Business Intelligence: BI integrada

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Es verdad que las herramientas de business intelligence pueden ayudarlo a tomar las decisiones de negocio correctas, pero gran parte de este poder ya está a su disposición en una aplicación familiar.

Brien Posey

Business intelligence (BI) es una de esas palabras de moda que tiene un significado diferente para cada persona. Una definición bastante sensata dice que business intelligence es el proceso de organizar y analizar los datos existentes de manera tal que permite una mejor toma de decisiones comerciales.

Teniendo esto en cuenta, hay que reconocer que la verdadera BI ha sido una especie de quimera. Hasta hace muy poco era prácticamente imposible que un usuario común y corriente recopilara datos de diferentes orígenes y los empleara para hacer algún análisis coherente. La verdadera BI tradicionalmente ha estado ligada a una esfera de aplicaciones costosas que emplean consultas complejas para crear presentaciones complicadas de los datos en paneles visuales.

Pero durante los últimos años Microsoft se ha esforzado en que la BI se vuelva más accesible para los usuarios comunes y corrientes. De hecho, las últimas versiones de SQL Server, SharePoint y Microsoft Office incorporan varias características de business intelligence. Microsoft Excel se encuentra en prácticamente todos los equipos de escritorio, y es una de las principales herramientas que un usuario puede emplear para analizar datos con facilidad.

Una versión única la verdad

Como la business intelligence gira en torno al análisis de datos, es evidente que la información entregada por el software de BI no puede ser más confiable que los datos analizados. Desafortunadamente, muchas empresas tienen un problema de inconsistencia de datos, aunque es bastante probable que ni si quiera estén conscientes de esta situación.

Muchas empresas tienen varias bases de datos, cada una con su propia copia de la información de contacto de los clientes; parte de la cual puede estar desactualizada. Cada vez que existan datos redundantes en diferentes ubicaciones aisladas (no replicadas) es muy probable que estos datos se vuelvan inconsistentes con el tiempo. Y es posible que estas inexactitudes no se limiten a una sola base de datos. Puede que existan datos inexactos desperdigados por todos los orígenes de datos de la empresa.

¿Entonces cómo enfrentar este problema? Antes de poder aprovechar las herramientas de business intelligence, la empresa debe asegurase de que sus datos sean confiables. La mejor forma lograr esto es teniendo siempre “una única versión de la verdad”. En otras palabras, conviene basar todos los análisis de BI en un único origen de datos autoritativo.

SQL Server 2008 R2 Master Data Services sirve para esto. Estos servicios le permiten designar determinados datos como datos maestros. Los datos maestros generalmente consisten en datos relativamente estáticos que previamente se almacenaban en diferentes orígenes de datos. En vez de mantener copias separadas de los mismos datos en diferentes bases de datos, todas las aplicaciones que se sustentan en bases de datos deben extraer los datos de un único origen maestro. Por ejemplo, en vez de mantener copias independientes de la información de contacto de los clientes en cada base de datos, las aplicaciones que emplean la información de los clientes se pueden configurar de manera tal que obtengan esta información de un solo origen maestro autoritativo.

BI con Excel

Muchos usuarios usan Excel en sus empresas como la principal herramienta para el análisis de datos. A primera vista, esto podría parecer contrario a los esfuerzos por asegurar la consistencia de los datos. Después de todo, si los datos de una empresa se encuentran dispersos en cientos de hojas de cálculo, lo más probable es que se produzcan inconsistencias.

Pero existen mecanismos que permiten importar datos desde Excel a una base de datos SQL. Esto permite tratar como datos maestros algunos de los datos que originalmente se encontraban en Excel, cuando sea necesario. E igual de importante, una planilla Excel se puede rellenar con datos provenientes de SQL Server. Esto permite que los usuarios siempre analicen datos actualizados provenientes de un solo origen autoritativo.

Antiguamente, vincular una hoja de cálculo de Excel con una base de datos SQL era un trabajo difícil. Frecuentemente había que crear aplicaciones con Visual Basic para abrir la base de datos, extraer los datos requeridos y rellenar la hoja de cálculo. En la página de soporte técnico de Microsoft se encuentran algunos buenos ejemplos de este tipo de aplicaciones. Actualmente ya no hace falta escribir ni una sola línea de código para rellenar una hoja de cálculo con datos de SQL Server. Excel 2010 incorpora un mecanismo que le permite conectarse directamente a una base de datos SQL (consulte la Figura 1).


Figura 1 Excel 2010 incorpora la capacidad para importar datos de SQL

Para poder extraer datos desde SQL Server a Excel 2010 debe conocer el nombre del servidor de SQL Server, y el nombre de usuario y la contraseña (si corresponde). También tiene que saber el nombre de la base de datos y las tablas específicas que contienen los datos requeridos para poder configurar la conexión en forma correcta. Existe una casilla de verificación que permite asegurar que la hoja de cálculo siempre se mantenga sincronizada con los datos de SQL más recientes. Así se evita que los datos se conviertan en una copia estática.

Por lo tanto, sus usuarios en la empresa probablemente no sepan cómo configurar un enlace entre Excel y SQL Server por su propia cuenta. Aunque probablemente no tengan los conocimientos o las credenciales de seguridad requeridos para crear una hoja de cálculo que se enlaza directamente con los SQL Server, debemos recordar que el objetivo final es ofrecer funciones de BI. Como ellos requieren de ese vínculo, la mejor alternativa es crear una hoja de cálculo o una plantilla que permita que sus usuarios puedan hacer análisis de datos a largo plazo.

Obviamente, Excel tiene sus limitaciones con respecto a la business intelligence. Tiene un límite de un millón de filas, mientras que las bases de datos ocasionalmente pueden contener mucho más que esto. Afortunadamente, Microsoft proporciona un complemento gratuito que potencia las capacidades de BI de Excel. PowerPivot permite analizar cientos de millones de filas de datos en Excel provenientes de varios orígenes de datos dispares.

Herramientas de BI en Excel

Ahora que ya sabe mejor cómo garantizar la consistencia de los datos, revisemos algunas herramientas de Excel que sirven para analizar datos y que proporcionan una business intelligence verdadera.

Minigráficos

Una de las características más destacadas de BI en Excel son los Minigráficos. Básicamente se trata de gráficos de Excel que caben en una celda en la hoja de cálculo. Los Minigráficos son muy convenientes ya que permiten presentar una gran cantidad de información en un espacio muy reducido (consulte la Figura 2).

En la Figura 2 se muestra una hoja de cálculo de Excel que contiene las ventas actuales para varias regiones. Los números en si no entregan mucha información, pero revise los Minigráficos a la derecha de los valores de las ventas. Éstos reflejan las tendencias actuales en las ventas. Por lo tanto, con un solo vistazo puede ver cómo se comparan las ventas actuales con los meses anteriores.


Figura 2 Los Minigráficos son gráficos que caben en una sola celda

Para crear un Minigráfico debe hacer clic en la celda donde quiere colocarlo. Luego vaya a la ficha Insertar y haga clic en el tipo de Minigráfico que desea crear (Línea, Columna o Pérdidas y ganancias). Luego indique el rango de datos que quiere usar y Excel creará el Minigráfico de manera automática.

Rebanadores

Las tablas dinámicas siempre han sido uno de los mecanismos más fundamentales para el análisis de datos en Excel. Pero por muy útiles que sean, es innegable que algunos usuarios tienen dificultades para entender el concepto. Afortunadamente, Microsoft introdujo una nueva herramienta de BI llamada rebanador que fue diseñada para facilitar análisis de los datos en una tabla dinámica. Los rebanadores básicamente ofrecen una interfaz para el mouse para usar las tablas dinámicas.

Existen diferentes formas para determinar quién ha estado vendiendo qué a Tailspin Toys, pero ninguna es tan fácil e informativa como los rebanadores (consulte la Figura 3). Hay una tabla dinámica relacionada con los datos de las ventas y dos rebanadores. Para crear los rebanadores se seleccionó la tabla dinámica y luego se eligió la opción Rebanadores de la ficha Insertar. Uno de los rebanadores se basa en los datos “Clientes” y el otro en los datos “Vendido por”.


Figura 3 Los rebanadores facilitan el análisis de datos comerciales

Al hacer clic en Tailspin Toys en el rebanador Cliente se verá inmediatamente que Jane Doe y John Doe han vendido a Tailspin Toys. Todos los clientes que no le han vendido nada (en este caso Bob Smith) están en gris. En este caso, La tabla dinámica muestra las ventas de Jane Doe, pero sería igual de fácil presentar las ventas conjuntas de Jane y John Doe, al seleccionar ambos nombres.

También podría ver las ventas colectivas de Bob al seleccionar el nombre de Bob y todos los nombres de los clientes (consulte la Figura 4). En este caso Tailspin Toys se muestra en gris, ya que Bob no ha hecho ninguna venta a este cliente.


Figura 4 Los rebanadores permiten ordenar los datos de acuerdo con diferentes criterios

Como puede ver, los rebanadores son unas herramientas poderosas que entregan información comercial importante de un solo vistazo. Lo mejor es que sólo toma unos diez segundos configurar los rebanadores que se muestran en las Figuras 3 y 4, pero aun así ofrecen una manera fácil para interactuar con los datos comerciales en forma significativa.

Para garantizar una business intelligence eficiente se requiere de datos precisos y coherentes, y un análisis adecuado de los datos. Es posible que la herramienta de análisis de BI más conveniente ya se encuentre en su escritorio.

Brien Posey

Brien Posey*, MVP, es autor técnico independiente con miles de artículos y docenas de libros a su haber. Puede visitar su sitio web en brienposey.com.*

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