Exchange Server 2007 Messaging Records Management

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Dernière rubrique modifiée : 2010-02-25

La gestion des enregistrements de messagerie (MRM) est l'ensemble des événements qui s'appliquent à tout message électronique ou élément associé, tel qu'un élément de calendrier. Ces événements sont appliqués dès la création de l'élément jusqu'à sa suppression. Dans Exchange Server 2007, la stratégie de rétention du courrier électronique définit le temps pendant lequel un élément doit être conservé, l'emplacement où il doit être conservé et quand il expire.

Une stratégie de rétention du courrier électronique tient compte à la fois les besoins de l'entreprise et de la nécessité de respecter les exigences légales ou réglementaires. Généralement, une telle stratégie est complexe. Elle énumère les mesures à prendre pour différents types de contenu. Bon nombre de travailleurs de l'information n'ont pas le temps ni la capacité de comprendre pleinement ces exigences, ou ne souhaitent tout simplement pas s'y conformer.

Les objectifs de la gestion des enregistrements de messagerie sont les suivants :

  • offrir aux clients des fonctionnalités qui les aident à limiter leur responsabilité légale, telles que :

    • préserver les messages à conserver ;

    • supprimer définitivement les messages qui ne font plus l'objet d'aucune exigence commerciale ou légale ;

    • réduire le temps requis pour trouver une "aiguille dans une botte foin" quand des recherches dans des banques de données volumineuses sont requises pour des éléments spécifiques ;

    • suivre les utilisateurs qui ne respectent pas la stratégie de la société et les exigences légales ou réglementaires ;

  • offrir des fonctionnalités telles que la suppression des messages superflus, permettant de supprimer des données inutiles afin de réduire les coûts de stockage ;

  • permettre la mise en œuvre d'une stratégie discrète pour le travailleur de l'information (nécessitant un effort minimal pour classer les messages et appliquer la stratégie appropriée)

Définitions

Terme Définition

Élément

En relation avec cette rubrique : tous objets stockés dans Exchange sur lesquels un utilisateur agit habituellement (par exemple, messages, éléments de calendrier, demandes de réunion, contacts et autres pièces jointes sous forme de fichiers Microsoft Office et non-MSFT, tels que PDF)

Stratégies de rétention

Stratégies relatives au temps pendant lequel un élément doit être conservé, à l'emplacement où il doit l'être et au moment auquel le supprimer

Expiration

Suppression d'éléments ne faisant plus l'objet d'aucune exigence commerciale ou légale

Préservation

Conservation d'un ou plusieurs éléments pendant une période donnée

Découverte

Demande et production de documents et d'autres preuves potentielles entre parties opposées, à utiliser devant un tribunal ou dans le cadre d'une procédure réglementaire (impliquant généralement la recherche, dans des banques de messagerie, d'éléments concernant un projet ou un sujet spécifique)

Journalisation

Déplacement de contenu de la banque de messagerie liée à la production vers un référentiel à long terme

Preuve

Toutes données et propriétés relatives à un élément (catégorie, expéditeur, destinataire, texte figurant dans l'objet ou le corps du message, etc.)

Scénario de gestion des enregistrements de messagerie

Le scénario ci-dessous est basé sur l'hypothèse que les exigences de votre société sont les suivantes :

  • Les éléments de boîte aux lettres doivent examinés 15 jours après leur arrivée dans la boîte de réception de l'utilisateur.

  • Les messages du type « Demandes de réunion, réponses et annulations » doivent être supprimés 16 jours après leur arrivée dans la boîte de réception de l'utilisateur.

  • Tous les documents légaux doivent être conservés pendant un an.

Pour ce faire, vous devez exécuter les tâches suivantes :

  • Créez un dossier personnalisé géré nommé Vérification du nettoyage.

  • Après 15 jours, déplacez tous les éléments de la boîte de réception de l'utilisateur vers le dossier Vérification du nettoyage.

  • Pour le dossier Vérification du nettoyage, définissez les paramètres suivants :

    • Supprimer définitivement les messages du type « Demandes de réunion, réponses et annulations » un (1) jour après leur dépôt dans le dossier Vérification du nettoyage.

    • Après 15 jours, déplacer tous les éléments vers le dossier Éléments supprimés.

  • Créez un « dossier personnalisé géré » nommé Documents légaux en le configurant comme suit :

    • Les éléments de journal doivent être déplacés vers le dossier Documents légaux. Cela signifie qu'une copie de chaque message déplacé vers le dossier Documents légaux est automatiquement transférée vers une boîte aux lettres nommée Journal.

    • Les documents déplacés vers ce dossier doivent y être conservés pendant un (1) an. Ensuite, ils peuvent être déplacés vers le dossier Vérification du nettoyage.

Création et configuration de dossiers personnalisés gérés

Création d'un dossier personnalisé géré

  1. Ouvrez la console de gestion Exchange, développez Configuration de l'organisation, puis cliquez sur Boîte aux lettres.

  2. Dans le volet Actions, cliquez sur Nouveau dossier personnalisé géré pour démarrer l'Assistant Nouveau dossier personnalisé géré.

  3. Dans le champ Nom, tapez Vérification du nettoyage.

  4. Cliquez sur Nouveau, puis sur Terminer.

Configuration de la période de rétention de la boîte de réception

  1. Cliquez sur l'onglet Dossiers par défaut gérés.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur Boîte de réception, puis sélectionnez Nouveaux paramètres de contenu géré.

  3. Dans la liste Type de message, sélectionnez Tout le contenu de la boîte aux lettres.

  4. Activez la case à cocher Durée de la période de rétention (jours), puis tapez 15.

  5. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner le dossier géré. Sélectionnez Vérification du nettoyage, puis cliquez sur OK.

  6. Cliquez deux fois sur Suivant, puis cliquez sur Nouveau.

  7. Cliquez sur Terminer.

  8. Pour confirmer les modifications, cliquez sur l'onglet Dossier par défaut géré, puis examinez les nouveaux paramètres de contenu géré.

Configuration des nouveaux paramètres de contenu géré

  1. Cliquez avec le bouton droit sur Vérification du nettoyage, puis cliquez sur Nouveaux paramètres du contenu géré.

  2. Dans le champ Nom, tapez Nettoyage des demandes de réunion, réponses et annulations.

  3. Dans la liste Type de message, sélectionnez Demandes de réunion, réponses et annulations.

  4. Activez la case à cocher Durée de la période de rétention (jours), puis tapez 15.

  5. Sous Action à réaliser à la fin de la période de rétention, sélectionnez Supprimer définitivement.

  6. Cliquez deux fois sur Suivant, puis cliquez sur Nouveau.

  7. Cliquez sur Terminer.

  8. Cliquez avec le bouton droit sur Vérification du nettoyage, puis cliquez sur Nouveaux paramètres du contenu géré.

  9. Dans le champ Nom, tapez Nettoyer tous les autres éléments après 15 jours.

  10. Dans la liste Type de message, sélectionnez Tout le contenu de la boîte aux lettres.

  11. Sous Début de la période de rétention, sélectionnez Lors du déplacement de l'élément vers le dossier.

  12. Sous Action à réaliser à la fin de la période de rétention, sélectionnez déplacer dans le dossier Éléments supprimés.

  13. Cliquez deux fois sur Suivant, puis cliquez sur Nouveau.

  14. Cliquez sur Terminer.

Création d'un dossier personnalisé géré nommé Documents légaux

  1. Ouvrez la console de gestion Exchange, développez Configuration de l'organisation, puis sélectionnez Boîte aux lettres.

  2. Dans le volet Actions, cliquez sur Nouveau dossier personnalisé géré pour démarrer l'Assistant Nouveau dossier personnalisé géré.

  3. Dans le champ Nom, tapez Documents légaux.

  4. Cliquez sur Nouveau.

  5. Cliquez sur Terminer.

  6. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier nommé Documents légaux.

  7. Cliquez sur Nouveau paramètre personnalisé géré.

  8. Dans la liste Type de message, sélectionnez Tout le contenu de la boîte aux lettres.

  9. Activez la case à cocher Durée de la période de rétention (jours), puis tapez 365.

  10. Dans la liste Début de la période de rétention, sélectionnez Lors de la remise, date de fin pour le calendrier et les tâches périodiques.

  11. Dans la liste Action à réaliser à la fin de la période de rétention, sélectionnez Supprimer définitivement.

  12. Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez Vérification du nettoyage pour déplacer les éléments vers ce dossier personnalisé géré après 365 jours.

  13. Cliquez sur OK, puis sur Suivant.

  14. Dans la page Journalisation, sous Transférer des copies vers, cliquez sur Parcourir.

  15. Sélectionnez Journal, puis cliquez sur OK.

  16. Cliquez sur Suivant, puis sur Nouveau.

  17. Cliquez sur Terminer.

Création des stratégies de boîte aux lettres de dossier géré

Après avoir créé des dossiers personnalisés gérés, vous devez créer les stratégies de boîte aux lettres de dossier géré.

Création des stratégies de boîte aux lettres de dossier géré

  1. Dans la console de gestion Exchange, développez Configuration de l'organisation, puis cliquez sur Boîte aux lettres.

  2. Dans le volet Actions, cliquez sur Nouvelle stratégie de boîte aux lettres de dossier géré. L'Assistant Nouvelle stratégie de boîte aux lettres de dossier géré s'affiche.

  3. Dans le champ Nom de stratégie de boîte aux lettres de dossier géré, tapez Boîte de réception et Gestion de la vérification du nettoyage.

  4. Cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez Vérification du nettoyage.

  5. Cliquez sur Nouveau.

  6. Cliquez sur Terminer.

  7. Cliquez sur Nouvelle stratégie de boîte aux lettres de dossier géré.

  8. Dans le champ Nom de stratégie de boîte aux lettres de dossier géré, tapez Documents légaux, Boîte de réception et Gestion de la vérification du nettoyage.

  9. Cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez les dossiers suivants :

    • Vérification du nettoyage

    • Boîte de réception

    • Documents légaux

  10. Cliquez sur Nouveau.

  11. Cliquez sur Terminer.

Configuration des utilisateurs

Configuration des utilisateurs

  1. Développez Configuration du destinataire, puis cliquez sur Boîte aux lettres.

  2. Dans le volet Détails, cliquez avec le bouton droit sur un utilisateur, puis cliquez sur Propriétés.

Notes

La page Propriétés pour l'utilisateur s'affiche.

  1. Cliquez sur l'onglet Paramètres de la boîte aux lettres.

  2. Cliquez sur Gestion des enregistrements de messagerie, puis sur Propriétés.

  3. Activez la case à cocher Stratégie de boîte aux lettres de dossier géré, puis cliquez sur Parcourir.

  4. Sélectionnez la stratégie de boîte aux lettres à appliquer.

  5. Cliquez trois fois sur OK.

  6. Exécutez la commande suivante dans l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell :

    Start-ManagedFolderAssistant -mailbox mailboxname

  7. Pour configurer l'Assistant afin qu'il s'exécute de manière planifiée, dans la console de gestion Exchange, cliquez avec le bouton droit sur l'objet serveur, puis cliquez sur l'onglet Gestion des enregistrements de messagerie.

  8. Sous Planifier l'Assistant de dossier géré, sélectionnez Utiliser le planning personnalisé.

  9. Cliquez sur le bouton Personnaliser pour personnaliser le planning.

Plus d'informations

Pour plus d'informations sur l'équipe de gestion des enregistrements, consultez le site Microsoft Records Management Team Blog (en anglais).

Notes

Le contenu et l'URL de chaque blog sont susceptibles d'être modifiés sans préavis.