Créer et gérer des dossiers
Dernière modification de la rubrique : 2011-04-07
Les dossiers vous aident à organiser les messages et à les trouver rapidement. Vous pouvez créer de nouveaux dossiers sous Mes dossiers, dans le volet Messages des onglets Messages, Révision et Découverte. Vous pouvez également copier des messages vers ces dossiers, les organiser pour répondre à vos besoins en termes de flux de travail et partager des dossiers et leur contenu avec d'autres utilisateurs.
Création de dossiers
Dans le volet des Messages de n'importe quel onglet de la visionneuse d'archives, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier Mes dossiers, puis cliquez sur Nouveau dossier.
Dans la boîte de dialogue Créer un dossier, tapez le nom du dossier à créer, puis cliquez sur OK.
Modification du nom des dossiers
Vous pouvez modifier le nom d'un dossier existant dans le dossier Mes dossiers. Vous ne pouvez renommer que les dossiers que vous avez créés dans le dossier Mes dossiers. Les dossiers standard, tels que Mes messages ou Mes révisions, ne peuvent pas être renommés. Si vous renommez un dossier partagé avec d'autres utilisateurs, la modification est automatiquement appliquée à toute personne autorisée à consulter ce dossier et son contenu. Vous ne pouvez pas renommer les dossiers qu'un autre utilisateur a partagés avec vous.
Pour renommer un dossier
Dans le volet Messages de n'importe quel onglet de la visionneuse d'archives, sous le dossier Mes dossiers, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier à renommer, puis cliquez sur Renommer le dossier.
Dans la boîte de dialogue Renommer le dossier, tapez le nouveau nom et cliquez sur OK.
Suppression de dossiers
Vous pouvez supprimer tout dossier que vous avez créé sous le dossier Mes dossiers dans le volet des messages. Lorsque vous supprimez un dossier, vous supprimez également toutes les copies de messages qu'il contient. Notez que les messages d'origine dans le dossier d'origine sont conservés. Si vous supprimez un dossier partagé avec d'autres utilisateurs, ces utilisateurs ne peuvent plus accéder au dossier et à son contenu.
Pour supprimer un dossier
Dans le volet Messages de n'importe quel onglet de la visionneuse d'archives, sous le dossier Mes dossiers, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier à supprimer, puis cliquez sur Supprimer le dossier.
Cliquez sur OK pour supprimer définitivement le dossier.
Partage de dossiers
Dans la visionneuse d'archives, les dossiers partagés permettent de collecter, d'organiser et de partager des informations avec d'autres utilisateurs de votre organisation. Vous pouvez créer des dossiers sous le dossier Mes dossiers, faire des copies des messages dans chaque dossier, puis partager ces copies avec d'autres utilisateurs.
Vous pouvez partager avec un ou plusieurs utilisateurs n'importe quel dossier que vous créez dans le dossier Mes dossiers. Tout message copié dans un dossier partagé sera accessible pour les utilisateurs indiqués. Vous ne pouvez partager aucun des dossiers standard de la visionneuse d'archives, comme Mes messages ou Mes révisions.
Pour partager un dossier
Dans le volet Messages de la visionneuse d'archives, dans le dossier Mes dossiers, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier à partager, puis cliquez sur Partager le dossier.
Dans la boîte de dialogue Partager le dossier, cliquez sur Ajouter un utilisateur.
Dans la boîte de dialogue Sélectionner des comptes d'utilisateurs, sélectionnez les utilisateurs avec lesquels vous voulez partager le dossier.
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Remarque :Vous pouvez rechercher des utilisateurs par leur prénom, leur nom ou leur alias de messagerie, et trier les résultats par ordre croissant ou décroissant. Vous pouvez également partager le dossier avec un ou plusieurs utilisateurs. Cliquez sur Sélectionner, puis sur Fermer.
Suppression de privilèges de partage sur les dossiers
Vous pouvez à tout moment révoquer l'accès d'un utilisateur à vos dossiers. Lorsque vous supprimez l'accès partagé d'un utilisateur, ce dernier ne peut plus accéder au dossier partagé ni consulter les messages que vous avez copiés dans ce dossier.
Pour supprimer l'accès partagé à un dossier
Dans le volet Mes dossiers de la visionneuse d'archives, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier dont vous souhaitez supprimer le partage, puis cliquez sur Partager le dossier.
Dans la boîte de dialogue Partager le dossier, sélectionnez les utilisateurs dont vous souhaitez révoquer l'accès, puis cliquez sur l'icône de suppression.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Partager le dossier.
Consultation des dossiers partagés
Vous pouvez consulter les messages de n'importe quel dossier qu'un autre utilisateur a partagé avec vous. Les dossiers partagés se trouvent dans le dossier Dossiers des autres du volet Messages, sous les onglets Messages et Découverte de la visionneuse d'archives.
Pour consulter des messages partagés
Dans la visionneuse d'archives, développez le dossier Dossiers des autres pour consulter les dossiers que d'autres utilisateurs ont partagé avec vous.
Cliquez sur le dossier à consulter.
Dans le volet central, double-cliquez sur le message que vous souhaitez afficher.
Copie de messages dans des dossiers
Vous pouvez copier des messages vers un dossier que vous créez dans le dossier Mes dossiers, afin qu'ils puissent être lus ou exportés ultérieurement par vous-même (ou un autre utilisateur).
Pour copier des messages
Sous l'onglet Messages ou Découverte de la visionneuse d'archives, dans le volet central, activez les cases à cocher en regard des messages à copier.
Dans le volet Tâches, cliquez sur Copier dans le dossier.
Effectuez l'une des opérations suivantes :
Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez copier les messages sélectionnés.
Créez un nouveau dossier.
Cliquez sur Sélectionner.