Présentation de la gestion des enregistrements de messagerie

S’applique à : Exchange Server 2007 SP3, Exchange Server 2007 SP2, Exchange Server 2007 SP1, Exchange Server 2007

Dernière rubrique modifiée : 2007-07-19

Gestion des enregistrements de messagerie (MRM) est la technologie de gestion des enregistrements de Microsoft Exchange Server 2007, qui permet aux organisations de réduire les risques juridiques associés aux communications par messagerie électroniques et autres. La gestion des enregistrements de messagerie facilite la conservation des messages nécessaires pour se conformer à la stratégie de la société, aux réglementations gouvernementales ou aux exigences légales, ainsi que la suppression du contenu dépourvu de valeur légale ou commerciale. Ce résultat est obtenu par l'utilisation de dossiers gérés, qui sont des dossiers de la boîte aux lettres de l'utilisateur auxquels des paramètres de contenu géré ont été appliqués. L’administrateur ou l’utilisateur place ces dossiers gérés dans la boîte aux lettres de l’utilisateur qui trie des messages individuels ou des dossiers entiers dans les dossiers gérés, conformément à la stratégie de l’organisation. Les messages placés dans ces dossiers gérés sont ensuite traités périodiquement par Exchange en fonction des paramètres de contenu du dossier. Quand un message atteint une limite de rétention, il est archivé, supprimé ou marqué à l'attention de l'utilisateur, ou bien l'événement est simplement journalisé.

Processus de gestion des enregistrements de messagerie

Stratégie de gestion des enregistrements de messagerie

Les stratégies de gestion de la messagerie aident les organisations à respecter les exigences légales et à économiser les ressources informatiques. Toutefois, par le passé, l'application de ces stratégies était souvent fastidieuse et inefficace. Le contrôle du respect des stratégies par l'utilisateur était difficile et le respect des obligations légales de découverte s'avérait onéreux et laborieux. Les tentatives d'automatisation du processus de gestion de messagerie étaient peu satisfaisantes. La fonctionnalité MRM d'Exchange 2007 s'attaque à ces problèmes et les minimise.

La stratégie visant à rendre l'application de politique et de gestion de messagerie d'Exchange 2007 plus fiables, efficaces et faciles à utiliser repose sur trois principes :

• Les utilisateurs classifient leurs propres messages.

• Les messages obsolètes sont supprimés.

• Les messages obligatoires sont conservés.

Classification par les utilisateurs de leurs propres messages

Avec Exchange 2007, les utilisateurs participent au processus de gestion des enregistrements de messagerie en classifiant leurs propres messages et en les triant dans des dossiers de boîte aux lettres spéciaux nommés dossiers gérés. Ce processus de tri garantit que les messages sont classifiés conformément aux souhaits de l'utilisateur et aux besoins de l'organisation, et contribue à éliminer le traitement incorrect des messages qui peut se produire avec une solution de gestion de messagerie totalement automatisée.

Les dossiers gérés sont semblables aux autres dossiers de boîte aux lettres d'utilisateurs, sauf qu'il est impossible de les déplacer, de les renommer ou (dans la plupart des cas) de les supprimer. Les utilisateurs peuvent archiver des éléments en les plaçant dans le dossier géré approprié pour ce type de contenu. Il est également possible de trier les messages dans les dossiers appropriés à l'aide de règles.

Les dossiers gérés peuvent être ajoutés à des boîtes aux lettres d'utilisateurs par les administrateurs système (à l'aide de la console de gestion Exchange ou de l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell). Si l’organisation crée un site de services Web à cette fin, les utilisateurs peuvent ajouter des dossiers gérés ou les supprimer de leurs propres boîtes aux lettres sur ce site. Pour plus d'informations sur l'utilisation des services Web avec Exchange 2007, consultez la page Services Web.

Des dossiers gérés d'utilisateurs de Microsoft Office Outlook 2007 peuvent faire l'objet de limites de stockage et afficher une description de la stratégie de gestion de la messagerie qui s'y applique. Il n'est pas possible d'affecter des dossiers gérés soumis à des limites de taille et associés à des descriptions de dossier à des boîtes aux lettres auxquelles accèdent des versions antérieures d'Outlook.

Des stratégies de gestion des enregistrements de messagerie peuvent être appliquées à chaque dossier et en fonction du type de contenu, ce qui permet aux administrateurs d'exercer un contrôle précis sur le processus de gestion.

Pour plus d'informations sur la création de dossiers personnalisés gérés, consultez la rubrique Procédure de création de dossier géré.

Suppression des messages obsolètes

Les stratégies de boîte aux lettres de dossier géré permettent de traiter et de supprimer le contenu obsolète des boîtes aux lettres d'utilisateurs. Ces stratégies sont configurables en fonction de l'âge du contenu et du type de message (par exemple, messagerie vocale ou rendez-vous) et sont applicables à tout dossier de boîte aux lettres.

Les actions exécutées dans le cadre de l'application des stratégies de gestion des enregistrements de messagerie sont les suivantes :

• suppression définitive du contenu ou suppression du contenu de façon à ce qu'il soit récupérable avec la commande Récupérer les éléments supprimés dans Outlook 2007 ;

• avant la suppression du contenu, déplacement de celui-ci vers un dossier géré que l'utilisateur peut consulter ; cela permet à l'utilisateur de passer en revue les éléments déplacés avant de les supprimer définitivement ;

• marquage de messages comme expirés dans la boîte aux lettres Outlook 2007 de l'utilisateur, invitation de ce dernier à prendre une décision sur les actions requises.

Pour plus d'informations sur la gestion des messages obsolètes, consultez la rubrique Procédure de création de paramètres de contenu géré.

Rétention des messages obligatoires

Vous pouvez conserver le contenu de votre choix en créant une stratégie de boîte aux lettres de dossier géré qui journalise (copie) le contenu vers un autre emplacement. Il peut s'agir de tout emplacement disposant d'une adresse de messagerie de type SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), notamment d'une autre boîte aux lettres Exchange. Les données envoyées vers un tel un espace de stockage sont marquées à l'aide d'une étiquette destinée à préserver leurs informations de classification.

Les paramètres de rétention sont configurables au niveau du dossier et en fonction du type de message (par exemple, messagerie vocale ou rendez-vous).

Pour plus d'informations sur la configuration des paramètres de rétention, consultez la rubrique Procédure de création de paramètres de contenu géré.

Licences d'accès client et gestion des enregistrements de messagerie

Exchange 2007 Service Pack 1 (SP1) permet d'appliquer une gestion des enregistrements de messagerie à des dossiers gérés par défaut sur un serveur Exchange disposant d'une licence d'accès client (CAL) Exchange standard. (Les dossiers par défaut gérés sont des dossiers qui, par défaut, s'affichent dans une boîte aux lettres Microsoft Office Outlook d'un utilisateur, telle que la Boîte de réception).  Cela assure la parité avec la fonctionnalité Gestionnaire de boîtes aux lettres d'Exchange 2000 Server et d'Exchange Server 2003. Dans Exchange 2007 SP1, vous pouvez créer autant de dossiers par défaut gérés que vous le voulez.

Les dossiers personnalisés gérés sont une fonctionnalité essentielle de la gestion des enregistrements de messagerie et chaque boîte aux lettres qui en contient requiert une licence d'accès client à Exchange Server Enterprise.

Pour plus d'informations

Pour plus d'informations sur l'implémentation et la gestion des enregistrements de messagerie, consultez la rubrique Gestion des enregistrements de messagerie.

Pour plus d'informations sur les conditions associées à la gestion des enregistrements de messagerie, consultez la rubrique Terminologie de gestion des enregistrements de messagerie.