Nouvelles fonctionnalités de Lync 2010

Nouvelle interface utilisateur

En plus d’avoir une nouvelle apparence, Lync 2010 est plus convivial et il comporte de nouvelles fonctionnalités qui encouragent la communication et facilitent les réunions et les conversations impromptues entre collègues.

• La liste Contacts est améliorée et comporte des fonctionnalités de recherche et de personnalisation supplémentaires. (Pour plus d’informations, consultez la section « Améliorations apportées aux contacts » plus loin dans cette rubrique.)

• La liste Conversations affiche les conversations actuelles et récentes de l’utilisateur. Si plusieurs conversations sont en cours, l’utilisateur peut passer d’une fenêtre Conversation à une autre en cliquant sur une conversation dans la liste. Lync obtient l’historique des conversations de Microsoft Exchange Server et l’affiche dans la liste Conversations pour que les utilisateurs puissent le consulter et poursuivre leurs conversations passées.

• La liste Flux d’activités permet aux utilisateurs de voir les dernières notes et l’état des personnes dans leur liste Contacts. Les utilisateurs peuvent désormais voir facilement les dernières activités des autres utilisateurs, tels que les changements de bureau ou l’affichage de nouvelles photos personnelles, ou un historique des dernières notes d’état qui ont été publiées. Les contacts peuvent voir les mises à jour des autres contacts si un niveau de confidentialité Famille et amis, Groupe de travail, Collègues ou Contacts externes leur est affecté.

• La vue Téléphone contient un pavé de numérotation pour passer des appels, une liste des messages vocaux et électroniques et un bouton Vérifier pour tester la qualité des appels.

L’espace personnel

La partie supérieure de l’interface utilisateur de Lync montre aux utilisateurs comment ils apparaissent à leurs contacts et leur permet de mettre à jour rapidement leur état et d’autres informations.

• La nouvelle fonctionnalité de photo personnelle présente la photo personnelle de l’utilisateur aux autres utilisateurs et permet à l’utilisateur de voir les photos personnelles des autres personnes dans l’organisation. Les utilisateurs peuvent décider s’ils veulent présenter leur photo personnelle et s’ils veulent voir les photos personnelles des autres utilisateurs. Si vous activez cette fonctionnalité, les utilisateurs peuvent également remplacer la photo par défaut, qui est stockée dans les services de domaine Active Directory, par une photo personnelle stockée sur les services Microsoft SharePoint ou un site web public.

• Lync montre la disponibilité d’un utilisateur. Il indique s’il est en réunion, s’il est au téléphone ou s’il n’est pas à son bureau. Des indicateurs rouge, jaune et vert permettent aux utilisateurs de voir l’état d’un contact en un coup d’œil. Un nouvel état « Absent(e) du bureau » a été ajouté.

• Grâce à ses nouvelles fonctionnalités de localisation, Lync peut détecter l’emplacement d’un utilisateur lorsqu’il se déplace entre son bureau et son domicile pour que les services d’urgence Enhanced 9-1-1 (E9-1-1) puissent le localiser plus facilement en cas d’accident. Les utilisateurs peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour indiquer à leurs contacts leur emplacement, sur la route ou dans un autre bâtiment.

Améliorations apportées aux contacts

La nouvelle liste Contacts et les nouvelles cartes de visite permettent aux utilisateurs d’assurer plus facilement le suivi de leurs contacts.

• La vue des contacts est plus facile à personnaliser dans Lync. Les utilisateurs peuvent afficher les contacts par groupe, disponibilité ou niveau de confidentialité, avec ou sans photos, et ils peuvent lancer des conversations et des réunions depuis la liste Contacts en pointant directement sur des contacts. La modification des informations des contacts est également un jeu d’enfant.

• Le groupe Contacts fréquents montre les 10 contacts avec lesquels un utilisateur a le plus souvent des conversations (il ne s’agit pas nécessairement des plus récentes). Lync préremplit le groupe avec les membres de l’équipe de l’utilisateur. Les utilisateurs peuvent épingler leurs contacts favoris ou importants en haut du groupe Contacts fréquents.

• La recherche de contacts est plus sophistiquée, car les utilisateurs peuvent effectuer une recherche sur la base de compétences. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de rechercher des personnes dans leur organisation à partir d’une propriété répertoriée sur SharePoint (par exemple, nom, e-mail, compétences, domaine d’expertise, etc.). Cette fonctionnalité est disponible uniquement si l’administrateur système a déployé SharePoint et a activé Lync ainsi que l’intégration SharePoint.

• Les nouvelles cartes de visite étendues comportent plus d’informations, notamment les informations statiques collectées dans l’annuaire d’entreprise, les numéros de téléphone personnalisés et les informations de présence, d’emplacement et de fuseau horaire. Les informations de disponibilité du calendrier fournies par Exchange Server y figurent également. L’onglet Organisation sur la carte de visite montre la position de la personne dans la structure de l’organisation et permet aux utilisateurs de se déplacer dans la hiérarchie.

• Si votre organisation a déployé Microsoft Exchange Server 2010, un magasin de contacts unifié pour les contacts dans Lync, le client de collaboration et de messagerie Microsoft Outlook et d’autres systèmes d’extrémité, il n’est pas nécessaire de prévoir plusieurs listes de contacts, car l’interopérabilité entre les programmes est assurée.

Fonctionnalités de confidentialité

Les nouvelles fonctionnalités de confidentialité permettent aux utilisateurs de mieux contrôler l’accès à leurs informations.

• Les niveaux d’accès sont désormais appelés niveaux de confidentialité. Les utilisateurs peuvent affecter à leurs contacts différents niveaux de confidentialité, tels que Famille ou Groupe de travail, en fonction de la nature de leurs relations. Les utilisateurs peuvent également ajouter des domaines approuvés pour les personnes en dehors de l’organisation.

• La confidentialité améliorée de la présence est une nouvelle option. Grâce à cette option, les contacts dans la liste Contacts d’un utilisateur peuvent voir l’état de sa présence mais pas les autres personnes dans l’organisation.

Intégration Office et Windows 7

Avec la plus grande interopérabilité de Lync avec Microsoft Office et le système d’exploitation Windows 7, les utilisateurs peuvent accéder aux fonctionnalités de Lync directement dans Office et Windows.

• Lorsque les utilisateurs exécutent des produits Microsoft Office 2010 avec Lync, ils peuvent pratiquement effectuer les mêmes actions dans les programmes Office que dans Lync. Les fonctionnalités de Lync, telles que l’envoi de messages instantanés et le partage de documents, sont disponibles dans les produits Office 2010, notamment Outlook, le programme de traitement de texte Microsoft Word, le programme de présentation graphique Microsoft PowerPoint et le tableur Microsoft Excel. Cela est également possible dans les services SharePoint.

• Les contacts Lync apparaissent dans Outlook. Les utilisateurs peuvent lancer des conversations téléphoniques ou par messagerie instantanée directement depuis des applications Office, sans devoir basculer sur Lync. En outre, ils peuvent désormais envoyer des messages électroniques Outlook directement depuis Lync.

• Les fonctionnalités de Lync sont disponibles depuis la barre des tâches de Windows 7.

Fonctionnalités de partage de programmes, de partage de Bureau et de collaboration

Les fonctionnalités de partage et de collaboration dans Lync couvrent désormais le partage de Bureau, de programmes, de tableaux blancs, d’outils d’annotation, de sondages et de présentations PowerPoint.

• Les utilisateurs peuvent télécharger, faire défiler et annoter des présentations PowerPoint au cours d’une conversation ou d’une réunion en ligne. Les fichiers présentés sont transmis à tous les participants à la réunion, qui peuvent les enregistrer sur leur ordinateur. Les utilisateurs peuvent restreindre la disponibilité des présentations PowerPoint selon le rôle des participants (organisateur, présentateur et quiconque) lorsque les présentations PowerPoint ne sont pas partagées.

• Un tableau blanc est un écran vierge que vous pouvez utiliser à des fins de collaboration et pour lequel vous disposez de divers outils, tels que texte, encre, formes et images. Tous les participants verront les annotations qui y sont ajoutées. La fonctionnalité de tableau blanc améliore la collaboration en permettant aux participants à une réunion d’échanger des idées, de débattre, de prendre des notes, etc.

• L’outil de pointeur laser peut être utilisé au cours des présentations PowerPoint et des sessions de tableau blanc.

• Les utilisateurs peuvent partager des fichiers avec les participants à une réunion en les téléchargeant sur le réseau sous forme de pièces jointes. Au cours de la réunion, les participants peuvent ensuite télécharger les pièces jointes sur leur ordinateur. Les utilisateurs peuvent restreindre la disponibilité des pièces jointes en fonction du rôle des participants à la réunion (organisateur, présentateur ou quiconque).

• La fonctionnalité d’interrogation améliore la collaboration en permettant aux présentateurs de déterminer rapidement les préférences des participants. Au cours de réunions et de conversations en ligne, les présentateurs peuvent avoir recours à des sondages pour recueillir des réponses anonymes des participants. Tous les présentateurs peuvent voir les résultats et ils peuvent les montrer à tous les participants ou les masquer.

Enregistrement et lecture

• Activée par l’administrateur, la fonctionnalité d’enregistrement permet aux organisateurs et aux présentateurs d’enregistrer tout ce qui a trait à une session Lync, notamment l’initiateur de la réunion, le contenu audio et vidéo et le contenu des conversations par messagerie instantanée, les sessions de partage de programmes, les présentations PowerPoint, les documents présentés, les tableaux blancs, etc.

• Les enregistrements sont sauvegardés sur l’ordinateur de l’organisateur ou du présentateur mais ils peuvent également être publiés à un emplacement auquel d’autres utilisateurs peuvent accéder.

Participation aux réunions améliorée et facilitée

Dans Lync, il est plus simple et rapide pour les utilisateurs de planifier et de rejoindre des réunions.

• L’interface utilisateur améliorée de réunion et du complément de réunion en ligne pour Microsoft Lync 2010 permet de planifier plus facilement des réunions dans Outlook et d’inviter d’autres personnes avant et au cours des réunions.

• Des mesures relatives à la rapidité à laquelle les utilisateurs rejoignent les réunions sont incluses avec Lync. Ces mesures peuvent servir à évaluer les performances en la matière, moins de deux secondes étant la cible lorsque Lync est installé.

• Les points d’entrée pour l’accès aux réunions s’affichent partout où des informations sur les réunions sont disponibles, ce qui permet de mieux détecter les réunions et de permettre aux utilisateurs de les rejoindre sans avoir à changer de programme.

• Les URL des réunions sont plus faciles à mémoriser et facilitent la communication. L’invitation a été simplifiée en incluant une URL https:// plus courte. L’organisateur peut également changer la langue de l’invitation pour qu’elle soit en français ou dans une autre langue et planifier des réunions en ligne lorsque Lync n’est pas disponible.

• Tout échec d’accès par authentification des participants découlant de configurations de contrôle d’accès accidentelles ou de changements de dernière minute est impossible. Les utilisateurs et les participants anonymes pour lesquels l’authentification échoue sont transférés dans une zone d’attente appelée salle d’attente. Les présentateurs peuvent ensuite admettre ces utilisateurs à la réunion ou les rejeter.

• Les utilisateurs de téléphones mobiles peuvent cliquer une fois sur l’invitation pour rejoindre la partie audio d’une réunion.

Appels entrants et sortants PSTN pour l’accès aux conférences

Plusieurs améliorations permettent aux utilisateurs d’accéder plus facilement aux conférences à l’aide d’appels sur le réseau téléphonique commuté public.

• Dans Microsoft Lync Server 2010, le nombre d’invites concises auxquels les utilisateurs doivent répondre lorsqu’ils se joignent à un appel est minime.

• Les appelants ne sont plus déconnectés si personne n’est disponible pour prendre l’appel. Ils doivent à la place patienter dans la salle d’attente. Dans Lync Server 2010, les organisateurs peuvent refuser l’admission de tout appelant qui patiente dans la salle d’attente.

• Les appelants ont accès à des commandes de numérotation en fréquences vocales (DTMF) via le menu Aide.

• Ils sont informés lorsque des appels sont enregistrés.

• Les paramètres de numérotation d’accès sont automatiquement configurés pour la conférence audio. Il n’est pas nécessaire de configurer un fournisseur de conférence audio.

• La fonctionnalité d’appel entrant pour participer à une réunion est une fonctionnalité facultative qui permet aux utilisateurs de rejoindre la partie audio d’une réunion en utilisant un numéro PSTN. Avec cette fonctionnalité, le service de conférence A/V Lync Server appelle l’utilisateur et celui-ci répond au téléphone pour rejoindre la réunion.

Améliorations apportées à la vidéo

Les fonctionnalités vidéo de Lync incluent des contrôles vidéo améliorés, une fonction plein écran ainsi que la prise en charge de la vidéo panoramique, de la vidéo multipoint, de la vidéo par abonnement et de la vidéo VGA lors des conférences.

Améliorations apportées pour les délégués et les responsables

En plus des fonctionnalités répertoriées dans la section « Gestion des appels : améliorations en matière de délégation et de groupes de réponses » plus loin dans cette rubrique, Lync prend désormais en charge des fonctionnalités de délégation pour que les délégués n’aient pas besoin de basculer entre Lync et la console Microsoft Lync 2010 Attendant. Lync fournit désormais les fonctionnalités suivantes : possibilité d’envoyer une notification lorsqu’un utilisateur est ajouté en tant que délégué d’une personne et de passer des appels pour le compte d’un responsable. Un groupe de contacts automatique qui contient les personnes pour lesquelles un utilisateur est un délégué est également prévu. Dans Lync, un délégué peut prendre en charge plusieurs responsables et utiliser des outils de collaboration, tels que le partage de programmes et le transfert de fichiers, qui ne sont pas pris en charge par Lync 2010 Attendant.

Parcage et récupération des appels

Les administrateurs peuvent activer la fonctionnalité Parcage d’appel, qui permet aux utilisateurs de placer un appel en attente, puis de le reprendre eux-mêmes ou de notifier d’autres utilisateurs (par exemple, par messagerie instantanée) afin qu’ils prennent l’appel sur leur propre téléphone ou un téléphone de partie commune.

Vérification et diagnostic de la qualité des appels

Lync comporte une fonctionnalité de notification pour permettre aux utilisateurs d’améliorer la qualité de leurs appels s’il détecte des problèmes liés à un périphérique, au réseau ou à un ordinateur au cours d’un appel.

• Un indicateur d’intégrité réseau surveille la qualité du réseau à des intervalles réguliers. Si la qualité est jugée médiocre, un message est adressé à un utilisateur, qui veut passer un appel, lui recommandant d’effectuer un test d’appel pour vérifier que la qualité pour le type d’appel qu’il veut passer est suffisante.

• Environ douze problèmes audio éventuels sont diagnostiqués, notamment les problèmes d’écho, de voix trop faible et de bande passante insuffisante. Les problèmes audio peuvent être dus au réseau, à un ordinateur ou à plusieurs problèmes se produisant en même temps.

• Un bouton Vérifier la qualité de l’appel permet aux utilisateurs d’effectuer un test d’appel sur Lync pour vérifier la qualité de la voix. Il permet aux utilisateurs d’entendre leur voix telle qu’elle le sera dans un appel réel. Lorsque les utilisateurs procèdent à un test d’appel, le service de test audio les invite à enregistrer un échantillon de leur voix après un bip. L’échantillon est enregistré sur une durée prédéfinie (par exemple 10 secondes), puis il est diffusé à l’utilisateur. Si la capacité du réseau est insuffisante ou si l’appareil des utilisateurs n’est pas correctement configuré, ils pourront s’en rendre compte grâce à l’enregistrement de l’échantillon.

• Au cours d’un appel, si la configuration du périphérique d’un utilisateur nuit à la qualité audio (par exemple, si le périphérique produit de l’écho ou du bruit), Lync informe les participants à l’appel que l’un d’entre eux utilise un périphérique qui nuit à la qualité audio. Les informations envoyées aux participants à l’appel leur permettront d’améliorer la qualité de l’appel. Par exemple, les présentateurs peuvent désactiver le son de la ligne d’un utilisateur, si celui-ci écoute simplement l’appel.

Gestion améliorée des périphériques audio

La gestion améliorée des périphériques audio permet d’installer et d’identifier plus facilement plusieurs périphériques audio. Les utilisateurs peuvent en un simple clic passer d’un périphérique à un autre au cours d’une conversation. Les administrateurs peuvent, s’ils le souhaitent, conseiller les utilisateurs d’utiliser un périphérique prévu pour Lync et leur fournir un lien vers le site web de l’équipe de support. Les paramètres de réglage des périphériques sont situés dans la boîte de dialogue Lync - Options.

Emplacement et prise en charge des services d’urgence (E9-1-1)

Lorsqu’il est activé, le fournisseur des services d’urgence permet à Lync de transmettre un emplacement aux agents des services d’urgence lorsqu’un numéro de service d’urgence est composé (le 9-1-1 aux États-Unis, le 15 en France).

• Les informations d’emplacement transmises aux agents des services d’urgence correspondent à l’emplacement que l’administrateur a affecté à un utilisateur (par exemple, le numéro de téléphone du bureau de l’utilisateur) et qu’il a entré dans la base de données des emplacements, ou si cet emplacement n’est pas disponible, il peut s’agir de l’emplacement que l’utilisateur a manuellement entré dans le champ Emplacement.

• Deux stratégies sont proposées aux administrateurs : activer le système d’urgence sans fournir d’informations sur l’emplacement et l’activer avec l’obligation pour les utilisateurs d’accepter une clause d’exclusion de responsabilité stipulant que leur emplacement physique ne sera pas communiqué au personnel de traitement des urgences s’ils choisissent de ne pas divulguer cette information. Toutes les notifications inhérentes au système d’urgence peuvent être personnalisées conformément à la politique juridique de votre organisation.

• Les données d’emplacement géographique d’un utilisateur sont déterminées de deux manières : L’utilisateur peut entrer manuellement un emplacement, ou le service d’informations sur l’emplacement de Lync Server fournit les données d’emplacement à Lync. Le fuseau horaire de l’utilisateur est, quant à lui, obtenu de Windows.

Gestion des appels : améliorations en matière de délégation et de groupes de réponses

Lync comporte des améliorations en matière de délégation des appels et de groupes de réponses.

• Dans Lync Server, les fonctionnalités de délégation, telles que les lignes partagées (permettant de passer et de recevoir des appels pour le compte d’un responsable), l’accès direct à un responsable à tout moment et le transfert rapide des appels à un responsable, permettent aux délégués de gérer plus efficacement les appels.

• La gestion des appels par des groupes de réponses est améliorée pour permettre aux agents de répondre aux appels de manière anonyme afin que des personnes appelant une ligne directe ne nuisent pas au flux de travail.

• Les administrateurs peuvent configurer la synchronisation des délégués du calendrier Microsoft Exchange avec Lync Server. Lorsque cette fonctionnalité est activée, les délégués du calendrier Exchange disposant des droits et des autorisations d’utilisateur appropriés (égaux ou supérieurs aux autorisations d’auteur secondaire) sont automatiquement ajoutés en tant que délégués d’utilisateurs dans Lync.

Expérience téléphonique améliorée

Lync comporte des fonctionnalités téléphoniques améliorées avec toutes les fonctions d’un autocommutateur public PBX (Public Branch Exchange) traditionnel et des fonctionnalités de productivité utiles.

• La vue Téléphone fournit une liste des messages vocaux et électroniques et des journaux d’appels, et comporte un pavé numérique.

• Les utilisateurs peuvent rapidement effectuer un test d’appel pour vérifier la qualité de l’audio.

• Une fonctionnalité Collecter les journaux permet aux utilisateurs de collecter les journaux de Lync pour que Microsoft puisse examiner les problèmes audio, vidéo ou de connectivité que les utilisateurs peuvent rencontrer. Les utilisateurs doivent télécharger les journaux manuellement en suivant pour cela les instructions de l’administrateur de leur entreprise. L’administrateur de l’entreprise envoie ensuite les journaux à Microsoft pour la résolution des problèmes.

• Les utilisateurs peuvent sélectionner leur chanson préférée ou toute autre annonce enregistrée à l’intention des appelants en attente.