Exclusions de responsabilité, signatures, pieds de page ou en-têtes à l’échelle de l’organisation dans Exchange 2013
S’applique à : Exchange Server 2013
Vous pouvez ajouter une clause d'exclusion de responsabilité de messagerie électronique, une clause d'exclusion de responsabilité juridique, un énoncé de divulgation, une signature ou toute autre information en haut ou au bas des messages électroniques qui entrent dans votre organisation ou qui en sortent. Cela peut être nécessaire pour les exigences légales, commerciales ou réglementaires, pour identifier les messages électroniques potentiellement dangereux, ou pour d’autres raisons propres à votre organisation.
Pour configurer une clause d’exclusion de responsabilité, vous créez une règle de transport qui inclut les conditions, par exemple lorsque l’expéditeur se trouve dans un groupe spécifique ou lorsque le message inclut des modèles de texte spécifiques, ainsi que le texte à ajouter. Pour appliquer plusieurs clauses d’exclusion de responsabilité à un seul e-mail, vous utilisez plusieurs règles de transport.
Importante
Si vous souhaitez que les informations soient ajoutées uniquement aux messages sortants, vous devez ajouter une condition telle que les destinataires situés en dehors de l’organisation. Par défaut, les règles de transport sont appliquées aux messages entrants et sortants.
Exemples
Voici quelques idées d’utilisation de clauses d’exclusion de responsabilité.
| Type | Exemple de texte ajouté |
|---|---|
| Juridique : messages sortants | Ce courrier électronique et tous les fichiers transmis avec lui sont confidentiels et destinés uniquement à l’utilisation de la personne ou de l’entité à qui ils sont adressés. Si vous avez reçu cet e-mail par erreur, veuillez en informer le gestionnaire système. |
| Juridique : messages entrants | Les employés sont expressément priés de ne pas faire de déclarations diffamatoires, de ne pas porter atteinte au copyright et de ne pas autoriser toute violation de copyright ou de tout autre droit via leurs communications par messagerie électronique. Les employés qui reçoivent ce type de courrier électronique doivent en informer immédiatement leur superviseur. |
| Note indiquant que le message a été envoyé à un alias | Ce message a été envoyé au groupe de discussion des ventes. |
| Signature : extrait des données pour chaque employé | Kathleen Mayer Service commercial Contoso www.contoso.com kathleen@contoso.com cellule : 111-222-1234 |
| Annonce publicitaire | Cliquez ici pour consulter les offres spéciales de mars. |
Les exemples de cet article ne sont pas destinés à être utilisés tels tels que. Modifiez-les en fonction de vos besoins.
Définir l’étendue de votre clause d’exclusion de responsabilité
Lorsque vous travaillez sur vos clauses d'exclusion de responsabilité, réfléchissez aux messages auxquels elles doivent s'appliquer. Par exemple, vous pouvez souhaiter des clauses d’exclusion de responsabilité différentes pour les messages internes et externes ou pour les messages envoyés par des utilisateurs dans des services spécifiques. Pour vous assurer que seul le premier message d’une conversation obtient une clause d’exclusion de responsabilité, ajoutez une exception qui recherche du texte unique dans votre clause d’exclusion de responsabilité.
Voici quelques exemples de conditions et d’exceptions que vous pouvez utiliser.
| Description | Conditions et exceptions dans le CAE | Conditions et exceptions dans l’interpréteur de commandes |
|---|---|---|
| En dehors de votre organisation, si le message d’origine n’inclut pas de texte de votre clause d’exclusion de responsabilité, par exemple « AVIS JURIDIQUE CONTOSO » | Condition : le destinataire se trouve en>dehors de l’organisation Exception : l’objet ou le corps>Objet ou corps correspond à ces modèles de> texteAVIS JURIDIQUE CONTOSO |
-FromScope NotInOrganization -ExceptIf -SubjectOrBodyMatches "CONTOSO LEGAL NOTICE" |
| Messages entrants comportant des fichiers exécutables en pièce jointe | Condition 1 : L’expéditeur se trouve en>dehors de l’organisation Condition 2 : Toute pièce jointe>contient un contenu exécutable |
-FromScope NotInOrganization -AttachmentHasExecutableContent |
| L’expéditeur fait partie du service marketing. | Condition : l’expéditeur>est membre de ce nom de groupe> | -FromMemberOf "Marketing Team" |
| Chaque message envoyé par un expéditeur externe au groupe de discussion des ventes | Condition 1 : L’expéditeur se trouve en>dehors de l’organisation Condition 2 : Le message>To ou Cc box contient le nom de ce groupe de personnes> |
-FromScope NotInOrganization -SentTo "Sales Discussion Group" -PrependSubject "Sent to Sales Discussion Group: " |
| Ajouter une annonce publicitaire aux messages sortants pendant un mois | Condition 1 : Le destinataire se trouve en>dehors de l’organisation Spécifiez les dates en bas de la boîte de dialogue Nouvelle règle . |
-ApplyHtmlDisclaimerLocation 'Prepend' -SentToScope 'NotInOrganization' -ActivationDate '03/1/2014' -ExpiryDate '03/31/2014' |
Pour obtenir la liste complète des conditions de règle de transport que vous pouvez utiliser pour cibler l’exclusion de responsabilité, consultez Conditions de règle de transport (prédicats).
Mise en forme de votre clause d’exclusion de responsabilité
Vous pouvez mettre en forme votre exclusion de responsabilité en fonction des besoins. Voici ce qui peut être inclus dans votre texte d’exclusion de responsabilité.
| Type d’information | Description |
|---|---|
| Text | La longueur maximale est de 5 000 caractères, y compris toutes les balises HTML et les feuilles de style CSS incluses. |
| Balises HTML et feuilles de style CSS incluses | Vous pouvez utiliser les styles HTML et CSS pour mettre en forme le texte. Par exemple, utilisez la <HR> balise pour ajouter une ligne avant l’exclusion de responsabilité. Le code HTML dans une clause d’exclusion de responsabilité est ignoré si l’exclusion de responsabilité est ajoutée à un message en texte brut. |
| Ajouter des images | Utilisez la <IMG> balise pour pointer vers une image disponible sur Internet. Par exemple, <IMG src="http://contoso.com/images/companylogo.gif" alt="Contoso logo"> N’oubliez pas qu’Outlook Web App et Outlook bloquent le contenu web externe, y compris les images, par défaut. Il est possible que les utilisateurs doivent alors effectuer une action spécifique pour voir le contenu externe bloqué. Cela signifie que les images ajoutées à l’aide de la IMG balise peuvent ne pas être visibles par défaut. Nous vous recommandons de tester une clause d’exclusion de responsabilité avec IMG des balises dans les clients de messagerie que vos destinataires sont susceptibles d’utiliser pour vous assurer qu’elle s’affiche correctement. |
| Ajouter des informations pour les signatures personnalisées | Si vous souhaitez que les signatures soient mises en forme de la même façon avec les mêmes informations, vous pouvez ajouter des informations uniques pour chaque employé, telles que DisplayName, FirstName, LastName, PhoneNumberEmail, FaxNumber, et Department. Ces informations doivent être placées dans des signes de deux pour cent (%%) de chaque côté de l’information. Par exemple, pour utiliser DisplayName, vous devez utiliser %%DisplayName%% dans votre clause d’exclusion de responsabilité. Lorsqu’une règle d’exclusion de responsabilité est déclenchée, les valeurs correspondantes pour cet utilisateur sont insérées. Les données proviennent du compte d’utilisateur Active Directory de l’expéditeur (pour les Exchange Server locales) ou du compte Microsoft 365 ou Office 365 de l’expéditeur pour Exchange Online. Pour obtenir la liste complète des attributs pouvant être utilisés dans les clauses d’exclusion de responsabilité et les signatures personnalisées, consultez la description de la ADAttribute propriété dans Conditions de règle de transport (prédicats) |
Par exemple, voici un exemple d’exclusion de responsabilité HTML qui inclut une signature, une balise et un IMG css incorporé.
<div style="font-size:9pt; font-family: 'Calibri',sans-serif;">
%%displayname%%<br/>
%%title%%<br/>
%%company%%<br/>
%%street%%<br/>
%%city%%, %%state%% %%zipcode%%</div>
<br/>
<div style="background-color:#D5EAFF; border:1px dotted #003333; padding:.8em; ">
<div><img alt="Fabrikam" src="http://fabrikam.com/images/fabrikamlogo.png"></div>
<span style="font-size:12pt; font-family: 'Cambria','times new roman','garamond',serif; color:#ff0000;">HTML Disclaimer Title</span><br/>
<p style="font-size:8pt; line-height:10pt; font-family: 'Cambria','times roman',serif;">This message contains confidential information and is intended only for the individual(s) addressed in the message. If you are not the named addressee, you should not disseminate, distribute, or copy this e-mail. If you are not the intended recipient, you are notified that disclosing, distributing, or copying this e-mail is strictly prohibited.
<span style="padding-top:10px; font-weight:bold; color:#CC0000; font-size:10pt; font-family: 'Calibri',Arial,sans-serif; "><a href="http://www.fabrikam.com">Fabrikam, Inc.</a></span><br/><br/>
</div>
Options de secours si l’exclusion de responsabilité ne peut pas être ajoutée
Certains messages, tels que les messages chiffrés, empêchent Exchange de modifier le contenu du message d’origine. Vous pouvez contrôler la façon dont votre organisation gère ces messages. Vous spécifiez s’il faut encapsuler un message qui ne peut pas être modifié dans une enveloppe de message contenant l’exclusion de responsabilité, rejeter le message si une clause d’exclusion de responsabilité ne peut pas être ajoutée ou ignorer l’action d’exclusion de responsabilité et remettre le message sans exclusion de responsabilité.
La liste suivante décrit chaque action de secours :
Encapsuler : si l’exclusion de responsabilité ne peut pas être insérée dans le message d’origine, Exchange encadre le message d’origine dans une nouvelle enveloppe de message. La clause d'exclusion de responsabilité est ensuite insérée dans le nouveau message. S'il n'est pas possible de placer le message original dans une nouvelle enveloppe, celui-ci n'est pas remis. L'expéditeur reçoit un rapport de non-remise (NDR) expliquant pourquoi le message n'a pas été remis.
Importante
Si un message original est placé dans une nouvelle enveloppe de message, les règles de transport suivantes sont appliquées à la nouvelle enveloppe de message, pas au message original. C'est pourquoi vous devez configurer les règles de transport avec des actions de dédit de responsabilité qui placent les messages originaux dans un nouveau corps de message après avoir configuré les autres règles de transport.
Rejeter : si l’exclusion de responsabilité ne peut pas être insérée dans le message d’origine, Exchange ne remet pas le message. L'expéditeur du message reçoit une notification d'échec de remise expliquant pourquoi le message n'a pas été remis.
Ignorer : si l’exclusion de responsabilité ne peut pas être insérée dans le message d’origine, Exchange remet le message d’origine non modifié. Aucune clause d'exclusion de responsabilité n'est ajoutée.