Boîtes aux lettres partagées dans Exchange Online

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Les boîtes aux lettres partagées permettent à un groupe de personnes de votre entreprise de surveiller et d’envoyer facilement des e-mails à partir d’un compte commun, tel que info@contoso.com ou support@contoso.com. Quand un membre du groupe répond à un message envoyé à la boîte aux lettres partagée, la réponse semble provenir de cette dernière, et non du membre.

Remarques :

  • Vous devez créer votre boîte aux lettres partagée dans le Centre d'administration Microsoft 365. Pour plus d’informations, consultez la rubrique Créer une boîte aux lettres partagée.

  • La création d’une boîte aux lettres partagée dans Exchange Online crée également un compte d’utilisateur actif avec un mot de passe (inconnu) généré par le système. Pour bloquer la connexion pour ce compte, consultez Bloquer la connexion pour le compte de boîte aux lettres partagée.

  • Si votre organization utilise un environnement Exchange hybride, vous devez utiliser le Centre d’administration Exchange (EAC) dans votre organization Exchange local pour créer et gérer des boîtes aux lettres partagées. Pour en savoir plus sur les boîtes aux lettres partagées, consultez Boîtes aux lettres partagées.

  • Lorsque les utilisateurs déplacent des éléments d’un dossier vers un autre dans une boîte aux lettres partagée, une copie de l’élément est stockée dans le dossier Éléments récupérables .

Utiliser le Centre d'administration Exchange (CAE) pour créer une boîte aux lettres partagée

Des autorisations doivent vous être attribuées avant de pouvoir exécuter cette procédure. Pour connaître les autorisations dont vous avez besoin, consultez l’entrée « Destinataires » dans la rubrique Autorisations des fonctionnalités dans Exchange Online rubrique.

  1. Ouvrez le Centre d’administration Exchange DU CAE.

  2. Accédez à Destinataires>Boîtes aux lettres , puis cliquez sur Ajouter une boîte aux lettres partagée.

  3. Renseignez les champs obligatoires :

    • Nom complet
    • Adresse de messagerie
    • Alias

  4. Cliquez sur Créer pour enregistrer vos modifications et créer la boîte aux lettres partagée.

  5. Sous la section Étapes suivantes , cliquez sur le lien Ajouter des utilisateurs à cette boîte aux lettres .

  6. Pour accorder des autorisations Accès complet ou Envoyer en tant que, cliquez sur le bouton Ajouter des utilisateurs , puis sélectionnez ou recherchez les utilisateurs auxquels vous souhaitez accorder des autorisations. Vous ne savez pas quelle autorisation utiliser ? Consultez Quelles autorisations devez-vous utiliser ? plus loin dans cette rubrique.

    Remarque

    L'autorisation Accès total permet aux utilisateurs d'ouvrir la boîte aux lettres, d'y créer des éléments et de les modifier. L'autorisation Envoyer en tant que permet à toute personne autre que le propriétaire de la boîte aux lettres d'envoyer des courriers électroniques à partir de cette boîte aux lettres partagée. Les deux autorisations sont requises pour que la boîte aux lettres partagée fonctionne.

  7. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications et créer la boîte aux lettres partagée.

Utiliser le CAE pour modifier la délégation de boîte aux lettres partagée

  1. Dans le Centre d’administration Exchange, accédez à Destinataires>boîtes aux lettres. Sélectionnez la boîte aux lettres partagée, puis cliquez sur l’icône Gérer la délégation de boîte aux lettres.

  2. Pour accorder ou supprimer les autorisations Accès complet (Lecture et gestion) et Envoyer en tant que, cliquez sur Modifier en regard du type d’autorisation.

  3. Dans la page Gérer la délégation de boîte aux lettres, vous pouvez supprimer les autorisations déjà ajoutées en cliquant sur les utilisateurs répertoriés (le cas échéant) ou accorder l’autorisation en cliquant sur Ajouter des autorisations , puis sélectionnez les utilisateurs auxquels vous souhaitez accorder des autorisations.

    Remarque

    L'autorisation Accès total permet aux utilisateurs d'ouvrir la boîte aux lettres, d'y créer des éléments et de les modifier. L'autorisation Envoyer en tant que permet à toute personne autre que le propriétaire de la boîte aux lettres d'envoyer des courriers électroniques à partir de cette boîte aux lettres partagée. Les deux autorisations sont requises pour que la boîte aux lettres partagée fonctionne.

  4. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

  5. Cliquez sur Fermer pour fermer la page Autorisations de boîte aux lettres ajoutées/supprimées.

Utiliser une boîte aux lettres partagée

Pour savoir comment les utilisateurs peuvent accéder aux boîtes aux lettres partagées et les utiliser, case activée les articles suivants :

Utiliser Exchange Online PowerShell pour créer une boîte aux lettres partagée

Pour vous connecter à Exchange Online PowerShell, voir Connexion à Exchange Online PowerShell.

Cet exemple crée la boîte aux lettres partagée Sales Department et octroie les autorisations Full Access (Accès total) et Send on Behalf (Envoyer de la part de) au groupe de sécurité MarketingSG. Les autorisations d'accès à la boîte aux lettres seront accordées aux utilisateurs membres du groupe de sécurité.

Remarque

Cet exemple suppose que vous avez déjà créé le groupe de sécurité MarketingSG et que ce dernier est à extension messagerie. Consultez la rubrique Gérer les groupes de sécurité à extension de messagerie.

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess -InheritanceType All

Pour obtenir des informations détaillées sur la syntaxe et les paramètres, voir New-Mailbox.

Quelles autorisations devez-vous utiliser ?

Avant d’apporter des modifications à vos enregistrements DNS, nous vous recommandons fortement de réduire les valeurs de durée de vie (TTL) de chaque enregistrement DNS que vous souhaitez modifier à leur intervalle minimal. La valeur TTL détermine la durée de maintien en cache d’un enregistrement DNS sur les serveurs DNS. La définition d’un intervalle plus petit, comme 5 ou 10 minutes, vous permettra d’annuler les modifications plus rapidement au cas où vous auriez besoin de revenir à la configuration d’origine. Si vous n’avez pas besoin de changer la durée de vie de vos enregistrements DNS, n’apportez aucune autre modification tant que l’intervalle TTL d’origine n’est pas écoulé.

  • Accès total : l'autorisation Accès total permet à un utilisateur d'ouvrir la boîte aux lettres partagée et d'agir comme le propriétaire de cette boîte aux lettres. Une fois qu'il a accédé à la boîte aux lettres partagée, l'utilisateur peut créer des éléments de calendrier, lire, afficher, supprimer et modifier des courriers électroniques, créer des tâches et contacts de calendrier. Toutefois, un utilisateur doté d'une autorisation Accès total ne peut pas envoyer de messages à partir de la boîte aux lettres partagée à moins de disposer de l'autorisation Envoyer en tant que ou Envoyer de la part de.

  • Envoyer en tant que: l'autorisation Envoyer en tant que permet à un utilisateur d'emprunter l'identité du propriétaire de la boîte aux lettres partagée pour envoyer des messages. Par exemple, si Kweku se connecte à la boîte aux lettres partagée du service Marketing et envoie un message, le service Marketing semblera en être l'expéditeur.

  • Envoyer de la part de: l'autorisation Envoyer de la part de permet à l'utilisateur d'envoyer des messages de la part de la boîte aux lettres partagée. Par exemple, si John se connecte à la boîte aux lettres partagée Reception Building 32 et envoie un message, ce dernier semblera avoir été envoyé par « John de la part de Reception Building 32 ». Vous ne pouvez pas utiliser le CAE pour accorder des autorisations Envoyer de la part. Vous devez utiliser l’applet de commande Set-Mailbox avec le paramètre GrantSendonBehalf .

Informations supplémentaires

Pour plus d’informations sur les raccourcis clavier qui peuvent s’appliquer aux procédures décrites dans cette rubrique, consultez Raccourcis clavier pour le Centre d’administration Exchange.