Colaboración en Exchange Online

Microsoft 365 o Office 365 y Exchange Online proporcionan varias características que pueden ayudar a los usuarios finales a colaborar fácilmente en el correo electrónico.

Cada una de estas características, descritas en las secciones siguientes, tiene una experiencia de usuario y un conjunto de características diferentes y se deben usar en función de lo que los usuarios necesitan lograr y lo que su organización puede proporcionar.

En este tema, se comparan estas características de colaboración para permitirle decidir qué características ofrecer a los usuarios.

Carpetas públicas

Las carpetas públicas están diseñadas para un acceso compartido y ofrecen una manera fácil y efectiva de obtener, organizar y compartir información con otras personas de su grupo de trabajo u organización.

Las carpetas públicas organizan el contenido en una jerarquía profunda que es fácil de examinar. Los usuarios detectan contenido interesante y relevante al examinar las ramificaciones de la jerarquía que les resultan relevantes. Los usuarios siempre ven la jerarquía completa en la vista de carpetas de Outlook. Las carpetas públicas son una gran tecnología para el archivado de grupos de distribución. Una carpeta pública puede habilitarse para correo y agregarse como miembro del grupo de distribución. El correo electrónico enviado al grupo de distribución se agrega automáticamente a la carpeta pública para una referencia posterior. Las carpetas públicas también ofrecen el uso compartido simple de documentos y no requieren la instalación de SharePoint en la organización. Por último, los usuarios finales pueden usar carpetas públicas con los siguientes clientes de Outlook compatibles: Outlook 2010 o posterior y Outlook en la Web (anteriormente conocido como Outlook Web App), pero con algunas limitaciones.

Para obtener más información, consulte Carpetas públicas en Microsoft 365 o Office 365 y Exchange Online.

Buzones compartidos

Un buzón compartido es un buzón al que varios usuarios designados tienen acceso para leer y enviar mensajes de correo electrónico y para compartir un calendario común. Los buzones compartidos pueden proporcionar una dirección de correo electrónico genérica (como info@contoso.com o sales@contoso.com) que los clientes pueden usar para preguntar sobre su empresa. Si el buzón compartido tiene asignado el permiso Enviar como cuando un usuario delegado responde al mensaje de correo electrónico, puede aparecer como si el buzón de correo (por ejemplo, sales@contoso.com) respondiera, no el usuario real.

Para obtener más información, consulte Buzones compartidos en Exchange Online.

Grupos

Los grupos (también denominados grupos de distribución) son una colección de dos o más destinatarios que aparecen en la libreta de direcciones compartida. Cuando un mensaje de correo electrónico se envía a un grupo, todos sus miembros lo reciben. Los grupos de distribución pueden organizarse mediante un asunto de debate determinado, como ("Amantes de perros"), o mediante usuarios que comparten una estructura de trabajo común que requiere que se comuniquen con frecuencia.

Para obtener más información, vea Destinatarios de Exchange Online.

¿Cuál utilizar?

En la siguiente tabla, se ofrece una vista rápida de cada una de las características de colaboración que lo ayudarán a decidir cuál utilizar.

Carpetas públicas Buzones compartidos Grupos
Tipo de grupo Con los permisos adecuados, todos los usuarios de la organización pueden tener acceso a las carpetas públicas y buscar en ellas. Las carpetas públicas son ideales para mantener conversaciones de grupos de distribución o historiales. Delega el trabajo en nombre de una identidad virtual y puede responder a un correo electrónico como esa identidad de buzón compartido. Ejemplo: support@tailspintoys.com Usuarios que necesitan enviar un correo electrónico a un grupo de destinatarios con una característica o interés común.
Tamaño ideal del grupo Grande Pequeño1 Grande
Access Cualquier usuario de la organización puede tener acceso. Los usuarios pueden obtener los permisos Acceso completo o Enviar como. Si se les otorga el permiso Acceso completo, los usuarios también deben agregar el buzón compartido al perfil de Outlook para acceder al buzón compartido. Para los grupos de distribución, los miembros deben agregarse manualmente. Para los grupos de distribución dinámica, los miembros se agregan sobre la base de criterios de filtrado.
¿Calendario compartido? No
¿Llega el correo electrónico a la bandeja de entrada personal del usuario? No. El correo electrónico llega a la carpeta pública. No. El correo electrónico llega a la bandeja de entrada del buzón compartido. Sí. El correo electrónico llega a la bandeja de entrada de un miembro del grupo de distribución.
Clientes soportados Outlook 2010 o posterior
Outlook en la Web
Outlook 2010 o posterior
Outlook en la Web
Outlook 2010 o posterior
Outlook en la Web

Nota:

1 Dependiendo de la carga de trabajo, el tamaño de grupo ideal puede ser muy pequeño (no más de 25). Si más de unos pocos usuarios necesitan acceder a un buzón compartido al mismo tiempo, considere una de las otras opciones.