Business Intelligence: Brinde a sus usuarios Business Intelligence
Las soluciones de Business Intelligence entregan un acceso escalable a información y análisis pertinentes para que su personal tome las mejores decisiones empresariales.
Joshua Hoffman
Se dice a menudo que el recurso más valioso de una empresa son las personas. Desde luego, cualquier organización tiene mucho dinero comprometido en inventario, bienes inmuebles, tecnología, entre otros, pero invariablemente las personas son más importantes que cualquiera de esos recursos. Son las personas las que toman las decisiones que impulsan la empresa.
Son las personas las que deciden qué debe ir en el inventario, qué bienes inmuebles conviene adquirir y cuáles son las mejores soluciones tecnológicas. La toma correcta de decisiones es lo que marca la diferencia entre tener éxito y tener que declararse en quiebra.
La clave para tomar decisiones correctas está en asegurar que su personal tenga acceso oportuno a la mejor información posible. Es ahí donde las soluciones de Business Intelligence (BI) pueden ayudar. Al proveer una infraestructura robusta de datos, integración y servicios de análisis poderosos y una interfaz intuitiva y familiar, las soluciones de BI brindan las herramientas a los responsables de la toma de decisiones dentro de una empresa. Entrégueles acceso a la información adecuada, y estarán mejor equipados para tomar las decisiones correctas.
El poder de los datos
Microsoft SQL Server 2008 R2 es la base de las tecnologías Microsoft BI. Provee una plataforma robusta, escalable y preparada para la empresa, que sirve para almacenar y entregar información crítica de BI a los trabajadores en toda la organización. SQL Server 2008 R2 puede almacenar objetos estructurados, semiestructurados e incluso sin estructura, tales como imágenes y medios enriquecidos. Todos los datos se almacenan directamente dentro de la base de datos, de modo que son accesibles en cualquier momento y en cualquier lugar.
Microsoft SQL Server 2008 R2 también incluye un amplio conjunto de servicios integrados que le permite hacer más cosas con sus datos. El uso de SQL Server Integration Services le permite integrar fácilmente grandes volúmenes de datos de distintos orígenes. También le permite consolidar datos en tiempo real al registrar los cambios a medida que éstos ocurren. Esto le asegura que mantiene una fuente única de información autorizada en la cual puede basar sus decisiones comerciales.
SQL Server Analysis Services es el componente de procesamiento analítico en línea (OLAP) de SQL Server 2008 R2. Al cargar datos detallados desde el almacén de datos a una base de datos OLAP multidimensional, SQL Server 2008 R2 calculará previamente unos valores resumidos. Estos valores resumidos se almacenan en la base de datos, lo que acelera la ejecución de los informes y las consultas analíticas.
Administración simplificada
SQL Server incluye varias herramientas que le sirven para ofrecer soluciones de BI a sus clientes:
- SQL Server Management Studio es un entorno unificado desde el cual puede administrar todas las instancias y todos los servicios de SQL Server, incluidos las bases de datos relacionales, Analysis Services, Integration Services y las bases de datos SQL Server Compact.
- Una integración sin fisuras con Microsoft System Center Operations Manager 2007 le permite supervisar su marco de aplicación de BI y mantener contratos de nivel de servicio (SLA) óptimos.
- Performance Data Collection le permite recopilar información de diagnóstico en forma continua, lo que le ayuda a optimizar de manera dinámica el rendimiento en toda la organización.
- El entorno integrado de secuencias de comando Windows PowerShell le permite simplificar y automatizar tareas en toda la infraestructura de BI.
Compartir la información de manera fácil
Microsoft SQL Server 2008 R2 Reporting Services (SSRS) se diseñó para ayudar a cerrar la brecha entre la recopilación de los datos sin procesar y la presentación de información significativa. Estas herramientas le pueden ayudar a presentar un análisis de datos inteligente, a la vez que le entregan la flexibilidad necesaria para personalizar los informes y los formatos de éstos.
SSRS le entrega un catálogo de componentes preconfigurados para la generación de informes y de conjuntos de datos a la medida de las necesidades empresariales más comunes. Este método le ayuda a aprovechar rápidamente estilos de datos y de presentaciones comunes y conjuntos de datos comunes. También alivia al departamento de TI de la necesidad de tener que intervenir cada vez que un usuario necesita un nuevo formato de informe, ahorrándoles a ellos y a usted un tiempo valioso.
SSRS también puede entregar informes mediante suscripciones automáticas por medio de correo electrónico, SharePoint o una carpeta compartida en red. Esto asegura que sus usuarios empresariales siempre tomen las decisiones según los datos más actuales. Puede representar los informes en una variedad de formatos multiplataforma que incluyen HTML, PDF, CSV, XML e imagen (TIFF), además de Microsoft Office Word y Excel (consulte la figura 1).
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Figura 1 Un informe de ventas generado por SQL Server 2008 R2 Reporting Services
Junto con SSRS también puede usar la interfaz Silverlight de SharePoint, que le permite generar automáticamente miniaturas de los informes en la biblioteca. Esto le ayuda a sus usuarios a encontrar el informe buscado de manera rápida y fácil.
Poder para los usuarios
Si bien los datos y los componentes de presentación preconfigurados son útiles para los usuarios empresariales, resulta de gran valor facultar a esos usuarios para que aprovechen los datos de BI por su propia cuenta. En otras palabras, que provean sus propios servicios de BI. Esto no solo les entrega un mayor acceso y control sobre datos de negocio críticos a los usuarios, sino que también libera al personal de TI de las tareas de generar informes, para que así puedan hacer mejor uso de su tiempo.
Afortunadamente, SSRS Report Builder tiene una interfaz familiar basada en asistentes que le ayuda a los usuarios a crear sus propios informes sin necesidad de un conocimiento técnico profundo de las estructuras subyacentes de datos.
Microsoft ha mejorado Report Builder 3.0 con características que ayudan al usuario a visualizar y compartir BI. Los controles de mapa permiten que los usuarios puedan extraer nuevos conocimientos de información basada en la ubicación, al combinar los datos empresariales con una visualización enriquecida de los datos geoespaciales. Los indicadores, minigráficos y barras de datos ayudan a los usuarios a retratar la información de manera gráfica con un alto impacto.
PowerPivot da un paso más con el autoservicio de BI. PowerPivot permite que sus usuarios se conecten a una o más fuentes de datos en una gran variedad de formatos. Después pueden combinar estos datos y visualizarlos con una herramienta familiar. También pueden analizar la información y publicarla para que otros la revisen. PowerPivot tiene dos versiones: PowerPivot para Excel 2010 y PowerPivot para SharePoint 2010.
La nueva versión de Excel 2010 permite que los usuarios creen libros de PowerPivot, que en esencia son libros corrientes de Excel (.xlsx) que contienen datos de PowerPivot. También emplea objetos de visualización de datos de Excel tales como tablas dinámicas y gráficos dinámicos que puede usar para presentar datos. La limitación de filas en Excel ha sido eliminada, lo que permite que los usuarios ahora puedan importar millones de filas de datos para analizarlos. Pueden compartir estos datos de PowerPivot dentro de la empresa usando PowerPivot para SharePoint (consulte la figura 2).
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Figura 2 El uso de PowerPivot para distribuir datos con SharePoint
El verdadero valor de PowerPivot está en su capacidad de integrar datos desde fuentes dispares, lo que le permite trabajar de manera holística con grandes volúmenes de datos. Puede escribir datos, copiar datos desde otros libros e importar datos desde fuentes externas tales como bases de datos SQL Server. Con la funcionalidad de asignación puede crear relaciones entre estos datos, incluso cuando provienen de fuentes diferentes.
Además, los datos se mantienen dentro del libro. No hace falta administrar conexiones de datos externas. Al publicar, mover, copiar o compartir un libro, todos los datos se mueven junto con el libro. Además, los datos permanecen en un estado altamente comprimido, de modo que el archivo tiene un tamaño administrable. Esto facilita su almacenamiento en una plataforma de administración de contenido en línea.
Visualización de datos enriquecidos
PerformancePoint Services es una nueva característica de SharePoint 2010 Enterprise Edition que le ayuda a crear paneles de BI interactivos y de alto valor visual en SharePoint. (Nota: PerformancePoint Services reemplaza a PerformancePoint Server 2007, incorporando la funcionalidad de PerformancePoint directamente dentro de SharePoint 2010 Enterprise.)
El panel es un recurso valioso, ya que entrega una visualización rápida de los datos empresariales más críticos, denominados frecuentemente indicadores clave del rendimiento (KPI). Al igual que el panel de un automóvil, el panel de PerformancePoint ayuda a los responsables de las tomas de decisiones a usar indicadores visuales enriquecidos para evaluar rápidamente qué funciona bien y qué requiere atención.
Los paneles son esencialmente una colección de cuadros de mandos (consulte la figura 3). Los cuadros de mandos son elementos del panel que muestran el rendimiento de una o más métricas o KPI con respecto a una meta fija. Puede que usted tenga un cuadro de mandos para las ventas regionales, otro para la producción y otro para la satisfacción del cliente. Entonces puede ensamblar estos cuadros de mandos dentro de SharePoint para crear su panel del conjunto.
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Figura 3 Un panel de PerformancePoint visto en SharePoint
PerformancePoint permite que los usuarios tengan una experiencia completamente interactiva con los datos empresariales clave. Dentro de los paneles de PerformancePoint, los usuarios tienen la posibilidad de explorar los datos a fondo.
Con la ayuda del Esquema jerárquico de PerformancePoint los usuarios pueden desglosar un KPI en sus distintas partes. Esto les permite entender cómo los miembros individuales de un grupo contribuyen al todo. Su Esquema jerárquico, por ejemplo, puede demostrar cómo los productos individuales y las líneas de producto contribuyeron a un KPI mayor de “ventas” (consulte la figura 4). Los usuarios pueden cambiar los formatos de visualización sobre la marcha, agregar o quitar temporalmente elementos de los gráficos, cambiar el formato de un gráfico de barras a un gráfico circular, reordenar elementos, y mucho más.
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Figura 4 Un Esquema jerárquico de PerformancePoint presenta una amalgama de datos
Los informes de PerformancePoint se pueden exportar en un gran número de formatos familiares, incluidos PowerPoint y Excel. Esto facilita compartir los datos del panel con los demás. PerformancePoint Services también aprovecha el modelo integrado de permisos de SharePoint que simplifica la entrega y restricción de accesos a paneles determinados o a información confidencial en un nivel granular.
Para comenzar a usar PerformancePoint los usuarios de SharePoint 2010 PerformancePoint Services pueden instalar Dashboard Designer. Es una herramienta independiente que pueden instalar visitando el centro de BI en la infraestructura de SharePoint dentro de su organización.
Con Dashboard Designer los usuarios pueden crear fácilmente nuevos KPI, cuadros de mandos, paneles e informes, y los pueden publicar y compartir con SharePoint. Dashboard Designer es una experiencia WYSIWYG impulsada por asistentes, de modo que sus usuarios pueden diseñar los cuadros de mandos y paneles que tienen más sentido para su línea de negocio.
La toma inteligente de decisiones requiere mucho más que sólo información: requiere de inteligencia. Al proporcionar un acceso escalable a información y análisis pertinentes, las soluciones de BI aumentan la fuerza intelectual de sus usuarios empresariales. Las soluciones de BI les pueden ayudar a tomar las mejores decisiones para impulsar su negocio.
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Joshua Hoffmanes el ex editor en jefe de TechNet Magazine. Actualmente es un autor y consultor independiente, que asesora a clientes sobre tecnología y marketing orientado a audiencias. Hoffman también trabaja como editor en jefe de ResearchAccess.com, un sitio dedicado al crecimiento y enriquecimiento de la comunidad de investigación de mercado. Vive en Nueva York.