Vue d’ensemble des métadonnées gérées
S’applique à : SharePoint Server 2010
Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30
Les métadonnées gérées constituent une collection hiérarchique de termes gérés de façon centralisée que vous pouvez définir, puis utiliser comme attributs d’éléments dans Microsoft SharePoint Server 2010.
Cet article présente les concepts principaux liés aux métadonnées gérées, puis décrit la façon d’utiliser celles-ci. Un exemple est utilisé tout au long de cet article pour illustrer les concepts. La section finale présente plusieurs avantages liés à l’incorporation de métadonnées gérées dans votre solution SharePoint Server 2010.
Dans cet article :
Présentation des métadonnées gérées
Utilisation des métadonnées gérées
Avantages liés à l’utilisation de métadonnées gérées
Présentation des métadonnées gérées
Cette section définit plusieurs concepts clés liés aux métadonnées gérées.
Termes et ensembles de termes
Un terme est un mot ou une expression que vous pouvez associer à un élément dans SharePoint Server 2010. Un ensemble de termes est une collection de termes connexes. Vous pouvez spécifier qu’une colonne Microsoft SharePoint Server doit contenir un terme provenant d’un ensemble de termes spécifique. D’une certaine manière, les métadonnées gérées renvoient au fait que les termes et les ensembles de termes peuvent être créés et gérés indépendamment des colonnes proprement dites.
Les ensembles de termes locaux sont créés dans le contexte d’une collection de sites. Par exemple, si vous ajoutez une colonne à une liste dans une bibliothèque de documents et que vous créez un ensemble de termes auquel lier la colonne, le nouvel ensemble de termes est spécifique à la collection de sites qui contient la bibliothèque de documents.
Les ensembles de termes globaux sont créés en dehors du contexte d’une collection de sites. Par exemple, l’administrateur du magasin de termes peut créer un groupe d’ensembles de termes appelé « Ressources humaines » et désigner une personne qui sera chargée de gérer le groupe d’ensembles de termes. Le responsable du groupe pourra créer des ensembles de termes liés aux ressources humaines, tels que les fonctions et les niveaux de salaire, dans le groupe d’ensembles de termes Ressources humaines.
Un utilisateur ne peut voir que les ensembles de termes globaux et les ensembles de termes spécifiques à sa collection de sites.
Par exemple, imaginez que vous organisez une conférence. Une salle est affectée à chaque session de la conférence. En outre, les sessions importantes se voient attribuer une salle d’écoute, dans laquelle les participants qui ne contiennent pas dans la salle principale peuvent suivre la diffusion de la session sur grand écran. Vous décidez d’effectuer le suivi de toutes les sessions et des détails correspondants dans une liste SharePoint Server.
Pour effectuer le suivi des sessions et de leurs salles de conférence, vous réalisez les opérations suivantes :
Vous créez un ensemble de termes appelé « Salles de conférence » destiné à représenter toutes les salles disponibles.
Vous ajoutez un terme à l’ensemble de termes pour chaque salle de conférence.
Vous créez un type de contenu appelé « Session ».
Vous ajoutez deux nouvelles colonnes au type de contenu : « Salle » et « Salle d’écoute ».
Vous spécifiez que la valeur de chacune de ces colonnes doit provenir de l’ensemble de termes « Salles de conférence ».
Vous créez une liste de sessions.
Dans cet exemple, chaque fois que vous ajoutez une session à la liste, vous fournissez des valeurs pour les colonnes Salle et Salle d’écoute. Si, par la suite, vous réservez une salle supplémentaire au centre de conférences, vous ajoutez un nouveau terme à l’ensemble de termes Salles de conférence, de sorte qu’il devienne une valeur valide pour les deux colonnes.
Termes gérés, mots clés d’entreprise et magasin de termes
Les termes peuvent être répartis en deux types :
Les termes gérés, qui sont généralement prédéfinis, ne peuvent être créés que par les utilisateurs détenant les autorisations appropriées et sont souvent organisés en une hiérarchie.
Les mots clés d’entreprise, qui sont simplement des mots ou des expressions qui ont été ajoutés à des éléments SharePoint Server 2010. Tous les mots clés d’entreprise font partie d’un ensemble de termes unique non hiérarchique appelé ensemble de mots clés.
Les termes gérés et les mots clés d’entreprise ne sont pas utilisés de la même manière. Pour plus d’informations, voir la section « Utilisation des termes » plus loin dans cette rubrique.
Notes
Si le contexte est suffisamment explicite, le mot « géré » est souvent omis lorsqu’il est fait référence à des termes gérés.
Les termes gérés et les mots clés d’entreprise sont stockés dans une base de données appelée magasin de termes.
Utilisation des métadonnées gérées
Les sections suivantes décrivent la création et l’utilisation des termes. L’exemple de salles de conférence est utilisé tout au long de ces sections pour illustrer les concepts.
Création des termes
SharePoint Server 2010 comprend l’outil de gestion du magasin de termes, qui vous permet de créer et de gérer les ensembles de termes. Si vous détenez les autorisations appropriées, vous pouvez utiliser l’outil de gestion du magasin de termes pour :
créer ou supprimer un ensemble de termes ;
ajouter, modifier ou supprimer des termes ;
hiérarchiser les termes gérés dans un ensemble de termes ;
définir des synonymes ;
importer des termes ;
convertir des mots clés d’entreprise en termes gérés en les déplaçant vers un ensemble de termes.
Exemple :
Pour organiser les sessions de la conférence, vous commencez par utiliser l’outil de gestion du magasin de termes afin de définir un ensemble de termes destiné à représenter toutes les salles de conférence. Ensuite, à l’aide du même outil, vous ajoutez un terme à l’ensemble de termes pour chaque salle. Vous commencez par définir l’ensemble de termes et les termes suivants :
Salles de conférence (ensemble de termes)
Salle de bal La Nouvelle
Salle 256
Salle 270
Salle de bal Mardi Gras
Salle 287
Salle 391
Salle 348b
Salle de réunion C
Salle de réunion D
Salle 348a
Auditorium C
Auditorium D
Auditorium E
Salle 354
Salle 355
Salle 293
L’ensemble de termes devient lourd ; vous devrez parcourir une liste trop longue lorsque vous sélectionnerez une salle de conférence. Vous décidez de réorganiser l’ensemble de termes en fonction de l’aile du centre de conférences dans laquelle se trouvent les salles.
Salles de conférence (ensemble de termes)
Auditoriums
Auditorium C
Auditorium D
Auditorium E
Salles de réunion
Salle de réunion A
Salle de réunion B
Salle de réunion C
Salle de réunion D
Salles de bal
Salle de bal La Nouvelle
Salle de bal Mardi Gras
Deuxième étage
Salle 256
Salle 270
Salle 287
Salle 293
Troisième étage
Salle 348a
Salle 348b
Salle 354
Salle 355
Salle 391
Étant donné que les termes « Auditoriums », « Salles de réunion », « Deuxième étage » et « Troisième étage » ne sont utilisés que pour le regroupement des autres termes et qu’ils ne représentent pas de salles pouvant accueillir des sessions, vous ne les incluez pas dans la liste des termes parmi lesquels les utilisateurs peuvent opérer leur choix.
Utilisation des termes
Une colonne est un emplacement dans une liste auquel vous stockez les informations relatives à un élémentSharePoint Server. Lorsque vous définissez une colonne, vous indiquez son nom, spécifiez son type et fournissez des informations supplémentaires en fonction de ce type.
SharePoint Server 2010 introduit un nouveau type de colonne appelé métadonnées gérées. Lorsque vous créez une colonne de métadonnées gérées, vous spécifiez l’ensemble de termes qui doit fournir la valeur de la colonne. Lorsque vous souhaitez que les utilisateurs fournissent des informations pour des éléments de liste (y compris des documents) et que les valeurs valides pour ces informations se trouvent dans un ensemble de termes, utilisez une colonne de métadonnées gérées. Créez un type de contenu ou modifiez un type de contenu existant, puis ajoutez la colonne de métadonnées gérées au type de contenu.
Exemple :
Vous créez un type de contenu nommé « Session » destiné à représenter chaque session. Étant donné qu’à chaque session de la conférence seront associées une salle et une salle d’écoute, vous ajoutez des colonnes pour chacun de ces attributs. Vous ajoutez une colonne nommée « Salle », vous choisissez Métadonnées gérées pour le type de la colonne, vous sélectionnez l’ensemble de termes « Salles de conférence » pour fournir des valeurs pour la colonne « Salles » et vous indiquez que la colonne ne peut contenir qu’une seule valeur. Ensuite, vous créez une colonne supplémentaire nommée « Salle d’écoute » et vous l’associez au même ensemble de termes. Étant donné que toutes les sessions ne possèdent pas de salle d’écoute, vous n’imposez pas que la colonne contienne des informations. Étant donné qu’il peut y avoir plusieurs salles d’écoute, vous autorisez plusieurs valeurs.
Les définitions des deux colonnes sont récapitulées dans le tableau suivant :
| Nom de colonne | Ensemble de termes | Valeur requise ? | Autoriser plusieurs valeurs ? |
|---|---|---|---|
Salle |
Salle de conférence |
Oui |
Non |
Salle d’écoute |
Salle de conférence |
Non |
Oui |
Enfin, vous créez une liste de sessions.
Saisie des termes
Lorsqu’un utilisateur crée ou télécharge un nouvel élément SharePoint Server dont le type comporte des colonnes nécessitant une valeur, il doit fournir une valeur. Si la colonne est une colonne de métadonnées gérées, le contrôle de métadonnées gérées apparaît et l’utilisateur interagit avec ce contrôle pour entrer la valeur.
Le contrôle de métadonnées gérées permet à l’utilisateur de taper une valeur ou de sélectionner une valeur en parcourant la hiérarchie de l’ensemble de termes associé à la colonne. Si l’utilisateur commence à taper une valeur, le contrôle affiche tous les termes de l’ensemble de termes associé qui commencent par les caractères tapés. Le nom de l’ensemble de termes et la position du terme dans la hiérarchie sont indiqués avec le terme proprement dit.
Si la définition de la colonne autorise la présence de plusieurs valeurs, l’utilisateur peut sélectionner plusieurs termes. Si l’ensemble de termes et la définition de la colonne autorisent l’ajout de nouveaux termes, l’utilisateur peut également créer un terme et l’insérer à l’emplacement approprié dans la hiérarchie de l’ensemble de termes.
Exemple :
Un administrateur des conférences ajoute une nouvelle session. SharePoint Server affiche un formulaire qui contient un champ pour chaque colonne associée au type de contenu Session. Lorsque l’administrateur crée la séance-programme, dans le champ Salle, il affiche la hiérarchie des termes de l’ensemble de termes Salles de conférence, puis sélectionne Salle de bal La Nouvelle.
L’administrateur ne se souvient pas quel auditorium est utilisé comme salle d’écoute pour la séance-programme, mais il sait qu’il s’agit de celui du milieu. L’administrateur tape aud, et les termes suivants apparaissent comme options :
Auditorium C [Salle de conférence : Auditoriums]
Auditorium D [Salle de conférence : Auditoriums]
Auditorium E [Salle de conférence : Auditoriums]
L’administrateur sélectionne Auditorium D.
Saisie des mots clés d’entreprise
SharePoint Server 2010 comprend une colonne prédéfinie nommée Mots clés d’entreprise. Vous pouvez ajouter cette colonne aux types de contenu. Lorsqu’un utilisateur ajoute une valeur à la colonne Mots clés d’entreprise, le contrôle de mot clé d’entreprise apparaît et l’utilisateur interagit avec le contrôle pour entrer la valeur. Le contrôle de mot clé d’entreprise fonctionne d’une façon similaire au contrôle de métadonnées gérées, la seule différence étant que le contrôle de mot clé d’entreprise permet aux utilisateurs de sélectionner des mots clés d’entreprise, ainsi que des termes gérés.
Lorsque l’utilisateur commence à taper une valeur, le contrôle affiche, à partir des ensembles de termes globaux et des ensembles de termes spécifiques à la collection de sites de l’utilisateur, les termes qui commencent par les caractères que l’utilisateur a tapés. L’ensemble de termes dans lequel le terme existe, ainsi que la position du terme dans la hiérarchie, sont également affichés. L’utilisateur a également la possibilité d’entrer un nouveau mot clé d’entreprise. Dans ce cas, le mot clé d’entreprise est ajouté à l’ensemble de mots clés.
La colonne Mots clés d’entreprise autorise par défaut la présence de plusieurs valeurs.
Exemple :
Un administrateur des conférences ajoute une nouvelle session destinée à représenter la soirée d’accueil de tous les participants. La soirée d’accueil se tient au Mardi Gras World, qui est un lieu externe. Étant donné que Mardi Gras World n’est pas membre de l’ensemble de termes Salles de conférence, l’administrateur ne peut pas le sélectionner comme valeur du champ Salle. Toutefois, l’administrateur souhaite inclure le lieu afin que les autres administrateurs puissent rechercher cette session à partir de l’expression « Mardi Gras World ». L’administrateur remarque que le type de contenu Session comprend la colonne Mots clés d’entreprise et décide d’ajouter le lieu en guise de mot clé d’entreprise.
L’administrateur commence par taper le nom du lieu dans le champ des mots clés d’entreprise. Une fois que l’administrateur a tapé Mar, les options suivantes apparaissent :
Salle de bal Mardi Gras [Salles de conférence : Salles de bal]
Créer nouveau
L’administrateur sélectionne Créer nouveau, puis crée le mot clé d’entreprise Mardi Gras World, qui est alors ajouté à la colonne Mots clés d’entreprise de l’élément de liste et à l’ensemble de mots clés.
Avantages liés à l’utilisation de métadonnées gérées
Cette section décrit plusieurs avantages liés à l’utilisation de métadonnées gérées.
Utilisation plus cohérente de la terminologie
Les métadonnées gérées permettent une utilisation plus cohérente des termes, ainsi que des mots clés d’entreprise ajoutés aux éléments SharePoint Server. Vous pouvez prédéfinir des termes et permettre uniquement à des utilisateurs autorisés d’ajouter de nouveaux termes. Vous pouvez également empêcher les utilisateurs d’ajouter leurs propres mots clés d’entreprise aux éléments et les obliger à utiliser les mots clés gérés existants. En outre, les métadonnées gérées apportent une plus grande précision en présentant uniquement la liste des termes adéquats parmi lesquels les utilisateurs peuvent sélectionner des valeurs. Étant donné que les mots clés d’entreprise sont également un type de métadonnées gérées, même les mots clés d’entreprise que les utilisateurs appliquent aux éléments peuvent gagner en cohérence.
Les métadonnées étant utilisées de façon plus cohérente, il est d’autant plus probable qu’elles soient correctes. Lorsque vous utilisez des métadonnées pour automatiser des processus de gestion, par exemple en plaçant les documents dans différents fichiers dans le centre d’enregistrements en fonction de la valeur de leur attribut de département, vous pouvez à juste titre penser que les métadonnées ont été créées par des utilisateurs autorisés et que la valeur de l’attribut de département fait systématiquement partie des valeurs valides.
Meilleurs résultats de recherche
Une recherche simple peut fournir des résultats plus pertinents si les éléments possèdent des attributs cohérents.
Lorsque les utilisateurs appliquent des mots clés d’entreprise et des termes gérés aux éléments, ils sont orientés vers des termes qui ont déjà été utilisés. Dans certains cas, il est même possible que les utilisateurs ne soient pas en mesure d’entrer une nouvelle valeur. Étant donné que les utilisateurs sont concentrés sur un ensemble de termes spécifique, ces termes, et non les synonymes, sont davantage susceptibles d’être appliqués aux éléments. Par conséquent, la recherche d’un terme géré ou d’un mot clé d’entreprise est susceptible de récupérer des résultats plus pertinents.
Dynamisme
Dans les versions antérieures de SharePoint Server, pour que la valeur d’un attribut appartienne à un ensemble de valeurs, vous créeriez une colonne de type « choix », puis fourniriez la liste de valeurs valides. Pour ajouter une nouvelle valeur à l’ensemble des choix, vous devriez modifier chaque colonne qui utilise le même ensemble de valeurs.
En utilisant des métadonnées gérées dans SharePoint Server 2010, vous pouvez séparer l’ensemble de valeurs valides des colonnes dont la valeur doit appartenir à cet ensemble. Pour ajouter une nouvelle valeur, vous ajoutez un terme à l’ensemble de termes ; à la suite de cette opération, toutes les colonnes qui correspondent à cet ensemble de termes utilisent l’ensemble de choix mis à jour.
Grâce à l’utilisation de termes, les éléments SharePoint Server demeurent synchronisés avec vos activités à mesure que celles-ci évoluent. Par exemple, supposons que le nouveau produit de votre société possédait un nom de code dès le début de sa phase de développement et qu’il a reçu un nom officiel juste avant son lancement. Vous avez inclus un terme pour le nom de code dans l’ensemble de termes « produit », ce qui permit aux utilisateurs d’identifier tous les documents liés au produit en utilisant ce terme. Lorsque le nom du produit a changé, vous avez pu changer le terme et remplacer son nom par le nom officiel du produit. Le terme est toujours appliqué aux mêmes éléments, mais son nom est désormais actualisé.