarios externos, que muestra al remitente el número de destinatarios externos en el grupo de distribución.
Si se envía el mensaje a más de 200 destinatarios, no se evalúan las sugerencias de correo electrónico para buzones individuales por motivos de rendimiento.
Las informaciones sobre correo personalizadas tienen un límite de 175 caracteres.
Aunque las versiones anteriores de Exchange Server rellenarían las sugerencias de correo en su totalidad, Exchange Online solo se mostrarán hasta 1000 caracteres.
Si el remitente comienza a redactar un mensaje y lo deja abierto por un período de tiempo prolongado, se evaluará la sugerencia de correo, las Respuestas automáticas y el Buzón lleno cada dos horas.