In-Place mise en attente et pour litige en Exchange Online

Lorsqu'une situation de litige est vraisemblablement à craindre, les organisations ont pour obligation de conserver les informations pertinentes qui sont stockées électroniquement (ESI), y compris la messagerie. Cette exigence de stockage de la correspondance électronique existe souvent avant que les détails précis du litige soient connus, et la conservation s'applique généralement à un grand nombre d'éléments. Les organisations peuvent avoir besoin de conserver tous les e-mails liés à un article spécifique ou tous les e-mails pour certaines personnes. En fonction des pratiques de découverte électronique (eDiscovery) de l'organisation, les mesures suivantes peuvent être adoptées pour conserver la messagerie électronique :

• Les utilisateurs finaux peuvent être contraints de conserver tout leur courrier électronique en ne supprimant aucun message. Toutefois, les utilisateurs peuvent toujours supprimer quand même des messages électroniques, que ce soit sciemment ou par inadvertance.

• Les mécanismes de suppression automatique tels que la gestion des enregistrements de messagerie peuvent être suspendus. Ceci peut provoquer une saturation de la boîte aux lettres de l'utilisateur qui contient un grand nombre de messages électroniques, et affecter la productivité de l'utilisateur. Qui plus est, le fait d'interrompre la procédure de suppression automatique n'empêche pas les utilisateurs de supprimer manuellement des messages électroniques.

• Certaines organisations copient ou déplacent leurs messages électroniques vers une archive pour s'assurer que les messages ne sont pas supprimés, modifiés ou falsifiés. Cela augmente les coûts en raison des efforts manuels nécessaires pour copier ou déplacer des messages vers une archive, ou des produits tiers utilisés pour collecter et stocker des e-mails en dehors d’Exchange.

En cas de non-conservation du courrier électronique, une organisation peut s'exposer à des risques juridiques et financiers, notamment à un examen de ses processus de découverte et de rétention des enregistrements, à des amendes, des sanctions ou des condamnations.

Vous pouvez utiliser In-Place conservation ou conservation pour litige pour atteindre les objectifs suivants :

• Blocage de boîtes aux lettres utilisateur sur place et conservation immuable des éléments de la boîte aux lettres

• Conservez les éléments de boîte aux lettres supprimés par les utilisateurs ou les processus de suppression automatique tels que MRM.

• Utilisez des In-Place en attente basées sur une requête pour rechercher et conserver des éléments correspondant aux critères spécifiés.

• Conserver les éléments indéfiniment ou pendant une durée spécifique.

• Soumettre un utilisateur à plusieurs suspensions pour différentes procédures ou enquêtes.

• Garantir la transparence de la conservation des messages pour l'utilisateur sans devoir suspendre la gestion des enregistrements de messagerie

• Activez In-Place recherches eDiscovery des éléments mis en attente.

In-Place scénarios de mise en attente

Dans les versions précédentes d’Exchange, la notion de conservation légale consiste à conserver toutes les données de boîte aux lettres d’un utilisateur indéfiniment ou jusqu’à ce que la conservation soit supprimée. Dans Exchange Online, In-Place conservation inclut un nouveau modèle qui vous permet de spécifier les paramètres suivants :

• Éléments à conserver : vous pouvez spécifier les éléments à conserver en utilisant des paramètres de requête tels que des mots clés, des expéditeurs et des destinataires, des dates de début et de fin, et également spécifier les types de messages tels que les messages électroniques ou les éléments de calendrier que vous souhaitez mettre en attente.

• Durée de conservation : vous pouvez spécifier une durée pour les éléments en attente.

À l’aide de ce nouveau modèle, In-Place conservation vous permet de créer des stratégies de conservation granulaires pour conserver les éléments de boîte aux lettres dans les scénarios suivants :

• Conservation indéfinie : le scénario de conservation indéfinie est similaire à la conservation pour litige. Il est destiné à conserver les éléments de boîte aux lettres afin que vous puissiez répondre aux exigences eDiscovery. Pendant la période de litige ou d’enquête, les éléments ne sont jamais supprimés. La durée n’étant pas connue à l’avance, aucune date de fin n’est configurée. Pour conserver indéfiniment tous les éléments de courrier, vous ne spécifiez aucun paramètre de requête ou durée lors de la création d’une In-Place conservation.

  Importante

  Le placement d’une boîte aux lettres en attente indéfinie signifie que les éléments de courrier répondant aux exigences de conservation ne seront jamais supprimés de la boîte aux lettres. Cela peut entraîner le dépassement du quota d’éléments récupérables, ce qui peut rendre la boîte aux lettres inutilisable. Microsoft recommande d’activer une archive pour la boîte aux lettres, ainsi que d’activer la fonctionnalité d’archivage à extension automatique. Pour plus d’informations, consultez Conservations et quotas de boîte aux lettres .

• Conservation basée sur les requêtes : si votre organization conserve les éléments en fonction des paramètres de requête spécifiés, vous pouvez utiliser une conservation In-Place basée sur une requête. Vous pouvez spécifier des paramètres de requête tels que des mots clés, des dates de début et de fin, des adresses d’expéditeur et de destinataire et des types de messages. Une fois que vous avez créé une conservation inaltérable basée sur une requête, tous les éléments de boîte aux lettres existants et futurs (notamment les messages reçus à une date ultérieure) qui correspondent aux paramètres de requête sont conservés.

  Importante

  Les éléments qui sont marqués comme ne pouvant pas faire l’objet d’une recherche, généralement en raison de l’échec de l’indexation d’une pièce jointe, sont également conservés, car il n’est pas possible de déterminer s’ils correspondent aux paramètres de requête. Pour plus d’informations sur les éléments partiellement indexés, consultez Éléments partiellement indexés dans la recherche de contenu.

• Conservation basée sur le temps : la conservation In-Place et la conservation pour litige vous permettent de spécifier une durée de conservation des éléments. La durée est calculée à compter de la date de réception ou de création de l'élément de boîte aux lettres.

  Si votre organization nécessite que tous les éléments de boîte aux lettres soient conservés pendant une période spécifique, par exemple 7 ans, vous pouvez créer une conservation basée sur le temps afin que les éléments en attente soient conservés pendant une période spécifique. Par exemple, prenons l’exemple d’une boîte aux lettres placée sur une In-Place en attente basée sur le temps et dont la période de rétention est définie sur 365 jours. Si un élément de cette boîte aux lettres est supprimé après 300 jours à compter de sa date de réception, il est conservé pendant 65 jours supplémentaires avant d’être définitivement supprimé. Vous pouvez utiliser une conservation de In-Place basée sur le temps conjointement avec une stratégie de rétention pour vous assurer que les éléments sont conservés pendant la durée spécifiée et supprimés définitivement après cette période.

Vous pouvez utiliser la conservation inaltérable pour placer un utilisateur dans plusieurs conservations. Lorsqu'un utilisateur est placé dans plusieurs conservations, les requêtes de recherche provenant de toute conservation fondée sur une requête sont combinées (avec des opérateurs OR ). Dans ce cas, le nombre maximal de mots-clés dans toutes les conservations fondées sur une requête placées dans une boîte aux lettres s'élève à 500. S'il existe plus de 500 mots-clés, tout le contenu de la boîte aux lettres est placé en conservation (et pas seulement le contenu correspondant aux critères de recherche). Tout le contenu est placé en conservation jusqu'à ce que le nombre total de mots-clés soit réduit à 500 ou moins.

Conservation inaltérable et conservation pour litige

La conservation pour litige utilise la propriété LitigationHoldEnabled d’une boîte aux lettres pour mettre en attente le contenu de la boîte aux lettres. Alors que In-Place conservation fournit une fonctionnalité de conservation granulaire basée sur les paramètres de requête et la possibilité de placer plusieurs conservations, la conservation pour litige vous permet uniquement de placer tous les éléments en attente. Vous pouvez également spécifier une période de conservation des éléments lorsqu’une boîte aux lettres est placée en conservation pour litige. La durée est calculée à compter de la date de réception ou de création de l'élément de boîte aux lettres. Si aucune durée n'est définie, les éléments sont conservés indéfiniment ou jusqu'à ce que la conservation soit supprimée.

Lorsqu’une boîte aux lettres est placée en même temps sur une ou plusieurs In-Place en attente et en attente pour litige (sans période de durée), tous les éléments sont conservés indéfiniment ou jusqu’à ce que les conservations soient supprimées. Si vous supprimez la conservation pour litige et que l’utilisateur est toujours placé sur une ou plusieurs conservations In-Place, les éléments correspondant aux critères de conservation In-Place sont conservés pendant la période spécifiée dans les paramètres de conservation.

Placement d’une boîte aux lettres en attente In-Place

Les utilisateurs autorisés qui ont été ajoutés au groupe de rôles de contrôle d’accès en fonction du rôle (RBAC) gestion de la découverte ou auxquels les rôles de gestion Conservation légale et Recherche de boîtes aux lettres peuvent gérer ou supprimer des boîtes aux lettres sur In-Place conservation. Vous pouvez déléguer la tâche aux responsables des enregistrements, aux responsables de la mise en conformité ou aux avocats du service juridique de votre organisation en affectant le moins de privilèges possible. Pour en savoir plus sur l’attribution du groupe de rôles Gestion de la découverte, consultez Attribuer des autorisations eDiscovery dans Exchange.

Vous pouvez utiliser l’Assistant Mise en attente de & eDiscovery sur place dans le Centre d’administration Exchange (EAC) ou new-MailboxSearch et les applets de commande associées dans Exchange Online PowerShell pour supprimer une boîte aux lettres sur In-Place conservation. Pour en savoir plus sur la suppression d’une boîte aux lettres lors d’une conservation In-Place, consultez Supprimer une conservation In-Place.

De nombreuses organisations sont tenues d'informer les utilisateurs lorsque les boîtes aux lettres de ces derniers sont placées en conservation. Qui plus est, lorsqu'une boîte aux lettres fait l'objet d'une conservation, il n'est pas nécessaire que les stratégies de rétention qui s'appliquent à l'utilisateur de boîte aux lettres soient suspendues. Étant donné que la suppression des messages se poursuit normalement, les utilisateurs ne remarquent pas forcément qu'ils font l'objet d'une conservation. Si votre organization nécessite que les utilisateurs en attente soient informés, vous pouvez ajouter un message de notification à la propriété RetentionComment de l’utilisateur de la boîte aux lettres et utiliser la propriété RetentionUrl pour créer un lien vers une page web pour plus d’informations. Outlook 2010 et versions ultérieures affiche la notification et l’URL dans la zone backstage. Vous devez utiliser Exchange Online PowerShell pour ajouter et gérer ces propriétés pour une boîte aux lettres. Pour plus d’informations, consultez Set-Mailbox.

Mise en attente de dossiers publics

Dans Exchange Online, vous pouvez mettre des dossiers publics en attente à l’aide d’une conservation In-Place. L’utilisation de la conservation pour litige pour les dossiers publics n’est pas prise en charge. Lorsque vous créez une conservation In-Place, la seule option consiste à placer une conservation sur tous les dossiers publics de votre organization. Le résultat est qu’une conservation In-Place est placée sur toutes les boîtes aux lettres de dossiers publics.

En outre, lorsque vous placez des dossiers publics sur In-Place conservation, les messages électroniques liés au processus de synchronisation de la hiérarchie des dossiers publics sont également conservés. Cela peut entraîner la conservation de milliers de messages électroniques associés à la synchronisation de la hiérarchie. Ces messages peuvent remplir le quota de stockage du dossier Éléments récupérables sur les boîtes aux lettres de dossiers publics. Pour éviter cela, vous pouvez créer une In-Place en attente basée sur une requête et ajouter la paire suivante property:value à la requête de recherche :

NOT(subject:HierarchySync*)

Ainsi, les messages (liés à la synchronisation de la hiérarchie de dossier public) dont la ligne d’objet contient le terme « HierarchySync » ne seront pas placés en conservation.

Conservations et dossier Éléments récupérables

In-Place conservation et conservation pour litige utilise le dossier Éléments récupérables pour conserver les éléments. Le dossier Éléments récupérables remplace la fonctionnalité informellement appelée dumpster dans les versions précédentes d’Exchange. Le dossier Éléments récupérables est masqué dans l’affichage par défaut d’Outlook, de Outlook sur le web (anciennement Appelé Outlook Web App) et d’autres clients de messagerie. Pour en savoir plus sur le dossier Éléments récupérables, consultez Dossier Éléments récupérables dans Exchange Online.

Par défaut, lorsqu'un utilisateur supprime un message d'un dossier autre que le dossier Éléments supprimés, le message est déplacé vers le dossier Éléments supprimés. C’est ce qu’on appelle un transfert. Lorsqu’un utilisateur supprime un élément de manière réversible (en appuyant sur les touches Maj et Suppr) ou supprime un élément du dossier Éléments supprimés, le message est déplacé vers le dossier Éléments récupérables, ce qui disparaît de l’affichage de l’utilisateur.

Les éléments du dossier Éléments récupérables sont conservés pendant la période de rétention des éléments supprimés configurée pour la boîte aux lettres de l’utilisateur. Par défaut, la période de rétention des éléments supprimés est de 14 jours pour Exchange Online boîtes aux lettres. Vous pouvez également configurer un quota de stockage pour le dossier Éléments récupérables. Cela protège le organization d’une attaque par déni de service (DoS) potentielle en raison de la croissance rapide du dossier Éléments récupérables. Si une boîte aux lettres n’est pas placée sur In-Place conservation ou conservation pour litige, les éléments sont supprimés définitivement du dossier Éléments récupérables sur une base de premier entrée et de premier sorti lorsque le quota d’avertissement Éléments récupérables est dépassé, ou que l’élément a résidé dans le dossier pendant une durée plus longue que la période de rétention des éléments supprimés.

Le dossier Éléments récupérables contient les sous-dossiers suivants utilisés pour stocker les éléments supprimés dans différents sites et faciliter In-Place conservation et conservation pour litige :

• Suppressions : les éléments supprimés du dossier Éléments supprimés ou supprimés de manière réversible dans d’autres dossiers sont déplacés vers le sous-dossier Suppressions et sont visibles par l’utilisateur lors de l’utilisation de la fonctionnalité Récupérer les éléments supprimés dans Outlook et Outlook sur le web. Par défaut, les éléments résident dans ce dossier jusqu’à l’expiration de la période de rétention des éléments supprimés configurée pour la boîte aux lettres.

• Purges : lorsqu’un utilisateur supprime un élément du dossier Éléments récupérables (à l’aide de l’outil Récupérer les éléments supprimés dans Outlook et Outlook sur le web, l’élément est déplacé vers le dossier Purges. Les éléments qui dépassent la période de rétention des éléments supprimés configurée pour la boîte aux lettres sont également déplacés vers le dossier Purges. L'utilisateur ne peut pas voir les éléments de ce dossier s'il recourt à l'outil de récupération des éléments supprimés. Lorsque l’Assistant Dossier managé traite la boîte aux lettres, les éléments du dossier Purges sont vidés de la boîte aux lettres. Lorsque vous placez l’utilisateur de la boîte aux lettres en attente pour litige, l’Assistant Dossier managé ne vide pas les éléments de ce dossier.

• DiscoveryHold : si un utilisateur est placé sur une In-Place en attente, les éléments supprimés sont déplacés vers ce dossier. Lorsque l’Assistant Dossier managé traite la boîte aux lettres, il évalue les messages dans ce dossier. Les éléments correspondant à la requête In-Place conservation sont conservés jusqu’à la période de conservation spécifiée dans la requête. Si aucune période de blocage n'est définie, les éléments sont bloqués indéfiniment ou jusqu'à ce que l'utilisateur soit supprimé du blocage.

• Versions : lorsqu’un utilisateur est placé en conservation In-Place ou en attente pour litige, les éléments de boîte aux lettres doivent être protégés contre toute falsification ou modification par l’utilisateur ou un processus. Cela s’effectue à l’aide d’un processus de copie sur écriture. Lorsqu'un utilisateur ou un processus change des propriétés spécifiques d'un élément de boîte aux lettres, une copie de l'élément d'origine est enregistrée dans le dossier Versions avant l'application de la modification. Le processus est répété pour les modifications suivantes. Les éléments capturés dans le dossier Versions sont également indexés et retournés dans les recherches eDiscovery. Une fois le blocage supprimé, les copies présentes dans le dossier Versions sont supprimées par l'Assistant Dossier géré.

• SubstrateHolds : si In-Place conservation, conservation pour litige ou une stratégie de rétention de conversation Microsoft 365 ou Office 365 Teams est activée, ce sous-dossier contient la copie d’origine du message Teams si le message a été modifié ou supprimé. Une copie de l’élément avant l’enregistrement de la modification. Ce dossier n'est pas accessible aux utilisateurs finaux.

Propriétés qui déclenchent une opération de copie sur écriture

Bien que les dossiers DiscoveryHold, Purges et Versions ne soient pas visibles par l’utilisateur, tous les éléments du dossier Éléments récupérables sont indexés par recherche Exchange et peuvent être découverts à l’aide de In-Place eDiscovery. Une fois qu’un utilisateur de boîte aux lettres a été supprimé de In-Place conservation ou de conservation pour litige, les éléments des dossiers DiscoveryHold, Purges et Versions sont vidés par l’Assistant Dossier managé.

Conservations et quotas de boîte aux lettres

Les éléments du dossier Éléments récupérables ne sont pas calculés en fonction du quota de boîte aux lettres de l’utilisateur. Dans Exchange Online, le dossier Éléments récupérables a son propre quota. Pour Exchange, les valeurs par défaut des propriétés de boîte aux lettres RecoverableItemsWarningQuota et RecoverableItemsQuota sont définies sur 20 Go et 30 Go respectivement. Dans Exchange Online, le quota du dossier Éléments récupérables (dans la boîte aux lettres principale de l’utilisateur) est automatiquement augmenté à 100 Go lorsque vous placez une boîte aux lettres en attente pour litige ou In-Place mise en attente. Lorsque le quota de stockage pour le dossier Éléments récupérables dans la boîte aux lettres principale d’une boîte aux lettres placée en conservation est proche de sa limite, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

• Activer la boîte aux lettres d’archivage et activer l’archivage à extension automatique : vous pouvez activer une capacité de stockage illimitée pour le dossier Éléments récupérables simplement en activant la boîte aux lettres d’archivage d’archivage, puis en activant la fonctionnalité d’archivage à extension automatique dans Exchange Online. Il en résulte 110 Go pour le dossier Éléments récupérables dans la boîte aux lettres principale et une capacité de stockage illimitée pour le dossier Éléments récupérables dans l’archive de l’utilisateur. Découvrez comment : Activer les boîtes aux lettres d’archivage dans le portail de conformité et Activer l’archivage illimité - Administration aide.

  Remarque

  • Après avoir activé l’archivage pour une boîte aux lettres qui est proche du dépassement du quota de stockage pour le dossier Éléments récupérables, vous pouvez exécuter l’Assistant Dossier géré pour déclencher manuellement l’assistant pour qu’il traite la boîte aux lettres afin que les éléments arrivés à expiration soient déplacés vers le dossier Éléments récupérables dans la boîte aux lettres d’archivage. Pour obtenir des instructions, consultez l’étape 4 dans Augmenter le quota d’éléments récupérables pour les boîtes aux lettres en attente.

  • Notez que d’autres éléments dans la boîte aux lettres de l’utilisateur peuvent être déplacés vers la nouvelle boîte aux lettres d’archivage. Envisagez d’indiquer à l’utilisateur que ceci peut se produire après l’activation de la boîte aux lettres d’archivage.

• Créer une stratégie de rétention personnalisée pour les boîtes aux lettres en attente : outre l’activation de la boîte aux lettres d’archivage et l’archivage à extension automatique pour les boîtes aux lettres en attente pour litige ou In-Place conservation, vous pouvez également créer une stratégie de rétention MRM personnalisée dans Exchange Online pour les boîtes aux lettres en attente. Cela vous permet d’appliquer une stratégie de rétention aux boîtes aux lettres en conservation qui est différente de la stratégie MRM par défaut appliquée aux boîtes aux lettres qui ne sont pas placées en conservation. Cela vous permet d’appliquer des balises de rétention spécifiquement conçues pour les boîtes aux lettres en attente. Cela inclut la création d’une nouvelle balise de rétention pour le dossier Éléments récupérables.

Pour plus d’informations, consultez Augmenter le quota d’éléments récupérables pour les boîtes aux lettres en attente.

Conservations et transfert du courrier électronique

Les utilisateurs peuvent utiliser Outlook et Outlook sur le web pour configurer le transfert de courrier électronique pour leur boîte aux lettres. Le transfert du courrier électronique permet aux utilisateurs de configurer leur boîte aux lettres de manière à transférer le courrier électronique envoyé à celle-ci vers une autre boîte aux lettres se trouvant à l'intérieur ou à l'extérieur de leur organisation. Email transfert peut être configuré de sorte que tout message envoyé à la boîte aux lettres d’origine ne soit pas copié dans cette boîte aux lettres et qu’il soit envoyé uniquement à l’adresse de transfert.

Si le transfert de courrier est configuré pour une boîte aux lettres et que les messages ne sont pas copiés dans la boîte aux lettres d’origine, que se passe-t-il si la boîte aux lettres est en attente ? Les paramètres de conservation de la boîte aux lettres sont vérifiés pendant le processus de remise. Si le message répond aux critères de conservation pour la boîte aux lettres, une copie du message est enregistrée dans le dossier Éléments récupérables. Cela signifie que vous pouvez utiliser les outils eDiscovery pour rechercher dans la boîte aux lettres d’origine les messages qui ont été transférés vers une autre boîte aux lettres.

Suppression d’une boîte aux lettres en attente

Lorsque vous supprimez le compte Microsoft 365 ou Office 365 correspondant pour une boîte aux lettres placée en conservation pour litige ou In-Place conservation, la boîte aux lettres est convertie en boîte aux lettres inactive, qui est un type de boîte aux lettres supprimée de manière réversible. Les boîtes aux lettres inactives sont utilisées pour conserver le contenu de la boîte aux lettres d’un utilisateur après avoir quitté votre organization. Les éléments d’une boîte aux lettres inactive sont conservés pendant la conservation qui a été placée sur la boîte aux lettres avant qu’elle ne soit rendue inactive. Cela permet aux administrateurs, aux responsables de la conformité ou aux gestionnaires d’enregistrements d’utiliser l’outil de recherche de contenu dans le portail de conformité Microsoft Purview pour accéder au contenu d’une boîte aux lettres inactive et y effectuer des recherches. Les boîtes aux lettres inactives ne peuvent pas recevoir de courriers, et n'apparaissent pas dans le carnet d'adresses partagé de votre organisation ou d'autres listes. Pour plus d’informations, consultez Vue d’ensemble des boîtes aux lettres inactives.