Gestion des enregistrements dans SharePoint Server

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Un enregistrement est un document ou toute autre entité électronique ou physique qu'une organisation doit conserver, pendant une certaine période, comme preuve des activités ou des transactions qu'elle a effectuées. La gestion des enregistrements est le processus par lequel une organisation :

• détermine les types d'informations qui doivent être considérés comme étant des enregistrements ;

• détermine la façon dont les documents actifs qui deviendront des enregistrements doivent être traités au cours de leur utilisation et la manière dont ils doivent être collectés, une fois qu'ils ont été déclarés comme enregistrements ;

• détermine de quelle manière et pour combien de temps chaque type d'enregistrement doit être conservé pour répondre aux obligations d'ordre juridique, réglementaire ou professionnel ;

• étudie et met en œuvre des solutions technologiques et des processus d'entreprise pour s'assurer que l'organisation respecte ses obligations en termes de gestion des enregistrements, de manière rentable et non intrusive ;

• effectue différentes tâches de gestion des enregistrements, telles que la suppression des enregistrements arrivés à expiration ou la localisation et la protection des enregistrements liés à des événements externes tels que des poursuites judiciaires.

Il incombe aux contrôleurs qualité, aux responsables des enregistrements et aux juristes de l'entreprise de déterminer quels sont les documents et autres éléments physiques ou électroniques de votre organisation qui seront considérés comme des enregistrements. En ayant soin de classer par catégories l'ensemble du contenu de l'entreprise, ces personnes peuvent vous aider à vérifier que les documents sont conservés pendant une période appropriée. Un système de gestion des enregistrements bien conçu permet de protéger une entreprise légalement, assure la mise en conformité avec les réglementations en vigueur et augmente l'efficacité de l'entreprise en facilitant la suppression des éléments devenus obsolètes et qui ne sont pas des enregistrements.

Un système de gestion des enregistrements inclut les éléments suivants :

• Une analyse de contenu décrit et classe le contenu de l'entreprise susceptible de devenir des enregistrements, fournit des emplacements sources et décrit la manière dont le contenu sera transféré vers l'application de gestion des enregistrements.

• Un plan de fichiers qui indique, pour chaque type d'enregistrement de l'entreprise, l'emplacement dans lequel il doit être conservé en tant qu'enregistrement, les stratégies qui s'appliquent aux enregistrements, combien de temps ils doivent être conservés, supprimés et qui est chargé de les gérer.

• Un document de conformité, qui définit les règles que les systèmes informatiques de l'entreprise doivent respecter afin d'être en conformité, ainsi que les méthodes utilisées pour garantir la participation des membres d'équipes de l'entreprise.

• Une méthode pour collecter les enregistrements qui ne sont plus actifs à partir de toutes les sources d'enregistrements, telles que les serveurs de collaboration, les serveurs de fichiers et les systèmes de messagerie.

• Une méthode pour auditer les enregistrements pendant qu'ils sont actifs.

• Une méthode pour capturer les métadonnées des enregistrements et les historiques d'audit et pour les conserver.

• Un processus pour suspendre les enregistrements (interrompre leur suppression) quand des événements tels que des litiges se produisent.

• Un système de surveillance et de génération de rapport sur la gestion des enregistrements pour s'assurer que les employés les classent, y accèdent et les gèrent dans le respect des stratégies et des processus définis.

SharePoint Server inclut des fonctionnalités qui peuvent aider les organisations à implémenter des systèmes et des processus de gestion des enregistrements intégrés.

Vue d’ensemble de la planification de la gestion des enregistrements

Cette rubrique décrit les étapes de planification que vous devez suivre pour vous assurer que le système de gestion des enregistrements que vous implémentez en fonction de SharePoint Server atteindra les objectifs de gestion des enregistrements de votre organisation. Voici un aperçu du processus de planification de la gestion des enregistrements :

1. Identifier les rôles de gestion des enregistrements Une gestion réussie des enregistrements nécessite des rôles spécialisés, tels que les suivants :

• Des responsables des enregistrements et des contrôleurs qualité pour classer les enregistrements de l'entreprise et exécuter les processus de gestion des enregistrements.

• Du personnel informatique pour implémenter les systèmes qui prennent en charge efficacement la gestion des enregistrements.

• Des gestionnaires de contenu pour trouver les emplacements où sont conservées les informations de l'entreprise et pour vérifier que leurs équipes suivent les pratiques recommandées en matière de gestion des enregistrements.

2. Analyser le contenu de l'entreprise Avant de créer un plan de gestion de fichiers, les responsables des enregistrements et les gestionnaires de contenu étudient l'utilisation des documents dans l'entreprise afin de déterminer les documents et les éléments susceptibles de devenir des enregistrements.

3. Développer un plan de gestion de fichiers Après avoir analysé le contenu de votre entreprise et déterminé les planifications de rétention, terminez le plan de gestion de fichiers. Les plans de gestion de fichiers diffèrent d'une entreprise à l'autre, mais en règle générale, ils décrivent les types d'éléments que l'entreprise détermine comme étant des enregistrements, indiquent les emplacements dans lesquels ils sont stockés, décrivent les périodes de rétention et fournissent d'autres informations telles que la personne chargée de les gérer et la catégorie plus importante à laquelle les enregistrements appartiennent.

4. Développer des plans de conservation Pour chaque type d'enregistrement, déterminez à quel moment il n'est plus actif (utilisé), combien de temps il doit être conservé à partir de cette date et la façon dont il doit enfin être détruit.

5. Évaluer et améliorer les pratiques de gestion des documents Assurez-vous que les stratégies requises sont appliquées dans les référentiels de documents. Par exemple, assurez-vous que le contenu est audité de manière adéquate, afin que les audits appropriés soient conservés avec les enregistrements.

6. Concevoir la solution de gestion des enregistrements Déterminez s'il convient de créer une archive d'enregistrements, de gérer les enregistrements sur place, ou d'utiliser une combinaison des deux approches. Selon votre plan de gestion de fichiers, concevez l'archive d'enregistrements ou déterminez le mode d'utilisation des sites existants pour stocker les enregistrements. Définissez les types de contenus, les bibliothèques, les stratégies et, le cas échéant, les métadonnées qui déterminent l'emplacement de routage d'un document.

7. Planifier la façon dont le contenu devient des enregistrements Si vous utilisez SharePoint Server pour la gestion des documents active et la gestion des enregistrements, vous pouvez créer des flux de travail personnalisés pour déplacer des documents vers une archive d’enregistrements. Si vous utilisez SharePoint Server ou un système de gestion de documents externe, vous pouvez planifier et développer des interfaces qui déplacent le contenu de ces systèmes vers l’archive d’enregistrements, ou qui déclarent un document comme un enregistrement, mais ne déplacent pas le document. Vous pouvez également créer un plan de formation pour montrer aux utilisateurs comment créer et utiliser les enregistrements.

8. Planifier l’intégration de la messagerie Déterminez si vous allez gérer les enregistrements de courrier électronique dans SharePoint Server ou si vous allez gérer les enregistrements de courrier dans l’application de messagerie elle-même.

9. Planifier la conformité du contenu social Si votre organisation utilise des médias sociaux tels que des blogs, des Wikis ou des Sites Mon site, déterminez comment transformer ce contenu en enregistrements.

10. Planifier les rapports et la documentation de conformité Pour vérifier que votre entreprise applique les pratiques de gestion des enregistrements requises et pour communiquer ces pratiques, vous devez documenter vos plans et vos processus de gestion des enregistrements. Si votre entreprise connaît des litiges concernant des enregistrements, vous devrez peut-être produire ces directives de gestion, ces plans d'implémentation et ces mesures d'efficacité.