Adicional en línea

Implementación de 2007 Office system con Terminal Services

James D. Silliman

Resumen:

• Implementación para 2007 Office system
• Administrar la configuración de usuario
• Nueva barra de herramientas de acceso rápido
• Herramienta de personalización para 2007 Office system

El lanzamiento de 2007 Microsoft Office system ha supuesto cambios de diseño importantes que debe conocer antes de implementarlo o actualizar versiones anteriores en la granja de servidores de Terminal Services. Deberá familiarizarse con la plantilla global, la barra de herramientas de acceso rápido,

los complementos de archivo .adm para directivas de grupo y la Herramienta de personalización de Office (OCT, Office Customization Tool). Si conoce todas herramientas por adelantado, la implementación será más fluida. Empecemos nuestro recorrido por lo cambios destacados examinando Microsoft® Word.

Implementación de Word 2007

Word siempre ha usado un archivo de plantilla global y en 2007 Office system este archivo se denomina normal.dotm. En un entorno de Terminal Services, existen tres enfoques distintos que se pueden adoptar para implementar Word y el archivo normal.dotm. Puede dejar el archivo en todos los servidores Terminal Services donde esté instalado Office para que los usuarios reciban la vista predeterminada de Word estándar. Puede abrir el archivo en cada servidor de Terminal Server, modificarlo y agregar personalizaciones para que los usuarios no obtengan una vista predeterminada en Word. O puede cambiar el nombre del archivo para que los usuarios obtengan su propio archivo (que se modifica cuando efectúan un cambio en Word y hacen clic en Predeterminado).

Independientemente de la opción que elija, lo mejor es que la tome antes de llevar a cabo la implementación. Si no realiza cambios desde el principio, los usuarios no podrán guardar sus cambios de plantilla global porque el archivo de la misma que se encuentra en los servidores de Terminal Services sobrescribe el archivo en sus perfiles individuales. Si no abre el archivo de plantilla y lo ajusta, Word 2007 sólo presentará su configuración predeterminada a los usuarios.

No obstante, si lo desea puede ajustar el archivo en cada servidor de la granja de Terminal Services. Para seguir esta opción y mantener la misma configuración de Word para todos los usuarios (como la fuente y el tamaño predeterminados, el espaciado de párrafo y el diseño), deberá almacenar este archivo de plantilla global en su ubicación de ruta predeterminada. Después, para modificar la configuración que desee e implementarla globalmente en los usuarios, sólo tendrá que abrir este archivo en cada equipo de Terminal Services, realizar los cambios que desee en el diseño de Word 2007 (haga clic en Predeterminado) y guardarlos, con los que se escribirán en el archivo normal.dotm predeterminado.

Asegúrese de hacer una copia de seguridad del archivo predeterminado antes de efectuar cambios o tendrá que reinstalar Word 2007 para recuperar el archivo original. Tenga en cuenta que si efectúa cambios en la barra de herramientas de acceso rápido mientras está modificando el archivo normal.dotm, estos cambios no se almacenarán en este archivo de plantilla. En breve me ocuparé de la barra de herramientas de acceso rápido y su comportamiento.

¿Y si decide que los usuarios deben poder administrar su propia configuración global desde Word? Pueden hacerlo, pero debe cambiar el nombre del archivo normal.dotm por otro como normal.dotm.old en todos los servidores de la granja. Recomiendo esta opción como la mejor ya que los usuarios pueden obtener errores de plantilla cuando cierren Word si otras aplicaciones la han bloqueado.

Si cambia el nombre de este archivo, Word 2007 reconoce que desea permitir que los usuarios administren sus preferencias en vez de tener preferencias globales y, por consiguiente, les permitirá modificar y guardar su configuración. Word 2007 ahora guarda el archivo normal.dotm personalizado en la ruta de acceso del perfil de cada usuario. Si usa perfiles móviles (según el modo en que haya configurado las rutas de acceso), el archivo de plantilla se almacena en esta ubicación de carpeta para cada usuario: \\dominio\nombreDeRecursoCompartido\%username%\Application Data\Microsoft\Templates.

La configuración de preferencias de usuario que no se almacena en el archivo normal.dotm es cualquier cambio efectuado en la barra de herramientas de acceso rápido. Esta barra de herramientas es una nueva característica de 2007 Office system, independiente de la barra de herramientas cinta (que también es nueva). La barra de herramientas de acceso rápido es la barra de herramientas diminuta que se encuentra de forma predeterminada en la esquina superior izquierda de la pantalla en 2007 Office system. Esta barra de herramientas existe para las aplicaciones de 2007 Office system, tal como se muestra en la Figura 1. Consulte support.microsoft.com/kb/926805 para obtener más información.

Figure 1 Archivos de barra de herramientas de acceso rápido

Como puede ver en la Figura 1, la barra de herramientas de acceso rápido usa archivos con la extensión .qat para almacenar la configuración individual. Los archivos se mantienen en esta ubicación de ruta de acceso de archivo predeterminada en cada servidor de Terminal Services de la granja y no son móviles: C:\Documents and Settings\<nombre de usuario>\Local Setting\Application Data\Microsoft\Office (o C:\Users\<nombre de usuario>\AppData\Local\Microsoft\Office en un equipo con Windows Vista®).

Si examina detenidamente la ruta de acceso, observará que los archivos .qat se encuentran en la carpeta Local Settings del perfil en caché local del usuario de Terminal Services. Esta subcarpeta no se sincroniza con el perfil móvil de un usuario al cerrar la sesión porque Local Settings no existe en la estructura de rutas de acceso de perfil móvil. Por lo tanto, lamentablemente, si descarta los perfiles en caché local en los servidores de Terminal Services al habilitar esta configuración de objeto de directiva de grupo (GPO, Group Policy Object), perderá los archivos .qat personalizados del usuario (consulte el artículo de Knowledge Base en support.microsoft.com/kb/274152 para obtener más información).

Es un hecho que la eliminación de los perfiles en caché es una práctica extendida entre los administradores de Terminal Services para la limpieza de los perfiles locales cuando un usuario cierra la sesión, por lo que este cambio en 2007 Office system es importante ya que pertenece a los perfiles en caché y la barra de herramientas de acceso rápido. Una solución evidente es asegurarse de que no esté establecida la configuración de GPO descrita en el artículo de Knowledge Base que acabo de mencionar. Si no permite la eliminación de los perfiles en caché y tiene numerosos usuarios, consumirá espacio de disco duro valioso en la unidad %systemroot% local de cada servidor Terminal Services y tendrá que configurar otro proceso para vigilarlo ya que el servidor se puede quedar sin espacio en el disco duro. Es muy habitual que los perfiles locales alcancen un gran tamaño.

Independientemente del enfoque que adopte, al menos debe agregar una rutina al script de inicio de sesión que realice una copia de seguridad de los archivos .qat de usuario periódicamente para que se puedan recuperar si desaparecen o se eliminan accidentalmente. Si se mantiene una copia de seguridad de estos archivos personalizados, puede evitar llamadas desesperadas al servicio de soporte técnico local para recuperarlos.

Muy pocos administradores de Terminal Services hacen copia de seguridad de estos perfiles en caché local. En su lugar, hacen copia de seguridad de los perfiles móviles de red que, tal como he mencionado, no contienen copias de los archivos .qat. Otra alternativa que se puede tener en cuenta es un producto de terceros que permita implementar un perfil obligatorio para cada usuario y, a continuación, asignar los cambios de la carpeta Local Settings de cada usuario a una carpeta independiente de la red.

Complementos de directiva de grupo

Durante algún tiempo, ha habido archivos .adm de directiva de grupo disponibles para Office 2003 que permiten un mayor control administrativo de las directivas de Office y la experiencia del usuario. Del mismo modo, en 2007 Office system hay nuevos archivos .adm que puede usar para realizar una serie de personalizaciones, incluida la deshabilitación del cuadro de diálogo de primera ejecución y la modificación de la configuración de autoguardado y otras preferencias.

Si ya ha implementado las directivas de grupo de Office 2003 y decide cambiar a 2007 Office system, primero deberá quitar los archivos .adm de Office 2003 existentes de los objetos de directiva de grupo antes de agregar los archivos .adm de 2007 Office system. No se olvide de hacer una copia de seguridad de los objetos de directiva de grupo mediante la interfaz de la Consola de administración de directivas de grupo (GPMC, Group Policy Management Console) para poder revertir si se producen errores después de agregar los nuevos complementos. Tengo constancia de al menos un administrador de Terminal Services al que se le han presentado entradas de directiva fantasmas al quitar los complementos de Office 2003 y, a continuación, agregar los archivos .adm de 2007 Office system a estos objetos de directiva de grupo.

En mi artículo de mayo de 2007, "Guía de implementación de Terminal Services" (technetmagazine.com/issues/2007/05/TerminalServices), mencioné que a los usuarios de Terminal Services no se les debe pedir que realicen algunas acciones, como Autoarchivado de Outlook® o aceptar pantallas de cuadro de diálogo de primera ejecución. Tenga en cuenta que, de forma predeterminada, en el primer inicio de Outlook 2007, a los usuarios se les presentan dos pantallas de primera ejecución: una para Opciones de privacidad y otra para Búsqueda en el escritorio. La primera pantalla, que se muestra en la Figura 2, se puede deshabilitar de varias formas: con la modificación de la configuración de GPO (con los nuevos archivos .adm de Outlook 2007), con la Herramienta de personalización de Office o con el ajuste del Registro.

Figura 2** Cuadro de diálogo de opciones de privacidad en 2007 Office system **(Hacer clic en la imagen para ampliarla)

La pantalla mostrada en la Figura 3 aparece inmediatamente después de Opciones de privacidad (si no la deshabilita) y en todas las demás aplicaciones de 2007 Office system.

Figura 3** Cuadro de diálogo de la característica Búsqueda instantánea en 2007 Office system **

Para desactivar la solicitud de búsqueda de Windows® para las aplicaciones de Office, descargue las plantillas ADM de 2007 Office en go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=78161 y cárguelas en el disco duro del controlador de dominio. En la directiva de grupo, debe cargar la plantilla de Office Outlook 2007 (Outlk12.adm) en Configuración del equipo o Configuración de usuario, Agregar complementos. A continuación, vaya a Configuración de usuario\Plantillas administrativas\Microsoft Office Outlook 2007\Herramientas | Opciones\Preferencias\Opciones de búsqueda y habilite la configuración "Impedir las solicitudes de instalación cuando el componente Windows Desktop Search no esté instalado".

Hay numerosas configuraciones de directiva de grupo en 2007 Office system para controlar la experiencia del usuario, pero deberá agregar los correspondientes archivos .adm, como Word (Word12.adm) y Excel® (Excel12.adm) para cada uno, a los GPO. En la Figura 4 se muestra un ejemplo de la apariencia de la plantilla ADM de Outlook 2007 (Outlook12.adm) una vez agregada a la directiva de grupo.

Figura 4** Plantilla ADM de Outlook 2007 en la directiva de grupo **

Cambios adicionales

Tenga en cuenta que en Office 2003 también puede descargar y usar el asistente para la instalación personalizada con el fin de crear transformaciones personalizadas. La nueva OCT en 2007 Office system no requiere una descarga independiente. Se ejecuta con "Setup /admin" desde el comando Ejecutar, dirigido al medio u origen de instalación de 2007 Office system. Al ejecutar este comando en los archivos del origen de instalación y, a continuación, cambiar la configuración individual según sus preferencias, se crea un archivo .msp (a diferencia del archivo .mst de Office 2003) y no necesita especificar ninguna opción de la línea de comandos para incluirla en la implementación posterior. Con sólo colocar el archivo .msp personalizado en la carpeta Updates en la raíz del punto de instalación de red se implementa automáticamente junto con su configuración preferida.

Outlook 2007 tiene otra ventaja con respecto a sus versiones anteriores: busca automáticamente los servidores Exchange 2007 con el envío de una consulta de punto de conexión de servicio (SCP, Service Connection Point) directamente a Active Directory®, si se inicia desde la LAN. Esta consulta facilita la conexión a una infraestructura de Exchange 2007 implementada. Para obtener más información, consulte go.microsoft.com/fwlink/?linkid=76177.

Microsoft ha efectuado algunos cambios de diseño importantes en la forma en que 2007 Office system funciona en un entorno de Terminal Services gracias a la simplificación de sus herramientas de implementación, a la adición de nuevos complementos de archivo .adm y a la optimización de la interfaz. Mediante la comprensión de algunos de los conceptos importantes que he tratado aquí antes de implementar o actualizar las aplicaciones de Office, tendrá un mejor conocimiento de la actualización, lo que le permitirá tomar importantes decisiones de diseño por adelantado. Si no planea efectuar la actualización en este momento, puede considerar la posibilidad de sólo cargar el módulo de compatibilidad de 2007 Office system para que los usuarios puedan abrir los datos adjuntos que les envíen otros usuarios que ya se hayan actualizado. Puede encontrar el módulo de compatibilidad en go.microsoft.com/fwlink?LinkID=77512.

Con esta información, estará preparado para una implementación correcta de 2007 Office system. No olvide hacer una copia de seguridad de las directivas y probar todas las configuraciones recomendadas antes de implementarlas en la comunidad de usuarios.

James D. Silliman, MCSE, es un tecnólogo centrado en Microsoft que está especializado en implementaciones de Terminal Services. Actualmente trabaja para un ASP, donde diseña soluciones de TI para pequeñas empresas. Póngase en contacto con él en la dirección jsilliman@gmail.com.

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