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Planifier la conformité et l’archivage dans Outlook 2010

Office 2010

Mise à jour : 17 mars 2011

Les fonctionnalités de stratégie de rétention et d’archivage personnel de Microsoft Outlook 2010 et d’Exchange Server 2010 peuvent permettre aux utilisateurs de rester en conformité avec les stratégies de rétention de courrier et de disposer d’un espace pour stocker leurs informations critiques. Cet article vous aide à planifier un déploiement des deux fonctionnalités.

Même si votre organisation n’applique pas de manière stricte la conformité, l’Archive personnelle est une solution idéale pour faire en sorte que votre organisation abandonne les fichiers de dossiers personnels Microsoft Outlook (.pst) ou les solutions d’archivage tierces.

Les stratégies d’archivage sont disponibles uniquement lorsque vous utilisez Outlook 2010 dans le cadre de Microsoft Office Professionnel Plus 2010 avec un compte Exchange Server 2010, et que l’administrateur Exchange a activé l’archivage personnel. Pour plus d’informations, voir Licences requises pour l’archivage personnel et les stratégies de rétention (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=213850&clcid=0x40C) (éventuellement en anglais).

Dans cet article :

Planification d’un déploiement de stratégie de rétention

La stratégie de rétention constitue un moyen efficace pour appliquer des stratégies de rétention de courrier électronique sur des messages stockés sur un serveur Exchange Server 2010. De plus, cette fonctionnalité peut aider les utilisateurs à respecter leur quota de boîte aux lettres. La stratégie de rétention peut être appliquée au niveau de la boîte aux lettres, du dossier ou simplement du message et elle est prise en charge uniquement pour les messages électroniques. Les autres types de messages, tels que les éléments de tâches ou de calendriers, ne sont pas pris en charge avec Outlook 2010 et Exchange Server 2010. Pour que la stratégie de rétention puisse être appliquée, les messages électroniques doivent être stockés dans une boîte aux lettres ou une archive personnelle sur un ordinateur Exchange Server.

Dans le cadre de la planification d’un déploiement de stratégie de rétention, il convient de prendre en compte les étapes clés suivantes :

  • Collaborez avec le service juridique ou chargé de la conformité de votre société afin de définir les stratégies.

  • Déterminez la combinaison de stratégies de boîtes aux lettres, de dossiers et d’utilisateurs la plus appropriée.

  • Effectuez la mise à niveau des utilisateurs vers la Stratégie de rétention.

  • Informez les utilisateurs au sujet de la stratégie de rétention.

  • Les utilisateurs soumis à investigation doivent être placés à l’état Blocage de rétention ou Mise en suspens pour des raisons juridiques.

Définition des stratégies de rétention

La détermination des stratégies de rétention disponibles pour votre organisation, vos services et vos utilisateurs doit être le fruit d’une conversation entre votre service juridique ou de conformité et vous. Il se peut que votre société soit soumise à des réglementations gouvernementales ou supplémentaires pouvant être appliquées à l’aide de stratégies de rétention. Les différents services pouvant être soumis à différentes réglementations, il convient d’organiser les stratégies en groupes logiques et faciles à gérer. Une fois que vous avez compris les stratégies que votre société doit respecter, vous pouvez déterminer la meilleure manière de les implémenter.

Les balises personnelles sont des stratégies que les utilisateurs peuvent appliquer à des messages et des dossiers spécifiques qu’ils ont créés. Lors de la définition des stratégies que les utilisateurs vont suivre, nous vous recommandons de ne pas utiliser plus de 10 balises personnelles. Une quantité supérieure peut s’avérer contre-productive. De plus, dans la galerie Attribuer une stratégie dans le Ruban, Outlook n’affiche que 10 balises personnelles à la fois. Si un utilisateur doit accéder à plus de 10 balises personnelles, il peut sélectionner Autres stratégies de rétention dans la galerie Attribuer une stratégie.

Détermination des types de stratégies à créer

Maintenant que vous savez quels groupes d’utilisateurs nécessitent quelles stratégies de rétention, vous pouvez déterminer comment implémenter ces stratégies.

Il existe trois principaux types de stratégies de rétention :

  1. Balise de stratégie par défaut   Il s’agit d’une stratégie déployée par l’administrateur Exchange qui est appliquée à tous les dossiers créés par l’utilisateur et tous les messages électroniques contenus dans la boîte aux lettres d’un utilisateur. Cette stratégie ne peut pas être modifiée par l’utilisateur. Il s’agit du seul type de stratégie qui garantit qu’au moins une stratégie sera appliquée à tous les messages électroniques.

  2. Balise de stratégie de rétention   Il s’agit d’un type de stratégie qui peut être appliqué aux dossiers spéciaux suivants dans la boîte aux lettres de l’utilisateur :

    • Boîte de réception

    • Brouillons

    • Éléments envoyés

    • Éléments supprimés

    • Courrier indésirable

    • Boîte d’envoi

    • Flux RSS

    • Problèmes de synchronisation

    • Historique des conversations

    Ff800883.note(fr-fr,office.14).gifRemarque :

    Les stratégies appliqués à ces dossiers spéciaux ne peuvent pas être modifiées par l’utilisateur, même si aucune balise de stratégie de rétention n’est appliquée au dossier.

  3. Balise personnelle   Il s’agit d’un type de stratégie qui apparaît dans l’interface utilisateur de stratégie de rétention afin que l’utilisateur puisse l’appliquer aux dossiers qu’il crée et à des messages électroniques spécifiques.

    1. Les utilisateurs ne peuvent pas appliquer ces stratégies aux dossiers spéciaux répertoriés sous Balise de stratégie de rétention plus haut dans cette section.

    2. Les utilisateurs peuvent appliquer ces stratégies aux messages électroniques contenus dans des dossiers spéciaux, mais pas aux dossiers proprement dits.

    3. Les utilisateurs peuvent appliquer ces stratégies aux dossiers qu’ils ont créés eux-mêmes.

    Ff800883.note(fr-fr,office.14).gifRemarque :

    Les dossiers de recherche ne prennent pas en charge les stratégies de rétention car ils ne contiennent pas réellement de messages électroniques.

Balises personnelles

Pour que les utilisateurs puissent définir une stratégie de rétention sur un dossier ou un message électronique, ils doivent disposer d’une ou plusieurs balises personnelles. Par défaut, la galerie Attribuer une stratégie du Ruban affiche les 10 premières stratégies (balises personnelles) par ordre alphabétique. Ce menu répertorie les dernières stratégies utilisées. Cependant, à mesure que des stratégies supplémentaires sont utilisées, elles sont affichées par ordre alphabétique dans le Ruban. Lorsqu’un utilisateur applique une stratégie à un dossier à l’aide de la boîte de dialogue de propriétés de dossier, la liste complète des balises personnelles disponibles est affichée.

Les noms des balises personnelles créées pour l’utilisateur doivent décrire clairement le type de contenu qui requiert la stratégie. Par exemple, si les messages électroniques qui mentionnent un brevet doivent être conservés pendant sept ans, créez une stratégie intitulée « Informations sur les brevets » et configurez une rétention de 2 555 jours. Outlook convertit automatiquement le nombre de jours en un format lisible et ajoute la longueur après le titre. Ainsi, dans Outlook, la stratégie affichée sera Informations sur les brevets (7 ans).

Vous devez également ajouter une description de la stratégie de sorte que les utilisateurs puissent savoir quels messages électroniques sont concernés par cette balise personnelle. La description doit indiquer en détail quel est le type de contenu concerné par cette stratégie. Par exemple :
Stratégie : Informations sur les brevets (7 ans)
Description : tous les messages électroniques en rapport avec des brevets.

Voici l’ordre de priorité d’application d’une stratégie sur un message électronique :

  1. Stratégie sur le message électronique (balise personnelle)

  2. Stratégie sur le dossier qui contient le message électronique

  3. Stratégie sur le parent de ce dossier et sur les dossiers parents plus haut dans la hiérarchie

  4. Stratégie sur la boîte aux lettres (balise de stratégie par défaut)

Exemple : un utilisateur a un dossier nommé Documents financiers auquel est appliquée la stratégie de rétention Finance (– 3 ans). L’un des messages électroniques contenus dans le dossier décrit la stratégie du service financier et réside dans le dossier Documents financiers, à des fins de référence. L’utilisateur peut marquer ce message électronique avec une stratégie de rétention Référence (– Jamais) de sorte que les messages électroniques ne soient jamais supprimés, bien que la stratégie du dossier soit Finance (– 3 ans).

Listes de distribution

Si votre organisation utilise des listes de distribution, une balise personnelle qui supprime les messages électroniques après une à quatre semaines peut aider les utilisateurs à gérer leur quota de boîte aux lettres. Ils peuvent créer une règle Outlook de façon à appliquer automatiquement la stratégie aux messages électroniques ou à faire en sorte que les messages soient remis dans un dossier sur lequel la stratégie est appliquée.

Période d’acclimatation et de formation à la stratégie de rétention

Il convient de former les utilisateurs à la stratégie de rétention afin de s’assurer qu’ils savent comment utiliser le système correctement et comprennent quand et pourquoi leurs messages électroniques sont supprimés. Vous devez veiller à ce que les utilisateurs comprennent pourquoi les données sont conservées ou supprimées, de sorte qu’ils puissent appliquer les balises personnelles de manière appropriée, et vous assurer qu’ils aient connaissance du contenu qui sera détruit après un certain délai.

Étapes suggérées :

  1. Affectez des stratégies aux boîtes aux lettres des utilisateurs et placez leurs boîtes aux lettres à l’état Blocage de rétention. Cela empêchera qu’une stratégie supprime des messages électroniques. Pour plus d’informations, voir Placer une boîte aux lettres en blocage de rétention (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195158&clcid=0x40C).

  2. Donnez aux utilisateurs des instructions sur la façon d’utiliser la stratégie de rétention. Expliquez-leur que durant cette période d’acclimatation, ils devront appliquer des stratégies aux dossiers et aux messages, sinon les messages anciens pourraient être supprimés. Pour plus d’informations, voir Affecter une stratégie de rétention à des messages électroniques (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195157&clcid=0x40C).

  3. Quelques jours avant la fin de la période d’acclimatation, rappelez aux utilisateurs quelle est la date butoir d’acclimatation.

  4. Une fois cette date butoir atteinte, supprimez le Blocage de rétention pour les utilisateurs.

Il est très important d’instaurer une période d’acclimatation afin d’aider les utilisateurs à s’habituer à travailler avec la fonctionnalité Stratégie de rétention. Les utilisateurs doivent être en mesure d’appliquer les balises personnelles correctes aux dossiers corrects et doivent s’habituer à l’idée que leurs informations seront supprimées automatiquement. Nous vous recommandons de laisser aux utilisateurs un délai de trois mois pour s’habituer à la stratégie de rétention avant de supprimer le Blocage de rétention de leurs boîtes aux lettres. De cette manière, ils auront accès aux fonctionnalités de stratégie de rétention avant que leurs informations ne soient détruites. Cela facilite l’intégration de la stratégie de rétention à leurs flux de travail et leur permet de mieux comprendre ce qui se passe avec leurs messages électroniques.

Ff800883.Warning(fr-fr,office.14).gifAvertissement :

Si vous ne mettez pas en place une période d’acclimatation, des messages électroniques importants risquent d’être supprimés avant que les utilisateurs puissent appliquer une stratégie plus longue.

De même, durant toute période pendant laquelle les utilisateurs ne vérifieront pas leurs messages électroniques (par exemple en cas de congé), vous devez placer leurs boîtes aux lettres en Blocage de rétention afin que leurs informations ne soient pas supprimées accidentellement. Une fois les utilisateurs de retour au travail, vous pouvez désactiver le Blocage de rétention après leur avoir laissé suffisamment de temps pour vérifier et trier leur courrier.

Ff800883.Important(fr-fr,office.14).gifImportant :

Si vous utilisez une balise de stratégie par défaut ou une balise de stratégie de rétention sur la boîte aux lettres ou sur des dossiers spéciaux de l’utilisateur et que celui-ci utilise le mode mis en cache pour se connecter à Exchange, vous observerez une dégradation initiale des performances d’Outlook durant la mise à jour du profil Outlook de l’utilisateur avec les informations relatives à la stratégie. La durée nécessaire au traitement du fichier de données dépend de sa taille et de la rapidité de l’ordinateur. Les utilisateurs doivent être informés de l’impact sur les performances lors de la mise à jour de leur boîte aux lettres.

En guise d’alternative, vous pouvez supprimer le profil Outlook de l’utilisateur et créer un profil pour ce compte. Lorsque l’utilisateur démarre Outlook, Outlook télécharge les messages électroniques avec les informations de stratégie déjà ajoutées. Selon la taille de la boîte aux lettres du compte, cette opération peut être plus rapide que la mise à jour du compte existant. Toutefois, après la création d’un profil avec ce compte, tous les messages devront être réindexés afin que la recherche soit possible dans Outlook.

Formation des utilisateurs quant à la fonctionnalité Stratégie de rétention

Les utilisateurs doivent être informés des aspects suivants relatifs à la stratégie de rétention car ils affecteront leur expérience et l’efficacité globale des stratégies de rétention de votre société. Pour plus d’informations, voir Affecter une stratégie de rétention à des messages électroniques (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195157&clcid=0x40C).

  • Les utilisateurs doivent vérifier et modifier si nécessaire les stratégies de rétention appliquées à leurs dossiers de sorte qu’aucun message ne soit supprimé accidentellement à l’issue de la période d’acclimatation.

  • Durant la période d’acclimatation, les stratégies de rétention ne supprimeront pas automatiquement les messages.

  • La balise de stratégie par défaut supprime tous les messages électroniques dont l’ancienneté est supérieure à la longueur de la stratégie, à moins que les utilisateurs ne modifient la stratégie de rétention sur leurs dossiers ou sur des messages électroniques spécifiques. La longueur de rétention de la balise de stratégie par défaut doit être indiquée clairement.

  • Il est impossible pour les utilisateurs de modifier la stratégie de dossier sur des dossiers spéciaux tels que Boîte de réception, Éléments envoyés et Éléments supprimés. S’il existe une stratégie sur les dossiers spéciaux, elle doit être indiquée clairement.

  • Si les utilisateurs souhaitent que des messages d’un dossier spécial soient soumis à une stratégie différente, ils peuvent appliquer manuellement une balise personnelle à ces messages.

  • Si un utilisateur ajoute une balise personnelle à un message électronique, cette balise personnelle est prioritaire par rapport à la stratégie de dossier ou à la balise de stratégie par défaut.

  • La stratégie de rétention s’applique uniquement aux messages électroniques. Par conséquent, aucune réunion et aucun rendez-vous dans les calendriers ne sera supprimé.

  • Les sous-dossiers héritent de la stratégie de rétention de leur dossier parent.

  • La stratégie de rétention ne supprime pas les messages contenus dans les fichiers de données Outlook (.pst).

  • Les utilisateurs peuvent appliquer une stratégie de rétention à un message à l’aide de la galerie Attribuer une stratégie dans le Ruban.

  • Les utilisateurs peuvent appliquer une stratégie de rétention à des dossiers qu’ils ont créés à l’aide de l’option Définir la stratégie de dossier dans la galerie Attribuer une stratégie.

  • Les utilisateurs peuvent obtenir une liste de tous les messages qui expireront dans les 30 jours en sélectionnant Afficher les éléments expirant bientôt dans la galerie Attribuer une stratégie.

  • Les utilisateurs peuvent déterminer la stratégie de rétention appliquée à un message en regardant sous la ligne CC dans le volet de lecture ou au bas de l’inspecteur de lecture.

Utilisateurs sous investigation ou sous mise en suspens pour des raisons juridiques

Il existe deux options de mise en suspens pour des raisons juridiques avec Outlook 2010 et Exchange Server 2010 : le blocage de rétention et le blocage pour litige. Le blocage de rétention indique clairement à l’utilisateur que la boîte aux lettres a été mise en suspens. Le blocage pour litige est silencieux et ne signale pas à l’utilisateur que la boîte aux lettres est sous investigation.

Le tableau suivant récapitule les fonctionnalités disponibles avec le blocage de rétention et le blocage pour litige. Les fonctionnalités Éléments récupérables et Copie sur écriture sont expliquées dans les sections suivantes.

Fonctionnalité Blocage de rétention Blocage pour litige

Des stratégies de rétention sont appliquées sur le serveur

Non

Oui. Les suppressions sont capturées dans un dossier masqué dans la boîte aux lettres de l’utilisateur et ne sont donc pas détruites.

Des stratégies d’archivage sont appliquées sur le serveur

Non

Oui

Le conteneur Éléments récupérables peut se vider

Oui

Non

La Copie sur écriture est activée

Non

Oui

Récupérer les éléments supprimés

Le dossier Récupérer les éléments supprimés dans Exchange, anciennement appelé Conteneur de dépôt, constitue une zone de stockage pour les éléments supprimés par l’utilisateur dans Outlook, Microsoft Outlook Web Access (OWA) et d’autres clients de messagerie. Les utilisateurs peuvent récupérer les éléments qu’ils ont supprimés dans Outlook et OWA en accédant au dossier Récupérer les éléments supprimés. Pour plus d’informations, voir Récupérer des éléments supprimés (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195172&clcid=0x40C).

Par défaut, le dossier Récupérer les éléments supprimés conserve les éléments supprimés pendant 14 jours ou jusqu’à ce que le quota de stockage soit atteint. Le dossier Récupérer les éléments supprimés supprime les éléments selon le principe du « premier entré, premier sorti » (FIFO) si le quota de stockage du dossier est dépassé. Si le blocage pour litige pour la boîte aux lettres d’un utilisateur est activé, le dossier Récupérer les éléments supprimés ne peut pas être vidé à l’aide de l’une de ces méthodes. Cela permet de pouvoir consulter et récupérer les données qui ont été supprimées. Pour plus d’informations, voir Présentation de la conservation légale (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195174&clcid=0x40C).

Copie sur écriture

Avec Exchange Server 2010, vous pouvez vous assurer que toutes les versions d’un message électronique sont enregistrées avec la fonctionnalité Copie sur écriture. Cette fonctionnalité copie la version d’origine d’un message électronique qui a été modifié et la stocke dans un dossier masqué nommé Versions. Les propriétés d’un message électronique qui peuvent déclencher une copie sont répertoriées dans Présentation de la conservation légale (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195174&clcid=0x40C). Cette fonctionnalité est activée automatiquement au moyen du blocage pour litige.

Utilisation du blocage de rétention

Si vous avez un utilisateur dont les messages électroniques sont soumis à investigation et ne doivent pas être supprimés, le blocage de rétention peut être activé pour la boîte aux lettres de cet utilisateur. Grâce au blocage de rétention, vous pouvez afficher un commentaire en mode Backstage qui informe l’utilisateur de l’état de blocage de rétention. Si les utilisateurs ont une archive personnelle, ils doivent déplacer manuellement les messages vers l’archive. Le blocage de rétention empêche le serveur de laisser les stratégies de rétention et d’archivage supprimer ou déplacer des messages.

Lorsque la boîte aux lettres d’un utilisateur est en blocage de rétention, son quota doit être augmenté afin de pouvoir conserver les messages électroniques en rapport avec l’investigation.

Lorsqu’un utilisateur est placé en blocage de rétention, il doit être informé des points suivants :

  • Les stratégies de rétention et stratégies d’archivage ne supprimeront et ne déplaceront plus de messages.

  • L’utilisateur peut déplacer manuellement les messages vers l’archive personnelle, s’il en possède une.

Utilisation du blocage pour litige

Si vous avez un utilisateur fréquemment soumis à investigation ou soumis à plusieurs investigations en même temps, le blocage pour litige permet de vous assurer que tous ses messages électroniques sont conservés sans affecter son expérience de messagerie électronique. En cas d’activation du blocage pour litige, Outlook ne signale pas à l’utilisateur que sa boîte aux lettres est bloquée, ce qui peut être utile à des fins d’investigation interne.

Du fait que les stratégies de rétention et d’archivage autorisent les utilisateurs à supprimer et à déplacer des messages, le blocage pour litige permet à l’utilisateur de travailler comme s’il n’était pas sous investigation. Le dossier Récupérer les éléments supprimés capture tous les éléments supprimés et la fonctionnalité Copie sur écriture capture toutes les versions des messages électroniques. La combinaison de ces fonctionnalités élimine la nécessité de devoir conserver des informations susceptibles d’être pertinentes à une investigation. Pour plus d’informations, voir Présentation de la conservation légale (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195174&clcid=0x40C).

Planification d’un déploiement d’archive personnelle

Une archive personnelle peut servir à remplacer les fichiers de données Outlook (.pst) utilisés pour archiver les messages électroniques dans votre organisation. Elle procure également aux utilisateurs davantage d’espace de stockage pour tous les messages qu’ils doivent conserver à des fins de conformité.

Dans le cadre de la planification d’un déploiement d’archive personnelle, il convient de prendre en compte les étapes clés suivantes :

  • Déterminez les stratégies d’archivage de votre organisation.

  • Formez les utilisateurs en ce qui concerne la fonctionnalité Archive personnelle.

  • Gérez les fichiers de données Outlook (.pst) dans votre organisation.

Détermination des stratégies d’archivage

Par défaut, les stratégies d’archivage suivantes sont créées pour un utilisateur lorsqu’une archive personnelle lui est donnée :

  • Stratégie par défaut (– 2 ans)   La stratégie d’archivage par défaut s’applique à la boîte aux lettres entière d’un utilisateur. Elle archive tous les messages électroniques dont la date de réception est antérieure à 2 ans.

  • Balises personnelles   Par défaut, les balises personnelles suivantes sont données aux utilisateurs pour une application sur leurs dossiers et messages électroniques.

    • 6 mois

    • 1 an

    • 2 ans

    • 5 ans

    • Jamais

Les stratégies d’archivage ne peuvent pas être appliquées par le biais d’Exchange à des dossiers spéciaux dans la boîte aux lettres d’un utilisateur, tels que les dossiers Boîte de réception et Éléments envoyés. Par défaut, tous les dossiers de la boîte aux lettres de l’utilisateur héritent de la stratégie par défaut, mais l’utilisateur peut modifier la stratégie sur tout dossier ou message électronique à l’aide de balises personnelles.

Formation des utilisateurs en ce qui concerne la fonctionnalité Archive personnelle

Les utilisateurs doivent être informés des aspects suivants de la fonctionnalité Archive personnelle, car celle-ci affectera leur expérience et leur utilisation de la messagerie. Nous recommandons d’instaurer une période d’acclimatation durant laquelle des stratégies d’archivage sont configurées sur les dossiers de boîtes aux lettres des utilisateurs, afin que ceux-ci ne soient pas surpris quand, d’un jour à l’autre, leurs messages seront déplacés vers l’archive.

  • L’archive personnelle ne peut pas être utilisée lorsque l’utilisateur est hors connexion ou s’il est impossible d’établir une connexion à l’ordinateur Exchange Server de l’utilisateur.

  • Durant une tranche horaire de 24 heures, Exchange Server déplace automatiquement les messages électroniques prêts à être archivés. Par conséquent, les utilisateurs qui définissent une stratégie d’archivage sur un dossier ne constateront pas immédiatement le résultat de cette action.

  • Il n’existe aucun moyen pour l’utilisateur d’archiver des messages immédiatement à l’aide d’Exchange Server. Les messages devant être archivés immédiatement doivent être déplacés vers l’archive par l’utilisateur.

  • La fonctionnalité d’archivage automatique ne sera pas accessible à l’utilisateur et n’archivera pas les messages. Si des utilisateurs ont configuré l’archivage automatique de façon à supprimer ou déplacer des messages vers un fichier de données Outlook (.pst), ils doivent appliquer les stratégies de rétention et d’archivage appropriées afin d’obtenir le même effet.

  • Les dossiers créés dans l’archive ont la même stratégie de rétention que dans la boîte aux lettres. De même, les messages dans l’archive ont la même stratégie de rétention (le cas échéant) que dans la boîte aux lettres. Les messages soumis à une stratégie de rétention expireront dans l’archive personnelle.

Gestion des fichiers de données Outlook (.pst) dans votre organisation

Pour vous assurer que le courrier électronique de votre organisation n’est pas déplacé en dehors de la boîte aux lettres de l’utilisateur ou de l’infrastructure de conformité de votre organisation, vous pouvez déployer la clé de Registre DisableCrossAccountCopy. Celle-ci empêche l’utilisateur d’enregistrer les informations dans un fichier de données Outlook (.pst) ou de les copier vers un autre compte de messagerie dans Outlook. Vous pouvez déployer cette clé de Registre en l’ajoutant manuellement au Registre de l’utilisateur ou par le biais du paramètre Empêcher la copie ou le déplacement d’éléments entre les comptes dans la stratégie de groupe.

Cette clé de Registre procure davantage de contrôle que les deux clés de Registre DisablePST et PSTDisableGrow habituellement utilisées dans Outlook 2010. Étant donné qu’elle empêche les utilisateurs de déplacer des données en dehors des comptes restreints sans toutefois limiter leur utilisation de fichiers .pst, elle autorise les utilisateurs à utiliser des comptes de messagerie personnels dans Outlook susceptibles de transférer des messages électroniques vers un fichier .pst. Les utilisateurs ont également la possibilité de lire et de copier des messages à partir de leur fichier .pst existant. Pour ces raisons, il est recommandé de recourir à la clé de Registre DisableCrossAccountCopy afin d’éliminer la nécessité de faire appel aux clés de Registre DisablePST et PSTDisableGrow. Vous pouvez également, si vous le souhaitez, empêcher les utilisateurs de copier des données à partir de leurs listes synchronisées dans Produits Microsoft SharePoint 2010.

La clé de Registre DisableCrossAccountCopy se trouve dans HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\.

Entrée de Registre Type Valeur Description Déploiement

DisableCrossAccountCopy

REG_MULTI_SZ

Trois valeurs de chaînes peuvent être définies pour cette clé de Registre :

  1. Un astérisque (*) restreint la copie ou le déplacement de messages en dehors de tout compte ou fichier de données Outlook (.pst).

  2. Nom de domaine du compte de messagerie à restreindre. Vous pouvez spécifier le domaine des comptes que vous souhaitez restreindre. Par exemple, contoso.com.

  3. SharePoint   Cette chaîne restreint la copie ou le déplacement de données à partir de toutes les listes SharePoint.

Définit les comptes ou fichiers de données Outlook (.pst) à partir desquels le déplacement ou la copie de données n’est pas autorisé.

Vous pouvez déployer cette clé de Registre en l’ajoutant manuellement au Registre de l’utilisateur ou par le biais du paramètre Empêcher la copie ou le déplacement d’éléments entre les comptes dans la stratégie de groupe.

Vous pouvez également configurer la clé de Registre DisableCrossAccountCopy dans la stratégie de groupe en activant le paramètre Empêcher la copie ou le déplacement d’éléments entre les comptes sous Configuration utilisateur\Modèles d’administration\Microsoft Outlook 2010\Paramètres du compte\Exchange.

Si votre organisation a déjà déployé la clé de Registre DisablePST ou PSTDisableGrow, le comportement de la clé de Registre DisableCrossAccountCopy ne sera pas affecté. Si la valeur de Registre DisableCrossAccountCopy est configurée avec Outlook 2010, Outlook ignore les clés de Registre DisablePST et PSTDisableGrow. Dans ce scénario, vous ne pouvez pas éliminer complètement les fichiers de données (.pst) Outlook. Toutefois, aucune donnée d’entreprise ne peut être déplacée vers les fichiers de données (.pst) Outlook lorsque la clé DisableCrossAccountCopy est définie.

Si certains de vos utilisateurs n’utilisent pas Outlook 2010, vous pouvez déployer les trois clés simultanément. Toutefois, pour la plupart des organisations, les clés de Registre DisablePST et PSTDisableGrow sont inutiles.

Voici la liste des restrictions imposées sur la copie ou le déplacement de messages électroniques en dehors d’un compte ou d’un fichier de données Outlook (.pst) :

  • Les utilisateurs ne peuvent pas glisser-déplacer des messages à partir d’un compte restreint vers un autre compte ou fichier de données Outlook (.pst).

  • Les utilisateurs ne peuvent pas recourir au menu Déplacer pour déplacer ou copier des messages à partir d’un compte restreint vers un autre compte ou fichier de données Outlook (.pst).

  • Lors de l’utilisation de l’archivage automatique, tous les comptes ayant été restreints ne peuvent accéder à l’option d’archivage des données.

  • Dans le menu Nettoyer la boîte aux lettres du mode Backstage, l’option Archive ne mentionne pas les comptes restreints comme option pour l’archivage.

  • Les règles ne déplacent pas de messages en dehors des comptes restreints.

  • Les utilisateurs ne sont pas en mesure d’exporter de messages à partir des comptes restreints.

  • La fonctionnalité Nettoyer ne supprime pas les parties redondantes des conversations électroniques dans les comptes restreints.

Pour empêcher les utilisateurs de déplacer ou de copier des messages à partir de comptes restreints vers leur ordinateur, vous pouvez déployer la clé de Registre DisableCopyToFileSystem.

La clé de Registre DisableCopyToFileSystem se trouve dans HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\.

Entrée de Registre Type Valeur Description Déploiement

DisableCopyToFileSystem

REG_MULTI_SZ

Trois valeurs de chaînes peuvent être définies pour cette clé de Registre :

  1. Un astérisque (*) empêche l’utilisateur de faire glisser des messages à partir d’un compte ou d’un fichier de données Outlook (.pst) vers l’ordinateur.

  2. Nom de domaine du compte de messagerie à restreindre. Vous pouvez spécifier le domaine des comptes que vous souhaitez restreindre. Par exemple, contoso.com.

  3. SharePoint   Cette chaîne empêche l’utilisateur de faire glisser des données à partir de toutes les listes SharePoint vers l’ordinateur.

Définit les comptes ou fichiers de données Outlook (.pst) à partir desquels l’utilisateur n’est pas autorisé à faire glisser des messages.

Pour déployer cette clé de Registre, vous pouvez l’ajouter manuellement au Registre de l’utilisateur.

Historique des modifications

Date Description

17 mars 2011

2011/03/14

2012/05/16

Publication initiale

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