Crear un plan de comunicación (SharePoint Server 2010)

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Se aplica a: SharePoint Server 2010

Última modificación del tema: 2016-11-30

Es importante que se comunique con los usuarios durante el proceso de actualización de Microsoft Office SharePoint Server 2007 a Microsoft SharePoint Server 2010. Los usuarios necesitan saber a qué atenerse cuando vuelvan a visitar los sitios después de la actualización. Los propietarios de los sitios necesitan saber cómo ayudar a prepararse para la actualización y qué deberán hacer una vez que ésta se lleve a cabo. Tanto los usuarios como los propietarios de sitios deben saber cuándo se realizará la actualización. Como parte del proceso de planeación, determine lo siguiente:

  • Quiénes son los miembros del equipo de actualización, qué otras partes interesadas están involucradas y quiénes se verán afectados por la actualización.

  • Qué información debe tener el equipo de actualización y cuándo debe obtenerla.

  • Qué información deben tener los usuarios de sitios y otras partes interesadas, y cuándo deben obtenerla.

En este artículo se describe cómo crear un plan de comunicación de modo que el equipo de actualización, las partes interesadas y los usuarios sepan a qué atenerse antes, durante y después de la actualización.

En este artículo:

  • ¿Quién forma parte del equipo de actualización?

  • Cuándo comunicarse con el equipo de actualización y qué comunicarle

  • Cuándo comunicarse con los usuarios del sitio y qué comunicarles

¿Quién forma parte del equipo de actualización?

En el caso de implementaciones pequeñas en que los sitios no se han personalizado en gran medida, es posible que el equipo de actualización conste solo de una persona. Por otro lado, en el caso de implementaciones más grandes, pueden requerirse varias personas con distintos roles tal como se describe en la lista siguiente.

  • Administradores del servidor   El administrador del servidor realiza la mayoría de las tareas de actualización. Debe haber al menos un administrador del servidor en el equipo de actualización, ya que ejecutar el Asistente para instalación requiere un miembro del grupo de administradores locales en cada servidor front-end web.

    Nota

    Es posible que los administradores de granjas de servidores no sean administradores locales para el servidor.

  • Administradores de la base de datos   Si cuenta con un equipo independiente para la administración de bases de datos, debe coordinarse con ellos para programar y realizar la actualización, especialmente si planea usar el método de actualización de base de datos adjunta.

  • Equipos de seguridad de servidores   Debe coordinarse con sus equipos de seguridad, como el equipo de servicios de directorio de Active Directory, para comprobar cuentas y permisos, o para aprovechar la nueva configuración de directivas que puede aplicar con SharePoint Server 2010.

  • Equipo de implementación de clientes   Comuníquese con los equipos de implementación de clientes para coordinar la implementación de aplicaciones de servidores y clientes nuevos. La implementación de clientes debe realizarse antes de la actualización o puede ser una opción disponible para los usuarios después de que los sitios se hayan actualizado.

  • Administradores de servicios   Para Office SharePoint Server 2007, debe comunicarse con los administradores de servicios compartidos, como el servicio de búsqueda, para asegurarse de que están listos para la actualización y puedan configurar las opciones apropiadas en la nueva versión.

  • Propietarios de colecciones de sitios   Debe notificar a los propietarios de colecciones de sitios que el proceso de actualización está a punto de llevarse a cabo y avisarles acerca de cualquier problema que encuentre al ejecutar el comprobador previo a la actualización o al actualizar sus sitios. Si va a usar la actualización visual, también debe comunicarse con los propietarios de colecciones de sitios para determinar el cambio a la nueva interfaz de usuario y si los administradores de granjas de servidores o los administradores de colecciones de sitios realizarán ese cambio.

  • Diseñadores y programadores de sitios   Si tiene plantillas, elementos web, servicios web u otros elementos personalizados asociados con sus sitios, debe trabajar con los responsables del desarrollo o la personalización de dichos elementos para asegurarse de que pueda crear nuevas versiones de estos elementos personalizados o para comprobar que estos elementos se hayan actualizado correctamente. Para obtener más información acerca de posibles problemas relativos a los elementos personalizados, vea Realización de una actualización de prueba para detectar posibles problemas (SharePoint Server 2010).

  • Usuarios de sitios   Aunque no es necesario incluir a los usuarios de sitios en la toma de decisiones sobre el proceso de actualización, debe comunicarles que este proceso se realizará y lo que deberían esperar a raíz de esto.

  • Patrocinadores y otras partes interesadas   Es posible que su empresa tenga a otras personas involucradas en el proceso de planeación de la actualización. Asegúrese de incluirlas en el plan de comunicación según corresponda.

    Nota

    Un equipo de actualización puede incluir uno o más miembros en cada rol dependiendo de la organización.

Cuándo comunicarse con el equipo de actualización y qué comunicarle

En general, los administradores del servidor y los administradores de servicios compartidos establecen la escala de tiempo para la actualización, y los propietarios de sitios reciben una notificación sólo cuando el proceso está a punto de comenzar. Sin embargo, debido a que los miembros del equipo tienen sus propias tareas que deben realizar en momentos determinados del proceso de actualización global, es fundamental contar con un plan sólido para comunicar el progreso de la actualización a todos los miembros del equipo de manera que todos sepan cuándo es el momento de realizar sus tareas particulares.

Todo el equipo de actualización debe trabajar en colaboración para determinar lo siguiente:

  • El enfoque de actualización que se usará   El artículo Determinación del enfoque de actualización (SharePoint Server 2010) proporciona información que le ayudará a decidir qué tipo de actualización realizar. Para tomar esta decisión, también es importante considerar el informe generado por el comprobador previo a la actualización.

  • Fechas y horas en que se realizará la actualización   Se recomienda (especialmente en el caso de una actualización en contexto) que realice la actualización cuando el uso del sitio sea bajo. Para las implementaciones pequeñas de un único servidor, es posible que la actualización se complete en menos de un día. Para implementaciones de mayor tamaño, como granjas de servidores con grandes cantidades de datos, el método de actualización de base de datos adjunta o la actualización en contexto con el método de desasociación de bases de datos pueden usarse para distribuir el proceso de actualización entre varios períodos de inactividad. No hay forma de determinar la cantidad exacta de tiempo que se necesitará para actualizar una colección de sitios específica. Debido a esto, es muy importante comunicarse con los demás miembros del equipo involucrados en el proceso de actualización y con los usuarios finales. El día o días que elija para la actualización deben estar lo suficientemente lejos de modo que el equipo de actualización tenga suficiente tiempo para completar todos los pasos preliminares. Al planear la escala de tiempo, asegúrese de asignar tiempo a la validación de los sitios actualizados y a la implementación de cualquier cambio o a la realización de cualquier trabajo de personalización de marca de los sitios.

Es importante comunicarse con los propietarios, diseñadores y programadores del sitio en los siguientes momentos del proceso de actualización:

  • Antes de que empiece el proceso para que conozcan la escala de tiempo general y el rol que tendrán en el proceso.

  • Después de ejecutar el comprobador previo a la actualización para que puedan resolver cualquier problema que haya identificado esta herramienta. Para obtener más información acerca del comprobador previo a la actualización, vea Ejecución de la herramienta de detección previa a la actualización (SharePoint Server 2010). Por ejemplo, las cuestiones relativas a plantillas del sitio personalizadas o elementos web personalizados deben comunicarse al propietario, diseñador o programador del sitio que corresponda antes de programar la actualización para darles tiempo a investigarlas y tomar medidas preliminares. es posible que un programador decida que es prudente volver a crear un elemento web antes de la actualización, o que los propietarios del sitio quieran tomar nota de cualquier personalización que se haya llevado a cabo en sus sitios, incluidos las plantillas del sitio y los cambios realizados en los archivos ASPX extensión de páginas Active Server) principales.

  • Después de actualizar sus sitios para que puedan revisarlos y realizar cualquier cambio que sea necesario.

Cuándo comunicarse con los usuarios del sitio y qué comunicarles

También es importante comunicarse con los usuarios de los sitios con respecto a las siguientes cuestiones:

  • Cuándo se actualizarán sus sitios   En el caso de una actualización inmediata, también es necesario informarles de que sus sitios no estarán disponibles durante la actualización.

  • Cuándo estarán listos sus sitios actualizados   Esto significa que el equipo de actualización no sólo ha actualizado sino también comprobado la funcionalidad de los sitios actualizados.

  • Cómo puede afectarles la actualización y qué deben saber acerca del nuevo entorno   Por ejemplo, el sitio tendrá un aspecto diferente y funcionará de forma algo distinta en la nueva interfaz de usuario. Si va a usar la actualización visual, informe a los usuarios qué deben esperar y si van a tener la experiencia de usuario anterior o una nueva. También puede dirigirles a contenido disponible, como artículos sobre novedades o material de aprendizaje, para aprender a usar la nueva versión. Para obtener más información acerca de los cambios en las características y la actualización visual, vea Planeación de la actualización visual (SharePoint Server 2010) y Cambios en las características principales entre versiones en el artículo "Novedades de la actualización".

  • Cómo obtener ayuda   Si el usuario encuentra un problema en un sitio después de la actualización, ¿qué puede hacer para resolverlo?