Configurer les paramètres d'archivage au niveau du domaine

Dernière modification de la rubrique : 2011-04-08

Vous pouvez modifier, pour un domaine, les paramètres de période de rétention des messages et de mise en suspens pour des raisons juridiques. Les paramètres de domaine remplacent les paramètres par défaut de la société.

Pour modifier les paramètres d'archivage associés à un domaine

1. Dans Administration Center, cliquez sur l'onglet Administration, puis sur l'onglet Domaines.

2. Cliquez sur le domaine approprié.

3. Dans la section Paramètres du service du volet central, en regard de Paramètres d'archivage, cliquez sur Modifier.

4. Sélectionnez Activer ou Désactiver dans la zone Suspens pour raisons juridiques afin d'activer ou de désactiver pour le domaine la fonction de mise en suspens pour des raisons juridiques. Les messages atteignant la fin de la période de rétention ne sont pas détruits tant que la mise en suspens pour des raisons juridiques est activée.

5. Dans la zone Période de rétention, définissez la durée pendant laquelle les messages sont conservés dans l'archive avant d'être détruits.

6. Définissez les paramètres d'archivage, puis cliquez sur Enregistrer.

Configuration d'utilisateurs

Vous devez créer des comptes pour les utilisateurs dont le courrier sera archivé. Le courrier adressé aux adresses de messagerie d'utilisateur pour lesquelles aucun compte d'utilisateur n'existe dans Administration Center est supprimé. Il est donc essentiel que toutes les adresses principale, secondaire, de messagerie instantanée et Bloomberg soient configurées pour chaque utilisateur avant l'archivage.

Remarque :
Le système de messagerie Bloomberg est un outil de communication standard au sein de la communauté des marchés financiers.

Les utilisateurs peuvent être configurés individuellement ou de manière groupée.

Pour ajouter un utilisateur individuel

1. Dans Administration Center, cliquez sur l'onglet Administration, puis sur l'onglet Utilisateurs.

2. Cliquez sur Ajouter un utilisateur dans le volet Tâche.

3. Entrez l'adresse de messagerie principale de l'utilisateur dans le champ Adresse de messagerie principale.

4. Cliquez sur Enregistrer.

5. Pour rechercher le nouveau compte, tapez l'adresse de messagerie dans le champ de recherche, puis cliquez sur Recherche.

6. Cliquez sur le compte de messagerie principal.

7. Cliquez sur Modifier dans le volet Paramètres utilisateur pour configurer le prénom, le nom, la langue et le fuseau horaire de l'utilisateur.

8. Cliquez sur Ajouter dans le volet Adresses de messagerie et de messagerie instantanée pour ajouter d'autres adresses de messagerie, notamment Bloomberg, messagerie instantanée, et Hors connexion (autre). Les adresses Hors connexion (autre) sont requises pour recevoir les messages électroniques de notification de réinitialisation du mot de passe ou d'urgence.

Vous pouvez également ajouter ou modifier le mot de passe de l'utilisateur, les autorisations Administration Center, les rôles d'archivage et les restrictions IP dans le volet Sécurité.

Pour ajouter des utilisateurs de manière groupée, vous pouvez créer, dans Microsoft Office Excel, un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV) contenant la liste des noms d'utilisateur et d'autres informations, puis télécharger ce fichier dans Administration Center.

Remarque :
Pour utiliser la fonctionnalité Importer des utilisateurs à partir d'un fichier d'Administration Center, vous devez disposer du rôle d'administrateur ou de gestionnaire de comptes au niveau de la société.

Pour créer une liste d'utilisateurs dans un fichier CSV

1. Ouvrez Microsoft Office Excel.

2. Entrez les informations utilisateur suivantes sous la forme de valeurs séparées en plaçant les informations de chaque utilisateur sur une seule ligne.

   • Adresse de messagerie principale (obligatoire)

   • Prénom

   • Nom

   • Adresse de messagerie secondaire

   • Adresses de messagerie instantanée

   Remarque :
   Séparez la partie alias de l'adresse de messagerie instantanée du nom du fournisseur de messagerie instantanée à l'aide d'une barre oblique inverse (\). Par exemple, « lukaa\msn » est une adresse de messagerie instantanée.

   • Autres adresses de messagerie

   Remarque :
   Ajouter « alt: » au début de toutes les autres adresses de messagerie de l’utilisateur. Par exemple, « alt:david@contoso.com ». Vous pouvez spécifier une adresse de messagerie autre qui peut être utilisée pour vous contacter en cas d'indisponibilité de votre adresse de messagerie habituelle.

3. Enregistrez le fichier au format CSV.

l'exemple suivant illustre un fichier d'utilisateurs comportant deux utilisateurs. Le premier utilisateur (Pilar Ackerman) a une adresse de messagerie secondaire et une adresse de messagerie instantanée ; le deuxième utilisateur (Jim Hance) a deux autres adresses de messagerie.

Une fois que vous avez créé une liste d'utilisateurs dans un fichier CSV, vous pouvez l'importer dans EHA.

Pour importer le fichier d'utilisateurs au format CSV

1. Dans Administration Center, cliquez sur l'onglet Administration, puis sur l'onglet Utilisateurs.

2. Dans le volet Tâches, cliquez sur Importer des utilisateurs à partir d'un fichier.

3. Dans le champ Envoyer des notifications d'état à l'adresse de messagerie suivante, tapez l'adresse de messagerie à laquelle les informations d'état du téléchargement seront envoyées.

4. Cliquez Parcourir en regard du champ Spécifiez le fichier de liste d'utilisateurs pour parcourir les fichiers et sélectionner le fichier CSV que vous avez créé.

5. Pour désactiver tous les comptes d'utilisateurs qui ne sont pas inclus dans votre fichier d'utilisateurs une fois que vous avez correctement téléchargé ce dernier, activez la case à cocher Désactiver tous les utilisateurs qui ne sont pas spécifiés dans le fichier.

6. Sélectionnez d'autres paramètres en fonction de vos besoins.

7. Cliquez sur Enregistrer pour commencer le processus d'importation.

Une fois que vous avez lancé le processus de téléchargement, EHA envoie les notifications d'état à l'adresse de messagerie de l'administrateur que vous avez spécifiée.

Si les nouveaux comptes d'utilisateurs n'ont pas été ajoutés à vos services, le processus n'a pas été correctement effectué. Par conséquent, il est possible que le format du fichier CVS ne soit pas valide. Revérifiez la mise en forme de votre fichier CSV, puis renouvelez l'opération de téléchargement dans Administration Center.