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Gérer les boîtes aux lettres utilisateur dans Exchange Online

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Après avoir créé une boîte aux lettres utilisateur, vous pouvez apporter des modifications et définir des propriétés supplémentaires à l’aide du Centre d’administration Exchange (EAC) ou Exchange Online PowerShell.

Ce qu'il faut savoir avant de commencer

Utiliser le Centre d’administration Exchange pour configurer les propriétés de boîte aux lettres utilisateur

  1. Dans le Centre d’administration Exchange, accédez à Destinataires>boîtes aux lettres.

  2. Dans la liste des boîtes aux lettres utilisateur, cliquez sur la boîte aux lettres pour laquelle vous souhaitez modifier les propriétés. Un volet d’affichage s’affiche pour la boîte aux lettres utilisateur sélectionnée.

  3. Les propriétés des boîtes aux lettres utilisateur que vous pouvez modifier sont organisées sous plusieurs onglets dans ce volet. Examinons chaque volet

Généralités

Dans la section Général, vous pouvez afficher ou modifier des informations de base sur l'utilisateur. Les options suivantes sont également disponibles :

  • Masquer dans la liste d’adresses globale :choisissez Gérer le lien Masquer à partir de la liste d’adresses globale et utilisez le bouton bascule pour empêcher le destinataire d’apparaître dans le carnet d’adresses et d’autres listes d’adresses dans votre organization. Les utilisateurs peuvent toujours envoyer des messages au destinataire à l’aide de l’adresse e-mail.
  • Email Adresses : choisissez la section Gérer les types d’adresses de messagerie pour ajouter, afficher ou modifier les adresses e-mail associées à la boîte aux lettres de l’utilisateur. Cela inclut l’adresse SMTP principale de l’utilisateur et toutes les autres adresses associées. L’adresse SMTP principale (également appelée adresse de réponse par défaut) est affichée en gras dans la liste d’adresses. Sélectionnez Ajouter un type d’adresse e-mail pour ajouter de nouvelles adresses e-mail. Choisissez Modifier pour modifier une adresse existante, puis Supprimer pour supprimer une adresse existante.
  • Utilisation de la boîte aux lettres : vous pouvez afficher la limite de stockage de boîte aux lettres et la taille actuelle de la boîte aux lettres. Ces paramètres de stockage sont configurés par défaut lors de la création de la boîte aux lettres et s’appliquent à toutes les boîtes aux lettres de votre organization, mais vous pouvez également personnaliser pour des boîtes aux lettres spécifiques.
  • Email applications & appareils mobiles Utilisez cette section pour afficher et gérer les paramètres par défaut des applications de messagerie et des appareils mobiles. Choisissez Gérer les paramètres des applications de messagerie pour activer ou désactiver les fonctionnalités d’accès aux boîtes aux lettres. Choisissez Gérer les appareils mobiles pour affecter des stratégies de boîte aux lettres d’appareil mobile, bloquer l’accès ou réinitialiser les données des appareils mobiles existants.

Organisation

La section Organisation permet d'enregistrer des informations détaillées sur le rôle de l'utilisateur dans l'organisation. Ces informations s'affichent dans le carnet d'adresses. Aussi, vous pouvez créer un organigramme virtuel accessible à partir de clients de messagerie, tels qu'Outlook. Choisissez Gérer les informations de l’organisation pour apporter des modifications.

La propriété que vous ne pouvez pas modifier est la propriété Rapports directs . Un collaborateur est un utilisateur qui dépend d'un responsable spécifique. Si vous avez indiqué un responsable pour l'utilisateur, ce dernier apparaît en tant que collaborateur dans les informations détaillées relatives à la boîte aux lettres du responsable. Par exemple, Kari gère Chris et Kate, de sorte que la boîte aux lettres de Kari est spécifiée dans la zone Manager de la boîte aux lettres de Chris et la boîte aux lettres de Kate, et Chris et Kate apparaissent dans la zone Rapports directs dans les propriétés de la boîte aux lettres de Kari.

Délégation

Utilisez cette section pour attribuer des autorisations à d’autres utilisateurs (également appelés délégués) afin de leur permettre de se connecter à la boîte aux lettres de l’utilisateur ou d’envoyer des messages au nom de l’utilisateur. Vous pouvez attribuer les autorisations suivantes :

  • Envoyer en tant que : cette autorisation permet à un délégué d’utiliser cette boîte aux lettres pour envoyer des messages. Une fois cette autorisation attribuée à un délégué, tous les messages envoyés par le délégué apparaissent comme s’ils avaient été envoyés par le propriétaire de la boîte aux lettres.

  • Envoyer de la part de : cette autorisation permet également à un délégué d’utiliser cette boîte aux lettres pour envoyer des messages. Une fois cette autorisation attribuée à un délégué, l’adresse De : dans tout message envoyé par le délégué indique que le message a été envoyé par le délégué au nom du propriétaire de la boîte aux lettres.

  • Lecture et gestion (accès total) : cette autorisation permet à un délégué de se connecter à la boîte aux lettres de l’utilisateur et d’afficher le contenu de la boîte aux lettres. Cependant, une fois cette autorisation attribuée à un délégué, celui-ci ne peut pas envoyer de messages depuis cette boîte aux lettres. Pour permettre à un délégué d’envoyer des e-mails à partir de la boîte aux lettres de l’utilisateur, vous devez quand même attribuer au délégué l’autorisation Envoyer au nom ou Envoyer en tant que.

Boîte aux lettres

Utilisez la section Boîte aux lettres pour afficher ou modifier les fonctionnalités et paramètres de boîte aux lettres suivants :

  • Restrictions de taille des messages : ces paramètres contrôlent la taille des messages que l’utilisateur peut envoyer et recevoir. Sélectionnez Gérer la restriction de taille des messages pour afficher la taille maximale des messages envoyés et reçus.

  • transfert Email : Email transfert vous permet de configurer une boîte aux lettres pour transférer les messages électroniques envoyés à cette boîte aux lettres vers la boîte aux lettres d’un autre utilisateur dans ou en dehors de votre organization. Choisissez Gérer le transfert d’e-mails et définissez l’option de transfert Email sur ACTIVÉ/DÉSACTIVÉ.

  • Restriction de remise des messages : ces paramètres contrôlent qui peut envoyer des e-mails à cet utilisateur. Choisissez Gérer la restriction de remise des messages pour afficher et modifier ces restrictions.

    • Accepter les messages de : utilisez cette section pour spécifier qui peut envoyer des messages à cet utilisateur.
      • Tous les expéditeurs : sélectionnez cette option pour spécifier que l’utilisateur peut accepter les messages de tous les expéditeurs. Sont inclus à la fois les expéditeurs de votre organisation Exchange et les expéditeurs externes. Cette option est sélectionnée par défaut. Cette option inclut les utilisateurs externes uniquement si vous désactivez la zone Exiger l’authentification des expéditeurs case activée. Si cette case à cocher est activée, les messages des utilisateurs externes seront rejetés.
      • Expéditeurs sélectionnés : sélectionnez cette option pour spécifier que l’utilisateur peut accepter uniquement les messages provenant d’un ensemble spécifié d’expéditeurs dans votre organization Exchange. Cliquez sur Ajouter une icône.Ajoutez l’expéditeur pour afficher la page Accepter les messages de , qui affiche la liste de tous les destinataires dans votre organization Exchange. Sélectionnez les destinataires souhaités, ajoutez-les à la liste, puis cliquez sur Confirmer. Vous pouvez également rechercher un destinataire spécifique en tapant le nom du destinataire dans la zone de recherche, puis en cliquant sur l’icône Rechercher.
    • Bloquer les messages de : utilisez cette section pour empêcher les utilisateurs d’envoyer des messages à cet utilisateur.
      • Aucun : sélectionnez cette option pour spécifier que la boîte aux lettres ne rejette pas les messages des expéditeurs dans le organization Exchange. Cette option est sélectionnée par défaut.
      • Expéditeurs sélectionnés : sélectionnez cette option pour spécifier que la boîte aux lettres rejettera les messages d’un ensemble spécifié d’expéditeurs dans votre organization Exchange. Cliquez sur Ajouter une icône.Ajoutez l’expéditeur pour afficher la page Bloquer les messages à partir de , qui affiche la liste de tous les destinataires dans votre organization Exchange. Sélectionnez les destinataires souhaités, ajoutez-les à la liste, puis cliquez sur Confirmer. Vous pouvez également rechercher un destinataire spécifique en tapant le nom du destinataire dans la zone de recherche, puis en cliquant sur l’icône Rechercher.

  • Stratégie de partage : cette zone affiche la stratégie de partage appliquée à la boîte aux lettres. Une stratégie de partage contrôle la façon dont les utilisateurs de votre organisation peuvent partager les informations de calendrier et de contact avec des utilisateurs extérieurs à votre organisation Exchange.

  • Stratégie d’attribution de rôle : cette zone affiche la stratégie d’attribution de rôle affectée à la boîte aux lettres. La stratégie d'attribution de rôle indique les rôles RBAC (contrôle d'accès basé sur un rôle) qui sont assignés à l'utilisateur et elle contrôle les paramètres de configuration de groupe de distribution et de boîte aux lettres spécifiques que l'utilisateur peut modifier.

  • Stratégie de rétention : cette zone affiche la stratégie de rétention affectée à la boîte aux lettres. Une stratégie de rétention est un groupe de balises de rétention qui sont appliquées à la boîte aux lettres de l'utilisateur. Elles vous permettent de contrôler la durée de conservation des éléments des boîtes aux lettres des utilisateurs et de définir l'action à effectuer sur les éléments qui ont atteint une certaine ancienneté.

  • Stratégie de carnet d’adresses : cette zone affiche la stratégie de carnet d’adresses appliquée à la boîte aux lettres. Une stratégie de carnet d'adresses vous permet de segmenter les utilisateurs dans des groupes spécifiques pour fournir des vues personnalisées du carnet d'adresses.

Autres

Les options suivantes sont configurables dans la section Autres :

  • Attributs personnalisés : cette section affiche les attributs personnalisés définis pour la boîte aux lettres utilisateur. Pour spécifier des valeurs d’attribut personnalisées, choisissez Attributs personnalisés. Vous pouvez spécifier jusqu’à 15 attributs personnalisés pour le destinataire.
  • Membre de : utilisez cette section pour afficher la liste des groupes de distribution ou des groupes de sécurité auxquels cet utilisateur appartient. Vous ne pouvez pas modifier les informations d'appartenance sur cette page. Vous pouvez modifier l’appartenance aux groupes en gérant les groupes directement.
  • Réponses automatiques : utilisez ces paramètres pour créer des messages de réponse automatique (absence du bureau). Il s’agit du même paramètre que les utilisateurs peuvent configurer dans Outlook eux-mêmes, mais les administrateurs peuvent également le faire pour eux.
  • Récupérer des éléments supprimés Utilisez ces paramètres pour récupérer les messages électroniques supprimés dans la boîte aux lettres d’un utilisateur. Les administrateurs peuvent rechercher des éléments supprimés en fonction de l’heure, de la ligne d’objet ou du type d’élément en choisissant Récupérer les éléments supprimés.
  • Convertir en boîte aux lettres partagée : utilisez ces paramètres pour convertir une boîte aux lettres standard en boîte aux lettres partagée.
  • Conservation pour litige : cette fonctionnalité est désactivée par défaut. Une mise en attente pour litige permet de conserver les éléments supprimés d'une boîte aux lettres et enregistre les modifications apportées à ces éléments. Les éléments supprimés et tous les éléments modifiés sont renvoyés lors d'une détection. Choisissez Gérer la conservation pour litige et activez le bouton bascule Sur la conservation pour litige pour placer la boîte aux lettres en attente pour litige. Si la boîte aux lettres est en attente pour litige, désactivez-la pour supprimer la conservation pour litige. Les boîtes aux lettres en attente pour litige ne peuvent pas être supprimées. Pour supprimer la boîte aux lettres, vous devez d’abord supprimer la conservation pour litige.
  • Archive de boîte aux lettres : si aucune boîte aux lettres d’archivage n’existe pour l’utilisateur, cette fonctionnalité est désactivée. Pour activer l’archivage de boîtes aux lettres, choisissez Gérer l’archive de boîtes aux lettres et activez l’archive de boîtes aux lettres.
  • Limite de destinataires : ce paramètre contrôle le nombre maximal de destinataires auxquels l’utilisateur peut envoyer un message. Choisissez Définir la limite de destinataires pour limiter le nombre de destinataires autorisés dans les zones À :, Cc :et Cci : d’un e-mail, puis spécifiez le nombre maximal de destinataires. La limite par défaut est de 500 destinataires.
  • Info-bulle : utilisez le paramètre Gérer l’info-bulle pour ajouter un info-bulle pour fournir aux utilisateurs plus d’informations s’ils envoient un message à ce destinataire. Une info-bulle est un texte qui s’affiche lorsque ce destinataire est ajouté aux zones À, Cc ou Cci d’un nouveau message électronique.

Utiliser le Centre d'administration Exchange pour modifier en bloc des boîtes aux lettres utilisateurs

  1. Dans le Centre d’administration Exchange, accédez à Destinataires>boîtes aux lettres.

  2. Dans la liste des boîtes aux lettres, sélectionnez deux boîtes aux lettres ou plus.

  3. Cela modifie la liste des actions disponibles sur la page. Le choix de l’une des options ouvre le volet pour apporter des modifications au paramètre correspondant.

  4. Apportez les modifications dans la page des propriétés, puis choisissez Enregistrer.

Utiliser Exchange Online PowerShell pour modifier les propriétés de boîte aux lettres utilisateur

Utilisez les cmdlets Get-Mailbox et Set-Mailbox pour afficher et modifier les propriétés des boîtes de réception des utilisateurs. Pour plus d'informations sur les paramètres qui correspondent aux propriétés des boîtes aux lettres, consultez les rubriques suivantes :

Voici quelques exemples d’utilisation de Exchange Online PowerShell pour modifier les propriétés de boîte aux lettres utilisateur.

Cet exemple montre comment transférer les messages électroniques de Pat Coleman à la boîte aux lettres de Sunil Koduri (sunilk@contoso.com).

Set-Mailbox -Identity patc -DeliverToMailboxAndForward $true -ForwardingAddress sunilk@contoso.com

Cet exemple utilise la commande Get-Mailbox pour trouver toutes les boîtes aux lettres utilisateurs dans l'organisation, puis la commande Set-Mailbox est utilisée pour définir la limite à 500 destinataires autorisés dans les champs À, Cc et Cci: d'un message électronique.

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter "RecipientTypeDetails -eq 'UserMailbox'" | Set-Mailbox -RecipientLimits 500

Cet exemple utilise la cmdlet Get-Mailbox pour trouver tous les utilisateurs du département « Customer Service », puis il utilise la cmdlet Set-Mailbox pour définir 2 Mo comme taille maximale de message pour l'envoi des messages.

Get-Mailbox -Filter "Department -eq 'Customer Service'" | Set-Mailbox -MaxSendSize 2MB