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Disparition des systèmes AS/400 chez Microsoft depuis mai 1999

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Disparition des systèmes AS/400 chez Microsoft depuis
    mai 1999 Disparition des systèmes AS/400 chez Microsoft depuis mai 1999
Situation Situation
Solution Solution
Produits et technologies Produits et technologies
Avantages Avantages
Retrait des systèmes AS/400 Retrait des systèmes AS/400
Les avantages pour Microsoft Les avantages pour Microsoft

Disparition des systèmes AS/400 chez Microsoft depuis mai 1999

Fin 1995, Microsoft a mis en place un projet visant à centraliser et à moderniser ses anciens systèmes informatiques. Ce projet vital a permis à l'entreprise de réaliser des économies importantes en rationalisant des applications d'entreprise critiques dans le domaine des finances, des ressources humaines, de la gestion des commandes et de la distribution, et ce au cœur même de l'environnement informatique interne de Microsoft. Ces applications étaient exécutées sur de nombreux systèmes informatiques différents et éparpillés qui nécessitaient une interface complexe et personnalisée pour former un système qui était tout sauf intégré. La flotte comprenait 12 systèmes AS/400, 3 clusters VAX et au moins 50 systèmes client/serveur Microsoft® Windows®. En 1999, le projet a été mené à bien et les anciens systèmes ont été remplacés par une solution SAP R/3 centralisée qui comprenait seulement 15 serveurs d'applications Windows 2000 partageant une base de données SQL Server™ 2000. Aujourd'hui, Microsoft peut clore tous les mois ses comptes consolidés, à l'échelle mondiale, en cinq jours voire moins, alors que plusieurs semaines étaient nécessaires avant la mise en place de cette solution.

Situation

Au milieu des années 1990, Microsoft et ses filiales situées dans le monde entier utilisaient des systèmes fonctionnant sur la plate-forme IBM AS/400 avec des interfaces personnalisées coûteuses et sans véritable catégorisation commune.

Solution

Au cours des années suivantes, les anciens systèmes ont été remplacés par un système ERP centralisé (SAP R/3) fonctionnant sur Windows 2000 et SQL Server 2000.

Produits et technologies

  • SAP R/3

  • Windows 2000 Advanced Server

  • SQL Server 2000

Avantages

  • Les économies annuelles sont de 5 millions de dollars en frais de maintenance du matériel et de 15 millions de dollars en coûts d'approvisionnement.

  • Les cadres peuvent avoir rapidement accès à une vue d'ensemble unique des informations de l'entreprise.

  • Un redéploiement important du personnel d'assistance et de développement des systèmes grâce à la centralisation a été effectué.

Au milieu des années 1990, avant l'implémentation de la solution SAP R/3, le taux de croissance exceptionnel de Microsoft plaçait ses systèmes d'entreprise dans une situation difficile. Plus de 30 systèmes séparés prenaient en charge les finances, les opérations et les ressources humaines. Basés sur les anciennes plates-formes IBM AS/400 et Digital Equipment Corporation VAX, les systèmes communiquaient par l'intermédiaire d'une série complexe d'interfaces personnalisées coûteuses, y compris MAC-PAC. MAC-PAC est une application développée par Andersen Consulting pour la gestion des commandes, le contrôle des inventaires, les achats, les comptes clients, les comptes fournisseurs et la comptabilité du grand livre. Ces systèmes avaient été implémentés petit à petit dans de nombreuses filiales Microsoft et les décisions prises étaient basées sur les applications disponibles à cette époque. Le traitement par lots déplaçait bien les informations entre les systèmes mais, à mesure que l'entreprise grandissait, le temps nécessaire pour accomplir cette procédure s'élevait à plus de 12 heures.

La solution MAC-PAC AS/400 avait été déployée dans un grand nombre de filiales, leur permettant de personnaliser leurs configurations pour prendre en charge certaines règles commerciales spécifiques et d'autres différences de traitement. Au cours du temps, ces applications au code personnalisé avaient entraîné des catégorisations divergentes qui devenaient coûteuses à résoudre, à maintenir et à intégrer, et ce en raison de l'évolution des exigences de l'entreprise, y compris les plans commerciaux des filiales, les améliorations des pratiques de fabrication et les difficultés associées au passage à l'an 2000. La consolidation des données commerciales étant difficile, les décideurs n'étaient pas en mesure d'évaluer rapidement la situation de l'entreprise.

"L'incroyable soutien des cadres et l'implication totale des groupes commerciaux ont été déterminants pour le succès de ce projet d'implémentation. Celle-ci n'était pas dirigée par des concepts technologiques mais plutôt par des considérations commerciales."

Mike Adams, Directeur général pour les applications d'entreprise, Microsoft Information Technology Group (ITG)

En 1995, Microsoft a commencé le déploiement de la solution SAP R/3, exécutée initialement sur Windows NT Server avec SQL Server, pour centraliser et remplacer ses systèmes commerciaux dans le monde entier. Au début de l'année 1999, Microsoft a remplacé la totalité de ses systèmes AS/400, VAX et autres systèmes de production client/serveur disparates par une solution SAP R/3 globale et unique fonctionnant sur 15 serveurs d'applications exécutant le système d'exploitation Windows 2000 Advanced Server et une base de données SQL Server 2000 unique.

Aujourd'hui, en novembre 2000, Microsoft utilise avec succès sur ce système centralisé à son siège social et dans plus de 60 filiales de par le monde, des adaptations ayant été faites pour la langue, la monnaie et le droit des pays où elles sont implantées. De nouvelles fonctionnalités, telles que le système de rémunération des employés et l'optimisation de la chaîne logistique (APO), continuent d'être ajoutées à la solution SAP R/3 et excèdent largement le nombre de fonctions qui étaient disponibles à l'origine. La capacité de la base de données du nouveau système est supérieure à 500 Go, elle augmente approximativement au rythme de 5 Go par semaine et produit des résultats en moins d'une seconde pour plus de 2 000 utilisateurs intranet et 40 000 utilisateurs Internet (600 en simultané). Bien que le système soit centralisé, les performances ont considérablement augmenté par rapport aux systèmes distribués utilisés précédemment et le coût associé à la gestion du système est largement inférieur.

Avec Windows et SQL Server, Microsoft a pu réduire l'équipe d'administrateurs de bases de données, une équipe hautement spécialisée et coûteuse, qui devait par le passé prendre en charge le système 24 heures sur 24. Chez Microsoft, les systèmes AS/400 sont désormais strictement limités au support technique, pour des tests d'interopérabilité de logiciels et pour l'assistance à la clientèle disposant de systèmes AS/400. "Nous n'avons plus besoin d'employer une équipe d'experts en systèmes AS/400 et VAX dont l'unique responsabilité était de les surveiller" indique Bryan Krieger, Directeur de l'équipe technique SAP R/3 à Microsoft.

Les coûts administratifs et de gestion ont chuté car le service informatique peut faire fonctionner ses systèmes de manière tout aussi efficace sur Windows 2000 Advanced Server avec un personnel réduit. Depuis la mise en place de cette solution SAP R/3, Microsoft a pu maintenir un pourcentage continu de disponibilité de 99,90 % (ce pourcentage exclut une heure de maintenance planifiée par semaine).

L'environnement de production Microsoft SAP R/3 repose sur deux serveurs de base de données Compaq ProLiant 8500 (8 processeurs Intel Pentium III Xeon de 550 MHz), l'un d'entre eux agissant comme serveur de secours à chaud en cas de défaillance. Chaque serveur est configuré avec 4 à 6 Go de RAM et 1,4 à 5 To d'espace disque. Quinze systèmes Compaq ProLiant 4500, 5500, 6400 et 8500 supplémentaires sont utilisés comme serveurs d'applications.

"Microsoft devait absolument changer la gestion de ses affaires mais avait besoin d'une solution qui tienne compte de l'ensemble des exigences de ses activités. Nos 30 systèmes ne reflétaient pas notre indécision mais bien des besoins différents. La solution SAP R/3 nous a permis de répondre à ces exigences grâce à une plate-forme unique très puissante. Elle nous a offert la possibilité de transformer notre entreprise tout en respectant constamment nos exigences."

Bob Herbold, Directeur général de Microsoft

Retrait des systèmes AS/400

La migration des systèmes AS/400 vers la solution Windows 2000 a d'abord été effectuée dans les régions au trafic le plus faible puis ensuite dans celles ayant un trafic le plus élevé. Cette approche a été adoptée pour résoudre tout problème éventuel survenant sur des sites de petite taille avant de passer aux sites les plus importants. Ainsi, la migration des systèmes en Amérique du Nord, en Europe et en Asie a été réalisée en dernier.

Evolution du retrait des serveurs AS/400 chez Microsoft


En 1995, le service financier de Microsoft a été le premier à migrer vers le nouveau système, mettant en œuvre le plan d'implémentation. En sept mois, l'équipe de Microsoft est passée de la conception, de la configuration et des tests à l'utilisation des modules MM (Gestion des articles) et FI (Gestion financière) de SAP R/3, qui permettent de gérer respectivement les achats et le paiement des factures.

Le service de gestion des commandes présentait des problèmes topologiques et d'intégration très similaires à ceux du service financier, mais le désir des responsables de migrer vers la solution SAP R/3 a été renforcé par les problèmes liés au passage à l'an 2000 qui étaient partie intégrante de certains anciens systèmes traitant la gestion des commandes. La migration vers la solution SAP R/3 résolvait non seulement le problème lié au passage à l'an 2000 mais permettait également de transformer le service de gestion des commandes en une chaîne logistique rationalisée et en un pivot de systèmes flexible. Au premier trimestre de l'année 1997, après seulement 12 mois d'efforts, Microsoft avait migré ses processus OEM critiques vers la solution SAP R/3. Avant que la phase du projet de gestion des commandes ne soit terminée, Microsoft avait commencé une seconde phase pour orchestrer la migration des systèmes de matériels OEM, de produits conditionnés, de licences et de programmes vers SAP R/3.

Le troisième service majeur à implémenter la solution SAP R/3 a été les ressources humaines. En avril 1997, le système des ressources humaines était en place dans toutes les filiales de Microsoft dans le monde, remplaçant 23 systèmes anciens et éliminant plus de 25 interfaces système.

En 1998 et en 1999, Microsoft a remplacé les anciens systèmes Maxcim/MAC-PAC par les modules SD (Administration des ventes) et MM (Gestion des articles) de SAP R/3, garantissant ainsi la compatibilité avec le passage à l'an 2000 des systèmes de vente et de distribution et offrant un système plus configurable et mieux intégré à l'ensemble de l'entreprise. Dans la mesure où les modules font partie d'une solution centralisée, cette fonctionnalité est automatiquement intégrée au module FI ainsi qu'aux modules SD et MM implémentés pour les OEM. Tous les processus de ventes et de distribution ont pu bénéficier de cette intégration, offrant à tout moment aux cadres Microsoft dans le monde entier des fonctions de création de rapports plus précises et une vue d'ensemble de l'entreprise.

En juin 1999, Microsoft a commencé à développer son implémentation de la solution SAP R/3 dans le service BW (Business Information Warehouse). Ce dernier extrait les données des achats, des comptes fournisseurs et du grand livre ainsi que des données associées pour créer des rapports clés pour le service des achats de Microsoft. Le groupe ITG (Information Technology Group) de Microsoft a intégré SQL Server Analysis Services et Microsoft Office 2000 Web Components au service BW. Cela permet aux employés d'utiliser l'un des outils de création de rapports frontaux développés en interne (MS Insight) qui se sert de Microsoft Office 2000 Web Components pour accéder aux rapports prédéfinis. Basée sur un navigateur, l'application permet aux employés d'utiliser directement l'implémentation SAP R/3 pour afficher des rapports standard, développer et enregistrer des rapports personnalisés adaptés à différents besoins, ou encore travailler avec des données hors ligne et utiliser les fonctions de formatage de rapports avancées dans un environnement familier.

Les avantages pour Microsoft

"En implémentant la solution SAP R/3, nous avons pu créer un grand livre général unifié, rationaliser et standardiser les pratiques au sein de notre entreprise à l'échelle mondiale et avoir un meilleur contrôle de nos actifs."

Gregg Harmon, Chef de projet SAP, Microsoft Finance IT

La solution SAP R/3 exécutée sur Windows 2000 Advanced Server et SQL Server 2000 a apporté aux cadres de Microsoft de meilleurs outils pour prendre des décisions de manière efficace. En même temps, le nouveau système a permis de réduire les frais généraux - concernant le matériel, les logiciels et les frais de maintenance - qui étaient associés aux anciens systèmes AS/400 et VAX. Par exemple, l'entreprise prévoit d'enregistrer des économies de plus de 5 millions de dollars par an sur la seule maintenance du matériel.

Grâce à l'accès en temps réel aux informations de la base de données SAP R/3, Microsoft peut travailler plus rapidement. Au lieu de prendre quatre semaines pour clore les comptes en fin de l'année, l'entreprise exécute cette tâche mensuellement en cinq jours voire moins. De plus, SAP R/3 étant conçu pour prendre en charge plusieurs langues, monnaies, taxes et autres exigences liées à la création de rapports, les filiales Microsoft dans le monde entier peuvent accéder rapidement aux informations dont elles ont besoin pour clore leurs comptes et se conformer aux lois des pays où elles sont implantées. Une enquête portant sur le retour sur investissement conduite par l'équipe de gestion SAP IT démontre que l'implémentation du module FI de SAP R/3 a été rentabilisée en deux ans.

De plus, les outils frontaux Web développés en interne permettent aux employés de rationaliser les achats, les ressources humaines et d'autres tâches en utilisant directement les informations dans SAP R/3. Si vous souhaitez avoir davantage d'informations techniques et commerciales sur ces outils - MS Market, MS Expense, MS Invoice, etc. – vous pouvez consulter les sites Web répertoriés ci-dessous.

Dernière mise à jour le lundi 29 janvier 2001



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