Microsoft SharePoint 2010: Estación de colaboración
Todo Microsoft SharePoint se creó y configuró para promover la colaboración; pero debemos asegurarnos de que los usuarios lo usen en forma eficaz.
Brien M. Posey
Microsoft SharePoint 2010 se presta a la creación de un entorno colaborativo. Aún así, hay mucho más para una colaboración eficaz que crear unos destacamentos y convirtiendo los usuarios sueltos.
Si bien es cierto que crear sitios de equipo a menudo es el primer paso en el fomento de un entorno de colaboración, SharePoint ofrece una serie de diferentes características diseñadas para ayudar a los usuarios a ser más productivos. En cierta medida, es usted para asegurarse de que saben cómo utilizar estas características. Conocimiento de la plataforma y los procesos es la clave para una experiencia de colaboración eficaz.
Etiquetado social
Etiquetado social fue introducido en SharePoint 2010. Aunque es fácil pensar en el botón "Me gusta" y otras características de etiquetado social - como forma de Microsoft de saltos en el carro de redes social, estas características hacen realmente mucho sentido en el contexto de colaboración basada en el documento.
La función de etiquetado social más básica en SharePoint 2010 es el botón Like It. A diferencia de Facebook como botón, que suele utilizarse para aprobar de comentario o la imagen de un amigo, puede utilizar el botón de SharePoint 2010 I Like It como una manera de crear una lista de Favoritos.
I Like It botón facilita a los usuarios a encontrar contenido de SharePoint que desean revisar más tarde. Como un usuario navega por un sitio de SharePoint, él puede etiquetar contenido haciendo clic en el botón Like It. Por ejemplo, si un usuario encuentra un documento en una biblioteca de documentos de SharePoint que quiere tener en mano para referencia futura, él podría seleccionar la casilla de verificación junto a la lista de documentos, a continuación, haga clic en el botón Like It (véase figura 1). Los usuarios pueden "como" contenido desde mi propio sitio, pero también puede gusta contenido almacenado en otros sitios como un sitio de equipo o mi sitio de un colega.
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Figura 1 los usuarios pueden marcar documentos seleccionándolos y haciendo clic en el botón "Me gusta".
Después de etiquetar varios elementos, los usuarios son capaces de todo el contenido que les han gustado en un punto de acceso. Para acceder a este contenido, un usuario puede ir a mi sitio, haga clic en el enlace de perfil, vaya a la ficha Etiquetas y notas y haga clic en I Like It enlace (véase figura 2). Esto mostrará todo su contenido Liked.
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Figura 2 usuarios pueden hacer clic en el enlace "Me gusta" para ver una lista de todo el contenido que les gusta.
Creación de una lista de documentos favoritos por gusto ciertos documentos funciona relativamente bien, pero tiene sus defectos. Un problema potencial es que un usuario podría como tantos documentos que su lista sea excesivamente largo. Esto es donde etiquetas y notas entran en juego. Etiquetas y notas hacen mucho más fáciles de localizar contenido.
El proceso de selección de un documento es similar a gusto de un documento. El usuario simplemente selecciona la casilla de verificación para un documento determinado, a continuación, haga clic en etiquetas y notas. Cuando aparezca el cuadro de diálogo resultante, el usuario crea una o más etiquetas relacionadas con el documento (véase figura 3).
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Figura 3 los usuarios pueden asignar una o más etiquetas a los documentos.
Hay varios aspectos interesantes para el proceso de etiquetado. Como un usuario comienza a escribir una etiqueta, SharePoint muestra automáticamente una lista de etiquetas similares ya en uso para otros documentos. Esta lista ayuda al usuario de dos maneras. En primer lugar, puede utilizar como un acceso directo. Si la etiqueta está en la lista ya utilizados, el usuario puede hacer clic en un elemento de la lista en lugar de tener que terminar de escribir el nombre de la etiqueta.
Otra forma de que la lista es útil es que puede ayudar a mantener la consistencia. Por ejemplo, si se deja únicamente a sus propios dispositivos, los usuarios pueden crear varias etiquetas diferentes todos pretende significar la misma cosa. Por ejemplo, supongamos que un usuario quiere crear una etiqueta denominada documentación técnica. Podría entrar en la etiqueta como documentación técnica, documentos técnicos o incluso alguna variante incorrecta. Contar con una lista de etiquetas similares ya en uso contribuye los usuario etiqueta documentos de forma coherente, en lugar de crear varias etiquetas diferentes pero sinónimos.
Este método de marcado contenido puede ayudar a los usuarios a encontrar contenido más fácilmente. Para acceder a documentos con una etiqueta específica, un usuario debe ir a su mi sitio, haga clic en mi perfil y seleccione la ficha Etiquetas y notas. Esto contiene la nube (véase figura 4). Observe que la página contiene las palabras de documentación técnica en negrita. Justo a la izquierda de la documentación técnica tag es la palabra informes. Informes también es una etiqueta, aunque se muestra mucho más pequeños que la documentación técnica. Con más frecuencia se utiliza una etiqueta, mayor será la etiqueta se muestra.
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Figura 4 etiquetas aparecen en la página de notas y etiquetas.
SharePoint permite a los usuarios ajustar sus etiquetas por ordenar la nube ya sea alfabéticamente o por tamaño. Cualquier camino que ordenar la lista de etiquetas, pueden acceder a contenido etiquetado simplemente haciendo clic en la etiqueta que les interesa.
Los aspectos sociales del etiquetado
Etiquetas también pueden ayudar a otros usuarios. Supongamos que otro usuario escribe la frase documentación técnica en la parte de intereses de su configuración de noticias. Como ella entra a la frase, ella verá documentación técnica aparece como una palabra clave (véase figura 5). Esto indica que alguien ya ha clasificado al menos una pieza de contenido con una etiqueta de documentación técnica. Ahora si un colega etiquetas de un documento con documentación técnica, el documento se mostrarán en el canal de noticias del usuario.
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Figura 5 utilizar palabras clave al especificar los intereses en la configuración de noticias.
Puede que haya observado en figura 2 que cuando un usuario etiquetas de un documento, el cuadro de diálogo tiene una casilla de verificación con la etiqueta privada. Al utilizar esta casilla de verificación, los usuarios pueden etiquetar documentos para sus propios fines sin las etiquetas privadas sean visibles a los colegas.
Esto es útil en situaciones donde una organización puede tener una política estricta en cuanto a uso de la etiqueta. Un usuario puede desear aumentar las etiquetas oficiales con algunas etiquetas útiles de su propia, sin esas etiquetas sean visibles a los demás. Si un usuario decide utilizar etiquetas privadas, puede ver sus etiquetas privadas yendo a su mi sitio, haga clic en mi perfil, seleccione la ficha Etiquetas y notas, y haga clic en el enlace privado.
Uso de las notas
Una última etiquetado social que debe asegurarse de que sus usuarios sean conscientes de la forma de notas. Puede utilizar notas para hacer comentarios acerca de archivos u otros tipos de contenido. También pueden enviar notas generales a los colegas.
En el ejemplo de figura 6 muestra mi sitio de un colega. Observe que la ficha resumen contiene un tablero de nota. Para enviar una nota a esta persona, el usuario escribe un mensaje en la Junta de la nota, a continuación, hace clic en el botón registrar. El mensaje debería aparecer como parte del suministro de noticias del destinatario.
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Figura 6 un usuario puede escribir un mensaje de un colega nota bordo.
Los usuarios también pueden adjuntar notas a los archivos dentro de una biblioteca de documentos. Para ello, el usuario selecciona la casilla de verificación correspondiente al archivo y haga clic en el icono de notas y etiquetas. Cuando aparezca el cuadro de diálogo, el usuario debe haga clic en la ficha Nota Junta, a continuación, escriba su nota y haga clic en Post.
Alimentar el Newsfeed
Mejor podría comparar SharePoint 2010 Noticias al muro de Facebook. Noticias mostrar actividades de colegas, así como cualquier otra información que los usuarios han optado por ser notificado sobre.
Una cosa sobre noticias que tienden a confundir a las personas es que permanezcan vacías por defecto, independientemente de la cantidad de actividad. A diferencia de la pared de Facebook, Newsfeed actividad normalmente no está publicado en tiempo real. Puede tomar una hora o más para mostrar la actividad de suministro de noticias. Sin embargo, los usuarios pueden ajustar la frecuencia de sus actualizaciones de noticias para que aparezcan de manera más oportuna.
Suministros de noticias se clasifican como trabajos del temporizador. Por lo tanto, para ajustar la frecuencia de suministro de noticias para sus usuarios, abra la consola de Administración Central de SharePoint y desplácese a supervisión | (Trabajos del temporizador) Revisar las definiciones de trabajos | Aplicación de servicio perfil de usuario - Feed de actividad de trabajo. Haga clic en el enlace de este trabajo del temporizador y configurar una programación (véase figura 7). Si desea que el trabajo que se ejecute inmediatamente, haga clic en ejecutar ahora. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar para completar el proceso de.
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Figura 7 puede programar la frecuencia con que se procesan los suministros de noticias.
Discusiones de equipo
Una última característica colaborativa que querrás para explicar a los usuarios es discusión de grupo. Discusión de grupo es un foro de discusión que forma parte de un sitio de equipo. Los usuarios pueden acceder discusión de grupo haciendo clic en el vínculo discusión de grupo sobre la pantalla de bienvenida del sitio de equipo.
Como los suministros de noticias, discusiones de equipo están vacías por defecto. Para empezar, un usuario debe ir a la página de discusión de grupo y haga clic en el vínculo Agregar nueva discusión. Solicitará que introduzca un asunto para la discusión y escriba un mensaje. La cinta por encima de la línea de asunto también le permite adjuntar un archivo a un elemento del discusión y su ortografía (véase figura 8).
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Figura 8 los usuarios pueden crear nuevas discusiones de equipo.
Otros usuarios que visitan la página de discusión de grupo pueden crear discusiones adicionales o leer y responder a las conversaciones en curso (véase figura 9).
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Figura 9 los usuarios pueden leer y responder a los debates en curso.
Hay numerosas características de colaboración de SharePoint 2010. Una de las claves para dar a los usuarios una buena experiencia de colaboración es garantizar a que la comunidad de todo usuario está familiarizada con todas las características. Una vez que saben cómo utilizar de manera adecuada, el nivel de colaboración naturalmente será más eficaz, amplia y sofisticada.
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Brien M. Posey, MVP, es un escritor técnico free-lance con miles de artículos y decenas de libros en su haber. Puede visitar su sitio web en brienposey.com.
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