Mise en route de la gestion des enregistrements de messagerie

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Dernière rubrique modifiée : 2011-06-21

La gestion des enregistrements de messagerie (MRM) est la technologie de gestion des enregistrements de Microsoft Exchange Server 2007 Enterprise Edition, qui permet aux organisations de réduire les risques juridiques associés aux communications par messages électroniques et autres. La gestion des enregistrements de messagerie permet aux utilisateurs de conserver les messages nécessaires pour se conformer à la stratégie de la société, aux réglementations gouvernementales ou aux exigences légales, ainsi que la suppression du contenu dépourvu de valeur légale ou commerciale. Ce résultat est obtenu par l'utilisation de dossiers gérés, qui sont des dossiers de la boîte aux lettres auxquels des stratégies de boîte aux lettres de dossier géré ont été appliquées. L'administrateur ou l'utilisateur place ces dossiers gérés dans la boîte aux lettres de l'utilisateur, puis l'utilisateur trie les messages dans les dossiers gérés en fonction de ses besoins et de la stratégie de rétention des messages l'organisation. Les messages placés dans les dossiers gérés sont ensuite traités périodiquement par Exchange en fonction des stratégies de boîte aux lettres de dossier géré. Quand un message atteint une limite de rétention, il est archivé, supprimé ou marqué à l'attention de l'utilisateur, ou bien l'événement est simplement journalisé.

D'autres nouvelles fonctionnalités d'Exchange 2007 peuvent aider des organisations à se conformer aux obligations légales de découverte plus efficacement et à surveiller la conformité de l'utilisateur avec les stratégies de gestion des enregistrements de l'organisation.

Cet article décrit la manière dont MRM fonctionne, indique certains éléments à prendre en considération lors de la planification et de l'implémentation d'une solution de gestion d'enregistrements et donne une vue d'ensemble de la configuration d'une implémentation de MRM simple.

Fonctionnement de la gestion des enregistrements de messagerie

Au coeur de MRM figure l'Assistant Dossier géré, assistant de boîte aux lettres Microsoft Exchange qui configure les boîtes aux lettres d'utilisateurs et traite le contenu de boîte aux lettres conformément à une configuration MRM que vous créez.

À titre d'exemple, pour créer une configuration de test très simple de la MRM, vous pouvez utiliser la console de gestion Exchange ou l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell pour :

  1. Créez un dossier géré avec des paramètres qui donnent pour instructions à l'Assistant Dossier géré de journaliser (archiver) tous les nouveaux éléments ajoutés au dossier.

  2. Créez un deuxième dossier géré avec des paramètres qui donnent pour instruction à l'Assistant Dossier géré de supprimer tout contenu du dossier âgé de plus de 30 jours.

  3. Créez une stratégie de boîte aux lettres de dossier géré qui donne pour instruction à l'Assistant Dossier géré d'ajouter les deux nouveaux dossiers gérés à la boîte aux lettres de chaque utilisateur lors de sa prochaine exécution.

  4. Planifiez l'Assistant Dossier géré pour qu'il s'exécute de façon à ajouter les nouveaux dossiers gérés aux boîtes aux lettres des d'utilisateurs.

  5. Donnez pour instruction aux utilisateurs de déplacer des éléments isolés ou des dossiers entiers dans les nouveaux dossiers gérés en fonction de leurs besoins et de la stratégie de messagerie de l'organisation.

  6. Planifiez l'Assistant Dossier géré pour qu'il s'exécute de façon à pouvoir journaliser le contenu du premier dossier géré et supprimer le contenu du deuxième, en fonction des paramètres du dossier.

Pour plus d'informations, consultez les rubriques suivantes :

Par où commencer ?

Il y a beaucoup d'éléments à prendre en considération avant d'implémenter une solution MRM, qui ne sont pas toutes techniques. Voici certains des éléments à prendre en considération.

Sandbox

La configuration d'une installation sandbox pour en savoir plus sur l'installation, la configuration et la maintenance de MRM est une bonne première étape. Les administrateurs Exchange qui connaissent bien les détails de l'installation et de la configuration MRM dans un environnement de test se trouvent dans une position idéale pour se concerter avec d'autres membres de l'organisation et leur faire des recommandations concernant les exigences techniques d'une bonne solution MRM.

Stratégies et plans

La mise en place d'une équipe ad hoc pour créer ou mettre à jour la stratégie de gestion des enregistrements de l'organisation est une autre étape importante à prendre en considération lors de l'implémentation d'une solution MRM. Parmi les groupes dont il faut prendre en considération l'inclusion dans le processus de création ou de révision de stratégie figurent :

  • les professionnels de la gestion des enregistrements ;

  • Conseil légal

  • Ressources humaines

  • Formation

  • Direction

  • la gestion informatique ;

  • les consultants.

La tâche de l'équipe consiste à créer une stratégie de gestion des enregistrements dont la portée est suffisamment large pour prendre ne compte les besoins actuels et futurs de l'organisation, mais aussi suffisamment claire et détaillée pour activer la stratégie à implémenter par un administrateur Exchange comme solution MRM. Le processus de développement de cette stratégie peut être long car chaque membre de l'équipe examine, commente et révise le travail des autres, en équilibrant les exigences légales, le budget, la complexité et les considérations administratives et humaines pour se conformer à une stratégie à partir de laquelle une implémentation MRM de travail peut être créée.

Parmi les préoccupations importantes que l'équipe doit prendre en considération, en particulier dans des organisations ayant une culture de messagerie bien développée, figurent celles des utilisateurs et la résistance possible à une solution MRM, et la manière de surveiller et appliquer les stratégies de messagerie de l'organisation.

Conservation des messages là où il est possible de les gérer

Pour gérer des messages, l'Assistant Dossier géré doit y avoir accès. Cela signifie que des messages doivent être stockés sur un serveur Exchange pour une gestion des enregistrements de messagerie efficace. Cela a deux conséquence :

  • Il faut souvent augmenter la taille des boîtes aux lettres d'utilisateurs de façon à ce qu'elles puissent contenir davantage d'éléments.

  • L'accès à des fichiers (.pst) du Dossier personnel sur des ordinateurs d'utilisateurs doit être limité ou supprimé.

Augmentation de la taille de boîte aux lettres

La conservation de tous les messages d'utilisateur dans des boîtes aux lettres sur le serveur entraîne généralement une augmentation de la taille des boîtes aux lettres des utilisateurs, jusqu'à un Go voire davantage. Les performances supérieures d'Exchange 2007 contribuent à rendre gérables ces boîtes aux lettres plus volumineuses.

Restriction d'accès aux fichiers .pst

Vous pouvez commencer à écarter des utilisateurs de l'utilisation de fichiers .pst files en créant une stratégie de groupe empêchant l'ajout de nouveaux éléments à des fichiers .pst existants. La création de fichiers .pst en lecture seule permet aux utilisateurs d'accéder aux fichiers .pst qu'ils ont peut-être déjà tout en les encourageant à conserver les messages qu'ils veulent conserver dans leurs boîtes aux lettres Exchange. Il se peut que vous vouliez créer une Stratégie de groupe pour supprimer totalement l'accès aux fichiers .pst.

La limitation de l'accès aux fichiers .pst peut perturber les habitudes de travail de certains utilisateurs, mais elle offre également plusieurs avantages.

La conservation de messages d'utilisateur sur le serveur et la limitation de l'accès aux fichiers .pst peut :

  • augmenter sensiblement l'efficacité de la gestion des enregistrements de messagerie en conservant des messages lorsqu'ils peuvent être gérés et surveillés ;

  • réduire le risque de perdre des données importantes stockées sur des disques durs individuels plutôt que sur des serveurs sauvegardés régulièrement ;

  • aider à réduire la perte de propriété intellectuelle de l'organisation lorsque des fournisseurs, du personnel interne et des employés quittent l'organisation ;

  • améliorer l'accès des utilisateurs à leurs données en conservant tout le contenu de leurs boîtes aux lettres ;

  • rendre Microsoft Outlook Web Access plus efficace du fait que tous les messages d'utilisateur sont disponibles partout uniquement avec une connexion Web ;

  • réduire le coût d'instruction légale en cas de procès. Le processus de capture et de découverte d'informations stockées dans des fichiers .pst est laborieux et coûteux parce que les fichiers .pst doivent d'abord être localisés sur des ordinateurs d'utilisateur, puis leur contenu traité par le personnel légal.

Configurations de systèmes d'utilisateurs pour opérer sans fichiers .pst dans Microsoft Office Outlook 2007

  1. Créez une stratégie de groupe qui définit la sous-clé de registre suivant sur la valeur 1. Ce paramétrage empêche les utilisateurs d'ajouter quoi que ce soit à des fichiers .pst. Les utilisateurs peuvent encore créer des fichiers .pst mais ne peuvent rien y ajouter. Ce paramétrage bloque uniquement les fichiers .pst Microsoft Outlook. Il permet de connecter et mettre à jour des fichiers .pst Microsoft SharePoint dans le profil Outlook d'un utilisateur. Un clé de Registre similaire permet de désactiver l'écriture dans des fichiers .pst dans Outlook 2003.

    HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/12/Outlook/PST/PstDisableGrow

  2. Créez une stratégie de groupe qui définit les sous-clés de Registre suivantes sur une valeur 0. Ces paramètres désactivent le menu AutoArchive dans Outlook et suppriment l'option AutoArchive qui s'affiche lorsque l'utilisateur clique sur Outils, sur Options, puis sur l'onglet Autres.

    HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveDelete
HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveMount
HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveOld
HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/DeleteExpired
HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/DoAging
HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/PromptForAging

  3. Créez une stratégie de groupe qui définit la sous-clé de registre suivante sur une valeur de 5575. Ce paramètre supprime l'option Fichier de données Outlook dans un Outlook, qui s'affiche lorsque l'utilisateur clique sur Fichier, puis pointe sur Nouveau.

    HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/DisableCmdBarItemsList/TCID1

Programme pilote

Commencer avec une implémentation pilote peut vous aider à régler finement votre solution MRM et vous faire une idée de la satisfaction de l'utilisateur final avant un déploiement à l'échelle de l'organisation. Par exemple, il se peut que vous découvriez que des utilisateurs trouvent qu'une période de rétention de six mois pour la Boîte de réception soit trop courte et préfèrent une limite d'un an. Vous pouvez également estimer qu'une journalisation supplémentaire peut entraîner la nécessité de mettre à niveau votre solution d'archivage.

Les membres d'une équipe de planification MRM peuvent constituer un bon choix pour les premiers membres d'une MRM pilote. Des membres supplémentaires peuvent être recrutés dans le personnel informatique et dans le personnel de gestion intéressé. Lorsque le fonctionnement du pilote est stable, vous pouvez recruter des membres supplémentaires de l'organisation pour qu'ils adhèrent. Toute réticence de l'utilisateur à essayer une messagerie gérée peut parfois être atténuée avec la promesse d'une boîte aux lettres de plus grande taille, d'une gestion automatique des messages (y compris la suppression automatique de remarques et messages de routine qui peuvent être placées dans un dossier de rétention courte) et d'une formation permettant d'aborder toutes les questions ou préoccupations.

Déploiement de la gestion des enregistrements de messagerie

Au moment d'implémenter votre solution MRM dans l'ensemble de l'organisation, vous pouvez envisager un déploiement progressif pour permettre tant au personnel de l'organisation qu'au système Exchange de s'adapter aux modifications requises. 

Considérations humaines durant un déploiement de MRM

Une présentation progressive de MRM aux utilisateurs leur laisse le temps de s'adapter aux modifications nécessaires dans leurs habitudes de travail. Une planification viable consiste à procéder comme suit :

  1. Créez un programme pilote afin d'éliminer toutes les imperfections de la solution et d'affiner les détails.

  2. Invitez d'autres utilisateurs à rejoindre le programme pilote. Des boîtes aux lettres de grande taille peuvent les inciter à rejoindre.

  3. Lorsque vous êtes prêt à déployer MRM dans toute l'organisation, commencez par proposer une formation sur MRM et les stratégies de messagerie d'organisation pertinentes.

  4. Augmentez la taille des boîtes aux lettres des utilisateurs.

  5. Ajoutez des dossiers gérés aux boîtes aux lettres des utilisateurs, mais en désactivant l'expiration. Encouragez les utilisateurs à sa familiariser avec MRM et à trier le contenu de leurs boîtes aux lettres dans les dossiers gérés appropriés en fonction de leurs besoins et de la stratégie de rétention de message de l'organisation.

  6. Trois semaines plus tard, les utilisateurs obtiennent des dossiers gérés, activent MRM et créent des fichiers .pst en lecture seule.

  7. Soyez prêt à fournir un niveau élevé de support pour les utilisateurs au début de l'implémentation de MRM. (Une formation avant le déploiement réduit les questions et les préoccupations de l'utilisateur.)

  8. Analysez les performances du système.

  9. Surveiller la conformité de l'utilisateur.

Considérations système durant le déploiement d'une MRM

Votre système Exchange, devra être adapté à la gestion des enregistrements de messagerie. À la première exécution de l'Assistant Dossiers gérés, celui-ci traite généralement un nombre important d'éléments. Ce processus peut monopoliser de nombreuses ressources pour le serveur de boîtes aux lettres et le réseau. Il peut également entraîner la consommation de grandes quantités de ressources horaires et de réseau par les clients Outlook lors de la synchronisation des contenus de boîtes aux lettres avec le serveur. Vous devez planifier avec soin pour éviter de surcharger les ressources. L'exécution de l'Assistant Dossier géré lorsque la charge sur le serveur est légère et l'ajout d'utilisateurs graduellement plutôt que tous à la fois permettent de garantir une transition sans à coups.

Formation et composante humaine

Les personnes prennent les messages personnellement, même s'il ne s'agit pas de leurs messages personnels. Confrontés à des modifications brusques des stratégies de messagerie de l'organisation, les utilisateurs peuvent se sentir ennuyés ou confus, en particulier si les nouvelles stratégies impliquent la suppression automatique de messages. Les changements d'habitudes acquises de longue date (telles que le fait de ne jamais vider sa Boîte de réception ou de tout enregistrer dans des fichiers .pst) risquent de perturber sensiblement certains utilisateurs. Pour veiller à ce que le déploiement de votre solution MRM génère le moins possible de troubles et de mauvais sentiments, considérez ce qui suit.

Déploiement progressif

Présentez MRM graduellement plutôt qu'en une fois.

Formation

La formation d'utilisateurs aide à répondre à leurs inquiétudes à l'avance et contribue à un déploiement plus harmonieux. Parmi les sujets de formation à prendre en considération figurent les suivants :

  • une présentation des stratégies de messagerie de l'organisation ;

  • la nécessité d'une gestion des enregistrements de messagerie dans un espace de travail moderne, notamment un aperçu de la responsabilité légale potentielle résultant d'un manque de gestion des enregistrements et la manière dont cette responsabilité peut coûter de l'argent à l'organisation et menacer des emplois ;

  • la manière dont une suppression automatique des messages permet de gagner du temps, en se débarrassant automatiquement du contenu obsolète qui, d'habitude, s'accumule pour devenir une nuisance ;

  • la manière dont des boîtes aux lettres de plus grande taille offrent plus d'espace pour le stockage de messages ;

  • la manière dont un stockage basé sur serveur augmente l'accès mobile aux données ;

  • la manière dont il peut y avoir des modifications inévitables de la façon dont les utilisateurs procèdent, telles que l'impossibilité d'ajouter des messages à des fichiers .pst et la nécessité d'être plus attentif à la classification et la gestion des messages ;

  • la manière dont MRM aide à préserver les ressources informatiques de l'organisation.

Préavis

Informez les utilisateurs bien à l'avance que des changements se profilent, en leur indiquant les dates exactes d'implémentation de la MRM et en leur rappelant en détail les changements qui interviendront.

Prise en charge des utilisateurs

Un excellent support apporté à l'utilisateur au cours des phases précoces du déploiement peut faciliter la transition vers la MRM. Les problèmes qui se posent au moment du déploiement sont généralement moins techniques qu'on ne pourrait le croire et davantage de type pratique (« Que dois-je faire ? »). Disposer d'une équipe capable de répondre à ce type de question peut faire la différence.

Conformité, surveillance et exécution

La MRM est un outil puissant mais pas infaillible. Parmi les manières dont les utilisateurs peuvent échapper à la MRM figurent :

  • l'enregistrement de messages dans des fichiers .pst (si les fichiers .pst ne sont pas désactivés par la Stratégie de groupe) ;

  • le transfert de messages vers d'autres emplacements (tels qu'un compte Microsoft Hotmail®) ;

  • l'enregistrement de messages comme fichiers sur leur ordinateur ;

  • l'envoi de message à Microsoft OneNote (avec Outlook 2007) ;

  • Impression de messages.

  • le placement de tous leurs dossiers de boîte aux lettres dans le dossier géré dont le paramétrage de rétention est le plus long.

Une formation des utilisateurs en relation avec les stratégies de messagerie de l'organisation peut contribuer à la conformité mais une surveillance peut être nécessaire pour s'assurer de l'efficacité de votre solution de MRM. L'application de stratégies de messagerie nécessitera probablement une implication et une guidance de la part de l'encadrement supérieur.

Obtention d'informations sur la conformité des utilisateurs à l'aide de la cmdlet Get-MailboxFolderStatistics

La cmdlet Get-MailboxFolderStatistics dans l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell permet d'extraire des informations sur les dossiers de boîtes aux lettres spécifiées, notamment le nombre et la taille des éléments des dossiers, leurs nom et ID, ainsi que d'autres informations. Cela peut être un moyen efficace de surveiller si les utilisateurs ne sont plus en conformité avec la stratégie de messagerie (par exemple, en déplaçant tous leurs éléments de boîte aux lettres dans des dossiers dont les stratégies de rétention sont plus permissives).

Dans cet exemple, la cmdlet Get-MailboxFolderStatistics permet d'analyser la distribution du contenu des dossiers gérés de l'utilisateur John Peoples.

Get-MailboxFolderStatistics -Identity jpeoples -FolderScope ManagedCustomFolder | Format-List

  • Le paramètre -FolderScope permet de rétrécir la plage d'informations retournées par la commande. Dans cet exemple, seules des statistiques concernant le contenu des dossiers gérés de John ont été demandées.

  • Dans cette commande, les résultats sont canalisés vers la commande Format-List pour obtenir des informations supplémentaires et dans un format plus utile qu'avec la seule commande Get-MailboxFolderStatistics.

Pour plus d'informations sur la cmdlet Get-MailboxFolderStatistics, consultez la rubrique get-MailboxFolderStatistics.

Respects des obligations légales

La cmdlet Export-Mailbox dans l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell facilite le respect des obligations légales pour le contenu de boîte aux lettres en vous permettant de copier le contenu de certaines boîtes aux lettres vers un dossier d'une autre boîte aux lettres. Par exemple, vous pouvez utiliser la commande suivante pour copier le contenu de la boîte aux lettres de l'utilisateur John Peoples vers un dossier se trouvant dans une boîte aux lettres spécialement créée nommée DiscoveryOrderMailboxes.

Export-Mailbox jpeoples -TargetMailbox DiscoveryOrderMailboxes -TargetFolder mailbox_jpeoples

  • Le paramètre -TargetMailbox spécifie la boîte aux lettres dans laquelle le contenu de la boîte aux lettres de John doit être copié.

  • Le paramètre -TargetFolder spécifie le dossier de la boîte aux lettres cible dans lequel le contenu de la boîte aux lettres de John doit être copié.

Pour plus d'informations, consultez la rubrique export-Mailbox.

Configuration de la gestion des enregistrements de messagerie

Une part importante de la planification a trait à la configuration d'une solution MRM réussie mais la configuration de base est fondamentalement un processus en cinq étapes.

Processus de MRM

Diagramme du processus MRM

Parcourons les étapes de l'implémentation d'une solution MRM simple en créant un dossier géré et en l'ajoutant à la boîte aux lettres d'un utilisateur. Le processus tout entier peut être effectué avec une interface utilisateur graphique dans la console de gestion Exchange, en commençant par le noeud Boîte aux lettres sous Configuration de l'organisation. Toutefois, dans cet exemple, nous utilisons le nouvel environnement de ligne de commande Exchange Management Shell.

Simple exemple  : Dossier Conserver un mois

Dans cet exemple, vous allez créer un dossier personnalisé géré nommé Conserver un mois. Les dossiers gérés avec des temps de rétention très courts sont populaires auprès des utilisateurs pour la routine de stockage, les avis automatisés et autres messages qui ne présentent que peu d'intérêt tant qu'il n'y a pas de désordre dans la boîte aux lettres. En routant des messages telles que ceux-là vers un dossier géré avec un temps de rétention court, tout désordre de la boîte aux lettres est automatiquement nettoyé.

Pour des instructions détaillées sur la configuration d'une solution MRM plus complexe, consultez la rubrique Gestion des enregistrements de messagerie.

Pour plus d'informations sur l'utilisation d'Exchange Management Shell, consultez la rubrique Utilisation d'Exchange Management Shell.

Étape 1 : Création d'un dossier géré

Vous pouvez démarrer une solution MRM en créant un dossier géré comme vous le faites ici ou configurer un dossier géré existant (comme la Boîte de réception). (Vous pouvez même créer une instance de la Boîte de réception avec différents paramètres si vous le voulez) Pour plus de détails, consultez la rubrique Procédure de création de dossier géré.

L'inclusion de la limite de rétention (éventuelle) dans le nom des dossiers gérés (par exemple, Long terme (5 ans) ou Usage personnel (pas de limite d'âge)) facilite leur utilisation parce que de nombreux utilisateurs trient les messages en fonction de la période de rétention.

Vous pouvez également ajouter un commentaire à un dossier géré. Les utilisateurs pourront consulter le commentaire lorsqu'ils sélectionnent le dossier dans Outlook ou Outlook Web Access. (Le code d'exemple suivant est une illustration.)

Voici la commande que nous allons exécuter dans l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell pour créer un dossier géré.

New-ManagedFolder -FolderName "Retain One Month" -Name "ShortRetentionFolder" -Comment "Items in this folder are deleted after one month."

  • Le paramètre -FolderName spécifie le nom de dossier que les utilisateurs voient dans la boîte aux lettres.

  • Le paramètre -Name spécifié un nom séparé que seul l'administrateur peut voir dans l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell et la console de gestion Exchange.

  • Le paramètre -Comment permet d'affecter un commentaire que l'utilisateur peut voir dans Microsoft Outlook ou Outlook Web Access.

Pour plus d'informations sur la cmdlet New-ManagedFolder, consultez la rubrique New-ManagedFolder.

Étape 2 : Création des paramètres de contenu géré pour le dossier géré

À présent que nous avons créé un dossier géré, nous allons utiliser la commande suivante pour créer des paramètres de contenu géré afin de donner pour instruction à l'Assistant Dossier géré de déplacer tout contenu du dossier âgé de plus de 30 jours vers le dossier Éléments supprimés.

Voici la commande que nous allons exécuter dans l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell pour créer les paramètres de contenu géré.

New-ManagedContentSettings -FolderName "ShortRetentionFolder" -Name "Short Retention Setting" -MessageClass AllMailboxContent -AgeLimitForRetention "30" -RetentionAction MoveToDeletedItems -RetentionEnabled $true

  • Le paramètre -FolderName spécifie le dossier auxquels les paramètres de contenu s'appliquent :

    Important

       Dans la commande New-ManagedContentSettings, le paramètre -FolderName fait référence au paramètre spécifié avec le paramètre -Name dans la cmdlet New-ManagedFolder à l'étape 1.

  • Le paramètre -Name spécifie le nom de ce paramètre de contenu : Configuration de rétention courte.

  • Le paramètre -MessageClass spécifie le type de message auxquels les paramètres s'appliquent.

  • Le paramètre -AgeLimitForRetention indique à l'Assistant Dossier géré l'âge maximal pour les éléments du dossier, en l'occurrence 30 jours.

  • Le paramètre -RetentionAction spécifie ce que l'Assistant Dossier géré doit faire des éléments ayant atteint leurs limites de rétention. Vous les déplacez ici vers le dossier Éléments supprimés.

  • Le paramètre -RetentionEnabled active le traitement de rétention. Si ce paramètre est défini sur $false, l'Assistant Dossier géré ignore les paramètres de contenu pour la rétention. Si vous spécifiez une valeur avec le paramètre a -RetentionAction, vous devez définir -RetentionEnabled sur $true.

Pour plus d'informations sur la création de paramètres de contenu géré, consultez la rubrique Procédure de création de paramètres de contenu géré.

Pour plus d'informations sur la cmdlet New-ManagedContentSettings, consultez la rubrique New-ManagedContentSettings.

Étape 3 : Création d’une stratégie de boîte aux lettres de dossier géré

Ensuite, nous lions le dossier géré créé vers une stratégie de boîte aux lettres de dossier géré. Les stratégies de boîte aux lettres de dossier géré permettent de créer des regroupements logiques de dossiers gérés, ce qui facilite l’ajout de dossiers gérés aux boîtes aux lettres des utilisateurs.

Par exemple, dans l'illustration précédente, une stratégie nommée Research Staff a été créée et liée à deux dossier gérés : une Boîte de réception avec une rétention de 180 jours et un autre dossier géré nommé R&D Folder. La stratégie Research Staff est ensuite appliquée aux boîtes aux lettres de tous les nouveaux employés qui rejoignent l'équipe de recherche et les deux dossiers gérés sont automatiquement ajoutés à leurs boîtes aux lettres.

Lorsque vous travaillez avec des stratégies de boîte aux lettres de dossier géré, gardez les points suivants à l'esprit :

  • Vous pouvez ajouter autant de dossiers gérés à une stratégie de boîte aux lettres de dossier géré que vous le souhaitez.

  • Vous pouvez créer autant de stratégies de boîte aux lettres de dossier géré que vous le souhaitez.

  • Toutefois, chaque boîte aux lettres d'utilisateur ne peut avoir qu'une seule stratégie de boîte aux lettres de dossier géré.

  • La prise en charge de plusieurs stratégies de boîte aux lettres de dossier géré peut être difficile dans la perspective du support et de la maintenance parce qu'elle requiert des modifications des paramètres utilisateurs lorsque des utilisateurs changent de rôle au sein de l'organisation.

Voici la commande que nous allons exécuter dans l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell pour créer la stratégie de boîte aux lettres de dossier géré.

New-ManagedFolderMailboxPolicy -Name ShortRetentionPolicy -ManagedFolderLinks ShortRetentionFolder

  • Nous utilisons le paramètre -Name pour donner à la nouvelle stratégie le nom ShortRetentionPolicy.

  • Le paramètre ManagedFolderLinks permet de lier le dossier ShortRetentionFolder créé à l’étape 1 à la stratégie ShortRetentionPolicy.

Pour plus d'informations sur la création de stratégies de boîte aux lettres de dossier géré, consultez la rubrique Procédure de création d'une stratégie de boîte aux lettres de dossier géré.

Pour plus d'informations sur la cmdlet New-ManagedFolderMailboxPolicy, consultez la rubrique New-ManagedFolderMailboxPolicy.

Étape 4 : Application de la stratégie à une boîte aux lettres

La prochaine étape consiste à appliquer la stratégie de boîte aux lettres de dossier géré que nous avons créée à la boîte aux lettres d'un utilisateur. Cela a pour effet que l'Assistant Dossier géré ajoute à la boîte aux lettres les dossier liés à la stratégie.

Voici la commande que nous allons exécuter dans l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell pour appliquer notre stratégie de boîte aux lettres de dossier géré à la boîte aux lettres d’un utilisateur.

Set-Mailbox -Identity jpeoples -ManagedFolderMailboxPolicy ShortRetentionPolicy
  • Nous appliquons la nouvelle stratégie à la boîte aux lettres de John Peoples, en spécifiant cette boîte aux lettres avec son alias, jpeoples.

Pour obtenir la procédure détaillée pour appliquer une stratégie de boîte aux lettres de dossier géré à des boîtes aux lettres d’utilisateurs, consultez la rubrique Procédure d'application d'une stratégie de boîte aux lettres de dossier géré à des boîtes aux lettres d'utilisateur.

Pour plus d'informations sur la cmdlet Set-Mailbox, consultez la rubrique Set-Mailbox.

Étape 5 : Exécution de l'Assistant Dossier géré

MRM n'est pas implémentée tant que l'Assistant Dossier géré est en cours d'exécution. Tous les dossiers, paramètres et stratégies que vous crées restent inactifs tant que l'Assistant Dossier géré n'a pas commencé à travailler à sa manière dans les boîtes aux lettres sur le serveur de boîtes aux lettres.

Comme l'exécution de l'Assistant Dossier géré peut être un processus monopolisant une quantité importante de ressources (en particulier lors de sa première exécution), il est préférable de l'exécuter lorsque la charge du serveur est faible. (Il est également recommandé de surveiller ses performances. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Surveillance de la gestion des enregistrements de messagerie.)

Planification de l'Assistant Dossier géré

Voici la commande que nous allons exécuter dans l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell pour planifier l’Assistant Dossier géré.

Set-MailboxServer -Identity MyMailboxServer -ManagedFolderAssistantSchedule "Sun.02:00-Sun.06:00"

  • Le paramètre -Identity spécifie le serveur sur lequel vous voulez exécuter l’Assistant Dossier géré.

  • Le paramètre -ManagedFolderAssistantSchedule définit la période pendant laquelle vous voulez exécuter l’assistant. Nous le définissons ici pour qu'il s'exécute de 02 h 00 à 06 h 00 le dimanche matin.

Notes

Si l'Assistant Dossier géré ne peut pas achever le traitement de toutes les boîtes aux lettres dans le temps imparti, il commence à traiter la boîte aux lettres suivante en ligne lors de son exécution suivante.

Pour plus d'informations sur la planification et l'exécution de l'Assistant Dossier géré, consultez la rubrique Procédure de planification de l'Assistant de dossier géré.

Pour plus d'informations sur la cmdlet Set-MailboxServer, consultez la rubrique Set-MailboxServer.

Démarrage et arrêt de l'Assistant Dossier géré

Vous ne devez pas planifier l'Assistant Dossier géré pour qu'il s'exécute. L’environnement de ligne de commande Exchange Management Shell permet également de demander à l’assistant de démarrer ou de s’arrêter. (Ceci est un exemple d'une des nombreuses choses que vous pouvez faire dans l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell, que vous ne pouvez pas faire dans la console de gestion Exchange.)

Les commandes sont les suivantes :

  • Start-ManagedFolderAssistant

  • Stop-ManagedFolderAssistant

Notes

Chaque fois que la cmdlet Start-ManagedFolderAssistant s’exécute, le traitement des boîtes aux lettres s’arrête puis redémarre, traitant de nouveau toutes les boîtes aux lettres à partir du début.

Pour plus d'informations sur les cmdlets Start-ManagedFolderAssistant et Stop-ManagedFolderAssistant, consultez les rubriques Start-ManagedFolderAssistant et Stop-ManagedFolderAssistant.

Désactivation de la MRM

Vous pouvez temporairement désactiver MRM au niveau de la boîte aux lettres (par exemple, quand des utilisateurs sont en congé) ou au niveau du serveur. Vous pouvez également désactiver définitivement MRM pour une organisation entière.

Pour plus d'informations, consultez les rubriques Désactivation de la gestion des enregistrements de messagerie et Procédure de désactivation définitive de la gestion des enregistrements de messagerie pour une organisation.

MRM dans la perspective de l'utilisateur

Lorsque l'Assistant Dossier géré s'exécute dans l'exemple précédent, il ajoute le nouveau dossier géré Conserver un mois à la boîte aux lettres de John Peoples. La prochaine fois que John ouvre Microsoft Outlook ou Outlook Web Access, deux nouveaux dossiers s'affichent dans son arborescence de messagerie :

  • Conserver un mois, nouveau dossier géré juste créé ;

  • Dossiers gérés, dossier racine de MRM contenant tous les dossiers personnalisés gérés de la boîte aux lettres de l'utilisateur.

Les deux dossiers ont une double coche lorsqu'ils sont affichés dans Outlook 2007, qui les marque comme dossier gérés ne pouvant être déplacés, supprimés ni renommés. John peut voir le commentaire ajouté au dossier à l'étape 1, lui indiquant que les éléments du dossier sont supprimés après un mois.

Boîte aux lettres avec un dossier personnalisé géré dans le dossier racine de MRM

Boîte aux lettres avec dossiers gérés

John a déjà créé une règle dans Microsoft Outlook, qui déplace automatiquement tous les messages d'annonce de routine qu'il reçoit vers un dossier nommé Annonces. Auparavant, il fallait supprimer manuellement les messages accumulés ici. Désormais, en faisant glisser le dossier Annonces dans le dossier Conserver un mois, les annonces sont automatiquement supprimées après un mois.

Boîte aux lettres après que l'utilisateur a fait glisser un dossier dans le nouveau dossier géré

Boîte aux lettres d'utilisateur avec dossiers gérés

Dans une implémentation réelle de MRM, John aurait probablement un plus grand choix de dossiers, notamment des dossiers gérés avec des temps de rétention plus longs et des dossiers gérés qui journalisent automatiquement le contenu de dossier.

Site Web pour l'auto-administration par les utilisateurs

L'organisation de John a également pu créer un site Web où John a pu ajouter des dossiers gérés à cette boîte aux lettres. Cette option d'autogestion peut augmenter le contrôle et la satisfaction de l'utilisateur tout en réduisant la charge de travail de l'administrateur. Pour plus d'informations sur l’ajout d’un site Web pour l’administration utilisateur de dossiers gérés, consultez la page sur l'exemple de sélecteur de dossiers gérés.

Où trouver plus d'informations ?

L’Aide Exchange contient de nombreuses informations sur la gestion des enregistrements de messagerie (MRM) :

Les articles suivants du blog de l'équipe Exchange Server constituent une bonne introduction à MRM et à son fonctionnement :

Notes

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