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Description et classement par domaine d’activité des modèles d’application pour WSS

Pour bien montrer la valeur qu’ils peuvent apporter à votre entreprise, les modèles d’application WSS 3.0 ont été mis en parallèle avec les domaines fonctionnels les plus courants d’une organisation. Ce regroupement permet de voir, en contexte, comment appliquer les modèles d’application à des processus ou à des tâches spécifiques. Il aide aussi à mieux comprendre comment ces modèles favorisent la collaboration et accroissent l’efficacité de vos équipes.

Les modèles d’application pour WSS 3.0 sont divisés en deux groupes : les modèles d’administration de site et modèles d’administration de serveur. Ci-dessous, tous les modèles d’administration de serveur en français sont signalés par un astérisque (*).

Vous trouverez aussi une brève description de tous les modèles d’application disponibles pour WSS. Chaque modèle peut être téléchargé individuellement (en anglais). Il suffit de cliquer sur le lien correspondant.

Vous pouvez aussi télécharger les modèles d’application pour WSS 3.0 dans les trois packages suivants :

 

 

Gestion d’entreprise / Finance

Les services chargés de la gestion d’entreprise/gestion financière sont souvent amenés à travailler avec une grande diversité d’applications et de systèmes. Les modèles d’application présentés ici les aident regrouper en un seul lieu des informations de provenances diverses. Par exemple, les modèles d’application permettant de gérer les factures litigieuses et les notes de frais regroupent deux processus financiers distincts dans un même site SharePoint. Dans le cadre de la gestion d’entreprise, un processus de mise en conformité ou une analyse des performances peuvent être grandement simplifiés grâce à un modèle d’application.

Board of Director (Conseil d’administration)

Ce modèle d’application permet de réunir en un seul lieu tous les documents courants qu’un groupe externe de membres peut être amené à conserver : rapports trimestriels, comptes rendus de réunions d’actionnaires et documents de stratégie annuels. Ce modèle permet également de suivre les tâches, les problèmes et les éléments de calendrier de façon à ce que les membres du conseil d’administration disposent d’un seul emplacement pour consulter les informations qui les concernent.

Business Performance Reporting (Rapport de performance de l’entreprise) 

Ce modèle d’application aide les dirigeants d’entreprise à suivre le taux de satisfaction de leurs clients via des études d’opinion et des discussions. Les études sont envoyées via Office InfoPath 2007, puis consolidées par le modèle de façon à donner une réponse générale à toute une série de questions.

Site de prise en charge des processus de conformité *

Ce modèle d’application aide les équipes et les membres exécutifs à superviser la mise en conformité. Via le site, les utilisateurs peuvent spécifier les tâches de contrôle requises pour répondre aux obligations réglementaires. Ils sont également en mesure d’identifier les problèmes de conformité au fur et à mesure qu’ils se présentent. Le modèle d’application met des bibliothèques de documents à la disposition des membres de l’équipe pour stocker tous les fichiers concernés, ainsi qu’un calendrier afin d’assurer le suivi des principales dates d’audit.

Disputed Invoice Management (Gestion des factures litigieuses)

Ce modèle d’application permet aux services de comptabilité client de suivre les factures en cours, et d’évaluer notamment les économies potentielles liées au paiement anticipé des factures. Ce site fournit des modèles utiles pour analyser les raisons de la contestation des factures et permet de garder trace des personnes à contacter pour plus d’informations.

Approbation et remboursement des dépenses *

Ce modèle d’application facilite le processus d’approbation des dépenses et fait ainsi gagner du temps aux approbateurs. Les employés y saisissent leurs notes de frais. Les approbateurs peuvent ensuite contrôler les informations et approuver les paiements. Les utilisateurs surveillent le statut de leur demande de remboursement à l’aide d’une vue filtrée répertoriant les demandes en attente.

Request for Proposal (Appel d’offres)

Ce modèle d’application permet de créer et de publier un appel d’offres, de collecter les offres et d’accepter officiellement l’offre sélectionnée parmi les offres soumises. Ce site facilite aussi la notification d’individus. Il est ainsi très simple de les informer du statut de l’appel d’offres et des offres soumises.


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Ressources humaines

L’équipe chargée des ressources humaines peut s’inspirer de plusieurs modèles d’application pour simplifier des processus d’entreprise complexes et mieux maîtriser la circulation des informations. Les modèles de ce groupe s’adressent plus particulièrement aux équipes des ressources humaines. Rien n’empêche néanmoins de les partager au sein de l’organisation pour présenter aux employés des avantages sociaux ou d’autres informations en libre-service. Les modèles d’application qui constituent une source unique pour les calendriers et les données aident aussi à coordonner les recrutements et à planifier les absences et les congés.

Gestion des demandes de congé et planification des absences *

Ce modèle d’application permet aux employés de gérer leurs demandes d’absence du bureau. Les membres d’une équipe entrent les jours où ils seront indisponibles et peuvent utiliser le système pour confier leurs responsabilités à d’autres pendant leur absence. Le modèle d’application permet aux responsables d’équipe de gérer les demandes de congé. Il leur propose des tableaux de bord qui affichent les utilisateurs auxquels sont attribuées des responsabilités.

Employee Activities Site (Site des activités des employés)

Ce modèle d’application facilite la création d’événements et permet de gérer la participation des employés. Les responsables des activités ont recours au site pour étudier les propositions de nouvelles activités et créer les éléments correspondants dans le calendrier des événements. Les employés utilisent le site pour s’inscrire et suivre les activités auxquelles ils ont participé par le passé.

Employee Self-Service Benefits (Avantages sociaux des employés)

Ce modèle d’application fournit des outils qui permettent à une entreprise de présenter aux employés les avantages sociaux disponibles et aux salariés d’y souscrire.

Employee Training Scheduling and Materials (Calendrier et supports de formation des employés)

Ce modèle d’application aide les formateurs et les employés à gérer les cours et les supports de formation associés. Les formateurs peuvent utiliser ce site pour ajouter de nouveaux cours et présenter les supports de formation. Les employées y ont recours pour planifier leur participation à un cours, garder trace des cours qu’ils ont suivis et apporter leurs commentaires.

Gestion des offres d’emploi et des entretiens *

Ce modèle d’application montre clairement l’avantage de la collaboration. Il aide un recruteur à rechercher les candidats capables d’occuper un poste vacant dans l’entreprise. Le recruteur parvient facilement à gérer les offres d’emploi, à cibler les références et les CV et à coordonner les entretiens. Ce modèle d’application lui permet d’entrer ses commentaires sur le candidat, de manière centralisée, et de formuler ses recommandations pour embaucher ou ne pas embaucher.


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Exploitation / Informatiques

Les modules d’application dédiés aux services informatiques permettent d’assurer le bon fonctionnement de l’exploitation au quotidien et facilitent la gestion des projets. Les modèles de ce groupe couvrent une vaste gamme de solutions d’exploitation, depuis l’organisation et la coordination du service client et des équipes de support jusqu’à la gestion des stocks, des actifs physiques, des réservations de salles et d’équipement. Les équipes informatiques peuvent utiliser ces modèles pour analyser les bogues signalés et traiter les demandes de service.

Base de données des bogues *

Ce modèle d’application permet aux équipes de développement de collecter et de suivre les informations sur les bogues dans leur code. Le modèle permet de consigner les bogues avec des informations telles que les circonstances dans lesquelles le problème apparaît, la catégorie, les commentaires, la priorité et la gravité du bogue. Les catégories de bogues peuvent indiquer les propriétaires des catégories pour que les utilisateurs puissent déterminer rapidement les propriétaires adéquats du bogue.

Centre d’appels *

Ce modèle d’application permet aux équipes d’assurer la gestion des demandes de service des clients, depuis l’identification du problème jusqu’à l’analyse des causes et la résolution. Des tableaux de bord à base de rôles affichent des informations utiles sur chaque demande de service. Une base de connaissances permet aussi de garder trace de tous les documents et articles qui ont servi à résoudre des problèmes rencontrés au préalable par le centre d’appels. Les tableaux de bord insistent sur la gestion et analysent les performances d’après des mesures telles que la durée moyenne de résolution et l’historique des performances des demandes de service.

Services d’assistance *

Ce modèle d’application permet aux équipes d’assurer la gestion des demandes de service. Les membres de l’équipe s’en servent pour identifier une demande de service, rechercher l’origine du problème et suivre le statut de la solution. Le modèle d’application offre des tableaux de bord à base de rôles qui communiquent des informations utiles aux responsables et aux représentants du service client, notamment l’historique des performances.

Suivi du stock *

Ce modèle d’application aide les entreprises à suivre tous les éléments associés au stock. Il permet aux gestionnaires de suivre les niveaux de stock en collectant les saisies manuelles des mises à jour du stock. Les utilisateurs sont avertis dès qu’un article atteint le seuil de réapprovisionnement. Ce modèle permet aussi de gérer les informations sur les clients et les fournisseurs, notamment l’historique des niveaux de stock.

Espace de travail de l’équipe informatique *

Ce modèle d’application aide les équipes à administrer le développement, le déploiement et le support des projets informatiques. Il permet aux utilisateurs de mettre à jour des informations sur les projets, les tâches, les problèmes, les jalons et les bogues. Il comprend également un service d’assistance qui facilite l’acheminement des demandes de service, de leur enregistrement à leur résolution. Des tableaux de bord à base de rôles communiquent des informations utiles aux membres de l’équipe : tâches non affectées et historique des performances, par exemple.

Bibliothèque de prêt *

Ce modèle d’application permet de gérer les actifs dans la bibliothèque d’une organisation. Il gère les propriétés générales des actifs et garde trace des utilisateurs ayant emprunté le bien. Il propose également un tableau de bord bibliothécaire qui permet d’identifier les actifs actuellement disponibles et ceux non rendus. Des notifications automatiques peuvent être envoyées, par courrier électronique, aux emprunteurs en retard.

Gestion et suivi des biens physiques *

Ce modèle d’application aide les équipes à gérer les demandes et à suivre les actifs physiques. Un gestionnaire des biens approuve les demandes et gère les propriétés des biens dans le système (emplacement, conditions, fabricant, modèle, propriétaire actuel et valeur estimée, par exemple).

Réservations de salles et d’équipement *

Ce modèle d’application aide les équipes à optimiser l’utilisation des salles de réunion et des équipements communs. Il permet aux membres de l’équipe d’identifier les heures auxquelles les salles et/ou équipements spécifiques sont disponibles et d’effectuer une réservation pour une heure particulière.


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Suivi de projets / Gestion de produits

Ces modèles ont pour but de faciliter les échanges d’informations et de vous aider à suivre et à administrer un ou plusieurs projets. Avec les modèles d’application de ce groupe, les équipes chargées du suivi de projets et de l’administration des produits peuvent collecter et partager les connaissances de l’équipe en donnant à tous les membres accès à la même page

Budgétisation et suivi de plusieurs projets*

Ce modèle d’application permet aux équipes de projet de suivre et de budgéter plusieurs ensembles d’activités. Il propose des outils d’administration pour la création de projets, l’affectation de nouvelles tâches, l’établissement de diagrammes de Gantt et la définition d’indicateurs de statut courants. Il aide les membres de l’équipe à consolider le statut de plusieurs projets dans une vue unique, et à suivre l’avancement par rapport au budget et au calendrier fixés.

Gestion des demandes de modification *

Ce modèle d’application aide les utilisateurs à suivre les risques associés à un changement de conception. Les membres de l’équipe peuvent envoyer une demande de modification de façon à avertir les parties prenantes des risques que fait courir la modification. Le modèle d’application permet à un membre de l’équipe d’approuver ou de rejeter la demande.

Discussion Database (Base de données des discussions)

Ce modèle d’application constitue un espace unique où les membres d’une équipe peuvent créer des fils de discussion et y participer. Les forums de discussion sont classés en différentes catégories, créées par un administrateur de site, et peuvent être liés à Office Outlook 2007 via un flux RSS.

Révision et bibliothèque de documents *

Ce modèle d’application permet de gérer le cycle de révision commun aux processus tels que spécification d’un nouveau produit, publication, transfert des connaissances et développement de plans de projet. Il conjugue les fonctionnalités d’une bibliothèque de documents avec suivi des versions à une liste de discussions à thème pour constituer un système de commentaires et de révisions. Ce modèle s’adresse aux équipes qui cherchent un emplacement central pour étudier des documents, en discuter, en contrôler la révision et les approuver.

Base de connaissances *

Ce modèle d’application aide les équipes à gérer les informations qui se trouvent dans leur entreprise. Il permet aux membres de l’équipe d’apporter des documents existants ou d’en créer à l’aide d’outils de création de contenu Web. Les articles s’accompagnent d’informations d’identification utiles qui permettent à tous de trouver plus facilement les documents qu’ils recherchent et de profiter des connaissances collectives de leur organisation. Le modèle peut être utilisé selon un principe « descendant », où le service de centralisation des connaissances diffuse le contenu utile au reste de l’entreprise, ou selon un principe « ascendant », où les connaissances sont acquises et partagées par tous les utilisateurs dans le cadre normal de leurs activités.

Espace de travail de suivi de projet *

Ce modèle d’application aide les petites équipes à administrer les informations de projet dans un seul emplacement. Il constitue un espace unique où l’équipe peut répertorier et afficher les tâches et problèmes des projets. Cette fonctionnalité est destinée à faciliter la création d’un rapport d’état du projet, communiquant notamment l’affectation des nouvelles tâches, des diagrammes de Gantt et des indicateurs de statut courants.

Team Work Site (Site de travail d’équipe)

Ce modèle d’application offre un espace unique où les équipes de projet peuvent déposer des justificatifs, suivre les événements de calendrier planifiés et soumettre les listes d’actions résultant des réunions de l’équipe. Ce site suit également la création et les objectifs des « sous-équipes », et permet d’établir des forums de discussion sur des sujets créés par les membres de l’équipe.

Timecard Management (Suivi des heures de travail)

Ce modèle d’application aide les équipes à comptabiliser les heures consacrées aux différents projets. Ce site permet aux membres de l’équipe de « pointer en entrée » dès qu’ils participent au projet et de « pointer en sortie » dès qu’ils cessent d’y travailler. Le système calcule automatiquement le temps passé au projet et peut communiquer aux responsables le nom des participants, le nombre total d’heures par rapport à la durée budgétée et les détails concernant tous ceux qui ont travaillé sur chaque projet saisi dans le site.


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Ventes / Marketing

Les équipes chargées des ventes et du marketing doivent rester informées. Elles doivent bien connaître leurs concurrents et avoir accès aux données les plus récentes pour agir avec efficacité. Les modèles d’application de ce groupe sont spécifiquement conçus pour les aider à suivre l’avancement des projets. Les scénarios proposés facilitent l’administration des prospects et des contacts, la conduite d’analyses concurrentielles, le lancement et le suivi de campagnes marketing et la planification de nouveaux produits.

Competitive Analysis Site (Site d’analyse concurrentielle)

Ce modèle d’application aide les équipes à organiser les informations sur les concurrents et leurs produits. Ce site fournit des documents Microsoft Office 2007 utiles pour conduire des analyses SWOT ainsi que d’autres analyses concurrentielles pertinentes. Des liens vers les informations des secteurs, des entreprises et des produits peuvent être inclus de manière à regrouper, en un seul lieu, toutes les informations relatives à la concurrence.

Gestion des contacts *

Ce modèle d’application aide les équipes à gérer les informations de contact qui doivent être partagées entre les différents membres. Il leur permet d’entrer des informations de contact via une interface Web ou Microsoft Office Outlook 2007. En cas d’utilisation d’Office Outlook 2007, les membres de l’équipe peuvent « s’inscrire » pour recevoir les mises à jour dès qu’un autre utilisateur modifie les informations d’un contact.

Integrated Marketing Campaign Tracking (Suivi des campagnes marketing)

Ce modèle d’application permet aux responsables marketing de suivre la mise en œuvre et le succès des activités marketing sortantes. Il permet à un responsable de créer des activités marketing et d’en suivre les résultats (réponses générées et ventes réalisées). Il propose plusieurs méthodes d’analyse pour évaluer la réussite des campagnes, dont des calculs automatiques et des modèles Office Excel 2007 pour une analyse plus approfondie.

Product and Marketing Requirements Planning (Planification des besoins en marketing et en produits)

Ce modèle d’application permet aux équipes d’administrer la collecte et la documentation pour de nouveaux produits. Ce site propose plusieurs modèles Microsoft Office 2007 fournissant des techniques utiles pour les actions à mener en termes de marketing, de produits et de direction. Il propose également un modèle pour les comptes rendus de réunion et la publication des informations financières.

Pipeline de prospects *

Ce modèle d’application aide les équipes à administrer le pipeline des ventes et à suivre les prospects, les opportunités, les contacts et les comptes. À l’aide de tableaux de bord à base de rôles, les membres de l’équipe peuvent suivre les données des ventes, affecter les opportunités en cours et avoir une parfaite visibilité des indices globaux saisis dans le modèle d’application.


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Marchés spécialisés / verticaux

Les modèles de ce groupe se rapportent à des tâches plus spécialisées ou à des marchés verticaux. Certains peuvent toutefois se retrouver dans d’autres domaines fonctionnels. Utilisez ces modèles si votre entreprise évolue dans l’un des secteurs d’activité répertoriés ou si elle a un besoin spécifique auquel le modèle pourrait répondre.

Case Management for Government Agencies (Administration des dossiers d’organismes publics) (Secteur public)

Ce modèle d’application aide les gestionnaires des dossiers à suivre le statut des tâches qui leur incombent. La création d’un dossier entraîne automatiquement la création des tâches et des documents standards correspondants. Il est ensuite possible de les modifier en fonction du travail accompli par chacun.

Classroom Management (Administration des classes) (Éducation)

Ce modèle d’application aide les enseignants et les étudiants à classer et à stocker les informations liées à une classe particulière. Le site propose des bibliothèques de documents pour stocker les devoirs et les notes de cours, ainsi que des fonctionnalités de calendrier et d’annonce pour faciliter la communication entre l’enseignant et les étudiants.

Clinical Trial Initiation and Management (Lancement et administration d’essais cliniques (Santé)

Ce modèle d’application aide les équipes à suivre les protocoles d’essais cliniques, à fixer les objectifs, à sélectionner les sujets et à définir les postes budgétaires. Le site fournit des modèles Office Word 2007 utiles et offre la possibilité de créer, de suivre et d’affecter les tâches et les problèmes liés à un essai clinique particulier.

Equity Research (Recherche de titres) (Services financiers)

Ce modèle d’application favorise la collaboration des équipes et les aide à rechercher des actions et des titres. Il constitue un espace central où les équipes peuvent stocker leurs documents, publier des liens, suivre les actualités, tenir des discussions en rapport avec les titres suivis par le site.

Planification d’événements (Services professionnels) *

Ce modèle d’application permet aux équipes d’organiser des événements de manière efficace grâce à l’utilisation de l’inscription en ligne, de calendriers, et d’un système de communication et de commentaires. Des tableaux de bord à base de rôles communiquent des informations spécifiques sur les différents membres des événements. Ils prévoient, par exemple, des pages d’accueil pour les intervenants, les invités, le personnel, les fournisseurs, les délégués et les participants.

Manufacturing Process Management (Gestion de processus de fabrication) (Fabrication)

Ce modèle d’application aide les équipes à modéliser et à suivre les processus de fabrication, ainsi que les tâches et les problèmes liés à la maintenance de ces processus.

New Store Opening (Ouverture de magasins) (Distribution)

Ce modèle d’application aide une équipe à gérer l’ouverture de nouveaux magasins ou la refonte de magasins existants. Ce site constitue un espace unique pour administrer les tâches, les problèmes et les documents ayant trait à tous les processus d’ouverture de magasin. Il permet aux utilisateurs de consulter des informations pertinentes et de tenir les gestionnaires des projets informés tout au long de la réalisation.

Sports League (Association sportive) (Loisirs et biens de consommation)

Ce modèle d’application aide le dirigeant d’association sportive inter-entreprise à gérer son équipe. Ce site regroupe les informations concernant l’équipe, les joueurs, les capitaines et les activités prévues comme les matchs, les entraînements et les manifestations amicales. Les membres de l’équipe peuvent saisir les résultats des matchs, analyser le jeu au niveau de l’équipe, du match ou d’un joueur. Ce site permet aussi d’établir des discussions entre les membres de l’équipe via un forum.

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