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Planeación de cumplimiento y archivado en Outlook 2010

Office 2010

Actualizado: 17 de marzo de 2011

Las características Directiva de retención y Archivo personal de Microsoft Outlook 2010 y Exchange Server 2010 permiten a los usuarios cumplir con las políticas de retención de correo y disponer de espacio suficiente para almacenar la información privada de la empresa. Este artículo le ayudará a planificar una implementación de las dos características.

Incluso si la organización no aplica un estricto control del cumplimiento, el archivo personal es una magnífica solución para migrar la organización fuera de los archivos de datos de Microsoft Outlook (.pst) personales o las soluciones de archivo de otros fabricantes. El archivo personal permite a los usuarios almacenar sus mensajes de correo electrónico en una ubicación administrada para las necesidades de copia de seguridad, recuperación de datos y cumplimiento.

Las directivas de archivo solo están disponibles cuando se usa Outlook 2010 como parte de Microsoft Office Professional Plus 2010 con una cuenta de Exchange Server 2010, y el administrador de Exchange ha habilitado la característica Archivo personal. Para obtener más información, vea el tema sobre los requisitos de licencia para Archivo personal y directivas de retención (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=213850&clcid=0xC0A).

En este artículo:

Planeación de la implementación de una directiva de retención

La directiva de retención es una forma eficaz de aplicar directivas de retención de correo electrónico en los mensajes almacenados en un servidor que ejecuta Exchange Server 2010. Además, esta directiva se puede usar como ayuda para permitir que los usuarios no superen su cuota de buzón. La directiva de retención se puede aplicar en el nivel de buzón, de carpeta o de correo electrónico individual, y solo es compatible con los mensajes de correo electrónico. Otros tipos de mensajes como, por ejemplo, los elementos de calendario o de tarea, no son compatibles con Outlook 2010 y Exchange Server 2010. Para aplicar la directiva de retención, los mensajes de correo electrónico deben almacenarse en un buzón o en un archivo personal de un equipo con Exchange Server.

Como parte de la planeación de la implementación de una directiva de retención, tenga en cuenta los siguientes pasos clave:

  • Trabaje en conjunto con el departamento legal de la compañía para definir las directivas.

  • Determine la combinación adecuada de directivas de buzón, carpeta y usuario.

  • Actualice los usuarios a la directiva de retención.

  • Informe a los usuarios acerca de la directiva de retención.

  • Coloque a los usuarios que están siendo investigados en Suspensión de retención o Suspensión legal.

Definición de las directivas de retención

Para decidir las directivas de retención que deben estar a disposición de la organización, los departamentos y los usuarios, debe mantener una conversación con el departamento legal. La compañía puede estar sujeta a leyes gubernamentales u otras reglamentaciones que se pueden aplicar mediante las directivas de retención. Debido a que los departamentos pueden estar sujetos a reglamentaciones diferentes, debe organizar las directivas en grupos lógicos fáciles de administrar. Una vez que comprenda las directivas que debe seguir la compañía, puede determinar la mejor forma de implementarlas.

Las etiquetas personales son las directivas que puede otorgar a los usuarios para que las apliquen a los mensajes y carpetas individuales que hayan creado. Al definir las directivas que deben seguir los usuarios, se recomienda no usar más de 10 etiquetas personales. Más etiquetas pueden saturar a los usuarios. Además, en la galería Asignar directiva de la cinta, Outlook solo muestra 10 etiquetas personales a la vez. Si un usuario necesita obtener acceso a más de 10 etiquetas personales, puede seleccionar Más directivas de retención en la galería Asignar directiva.

Determinación de los tipos de directivas que se deben crear

Ahora que conoce los grupos de usuarios que necesitan determinadas directivas de retención, puede determinar la forma en que desea implementarlas.

Existen tres tipos principales de directivas de retención.

  1. Etiqueta de directiva predeterminada   Se trata de una directiva que implementa el administrador de Exchange y se aplica a todas las carpetas creadas por el usuario y a todos los mensajes de correo electrónico en el buzón del usuario. El usuario no puede cambiar esta directiva. Es el único tipo de directiva que garantiza que se aplicará al menos una directiva a todos los mensajes de correo electrónico.

  2. Etiqueta de directiva de retención   Se trata de un tipo de directiva que se puede aplicar a las siguientes carpetas especiales en el buzón del usuario:

    • Bandeja de entrada

    • Borradores

    • Elementos enviados

    • Elementos eliminados

    • Correo no deseado

    • Bandeja de salida

    • Fuentes RSS

    • Problemas de sincronización

    • Historial de conversaciones

    Ff800883.note(es-es,office.14).gifNota:

    Aunque no se haya aplicado una etiqueta de directiva de retención a la carpeta, el usuario no puede cambiar las directivas de estas carpetas especiales.

  3. Etiqueta personal   Se trata de un tipo de directiva que aparece en la interfaz de usuario de directivas de retención para que el usuario la aplique a las carpetas que ha creado y a los mensajes de correo electrónico individuales.

    1. Los usuarios no pueden aplicar estas directivas a ninguna de las carpetas especiales enumeradas en Etiqueta de directiva de retención anteriormente en esta sección.

    2. Los usuarios pueden aplicar estas directivas a los mensajes de correo electrónico incluidos en las carpetas especiales, pero no a las carpetas en sí.

    3. Los usuarios pueden aplicar estas directivas a las carpetas que han creado por su cuenta.

    Ff800883.note(es-es,office.14).gifNota:

    Las carpetas de búsqueda no son compatibles con las directivas de retención porque no contienen mensajes de correo electrónico reales.

Etiquetas personales

Para poder establecer una directiva de retención en una carpeta o un mensaje de correo electrónico, los usuarios deben disponer de una o varias etiquetas personales. De forma predeterminada, la galería Asignar directiva de la cinta muestra las primeras 10 directivas (etiquetas personales) en orden alfabético. Esta lista de menú muestra las directivas usadas más recientemente. Sin embargo, como se usan directivas adicionales, esas directivas se muestran en orden alfabético en la cinta. Cuando un usuario aplica una directiva a una carpeta mediante el cuadro de diálogo de propiedades de la carpeta, se muestra la lista completa de etiquetas personales disponibles.

Las etiquetas personales que se crean para el usuario deben tener nombres que describan claramente el tipo de contenido que la directiva requiere. Por ejemplo, si los mensajes de correo electrónico que mencionan una patente se deben conservar durante siete años, cree una directiva denominada “Información sobre patentes" y establezca esa directiva para un período de 2555 días. Outlook traducirá de forma automática el número de días en un formato legible y anexará la duración al final del título. Por lo tanto, en Outlook, la directiva se mostrará como Información sobre patentes (7 años).

También debe agregar una descripción de la directiva para que los usuarios puedan obtener una explicación más clara de los mensajes de correo electrónico que esa etiqueta personal abarca. La descripción debe explicar con detalle el tipo de contenido que corresponde a esa directiva. Por ejemplo:
Directiva: Información sobre patentes (7 años)
Descripción: Todos los mensajes de correo electrónico relacionados con una patente.

Una directiva puede tener prioridad sobre un mensaje de correo electrónico en el siguiente orden:

  1. Directiva en el correo electrónico (etiqueta personal)

  2. Directiva en la carpeta que contiene el mensaje de correo electrónico

  3. Directiva en el elemento primario de esa carpeta y en las carpetas primarias anteriores

  4. Directiva en el buzón (etiqueta de directiva predeterminada)

Por ejemplo: un usuario tiene una carpeta denominada Documentos financieros a la que se ha aplicado la directiva de retención Finanzas (– 3 años). Uno de los mensajes de correo electrónico de la carpeta describe la directiva del departamento de finanzas y se encuentra en la carpeta Documentos financieros para facilitar su consulta. El usuario puede marcar ese mensaje de correo electrónico con una directiva de retención Referencia (– Nunca) para que los mensajes de correo electrónico no se eliminen nunca, aunque la directiva de la carpeta sea Finanzas (– 3 años).

Listas de distribución

Si la organización usa listas de distribución, una etiqueta personal que elimine los mensajes de correo electrónico después de 1 a 4 semanas puede ayudar a los usuarios a administrar su cuota de buzón con mayor facilidad. Los usuarios pueden crear una regla de Outlook para que la directiva se aplique automáticamente a los mensajes de correo electrónico o para que los mensajes se coloquen en una carpeta con la directiva aplicada.

Cursos y período de preparación para la directiva de retención

Ofrecer cursos a los usuarios sobre directivas de retención es importante para asegurarse de que sepan usar el sistema correctamente, y comprendan el momento y el motivo por el que se eliminan los mensajes de correo electrónico. Debe asegurarse de que los usuarios comprendan el motivo por el que se conservan o destruyen los datos para que puedan aplicar etiquetas personales adecuadamente y conozcan el contenido que se va a destruir después de determinado tiempo.

Pasos sugeridos:

  1. Asigne directivas a los buzones de los usuarios y coloque sus buzones en Suspensión de retención. Esto impide que cualquier directiva elimine mensajes de correo electrónico. Para obtener más información, vea el tema sobre cómo colocar un buzón en suspensión de retención (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195158&clcid=0xC0A).

  2. Dé instrucciones a los usuarios sobre la forma de usar la directiva de retención. Explíqueles que, durante el período de preparación, deben aplicar directivas a las carpetas y los mensajes; de lo contrario, los mensajes antiguos pueden ser eliminados. Para obtener más información, vea el tema sobre cómo asignar directivas de retención a mensajes de correo electrónico (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195157&clcid=0xC0A).

  3. Unos días antes de finalizar el período de preparación, recuerde a los usuarios la fecha límite de preparación.

  4. Al cumplirse la fecha límite, quite a los usuarios de la suspensión de retención.

Debido a que los usuarios pueden tardar bastante tiempo en adaptarse a un sistema nuevo, es muy importante instaurar un período de preparación para ayudarlos a aprender a trabajar con directivas de retención. Los usuarios deben poder aplicar las etiquetas personales correctas a las carpetas correctas y acostumbrarse a la idea de que la información se elimina automáticamente. Se recomienda conceder a los usuarios al menos tres meses de uso de la directiva de retención en su correo electrónico antes de quitar la suspensión de retención de los buzones de los usuarios. De este modo, podrán ver y obtener acceso a las características de la directiva de retención antes de que sus datos se destruyan. Esto facilita a los usuarios la integración de la directiva de retención en su flujo de trabajo y les permite comprender lo que ocurre con sus mensajes de correo electrónico.

Ff800883.Warning(es-es,office.14).gifAdvertencia:

Si no permite un período de preparación, es posible que se eliminen mensajes de correo electrónico importantes antes de que el usuario pueda aplicar una directiva de mayor duración.

De forma similar, durante los períodos en los que los usuarios no supervisan sus mensajes de correo electrónico, como cuando se encuentran fuera por vacaciones ampliadas o por permiso de maternidad o paternidad, sus buzones deben ponerse en suspensión de retención. De esta manera, la información no se eliminará accidentalmente. Cuando se reincorporen al trabajo y tengan tiempo suficiente para revisar sus mensajes de correo electrónico, desactive la suspensión de retención.

Ff800883.Important(es-es,office.14).gifImportante:

Si usa una etiqueta de directiva predeterminada o una etiqueta de directiva de retención en las carpetas especiales o en el buzón del usuario, y el usuario usa el modo de almacenamiento en caché para conectarse a Exchange, se produce una degradación inicial en el rendimiento de Outlook cuando su perfil de Outlook se actualiza con la información de la directiva. El tiempo necesario para procesar el archivo de datos depende de su tamaño y la velocidad del equipo. Los usuarios deben estar informados sobre el impacto en el rendimiento durante la actualización de su buzón.

O bien, puede eliminar el perfil de Outlook del usuario y crear un nuevo perfil para esa cuenta. Cuando el usuario inicie Outlook, Outlook descargará los mensajes de correo electrónico con la información de la directiva ya agregada. Según el tamaño del buzón de la cuenta, esto puede resultar más rápido que actualizar la cuenta existente. Sin embargo, después de crear un nuevo perfil con esa cuenta, todos los mensajes deben ser indexados nuevamente para habilitar la búsqueda en Outlook.

Aprendizaje de los usuarios sobre la directiva de retención

Los usuarios deben estar informados acerca de los siguientes aspectos de la directiva de retención, ya que estos aspectos afectan a su experiencia y la eficacia final de las directivas de retención de la compañía. Para obtener más información, vea el tema sobre cómo asignar directivas de retención a mensajes de correo electrónico (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195157&clcid=0xC0A).

  • Los usuarios deben comprobar y cambiar, si es necesario, las directivas de retención de sus carpetas para que los mensajes no se eliminen accidentalmente al finalizar el período de preparación.

  • Durante el período de preparación, las directivas de retención no eliminan automáticamente los mensajes.

  • La etiqueta de directiva predeterminada elimina todos los mensajes de correo electrónico que son anteriores a la duración de la directiva a menos que los usuarios cambien la directiva de retención en sus carpetas o mensajes de correo electrónico individuales. La duración de la retención de la etiqueta de directiva predeterminada debe indicarse con claridad.

  • Los usuarios no pueden cambiar la directiva en las carpetas especiales como, por ejemplo, las carpetas Elementos eliminados, Elementos enviados y Bandeja de entrada. Si existe una directiva en las carpetas especiales, la directiva debe indicarse con claridad.

  • Si los usuarios desean que determinados mensajes de una carpeta especial tengan una directiva diferente, pueden aplicar manualmente una etiqueta personal a esos mensajes.

  • Si un usuario agrega una etiqueta personal a un mensaje de correo electrónico, esa etiqueta personal tiene prioridad sobre la directiva de la carpeta o sobre la etiqueta de directiva predeterminada.

  • La directiva de retención solo se aplica a los mensajes de correo electrónico. Por lo tanto, no se elimina ninguna reunión o cita de los calendarios.

  • Las subcarpetas heredan la directiva de retención de su carpeta primaria.

  • La directiva de retención no elimina los mensajes de los archivos de datos de Outlook (.pst).

  • Los usuarios pueden aplicar una directiva de retención a un mensaje mediante la galería Asignar directiva de la cinta.

  • Los usuarios pueden aplicar una directiva de retención a las carpetas que han creado mediante la opción Establecer directiva de carpeta de la galería Asignar directiva.

  • Los usuarios pueden obtener una lista de todos los mensajes que van a expirar en los próximos 30 días mediante la opción Ver elementos que caduquen pronto de la galería Asignar directiva.

  • Los usuarios pueden consultar la directiva de retención que se aplica a un mensaje debajo de la línea CC en el panel de lectura o en la parte inferior del inspector de lectura.

Usuarios con suspensión legal o bajo investigación

Existen dos opciones de suspensión legal en Outlook 2010 y Exchange Server 2010: suspensión de retención y suspensión por litigio. La suspensión de retención coloca el buzón en suspensión de forma evidente para el usuario. La suspensión por litigio es silenciosa y no manifiesta al usuario que el buzón se encuentra bajo investigación.

En la siguiente tabla se resumen las características que se encuentran disponibles con la suspensión de retención y la suspensión por litigio. Las características Elementos recuperables y Copiar en escritura se explican en las siguientes secciones.

Característica Suspensión de retención Suspensión por litigio

Las directivas de retención se aplican en el servidor

No

Sí. Los elementos eliminados se recopilan en una carpeta oculta en el buzón del usuario para que no sean destruidos.

Las directivas de archivo se aplican en el servidor

No

El contenedor de elementos recuperables se puede vaciar por cuenta propia

No

Se activa Copiar en escritura

No

Recuperar elementos eliminados

La carpeta Recuperar elementos eliminados de Exchange, anteriormente conocida como Contenedor, proporciona una zona de retención para los elementos que el usuario elimina de Outlook, Microsoft Outlook Web Access (OWA) y otros clientes de correo electrónico. Los usuarios pueden recuperar los elementos que eliminan de Outlook y OWA mediante el acceso a la carpeta Recuperar elementos eliminados. Para obtener más información, vea el tema sobre cómo recuperar elementos eliminados (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195172&clcid=0xC0A).

De forma predeterminada, la carpeta Recuperar elementos eliminados conserva los elementos eliminados durante 14 días o hasta alcanzar la cuota de almacenamiento de la carpeta. Cuando se supera la cuota de almacenamiento, la carpeta Recuperar elementos eliminados quita los elementos en función del principio "primero en entrar, primero en salir" (FIFO). Si se activa la suspensión por litigio en el buzón de un usuario, no se puede purgar la carpeta Recuperar elementos eliminados mediante ninguno de estos métodos. Esto garantiza que se puedan buscar y recuperar los datos eliminados. Para obtener más información, vea la descripción de la suspensión legal (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195174&clcid=0xC0A).

Copiar en escritura

En Exchange Server 2010, puede asegurarse de que se guardarán todas las versiones de un mensaje de correo electrónico con la característica Copiar en escritura. Esta característica copia la versión original de un mensaje de correo electrónico modificado y la almacena en una carpeta oculta denominada Versiones. Las propiedades de un mensaje de correo electrónico que pueden desencadenar una copia se pueden encontrar en la descripción de la suspensión legal (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195174&clcid=0xC0A). Esta funcionalidad se activa automáticamente al usar la suspensión por litigio.

Uso de la suspensión de retención

Si existe un usuario con mensajes de correo electrónico sujetos a investigación que no se deben eliminar, puede activar la suspensión de retención en el buzón de ese usuario. Mediante el uso de la suspensión de retención, puede mostrar un comentario en la vista Backstage para notificar al usuario sobre el estado de suspensión de retención. Si los usuarios cuentan con un archivo personal, deben mover manualmente los mensajes al archivo. La suspensión de retención impide que el servidor deje que las directivas de retención y archivo eliminen o muevan los mensajes.

Mientras el buzón de un usuario se encuentra en un estado de suspensión de retención, se debe aumentar la cuota del buzón de ese usuario para poder conservar los mensajes de correo electrónico que son relevantes para la investigación.

Cuando se coloca a un usuario en suspensión de retención, se le deben notificar los siguientes aspectos:

  • Las directivas de retención y de archivo ya no pueden eliminar o mover mensajes.

  • El usuario puede mover manualmente los mensajes al archivo personal, en caso de tener uno.

Uso de la suspensión por litigio

Si existe un usuario que suele estar bajo investigación legal o forma parte de muchas investigaciones al mismo tiempo, la suspensión por litigio es una forma de garantizar que todos los mensajes de correo electrónico del usuario se conserven sin afectar a la experiencia del usuario de correo electrónico. Cuando se usa la suspensión por litigio, Outlook no notifica al usuario que el buzón se encuentra en suspensión. Esto puede resultar útil en una investigación interna.

Como las directivas de retención y de archivo permiten a los usuarios eliminar y mover mensajes, la suspensión por litigio permite al usuario trabajar como si no estuviera bajo investigación. La carpeta Recuperar elementos eliminados recopila todos los elementos eliminados y la característica Copiar en escritura recopila todas las versiones de los mensajes de correo electrónico. La combinación de estas características alivia la carga de conservar información que puede ser relevante para una investigación legal. Para obtener más información, vea la descripción de la suspensión legal (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195174&clcid=0xC0A).

Planeación de la implementación de un archivo personal

Un archivo personal se puede usar para reemplazar los archivos de datos de Outlook (.pst) que se usan para archivar mensajes de correo electrónico de la organización. Además, puede proporcionar espacio adicional a los usuarios para los mensajes de correo electrónico que deben conservar por razones de cumplimiento.

Como parte de la planeación de la implementación de un archivo personal, tenga en cuenta los siguientes pasos clave:

  • Determine las directivas de archivo de la organización.

  • Instruya a los usuarios sobre el archivo personal.

  • Administre los archivos de datos de Outlook (.pst) de la organización.

Determinación de las directivas de archivo

De forma predeterminada, cuando se asigna un archivo personal a un usuario, se crean las siguientes directivas de archivo:

  • Directiva predeterminada (– 2 años)   La directiva de archivo predeterminada se aplica a todo el buzón de un usuario. Archiva todos los mensajes de correo electrónico en los que la fecha de recepción es anterior a 2 años.

  • Etiquetas personales   De forma predeterminada, se conceden las siguientes etiquetas personales a los usuarios para que las apliquen a sus carpetas y mensajes de correo electrónico.

    • 6 meses

    • 1 año

    • 2 años

    • 5 años

    • Nunca

Las directivas de archivo no se pueden aplicar con Exchange a las carpetas especiales del buzón del usuario, por ejemplo, las carpetas Bandeja de entrada y Elementos enviados. De forma predeterminada, todas las carpetas del buzón del usuario heredan la directiva predeterminada. Pero el usuario puede cambiar la directiva de cualquier carpeta o mensaje de correo electrónico mediante las etiquetas personales.

Aprendizaje de los usuarios sobre el archivo personal

Los usuarios deben estar informados acerca de los siguientes aspectos del archivo personal, ya que esto afecta a su experiencia y la forma en que usan la característica. Se recomienda determinar un período de preparación durante el cual se establezcan directivas de archivo en las carpetas del buzón de los usuarios. El objetivo de esta estrategia es que los usuarios no se sorprendan cuando los mensajes de correo electrónico se muevan al archivo durante la noche.

  • El archivo personal no se puede usar cuando el usuario está desconectado o cuando no se puede establecer una conexión con el equipo de Exchange Server del usuario.

  • En un intervalo de 24 horas, Exchange Server mueve automáticamente los mensajes de correo electrónico que están listos para ser archivados. Por lo tanto, los usuarios que establecen una directiva de archivo en una carpeta no ven un resultado inmediato de esta acción.

  • El usuario no puede archivar los mensajes de forma inmediata mediante Exchange Server. Para archivar los mensajes inmediatamente, el usuario debe mover los mensajes al archivo.

  • La opción Autoarchivar no se encuentra disponible para el usuario y no archiva los mensajes. Si los usuarios configuraron Autoarchivar para que elimine o mueva los mensajes a un archivo de datos de Outlook (.pst), deben aplicar las directivas de retención y de archivo adecuadas para lograr el mismo efecto.

  • Las carpetas que se crean en el archivo tienen la misma directiva de retención que en el buzón. De forma similar, los mensajes en el archivo tienen la misma directiva de retención (si se ha aplicado una) que en el buzón. Los mensajes que poseen una directiva de retención expiran en el archivo personal.

Administración de archivos de datos de Outlook (.pst) en la organización

Para asegurarse de que los correos electrónicos de la organización no se muevan fuera del buzón del usuario o de la infraestructura de cumplimiento de la organización, puede implementar la clave del Registro DisableCrossAccountCopy. Esto evita que el usuario guarde la información en un archivo de datos de Outlook (.pst) o la copie en otra cuenta de correo electrónico de Outlook. Para implementar esta clave del Registro, agregue la clave manualmente al Registro del usuario o use la opción de configuración Evitar copiar o mover elementos entre cuentas de la directiva de grupo.

Esta clave del Registro proporciona un control más amplio que las dos claves del Registro DisablePST y PSTDisableGrow que se usan normalmente en Outlook 2010. Como esta clave impide que los usuarios muevan los datos fuera de las cuentas restringidas sin limitar su uso de los archivos .pst, los usuarios pueden usar cuentas de correo electrónico personales en Outlook que puedan entregar los mensajes de correo electrónico a un archivo .pst. También pueden leer y copiar los mensajes del archivo .pst existente. Por estos motivos, se recomienda usar la clave del Registro DisableCrossAccountCopy para reemplazar completamente la necesidad de usar DisablePST y PSTDisableGrow. Si lo desea, también puede evitar que los usuarios copien los datos fuera de las listas sincronizadas de Productos de Microsoft SharePoint 2010.

La clave del Registro DisableCrossAccountCopy se encuentra en HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\.

Entrada del Registro Tipo Valor Descripción Implementación

DisableCrossAccountCopy

REG_MULTI_SZ

Hay tres valores de cadena que pueden definirse para esta clave del Registro:

  1. Un asterisco (*) restringe las acciones como copiar o mover mensajes fuera de cualquier cuenta o archivo de datos de Outlook (.pst).

  2. Nombre de dominio de la cuenta de correo electrónico que se restringirá. Se puede especificar el dominio de las cuentas que se desean restringir. Por ejemplo, contoso.com.

  3. SharePoint   Esta cadena restringe las acciones como copiar o mover datos fuera de todas las listas de SharePoint.

Define las cuentas o los archivos de datos de Outlook (.pst) en los que no se permite mover o copiar datos fuera de esa ubicación.

Para implementar esta clave del Registro, agregue la clave manualmente al Registro del usuario o use la opción de configuración Evitar copiar o mover elementos entre cuentas de la directiva de grupo.

O bien, para configurar DisableCrossAccountCopy en la directiva de grupo, habilite la opción de configuración Evitar copiar o mover elementos entre cuentas en Configuración de usuario\Plantillas administrativas\Microsoft Outlook 2010\Configuración de la cuenta\Exchange.

Si la organización ya ha implementado la clave del Registro DisablePST o PSTDisableGrow, estas claves no afectan al comportamiento de la clave DisableCrossAccountCopy. Si el valor del Registro DisableCrossAccountCopy se configura con Outlook 2010, Outlook ignora las claves del Registro DisablePST y PSTDisableGrow. En este escenario, no se pueden eliminar completamente los archivos de datos de Outlook (.pst). No obstante, los datos corporativos no podrán moverse a los archivos de datos de Outlook (.pst) si se ha configurado la clave DisableCrossAccountCopy.

Si existen usuarios que no usan Outlook 2010, se pueden implementar las tres claves a la vez. Sin embargo, en la mayoría de las organizaciones, las claves del Registro DisablePST y PSTDisableGrow no son necesarias.

En la siguiente lista se enumeran las formas en las que se restringen las acciones para copiar o mover mensajes de correo electrónico fuera de una cuenta o un archivo de datos de Outlook (.pst):

  • Los usuarios no pueden arrastrar y colocar mensajes de una cuenta restringida en otra cuenta o archivo de datos de Outlook (.pst).

  • Los usuarios no pueden usar el menú Mover para mover o copiar mensajes de una cuenta restringida a otra cuenta o archivo de datos de Outlook (.pst).

  • Cuando se usa Autoarchivar, las cuentas restringidas no presentan la opción para archivar datos.

  • En el menú Limpieza de buzón de la vista Backstage, la opción Archivar no incluye las cuentas restringidas como una opción para archivar.

  • Las reglas no mueven los mensajes fuera de las cuentas restringidas.

  • Los usuarios no pueden exportar mensajes desde las cuentas restringidas.

  • La característica Limpiar no elimina los componentes redundantes de las conversaciones de correo electrónico de las cuentas restringidas.

Para evitar que los usuarios muevan o copien mensajes de las cuentas restringidas a sus equipos, puede implementar la clave del Registro DisableCopyToFileSystem.

La clave del Registro DisableCopyToFileSystem se encuentra en HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\.

Entrada del Registro Tipo Valor Descripción Implementación

DisableCopyToFileSystem

REG_MULTI_SZ

Hay tres valores de cadena que pueden definirse para esta clave del Registro:

  1. Un asterisco (*) impide que un usuario arrastre mensajes de cualquier cuenta o archivo de datos de Outlook (.pst) a su equipo.

  2. Nombre de dominio de la cuenta de correo electrónico que se restringirá. Se puede especificar el dominio de las cuentas que se desean restringir. Por ejemplo, contoso.com.

  3. SharePoint   Esta cadena restringe las acciones como arrastrar datos fuera de todas las listas de SharePoint hacia un equipo.

Define las cuentas o los archivos de datos de Outlook (.pst) en los que no se permite arrastrar mensajes a un equipo.

Para implementar esta clave del Registro, también puede agregar la clave manualmente al Registro del usuario.

Historial de cambios

Fecha Descripción

17 de marzo de 2011

2011/03/14

2012/05/16

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