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Administración de Windows
Cambios en los archivos sin conexión en Windows Vista
Jeremy Moskowitz,
 
Resumen:
  • Continuidad en línea y sin conexión
  • Disponibilidad de archivos
  • Cómo evolucionan las carpetas sin conexión

Uno de los problemas más complicados de la administración de escritorios consiste en permitir a los usuarios sin conexión trabajar como si estuvieran en línea. La necesidad es mayor de lo que pueda creer, los usuarios son hoy día mucho más móviles de lo que eran hace cinco años. Aunque hay una serie de casos en los que quizás necesite trabajar
sin conexión, los tres más comunes son: cuando desconecta el portátil de la red de la oficina y sale de viaje, cuando se conecta a través de un vínculo lento o intermitente y cuando la sucursal pierde conectividad con la oficina principal.
En estas circunstancias, ¿cómo es posible mantener una copia de un archivo en el equipo sin conexión mientras la original está en el servidor principal? Y lo más importante, ¿cómo es posible gestionar un conflicto si alguien de la oficina principal cambia el archivo en el servidor mientras otra persona lo cambia cuando está desplazado? Afortunadamente, estos problemas los trata el motor de archivos sin conexión, que está integrado en Windows® 2000, Windows XP y Windows Vista®.

El almacenamiento en caché es la respuesta
El motor de archivos sin conexión es en realidad una máquina de almacenamiento en caché gigante. Por supuesto, de forma subyacente (y dentro de Microsoft) se conoce con el nombre de caché en el lado cliente (CSC). El motor de archivos sin conexión es los suficientemente configurable y flexible para permitir que los usuarios decidan qué es lo que desean almacenar y para ayudarle a conseguir que el sistema almacene en memoria caché lo que desea. Le permite obtener acceso a los mismos archivos tanto sin conexión como en línea, sin cambiar el espacio de nombres. Es decir, se obtiene acceso a los archivos mediante la misma ruta de acceso UNC o letra de unidad tanto si trabaja en línea como sin conexión.
Puede configurar los archivos que se van a almacenar en memoria caché de manera manual o automática. Si sabe que usa a menudo archivos o carpetas determinados mientras está de viaje, simplemente puede designar un archivo o carpeta como los que viajarán con usted. Para hacerlo, un usuario de Windows XP haría clic con el botón secundario en un archivo que esté almacenado de forma local o en un recurso compartido de red y seleccionaría la opción para hacer que los archivos estuvieran disponibles sin conexión (consulte la figura 1). En Windows Vista la opción se llama Siempre disponible sin conexión. Hacer disponible de manera manual un archivo sin conexión se suele denominar anclar un archivo.
Figura 1 Cómo hacer disponible un archivo sin conexión (Hacer clic en la imagen para ampliarla)
Figura 1a Carpeta de archivos sin conexión 
El recurso compartido que está usando puede conectarse a través de una ruta de acceso UNC o asignarse con una letra de unidad. Por supuesto, el archivo no necesita estar almacenado en un equipo que ejecute Windows Server®. Puede residir en cualquier equipo que cumpla con el protocolo SMB (Bloque de mensajes del servidor), como un servidor Samba o dispositivo NAS (con algunas raras excepciones), que también cumpla con el protocolo SMB.
La primera vez que elija anclar un archivo, Windows XP le guía a través de una serie de pantallas del asistente, preguntando cuándo sincronizar. Si hace clic en Siguiente en cada pantalla y escoge las opciones predeterminadas, la sincronización sucede cada vez que inicia sesión o desconecta y también en segundo plano cuando está inactivo. Cuando el asistente se completa, verá un cambio de icono que indica que el archivo está ahora disponible sin conexión.
Una vez que desconecta de la red, el resto de archivos en el recurso compartido pasa a ser no disponible excepto aquellos escogidos para el uso sin conexión. Esto a veces resulta problemático: el icono muestra qué archivos están siempre disponibles sin conexión, pero no está claro inmediatamente antes de que haya desconectado que no todos los otros archivos vayan a estar disponibles. Trataré este problema con más detalle más adelante en el artículo.
Hacer que los archivos estén disponibles sin conexión de manera manual tiene sus ventajas, pero a veces tiene sentido hacerlo de manera más automatizada. Exploraré este escenario a continuación, mediante lo que a menudo se ha denominado almacenamiento automático en caché.

Cuando el almacenamiento automático en caché vence al almacenamiento manual en caché
El almacenamiento automático en caché se configura en un servidor según el recurso compartido. Por lo que si tiene un recurso compartido llamado Ventas y desea permitir que el personal de ventas pueda llevarse consigo sus archivos cuando viaja, puede indicar al motor de CSC que lo haga. La figura 2 muestra el cuadro de diálogo Configuración sin conexión que aparece cuando se hace clic en la ficha Almacenamiento en caché en Windows Server 2003. La configuración se explica en la figura 3.

Valor Descripción
Sólo los archivos y programas que los usuarios especifiquen estará disponibles sin conexión. Permite a los usuarios especificar manualmente los archivos que van a estar disponibles sin conexión. Éste es el valor predeterminado.
Todos los programas que el usuario abra desde el recurso compartido estarán disponibles sin conexión automáticamente. Permite el almacenamiento automático en caché de todos los archivos y programas que toca el Explorador de Windows. La configuración Rendimiento óptimo se usa al almacenar automáticamente en caché los programas más que los documentos, pero normalmente no tiene efecto en el rendimiento y puede omitirse sin riesgos en la mayoría de los casos. Windows Vista la omite por completo.
Los archivos o programas del recurso compartido no estarán disponibles sin conexión. Bloquea el acceso del usuario al elemento Disponible sin conexión en un cliente de Windows 2000, Windows XP o Windows Vista.
   
Figura 2 Cuadro de diálogo Configuración sin conexión en Windows Server 2003 (Hacer clic en la imagen para ampliarla)
Para ver cómo funciona el almacenamiento automático en caché, supongamos que tiene el recurso compartido Ventas que contiene 10, de Sales01.txt a Sales10.txt, y que ha habilitado la configuración denominada Todos los programas que el usuario abra desde el recurso compartido estarán disponibles sin conexión automáticamente. Los resultados no son inmediatamente obvios. Para el usuario no hay más señal externa que la de que, de repente, tiene disponibles más archivos sin conexión. Además, sólo los archivos abiertos por Windows (y por lo tanto almacenados en memoria caché) están más tarde disponibles para ser usados sin conexión. En resumen, es necesario abrir los archivos en línea que desea usar sin conexión antes de desconectar realmente de la red. De lo contrario, no estarán disponibles sin conexión cuando los necesite.
Además, los archivos que se almacenan en memoria caché automáticamente no permanecerán en ella necesariamente para siempre. Windows XP y Windows Vista gestionan este espacio temporal de una manera un poco diferente, pero el aspecto clave es que los archivos se pueden expulsar según las restricciones de espacio. Los archivos se mantienen según se han usado. Aquellos que no se han abierto en mucho tiempo se expulsan para dejar espacio a los archivos nuevos a medida que se abren. Así pues, aunque hay una probabilidad alta de que un archivo que haya modificado recientemente esté todavía en la memoria caché, no asuma que el almacenamiento automático en caché garantiza que los archivos estén disponibles. Si quiere estar seguro que un archivo estará disponible, necesita anclarlo. Como administrador, también puede usar una directiva de grupo para anclar archivos con la configuración de archivos sin conexión asignada administrativamente.
Echemos un vistazo a un ejemplo de trabajo real. Suponga que un usuario de Windows XP denominado EastSalesUser1 abrió un archivo denominado Sales05.txt y que un usuario de Windows Vista denominado EastSalesUser2 abrió Sales05.txt en el recurso compartido \\server\sales.
Puesto que el almacenamiento automático en caché se ha establecido en el recurso compartido de ventas, aunque EastSalesUser1 (en Windows XP) y EastSalesUser2 (en Windows Vista) se encuentren sin conexión, podrían seguir trabajando en esos archivos. Windows ha almacenado una copia de esos archivos en la memoria caché de Archivos sin conexión. Pero ¿qué ocurre con los otros archivos que los usuarios no han usado todavía?
Windows XP y Windows Vista reaccionan de manera diferente a los archivos que se han dejado en la oficina, tal como puede ver en las figuras 4 y 5. Windows XP no indica de ninguna forma si había archivos no almacenados en memoria caché. Cuando se encuentra sin conexión, esos archivos desaparecen de una manera que puede resultar confusa. Windows Vista, al contrario, cuenta con una superposición de icono y muestra una X un poco atenuada en los archivos que no han sido almacenados en memoria caché. Esto constituye un gran paso adelante a la hora de mostrar qué archivos están disponibles sin conexión. El único problema es que el usuario sólo lo ve después de desconectar, no durante una sesión en línea. Así pues, hacer más explícito el estado del archivo sería un extra muy bienvenido.
Figura 4 Windows XP sólo muestra los archivos disponibles una vez se encuentra sin conexión (Hacer clic en la imagen para ampliarla)
Figura 5 Windows Vista muestra los archivos no disponibles mientras se encuentra sin conexión (Hacer clic en la imagen para ampliarla)

Disponible, o no
Algunos administradores dudan si aprovechar la función Archivos sin conexión, precisamente a causa de la posible confusión: qué archivos están definitivamente disponibles sin conexión y cuáles no y cómo diferenciarlos. En la figura 5, el icono del círculo verde sobre sales01.txt indica que está garantizado que el archivo está disponible. (De nuevo, al anclar archivos, se garantiza que el archivo esté disponible sin conexión).
Sin embargo, tal como expliqué, Sales05.txt, que tanto Windows XP como Windows vista han hecho disponible sin conexión a través del almacenamiento automático en caché, no está necesariamente disponible sin conexión. Recuerde, sólo los archivos que haya tocado estarán disponibles sin conexión. Así que sería preferible si el sistema indicara que los archivos están temporalmente o posiblemente disponibles sin conexión. Puesto que no hay diferenciación de icono, determinar qué archivos estarán disponibles sin conexión puede ser confuso. La IU de Windows Vista es mejor, pero aún necesita cierta mejora en este aspecto. Una propiedad del Explorador en Windows Vista llamada Disponibilidad sin conexión ofrece información de disponibilidad. Esa propiedad se muestra en el panel de vista previa cuando se selecciona un elemento. Si se ancla el elemento, el valor es "Siempre disponible". Si no se ancla pero se almacena en memoria caché, el valor es "Disponible".
La idea de los archivos disponibles sin conexión de manera temporal es semejante en Windows XP y Windows Vista, pero las implementaciones son ligeramente diferentes. La figura 6 muestra la forma en que Windows XP y Windows Vista administran los archivos sin conexión.
Figura 6 Áreas de archivos sin conexión de Windows XP y Windows Vista 
En resumidas cuentas, tanto Windows XP como Windows Vista tienen un lugar en el que mantener los archivos sin conexión, pero los archivos Siempre disponibles sin conexión y los archivos Disponibles sin conexión de manera temporal se almacenan de una forma un poco distinta en cada sistema operativo.
Para Windows XP, los archivos que están siempre disponibles sin conexión (designados por el cambio de icono como se ve en la figura 1) se colocan donde permanecen para siempre. Si ancla 10 GB de archivos manualmente, con lo cual los convierte en Siempre disponibles sin conexión, los 10 GB siempre estarán disponibles. No hay límite para el número de archivos que un usuario puede anclar (fuera del tamaño máximo de partición). Sin embargo, Windows XP tiene un máximo de 2 GB para archivos almacenados automáticamente en memoria caché. La idea es que sólo los archivos que se abren de manera rutinaria se almacenen aquí mientras que los que no han sido usados durante un tiempo son expulsados siempre que sea necesario. De forma predeterminada, se asigna a la Memoria caché disponible temporalmente un 10 por ciento del espacio disponible en el disco duro, tal como se muestra en la figura 7. Esta configuración está sólo disponible para administradores en Windows XP.
Figura 7 Cómo configurar espacio en disco para archivos sin conexión en Windows XP 
Windows Vista puede almacenar también los archivos permanente o temporalmente. Sin embargo, hay una diferencia. La Memoria caché de archivos temporales está integrada en la memoria caché general. De forma predeterminada, toda la memoria caché (tanto los archivos temporales y los archivos Siempre disponibles sin conexión) se limita al 25 por ciento del espacio disponible en el disco duro. La razón por la que esto se cambió es que en Windows XP un usuario podría mantener el almacenamiento manual en caché de los archivos (quizás varias decenas de gigabytes), y quedarse directamente sin espacio en el disco duro. Con el esquema nuevo, el administrador aparta una cantidad específica de espacio para toda la memoria caché, para que no pueda suceder. Al observar la figura 8, tenga en cuenta que el 25 por ciento del espacio disponible en la unidad de disco se muestra de manera confusa como un 15,2 por ciento de toda la unidad de disco. Tenga en cuenta también que el segundo control deslizante, que establece el espacio temporal, nunca puede configurarse por encima del primer control deslizante, que establece el espacio máximo de todos los archivos sin conexión. Se puede obtener acceso a estos controles deslizantes de los Límites de uso de disco para archivos sin conexión haciendo clic en la opción Cambiar límites, pero tenga en cuenta que necesita credenciales de administrador para hacerlo.
Figura 8 Espacio disponible para archivos sin conexión en Windows Vista 

Evitar el almacenamiento excesivo en caché
La Redirección de carpetas es otra característica de Windows que le permite asegurar que ciertas carpetas clave normalmente locales en el equipo se almacenen realmente en los servidores. La idea es que no tiene que preocuparse si este equipo local no funciona puesto que dispone de una copia de los archivos importantes en el recurso compartido de red.
Suponga que tiene una carpeta Mis documentos redirigida (para Windows XP) o una carpeta Documentos (para Windows Vista). En este caso (de hecho cuando se redirige cualquier carpeta), el sistema operativo asume que siempre desea estos archivos disponibles sin conexión y todos los archivos de la carpeta redirigida recibirán el símbolo mostrado en la figura 1. La desventaja es que si está en una red bien conectada y siempre en línea y se desplaza a un equipo nuevo, almacenará todos los contenidos de la carpeta redirigida en el equipo nuevo, incluso si sólo piensa usarlo para una sesión. Esto no sólo es un derroche de espacio, es un riesgo de seguridad si no se administra adecuadamente.
Otro caso en el que los archivos se almacenan en caché automáticamente y sin saberlo es al usar el Explorador de Windows para examinar los archivos de un recurso compartido. Si solamente observa un conjunto de, por ejemplo, archivos gráficos en un recurso compartido de red con el Explorador y el almacenamiento automático en caché está activado, es muy probable que esos archivos se descarguen automáticamente y se coloquen en la caché. Esto es porque usar el Explorador para obtener acceso a un archivo es todo lo que se necesita para colocarlo temporalmente en la memoria caché sin conexión. A menudo se obtiene acceso a todos los archivos del recurso compartido para obtener metadatos como el tamaño del archivo o una vista preliminar de una imagen. Cuando esto sucede a través de un vínculo rápido y bien conectado, no merece la pena. Windows almacena el archivo en memoria caché de forma rápida y silenciosa para el uso posterior. Pero cuando está conectado a ese recurso compartido de red con almacenamiento automático en memoria caché a través de un vínculo de baja velocidad, las cosas pueden ser mucho más problemáticas. La situación es básicamente igual de forma predeterminada para el Explorador de Windows XP y el Explorador de Windows Vista. La buena noticia es que el motor de almacenamiento en caché sin conexión de Windows Vista puede aprender a reconocer mejor un vínculo de baja velocidad.

Archivos sin conexión con directiva de grupo
Cambios importantes en los archivos sin conexión de Windows Vista
Los miembros del equipo Archivos sin conexión desean que conozca sus cambios favoritos, pero no había espacio para explorarlos todos en el artículo. Así, en pocas palabras, estos son los principales cambios en los Archivos sin conexión:
  1. Las transiciones continuas sin conexión a en línea implican que los identificadores abiertos no bloquean la transición.
  2. Granularidad sin conexión por archivo, por lo que un recurso compartido sin conexión ya no hace que todo el servidor esté sin conexión.
  3. Modo sin conexión forzado a través de un botón Trabajar en línea/sin conexión en el Explorador de Windows.
  4. Cifrado por usuario del contenido en memoria caché.
  5. Nuevo motor de sincronización mucho más rápido en la detección y análisis de los cambios.
  6. Integración con Búsqueda de Windows para que se puedan indizar las carpetas redirigidas.
  7. Sincronización local a remota, que puede aprovechar la característica Transferencia de mapa de bits diferencial.
  8. Resolución diferida del conflicto a través del Centro de sincronización.
  9. Los globos del área de notificación han desaparecido; ya no molestan al usuario.
  10. Nueva compatibilidad integral con API COM y WMI para la administración; documentada en MSDN® en msdn2.microsoft.com/bb530662.
  11. Compatibilidad con scripts a través de un proveedor WMI (que se documentará en MSDN en breve).
  12. Nuevas propiedades de elemento de shell Estado sin conexión y Disponibilidad sin conexión.
  13. Conversión en fantasma para representar los elementos no disponibles del espacio de nombres mientras se encuentra sin conexión. El Explorador muestra éstos elementos atenuados con la superposición de una X gris, ayudando a evitar cambios drásticos de la vista de la carpeta shell cuando se realice la transición de en línea a sin conexión.
  14. Nuevo applet del Panel de control.
Si desea obtener más información, encontrará gran cantidad de información sobre el tema en mi libro y en la documentación de Microsoft.

Tal como afirmamos, siempre que un usuario (o el Explorador) tenga acceso a un archivo, todo el archivo se integra en la memoria caché. Y si ese archivo es un documento de 80 MB de Visio® o de Word, que así sea. Tanto Windows XP como Windows Vista entienden lo que es un vínculo de baja velocidad. De hecho, de manera predeterminada, Windows XP piensa que un vínculo de baja velocidad es 64 Kbps. Si la velocidad de la conexión es más que ésta y el cliente es Windows XP, ese archivo se baja a través de esa canalización lenta en el momento del inicio de sesión, para consternación del usuario. Así que es mejor configurar Windows para administrar mejor lo que hacer a través de ese vínculo de baja velocidad. Como verá en un momento, puede conseguir esto a través de una directiva de grupo creando un Objeto de directiva de grupo (GPO) para que se vincule a una unidad organizativa (OU) que contiene las cuentas de destino, Windows XP o Windows Vista.
Cuando el usuario se conecta a través de un vínculo de baja velocidad, Windows XP trata de usar los archivos almacenados en caché de forma local antes de intentar usar la copia en red. Esto tiene sentido. Pero Windows XP hace todavía algo que quizás no se espere: descarga los archivos grandes que el usuario no tiene todavía en la memoria caché si el usuario los abre desde la red o si el Explorador los toca, con consecuencias nefastas. Y, en mis pruebas, si la sincronización se programa para que ocurra en el cierre de sesión (el valor predeterminado), el resto de esos archivos se descargan a través del vínculo de baja velocidad y se almacenan en la memoria caché. (Consecuencias aún más nefastas).
El comportamiento de Windows Vista es diferente. No reconoce ninguna situación como lenta de manera predeterminada. De hecho, si se conectara con una lata, con una velocidad de 1 bit por segundo, Windows Vista consideraría esa conexión como rápida y usaría la copia de los archivos en la red. Pero Windows Vista puede aprender a reconocer qué recursos compartidos desea designar para realizar la transición cuando la conexión es lenta. Cuando se produce una situación así, las cosas mejoran. El comportamiento de Windows Vista (una vez configurado mediante la directiva de grupo) es tal que los contenidos de los recursos compartidos definidos por el vínculo lento no están simplemente disponibles a través de un vínculo de baja velocidad mediante las operaciones de un archivo normal y del Explorador.
La sincronización en segundo plano realizada por el servicio Archivos sin conexión no ocurre a través de una conexión lenta. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que la sincronización manual puede realizarse a través del Centro de sincronización.
La configuración de Windows Vista para modificar su gestión de los vínculos de baja velocidad se realiza a través de la configuración de la directiva de grupo Configurar el modo de vínculo de baja velocidad (no confundir con la configuración de nombre similar de Windows XP Configurar velocidad lenta de vínculos). La configuración del modo de vínculo de baja velocidad adquiere los valores siguientes: los nombres de los servidores y de los recursos compartidos que desea pasar automáticamente a sin conexión cuando la conexión es lenta y cómo de lenta necesita ser esa conexión antes de que esa combinación servidor\recurso compartido se encuentre sin conexión. La combinación servidor\recurso compartido puede ser cualquier combinación de \\server\share o incluso de una sola estrella (*) para indicar todos los recursos compartidos de todos los servidores. El segundo conjunto de valores es una declaración de la capacidad de proceso (en kbps) y la latencia (en milisegundos) que deben cruzarse con el objeto de ser consideradas lentas. Ésta es la primicia, no obstante: lo más útil del par (capacidad de proceso) no se comprueba al descargar los archivos. Por lo que si tiene 10 GB de archivos en una carpeta redirigida Documentos y está en un vínculo de baja velocidad en un portátil que no contiene todavía cualquiera de esos archivos, prepárese para una larga espera. Sin embargo, si la empareja con la comprobación de la latencia y la latencia cae por debajo del valor recomendado, el recurso compartido hace la transición a sin conexión, ahorrándole al usuario la dolorosa demora de tener que esperar esos archivos.
La revisión de Windows Vista en el artículo 934202 de Knowledge Base (un cambio que se integrará en Windows Vista Service Pack 1) debe mejorar el rendimiento de ciertas condiciones de VPN de baja velocidad. (Este artículo está disponible en línea en support.microsoft.com/kb/934202.) De hecho, esta revisión debe habilitar el valor de la capacidad de proceso que se comprobará cuando se produce la descarga a través de un vínculo de baja velocidad.

Conflictos de sincronización
Probablemente se esté preguntando lo que sucedería si alguien cambiara un archivo sin conexión (por ejemplo, mientras se encuentra en un avión), mientras otra persona lo cambia en línea (conectado en la oficina principal). Esta situación se resuelve en el nivel de cliente. Cuando realiza la transición de sin conexión a en línea, la sincronización en segundo plano de los archivos sin conexión de Windows Vista ocurre de inmediato. A continuación, se le pregunta acerca de lo que hacer (a través de una entrada en el Centro de sincronización después de que un icono aparezca en el área del notificaciones de la barra de tareas). La interfaz de usuario ha sido rediseñada para mostrar que un archivo parece ser más nuevo y para mostrar más información acerca de la colisión. Un usuario puede conservar los archivos con colisiones eligiendo cambiar el nombre del archivo que está actualmente sólo en su equipo al volver a guardarlo en el servidor, como en la figura 9.
Figura 9 Aviso de conflicto de cambio de archivo de Windows Vista (Hacer clic en la imagen para ampliarla)

¿Desea obtener más información?
Archivos sin conexión es una característica atractiva tanto para usted como para los usuarios. Por supuesto, si está usando la Redirección de carpetas, ya la está usando, así que aumentar sus conocimientos sólo le traerá beneficios. He mencionado un número de cambios de Archivos sin conexión en Windows Vista, pero no todos ellos. Si desea obtener más información acerca de este tema, consulte la barra lateral "Cambios importantes en los archivos sin conexión de Windows Vista".
Encontrará mucha más información sobre Archivos sin conexión en go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=98141 para Windows XP y go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=98138 para Windows Vista.
Hay también una sección muy amplia dedicada a Archivos sin conexión, incluidos los pormenores de cada configuración de directiva de grupo, en mi libro (consulte la biografía al final del artículo). Finalmente, para obtener aún más información y para hablar con otros usuarios acerca de sus experiencias con Archivos sin conexión visite GPanswers.COM en el foro comunitario en una sección dedicada en exclusiva a este tema.

Jeremy Moskowitz,MCSE y MVP en directivas de grupo, dirige GPanswers.com, un foro comunitario sobre directivas de grupo. También dirige una serie de talleres intensivos de aprendizaje sobre directivas de grupo. Su último libro es Group Policy: Management, Troubleshooting, and Security (Sybex, 2007). Póngase en contacto con Jeremy y obtenga más información en www.GPanswers.com.
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