Planeación de la recopilación de registros (Office SharePoint Server)

En este artículo:

• Técnicas para mover archivos al sitio del centro de registros

• Finalización del plan

Tras desarrollar un plan de archivos y diseñar el sitio del centro de registros, planee cómo se moverán los documentos impresos y electrónicos activos de su organización al sitio del centro de registros. En este artículo se explican las técnicas que puede usar para mover contenido al sitio del centro de registros y se sugiere un método para planear cómo se convierten en registros los elementos del plan de archivos.

Técnicas para mover archivos al sitio del centro de registros

Puede usar las siguientes técnicas para mover archivos al sitio del centro de registros:

• Enviar contenido desde un sitio web basado en Microsoft Office SharePoint Server 2007 manualmente.

• Usar carpetas de correo electrónico administradas en Microsoft Exchange Server 2007.

• Usar una solución personalizada basada en el modelo de objetos de Windows SharePoint Services 3.0, como un flujo de trabajo personalizado.

Envío manual de contenido al sitio del centro de registros

Si un archivo se almacena en una biblioteca de documentos en un sitio web basado en Office SharePoint Server 2007, un trabajador de la información puede declararlo como registro mediante el envío de una copia del mismo al sitio del centro de registros con el comando Enviar a Centro de registros. Cuando un administrador de la colección sitios configura la conexión al sitio del centro de registros, este comando está disponible en todos los documentos activos de la colección de sitios. Además de enviar una copia del documento al sitio del centro de registros, el comando Enviar a Centro de registros envía los metadatos del documento, su historial de auditoría y su ubicación en el servidor de documentos activo. Si se requieren metadatos adicionales en el sitio del centro de registros, se pide al usuario que los proporcione. Aunque el envío manual de registros al sitio del centro de registros no es una solución práctica a gran escala, puede usarla para complementar otros métodos para mover el contenido al sitio del centro de registros.

Uso de carpetas de correo electrónico administradas en Microsoft Exchange Server 2007 para enviar correo electrónico y archivos al sitio del centro de registros

Exchange Server 2007 incluye características de directiva similares a las implementadas mediante Office SharePoint Server 2007. En Exchange Server 2007, los administradores pueden configurar una carpeta de Exchange de modo que, cuando un usuario mueva un mensaje de correo electrónico a la carpeta, el mensaje se copie al sitio del centro de registros mediante el Protocolo simple de transferencia de correo (SMTP).

Cuando se recibe un mensaje de correo electrónico copiado de Office SharePoint Server 2007 en el sitio del centro de registros, se trata como cualquier otro archivo enviado a dicho sitio; se mueve a la biblioteca de documentos que corresponda según la entrada coincidente en la tabla de enrutamiento de registros. Para obtener más información acerca de la tabla de enrutamiento de registros, vea Diseño del sitio del centro de registros (Office SharePoint Server).

Las características de directivas y de retención de registros descritas arriba son características de carpetas de correo electrónico administradas en Exchange Server 2007. Si se usan carpetas de correo electrónico administradas, los administradores de Exchange pueden definir carpetas que se dirigen a propósitos de negocio específicos, como problemas de personal, planeación de productos o contratos. Al asignar directivas a estas carpetas administradas, los administradores pueden garantizar una expiración adecuada del contenido, configurar conexiones a otros servidores (como un sitio del centro de registros en Office SharePoint Server 2007) o iniciar cualquier acción personalizada que se haya configurado en Exchange Server 2007. El uso de carpetas de correo electrónico administradas puede aplicarse mediante reglas (como mover mensajes a carpetas según las líneas de asunto) o puede ser voluntario, en cuyo caso se requeriría a los trabajadores de la información que movieran el correo electrónico manualmente a las carpetas adecuadas. Para ver una descripción completa de la implementación de carpetas de correo electrónico administradas y otras características de Exchange Server 2007, vea la guía del administrador de Exchange Server 2007.

Uso de una solución personalizada para enviar archivos al sitio del centro de registros

Puede enviar archivos y mensajes de correo electrónico mediante programación al sitio del centro de registros desde servidores de archivos y correo electrónico, independientemente de si están basados en Office SharePoint Server 2007 o en Exchange Server 2007. Para hacerlo, desarrolle e instale programas que tengan interfaces para los métodos de administración de registros implementados en el modelo de objetos de Windows SharePoint Services 3.0 y, a continuación, integre estos programas en sus procesos de administración de documentos o correo electrónico.

Si usa el modelo de objetos de Windows SharePoint Services 3.0, puede determinar la lista de tipos de registros definida en una tabla de enrutamiento de registros del sitio del centro de registros y luego enviar un archivo (incluido su contenido, propiedades e historial de auditoría) a una serie de registros en particular. Para ver una descripción completa de la programación del modelo de objetos de Windows SharePoint Services 3.0, vea el kit de desarrollo de software de Office SharePoint Server 2007 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0xC0A).

Puede usar el modelo de objetos de Windows SharePoint Services 3.0 para crear un flujo de trabajo personalizado que copie archivos al sitio del centro de registros. Un flujo de trabajo que envía archivos al sitio del centro de registros se puede integrar en su sistema de administración de documentos como parte de un flujo de trabajo que guía un documento durante su ciclo de vida. Para los tipos de documentos que tienen un ciclo de vida previsible, como informes de gastos, puede implementar un flujo de trabajo que guíe el documento por sus diversas fases y, como paso final, envíe una copia del documento al sitio del centro de registros. El flujo de trabajo podría desencadenarse al crear un nuevo documento.

Finalización del plan

Tras completar la fase de Desarrollo del plan de archivo (Office SharePoint Server) y revisar los métodos para mover contenido al sitio del centro de registros, debe completar el plan; para ello, determine cómo enviar cada tipo de registro al sitio Centros de registros. Entre los factores que debe tener en cuenta se encuentran los siguientes:

• ¿Es el cumplimiento obligatorio o voluntario?

• ¿Puede contar con la colaboración de los trabajadores de la información de su organización para que cumplan los procesos de administración de registros? En general, evite los procesos manuales; sin embargo, si son necesarios, prepare una formación y supervisión adecuadas para garantizar el cumplimiento por parte del equipo.

• ¿Se almacenará el contenido en servidores de administración de documentos de Office SharePoint Server 2007?

• ¿Se almacenará el correo electrónico en servidores de correo electrónico de Exchange Server 2007? Si el correo electrónico se almacena en servidores de correo electrónico de Exchange Server 2007, puede usar mecanismos integrados, como por ejemplo carpetas de correo electrónico administradas, para implementar la conexión al sitio del centro de registros. Si el correo electrónico se almacena en otros servidores de correo electrónico, puede usar el modelo de objetos de Windows SharePoint Services 3.0 para diseñar e implementar métodos personalizados para enviar archivos al sitio del centro de registros.

• ¿Va a mantener contenido físico? La administración de contenido físico activo, como documentos impresos o CD-ROM, y el envío de este contenido a una cámara de registros para su conservación (junto con el seguimiento del registro en un sitio del centro de registros) requieren una planeación exclusiva que no se describe en este tema. Por ejemplo, si no existe una versión electrónica de un documento impreso, es posible que tenga que realizar un seguimiento del elemento mediante una lista y sus directivas y flujos de trabajo asociados. Para ver una explicación completa de las estrategias y las técnicas de seguimiento de un registro físico, tanto cuando está activo como después de enviarlo al sitio del centro de registros, vea el tema Planeación de la retención de registros físicos.

En la siguiente tabla se indica cómo algunos registros de un plan de archivos se moverán a un sitio de repositorio de registros:

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

• Planeación de sitios y características (primera parte)

Vea la lista completa de libros disponibles en la página que muestra el contenido descargable para Office SharePoint Server 2007.