Flux de travail d’approbation : scénario (SharePoint Server 2010)

S’applique à : SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30

Dans la plupart des organisations, l’exemple le plus courant de flux de travail humain est une sorte de variante d’approbation : un groupe de personnes doit approuver ou rejeter un certain document et peut-être ajouter des commentaires justifiant sa décision. Cet article montre à quoi peut ressembler un flux de travail de type approbation créé dans SharePoint Designer 2010 ou Workflow Designer dans Visual Studio 2010, puis hébergé à l’aide de SharePoint Server 2010. Avant de lire cet exemple, il est utile de définir les rôles remplis par les différentes personnes.

• Auteur du flux de travail   Développeur ou travailleur de l’information qui crée un modèle de flux de travail.

• Administrateur SharePoint Server 2010   Personne qui installe un modèle de flux de travail et l’associe à une bibliothèque de documents ou à une liste.

• Initiateur du flux de travail   Personne qui démarre un flux de travail, entraînant la création d’une instance de flux de travail à partir d’une association de flux de travail particulière.

• Participants au flux de travail   Personnes qui interagissent avec une instance de flux de travail pour effectuer le processus métier qu’elle prend en charge.

Comme le décrit la section suivante, chacune de ces personnes joue son propre rôle dans la création, l’installation, le démarrage et l’utilisation d’un flux de travail.

Création d’un flux de travail

Microsoft fournit deux options de création de flux de travail dans SharePoint Server 2010. Les développeurs utilisent Visual Studio 2010 et Workflow Designer, tandis que les travailleurs de l’information utilisent une approche basée sur les règles fournie par SharePoint Designer 2010. Dans les deux cas, le résultat est un modèle de flux de travail qui doit être déployé sur un serveur exécutant SharePoint Server 2010. Ce scénario suppose qu’un modèle de flux de travail a déjà été créé.

Association d’un flux de travail

Avant de pouvoir utiliser un flux de travail, vous devez installer un modèle de flux de travail sur un serveur exécutant SharePoint Server 2010, puis vous devez associer le flux de travail à une bibliothèque de documents, une liste, un type de contenu ou, dans le cas d’un flux de travail de site, un site spécifique. Vous pouvez ensuite démarrer le flux de travail à partir de n’importe quel document ou élément dans cette bibliothèque ou liste. Bien qu’il soit impossible de démarrer explicitement un flux de travail à partir des types de contenu, un flux de travail associé à un type de contenu peut être démarré à partir d’un document ou d’un élément de liste auquel ce type de contenu est joint. Étant donné que les flux de travail fonctionnent de la même manière sur les éléments et les documents, un modèle de flux de travail peut généralement être joint à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu. Vous pouvez également créer un modèle qui peut être associé uniquement à une liste ou bibliothèque particulière.

L’installation et l’association sont réalisées automatiquement pour les flux de travail déployés à l’aide de SharePoint Designer 2010. Toutefois, lorsque vous utilisez Visual Studio pour déployer des flux de travail, un administrateur de serveur doit explicitement installer le modèle de flux de travail. En outre, un utilisateur doit associer le modèle à une bibliothèque, une liste, un type de contenu ou un site. Toute personne qui crée cette association lui affecte également un nom unique, ce qui permet aux utilisateurs de la référencer. L’auteur du flux de travail peut également permettre au créateur de l’association de définir des options de comportement pour le flux de travail, telles qu’une liste par défaut de personnes susceptibles de participer au processus à tout moment. Le même modèle peut être associé à plusieurs bibliothèques, listes ou types de contenu et chaque association peut être personnalisée en fonction des besoins. Une fois l’association créée et les options disponibles définies, l’initiateur du flux de travail peut créer une instance de flux de travail à partir de cette association, comme décrit dans la section suivante.

Association d’un flux de travail à un site

Les flux de travail de site sont associés au site lui-même. Il n’est pas nécessaire de démarrer un élément pour exécuter le flux de travail.

Vous pouvez utiliser des flux de travail de site pour les processus dépourvus d’un contexte d’élément de liste. Par exemple, vous pouvez créer un flux de travail de demande d’autorisations pour le site, un flux de travail de demande et de mise en service d’un nouveau site ou un flux de travail qui utilise du contexte stocké en dehors du site SharePoint, sans devoir créer un élément de liste SharePoint correspondant à partir duquel démarrer le flux de travail.

Les flux de travail de site peuvent être associés à un site par le biais des paramètres du site et peuvent être démarrés sur le site proprement dit. SharePoint Designer 2010 peut également déployer les flux de travail de site directement sur un site.

Les flux de travail de site fonctionnent de la même manière que les éléments de liste, comme décrit plus haut dans cet article, à la différence que les flux de travail de site ne peuvent pas être démarrés à partir d’un document ou élément dans une bibliothèque ou liste.

Pour plus d’informations, voir Ajouter une association de flux de travail (SharePoint Server 2010)

Démarrer un flux de travail

SharePoint Server 2010 offre trois options pour démarrer une instance d’un flux de travail. Les trois options exécutent toutes à chaque fois le flux de travail depuis le début. (Si une instance d’un flux de travail créé à partir d’une association spécifique est déjà en cours d’exécution sur un document ou élément de liste donné, il est impossible de démarrer une autre instance du flux de travail sur le même document ou élément.) Les options permettant de démarrer un flux de travail sont les suivantes :

• Un utilisateur SharePoint Server 2010 peut démarrer manuellement un flux de travail.

• Vous pouvez configurer un flux de travail de manière à ce qu’il s’exécute automatiquement lorsqu’un utilisateur crée un document ou un élément.

• Vous pouvez configurer un flux de travail de manière à ce qu’il s’exécute automatiquement lorsqu’un utilisateur modifie un document ou un élément.

Par exemple, un utilisateur Microsoft Word peut télécharger un nouveau document vers la bibliothèque de documents d’un site. Cette opération entraîne le démarrage d’une instance d’un flux de travail associé à cette bibliothèque.

Ce scénario utilise la première de ces trois options : démarrage manuel d’un flux de travail Approbation pour un document. Pour démarrer une instance de flux de travail à partir d’un document dans une bibliothèque de documents, un utilisateur SharePoint Server 2010 procède comme suit :

1. Il pointe sur le document et sélectionne Flux de travail dans le menu déroulant ou le Ruban.

2. Il sélectionne le flux de travail à démarrer.

   Par exemple, pour un document dans une bibliothèque de documents, seuls deux choix sont généralement disponibles : Approbation et Recueillir les commentaires. Si un administrateur a associé d’autres modèles de flux de travail à cette bibliothèque de documents, les noms de ces modèles de flux de travail apparaissent également.

   Notes

   Les flux de travail Approbation et Recueillir les commentaires prédéfinis ne sont disponibles que dans SharePoint Server 2010.

Lorsqu’un flux de travail démarre (autrement dit, à la création d’une instance d’un flux de travail), il peut également afficher un écran permettant à un utilisateur de spécifier des informations. Pour un flux de travail Approbation, ces informations incluent le nom de chaque personne chargée d’approuver le document, une indication de l’échéance de l’approbation et une liste des personnes à avertir. Une fois ces informations fournies, l’utilisateur clique sur Démarrer. Le flux de travail commence à s’exécuter et demande à chaque participant de lire le document dans l’ordre dans lequel les noms ont été entrés sur cet écran.

Lorsqu’un flux de travail démarre, il peut également envoyer un message électronique à la personne l’ayant démarré. De la même manière, un flux de travail peut avertir son créateur par courrier électronique lorsqu’il est terminé. Vous pouvez également configurer le flux de travail de manière à avertir par courrier électronique les participants au flux de travail — dans cet exemple, les personnes qui approuvent le document — que le flux de travail comporte une tâche à leur intention.

Interaction avec un flux de travail

L’interaction entre une personne et un flux de travail en cours d’exécution repose sur le concept de tâches. Une tâche est une unité de travail affectée à un individu. Par exemple, chaque personne de la liste d’approbation de ce flux de travail se verra affecter une tâche demandant d’approuver le document. SharePoint Server 2010 peut détenir une liste des tâches pour chaque site et un flux de travail en cours d’exécution peut y ajouter des tâches qui précisent la(les) personne(s) affectée(s) à chaque tâche. Les utilisateurs de ce site peuvent consulter le travail qui les attend en accédant à leur liste des tâches via un navigateur Web. Éventuellement, vous pouvez disposer d’une liste de tâches personnalisées limitée aux tâches de votre flux de travail.

Pour un utilisateur SharePoint Server 2010, la liste des tâches en attente est simplement une autre liste. Dans cet exemple, l’utilisateur accède au site SharePoint d’équipe et sélectionne l’option permettant d’afficher la liste des tâches qui lui sont affectées. Pour travailler sur une tâche, dans cet exemple, l’utilisateur clique sur le nom de la tâche.

Étant donné que la façon dont un flux de travail interagit avec les participants peut varier, le flux de travail lui-même définit l’écran affiché à l’utilisateur. Dans cet exemple, le flux de travail offre des options permettant d’approuver ou de rejeter le document et une zone de texte dans laquelle les participants peuvent taper des commentaires.

D’autres options disponibles permettent aux utilisateurs de réaffecter la tâche à une autre personne ou de demander une modification. Ici, l’utilisateur tape un commentaire, puis clique sur Approuver. Le flux de travail crée ensuite une tâche dans la liste des tâches de la personne suivante de la liste des approbateurs. Une fois que tous les participants ont répondu, le flux de travail est terminé.

En outre, les flux de travail SharePoint Server 2010 offrent d’autres options, notamment les suivantes :

• L’initiateur d’un flux de travail peut vérifier le statut de celui-ci.

  Par exemple, dans le scénario décrit ici, l’initiateur peut vérifier la progression du processus d’approbation.

• Un flux de travail peut être modifié pendant son exécution.

  L’auteur du flux de travail détermine les modifications éventuellement autorisées. Par exemple, un flux de travail Approbation peut autoriser l’ajout d’un nouvel approbateur alors que le flux de travail a démarré. La possibilité de modifier les flux de travail en cours est importante, car elle reflète la manière dont les gens travaillent. Étant donné que la modification spontanée des processus de gestion fait partie de la vie de toute entreprise, les flux de travail SharePoint Server 2010 ont été conçus pour permettre aux utilisateurs de gérer les situations de ce type.

Synthèse du processus

Lorsqu’un modèle de flux de travail est installé sur un site et associé à une bibliothèque de documents, à une liste, à un site ou à un type de contenu, un utilisateur de site peut démarrer une instance d’un flux de travail.

1. Le processus démarre lorsque l’initiateur du flux de travail sélectionne un document et démarre une instance d’un flux de travail.

2. L’initiateur crée une instance de flux de travail à partir de cette association.

3. L’utilisateur personnalise cette nouvelle instance et la démarre.

4. L’instance du flux de travail exécutée ajoute une tâche à la liste des tâches d’un participant.

   Le flux de travail d’approbation utilisé dans ce scénario affecte ces tâches de manière séquentielle. Toutefois, vous pouvez affecter des tâches en même temps à de nombreux participants pour qu’elles soient réalisées en parallèle.

5. Les participants au flux de travail peuvent prendre connaissance des tâches que le flux de travail leur a affectées en consultant leurs listes des tâches.

6. Chaque participant interagit avec l’instance du flux de travail exécutée et effectue les tâches affectées.

   Dans l’exemple décrit ici, cette interaction consistait à approuver un document, mais elle peut consister en toute autre chose, en fonction du souhait de l’auteur du flux de travail.

Il est important de noter que le document sur lequel un flux de travail est exécuté n’est pas lui-même envoyé d’une personne à une autre. Il reste plutôt sur le site et chaque participant au flux de travail reçoit un lien vers le document. En fait, il n’est pas indispensable que le flux de travail utilise le document ou l’élément auquel il est associé. Par ailleurs, il est également important d’insister sur le fait que SharePoint Server 2010 lui-même définit ce qui est affiché à l’initiateur du flux de travail et aux participants à celui-ci aux étapes 1, 2 et 5. En revanche, l’auteur du flux de travail définit les formulaires utilisés à l’étape 6. Ceci lui permet de contrôler comment les utilisateurs personnalisent le flux de travail et interagissent avec celui-ci.

En plus d’une plateforme pour la création d’applications de flux de travail humaines, SharePoint Server 2010 fournit un flux de travail Suivi des problèmes prédéfini. Ce flux de travail à trois états permet d’affecter des problèmes actifs aux participants et de les suivre. Une fois créé, un problème peut passer de l’état Actif à l’état Résolu, ce qui indique que le participant du flux de travail responsable l’a traité, puis à l’état Fermé, ce qui indique que l’initiateur du flux de travail a accepté la résolution et fermé le problème.

La section suivante décrit un scénario faisant appel au flux de travail Approbation prédéfini dans SharePoint Server 2010.

Scénario du flux de travail Approbation

Le flux de travail décrit dans cette section est le flux de travail Approbation prédéfini fourni avec SharePoint Server 2010. La totalité de l’interaction utilisateur avec le flux de travail se produit par l’intermédiaire de formulaires de flux de travail InfoPath Forms Services qui apparaissent dans les applications Microsoft Office System.

1. Le processus démarre lorsque le flux de travail est associé à une bibliothèque de documents ou une liste. L’initiateur du flux de travail crée une instance de flux de travail exécutée. Cette opération peut être réalisée depuis SharePoint Server 2010 ou directement depuis un document Microsoft Word.

2. Lorsque l’utilisateur clique sur le lien Démarrer associé au flux de travail Approbation, celui-ci démarre et ouvre un formulaire de flux de travail InfoPath Forms Services. L’initiateur du flux de travail Approbation prédéfini peut personnaliser le comportement de celui-ci en effectuant des opérations telles que la spécification d’une liste d’approbateurs ou la définition du temps dont dispose chacun pour réaliser sa tâche.

3. Les personnes répertoriées en tant qu’approbateurs dans ce flux de travail reçoivent un message électronique, dans l’ordre où leurs noms ont été entrés.

4. L’approbateur peut examiner le document en cliquant sur le lien du nom du document dans le corps du message électronique.

Dans ce scénario, le contenu du formulaire Achèvement des tâches du flux de travail est défini en tant que formulaire de flux de travail InfoPath Forms Services et apparaît directement dans Microsoft Outlook. L’approbateur peut ajouter des commentaires, puis approuver ou rejeter le document.