Communications

Déploiement de messagerie unifiée avec Exchange Server 2007

Jeff Goodwin

 

Vue d'ensemble:

• Principes fondamentaux de téléphonie
• Considérations sur la conception d'une messagerie unifiée
• Migration de vos utilisateurs

Vous avez donc décidé de déployer la messagerie unifiée d'Exchange Server 2007 dans votre environnement. Vous avez installé un rôle de serveur de messagerie unifiée, vous l'avez intégré à votre PBX existant, et maintenant vous et 10 autres employés avez des messages vocaux, électroniques et de télécopie enregistrés dans Exchange. Auparavant, vous

auriez pu considérer cela comme un succès majeur. Mais comment pensez-vous déployer ces mêmes fonctionnalités pour des milliers d'abonnés, répartis sur plusieurs sites, sans affecter l'activité de l'entreprise ?

J'espère que cet article vous aidera. Je l'ai écrit pour vous aider à comprendre le déploiement de la messagerie unifiée dans votre environnement et pour démystifier les concepts de téléphonie associés à un tel déploiement. Si vous avez besoin d'aide pour l'installation, la configuration ou les fonctionnalités de messagerie unifiée d'Exchange Server 2007, consultez l'encadré « Ressources relatives à la messagerie unifiée » à la fin de cet article. Microsoft a également identifié des entreprises comme Spécialistes de la messagerie unifiée pour aider ses clients en matière de conseil, de conception et de déploiement de la messagerie unifiée d'Exchange Server 2007. Si vous avez besoin d'aide pour l'installation, la configuration ou le déploiement, contactez l'un de ces spécialistes, également répertoriés dans cet encadré.

Mise en route

Les technologies de messagerie unifiée ne sont pas nouvelles dans Exchange ; de nombreuses organisations proposent des produits de messagerie unifiée qui s'intègrent à Exchange. Toutefois, Exchange Server 2007 est la première version d'Exchange qui prend en charge la messagerie unifiée en mode natif. Depuis son introduction, de nombreux clients ont déployé la messagerie unifiée d'Exchange Server 2007 à de petits groupes au sein de leur organisation. Cependant, pour diverses raisons, ils ne l'ont toujours pas déployée à l'ensemble de leurs utilisateurs. L'un des problèmes est que beaucoup d'administrateurs Exchange connaissent mal les concepts de téléphonie et les technologies nécessaires à l'implémentation des services de messagerie unifiée et éprouvent des difficultés à concevoir et déployer ces solutions dans leur entreprise.

Comme pour n'importe quel projet de déploiement, une approche par phases offre généralement les meilleurs résultats. Un projet de messagerie unifiée comporte cinq étapes (planification de l'architecture, test de la solution, pilote pour une communauté d'utilisateurs, formation et migration des utilisateurs vers le nouveau système) qui doivent toutes faire l'objet d'une égale attention. Il est essentiel d'associer les équipes informatique et de télécommunications de votre organisation lors de la planification du projet.

Bon nombre de fonctionnalités, que les utilisateurs considèrent comme acquises sur les plates-formes de messagerie vocale traditionnelles doivent être dupliquées ou, si cela n'est pas possible, une solution alternative doit être mise en place pour diminuer l'impact sur les communautés d'utilisateurs lors de l'implémentation d'un nouveau système. Il s'agit d'un aspect clé pour lequel votre équipe de télécommunications doit vous aider. Dans le même temps, l'équipe de télécommunications devra acquérir, avec l'aide de l'équipe informatique, les compétences nécessaires pour administrer, dépanner et assurer le support de la nouvelle plate-forme de messagerie vocale pendant le déploiement.

Principes fondamentaux de téléphonie

La planification sera beaucoup plus facile pour vous si vous connaissez bien l'architecture de base, le flux d'appels et les terminologies fondamentales liés à la messagerie unifiée. La figure 1 illustre un exemple une solution de messagerie unifiée intégrée dans un système de téléphonie d'entreprise existant. Examinons maintenant de plus près certains des concepts et technologies les plus courants que vous êtes susceptible de rencontrer dans le cadre d'un déploiement de ce type.

Figure 1** Solution de PBX à messagerie unifiée **(Cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Un système PBX (Private Branch eXchange) est un réseau téléphonique privé utilisé dans une entreprise. Sur un système de ce type, chaque utilisateur dispose généralement un téléphone de bureau connecté au PBX, qui lui permet de passer des appels aux autres utilisateurs internes en composant une extension (généralement à quatre ou cinq chiffres) et aux téléphones externes.

Lorsque clients d'entreprise possèdent plusieurs sites équipés de PBX, elles décident parfois de connecter les systèmes ensemble par des technologies de mise en réseau spécifiques au fournisseur du PBX. Ceci permet à tous les utilisateurs des PBX en réseau de se contacter en composant juste une extension.

La messagerie unifiée implique l'intégration de deux systèmes différents : la messagerie Exchange et le système de téléphonie physique. Les communications entre le serveur de messagerie unifiée et l'architecture de téléphonie sont établies à l'aide du protocole SIP (Session Initiation Protocol). Certaines technologies PBX peuvent communiquer directement avec le serveur de messagerie unifiée par le biais du SIP ; d'autres nécessiteront une passerelle SIP. Dans la figure 1, le PBX est connecté à une passerelle SIP via une ligne T1. Lorsqu'un appel est transféré à la messagerie unifiée, le PBX envoie les informations (numéro de téléphone de l'appelant, numéro de téléphone de l'appelé et un certain type de code de raison) à la passerelle SIP pour que le serveur de messagerie unifiée comprenne à qui est destiné l'appel.

Certains PBX peuvent être mis en réseau par le biais du réseau IP. La mise en réseau de la téléphonie offre la possibilité de rediriger les appels vers une solution de messagerie vocale centralisée via le réseau IP. Par exemple, si vous examinez la figure 2, vous verrez que Zurich est à son tour connecté à Londres.

Figure 2** Déploiement de messagerie unifiée plus complexe **(Cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Flux d'appels

Ressources relatives à la messagerie unifiée

• Répertoire de spécialistes de la messagerie unifiée
• TechCenter Messagerie unifiée Exchange
• Passerelles SIP prises en charge
• Conseils en téléphonie
• Notes de configuration du PBX

Supposons qu'un appel est passé au téléphone d'un abonné de messagerie unifiée par un appelant externe. Dans le cas présenté, l'abonné de messagerie unifiée n'est pas à son bureau et l'appel reste sans réponse. Vous pouvez suivre le chemin du message à la figure 1.

Le PBX envoie l'appel à la passerelle SIP, qui négocie l'appel avec le serveur de messagerie unifiée via SIP sur TCP. Le serveur reçoit les données d'intégration de la passerelle SIP qui lui indique pour qui était l'appel. Le serveur de messagerie unifiée diffuse ensuite le message d'accueil de l'abonné et autorise l'appelant externe à enregistrer un message. Ce message est ensuite remis à la boîte aux lettres Exchange de l'abonné Messagerie unifiée.

Ce flux d'appel est une description très simplifiée de ce qui se passe réellement. Il est important de comprendre que lorsqu'un message est enregistré, le serveur de messagerie unifiée le transfère au serveur de transport Hub à l'aide du protocole SMTP pour une remise au serveur de boîtes aux lettres.

Á l'instar des abonnés de messagerie unifiée, les utilisateurs ont maintenant accès à leur boîte aux lettres Exchange via téléphone (en utilisant Outlook® Voice Access) ou un ordinateur (en utilisant Outlook 2007 ou Outlook Web Access). Mais les abonnés peuvent également accéder à leurs messages par téléphone en utilisant Outlook 2007 ou Outlook Web Access grâce à une fonctionnalité appelée Émettre au téléphone, qui permet à l'abonné de messagerie unifiée de lire le message sélectionné en appelant un téléphone spécifié au lieu d'y accéder sur un ordinateur. Avec cette méthode, le serveur de messagerie unifiée interagit avec le serveur d'accès client et le serveur de boîtes aux lettres. Ceci est important à savoir parce que si vous placez un serveur de messagerie unifiée dans un bureau distant qui ne dispose pas de serveur d'accès client local, le serveur de messagerie unifiée devra parcourir le réseau WAN pour contacter le serveur d'accès client, ce qui peut affecter les performances.

Conception du système

Les clients se divisent en deux catégories correspondant aux deux conceptions architecturales de base d'Exchange : conception centralisée ou conception décentralisée. En règle générale, l'architecture de messagerie unifiée suivra votre architecture Exchange, ce qui signifie qu'un serveur de messagerie unifiée sera également déployé partout où vous déployez un serveur de boîtes aux lettres. Bien sûr, il y a des exceptions à toute règle.

Lors de la conception de votre architecture de messagerie unifiée, vous devez tenir compte de cinq aspects fondamentaux.

• Emplacement du serveur
• Nombre de serveurs de messagerie unifiée
• Passerelle SIP
• Stockage des boîtes aux lettres
• Configuration de site de messagerie unifiée

Il convient par ailleurs de ne pas négliger la continuité de l'activité de l'entreprise. En règle générale, votre plan de récupération après incident relatif à Exchange peut être utilisé pour déterminer les éléments pertinents pour la messagerie unifiée.

Les exemples de scénarios de déploiement peuvent vous aider à comprendre les rôles de serveur de messagerie unifiée. La figure 2 illustre de manière claire un déploiement d'entreprise d'Exchange Server 2007 avec messagerie unifiée de grande ampleur.

Dans cette conception relativement complexe, les centres de données principaux sont Seattle et Londres. Les serveurs de messagerie unifiée sur ces sites desservent leurs communautés d'utilisateurs respectives puisque les serveurs de boîte aux lettres et de transport Hub sont locaux. Les deux sites sont équipés de PBX IP qui assurent la couverture des appels au serveur de messagerie unifiée local pour garantir la réponse aux appels.

Des sites de taille moyenne sont situés à New York et Glasgow. Les serveurs de messagerie unifiée sur ces sites desservent leurs communautés d'utilisateurs respectives puisque les serveurs de boîte aux lettres et de transport Hub sont locaux. Comme pour les centres de données, les deux sites sont équipés de PBX IP qui assurent la couverture des appels au serveur de messagerie unifiée local pour garantir la réponse aux appels.

Les sites plus petits ne disposent pas de serveurs de boîte aux lettres de transport Hub locaux mais offrent des fonctionnalités de messagerie unifiée à partir des centres de données principaux. Austin possède un PBX NEC qui utilise une connexion analogique à une passerelle SIP locale. Les appels aux utilisateurs finaux locaux sont transférés à la passerelle SIP, qui négocie avec le serveur de messagerie unifiée de Seattle pour répondre aux appels sur la messagerie unifiée.

Zurich possède un gestionnaire de communications Avaya connecté au gestionnaire de communications Avaya de Londres via le réseau IP. Les appels aux utilisateurs locaux sont transférés sur le réseau du gestionnaire de communications Avaya, qui négocie avec le serveur de messagerie unifiée de Londres pour répondre aux appels sur la messagerie unifiée.

Dans cet exemple, les serveurs de boîte aux lettres Exchange et les serveurs de messagerie unifiée du site de Seattle partagent un même emplacement physique. Dans le cas d'une architecture à site unique, tous les serveurs (boîte aux lettres, messagerie unifiée, accès client etc.) et l'équipement PBX sont situés sur le même site. La conception devient plus complexe avec les sociétés comptant plusieurs sites. Cette complexité peut sembler insurmontable, mais elle devient parfaitement gérable avec une bonne connaissance de certains principes de messagerie unifiés fondamentaux.

Comme l'illustre la figure 2, si un site contient un serveur de boîtes aux lettres, il est recommandé d'y placer également un serveur de messagerie unifiée. Seattle, Londres, New York et Glasgow entrent tous dans cette conception. Ni Austin ni Zurich ne possèdent de serveur de boîtes aux lettres localement, mais les services de messagerie unifiée peuvent néanmoins être fournis à ces sites à l'aide du réseau IP. Austin possède un PBX analogique local. Dans ce cas, une passerelle SIP doit être utilisée pour fournir la connectivité réseau IP au serveur de messagerie unifiée de Seattle. Zurich est équipé d'un PBX IP local connecté au PBX de Londres par le biais du réseau. Ainsi, les appels à un utilisateur à Zurich traversent le réseau de téléphonie pour revenir au PBX et au serveur de messagerie unifiée de Londres.

Puisque les appels passés aux abonnés de Zurich parcourent le réseau et sont contrôlés par un système de messagerie unifiée centralisé à Londres, si le réseau connaît une panne, les appels à tous les abonnés de Zurich resteront sans réponse jusqu'à ce que le réseau soit réparé. Si les services doivent être assurés même en cas de défaillance du réseau, il serait possible d'installer un serveur de messagerie unifiée à Zurich. En cas de panne du réseau, le serveur de messagerie unifiée continuera de répondre aux appels et les délivrera lorsque le réseau sera réparé.

L'emplacement du serveur est probablement le facteur le plus important à prendre en compte lors de la conception d'une architecture adaptée à votre environnement. L'organigramme présenté à la figure 3 doit vous aider à déterminer l'emplacement correct des serveurs.

Figure 3** Choix de l'emplacement des serveurs **(Cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Évaluation des besoins en termes de serveurs

Le point suivant à étudier est le nombre de serveurs de messagerie unifiée nécessaire pour prendre en charge votre communauté d'utilisateurs. La réponse dépend vraiment de plusieurs facteurs spécifiques aux sites.

L'évolutivité de la messagerie unifiée est déterminée par le nombre d'appels simultanés (appelés ports dans le monde de la téléphonie) que le serveur peut prendre en charge. Chaque appel traité par le système nécessite que le serveur de messagerie unifiée lui dédie des ressources réseau, processeur, mémoire et disque. Plus les ressources sont élevées, plus le nombre d'appels simultanés pouvant être pris en charge par le serveur de messagerie unifiée est élevé. Puisque ces ressources sont toujours limitées, le serveur de messagerie unifiée peut seulement contrôler un certain nombre d'appels simultanés avant que les ressources ne soient épuisées.

Vous pouvez déterminer le nombre de ports nécessaire pour prendre en charge le nombre d'abonnés grâce aux modèles d'analyse de trafic d'Erlang, que je ne détaillerai pas ici. Une méthode plus facile pour déterminer le nombre de ports nécessaire consiste simplement à demander à votre administrateur de téléphonie combien de ports de messagerie vocale sont utilisés sur le système de messagerie vocale existant. D'après mon expérience, les besoins en ports sur un système de messagerie vocale traditionnel et un système de messagerie vocale unifiée devraient être très similaires.

Je recommande généralement de ne pas implémenter plus de 60 ports sur un seul serveur. Ceci n'a rien à voir avec d'éventuelles restrictions logicielles ou matérielles. La raison en est plutôt qu'un serveur unique avec 60 ports peut prendre en charge approximativement 5 000 utilisateurs. Si ce serveur unique connaît une panne, l'ensemble de votre (très vaste) base d'abonnés sera affectée.

Lors de l'implémentation des serveurs de messagerie unifiée, vous voudrez peut-être envisager de concevoir une redondance N+1 dans l'architecture. La figure 4 illustre une conception de serveur et de passerelle SIP entièrement redondante. Grâce à cette conception, si le serveur de messagerie unifiée 1 connaît une panne, les appels provenant de la passerelle SIP 1 négocieront automatiquement les appels avec le serveur de messagerie unifiée 2. Vous pouvez également programmer le PBX pour répartir équitablement la charge d'appels sur les passerelles SIP. Par exemple, le premier appel traité par le système peut être dirigé vers la passerelle SIP 1 et l'appel suivant dirigé vers la passerelle SIP 2. L'alternance des appels entre les passerelles assure une répartition équilibrée des appels et le partage de la charge entre les serveurs de messagerie unifiée.

Figure 4** Répartition des appels entre les serveurs pour assurer la redondance **(Cliquer sur l'image pour l'agrandir)

Deux fournisseurs de passerelle SIP sont actuellement pris en charge pour les solutions de messagerie unifiée d'Exchange Server 2007 : AudioCodes et Dialogic. Si des passerelles SIP sont nécessaires dans votre conception, assurez-vous d'en acheter une qui prend en charge le nombre de sessions (de ports) requis par votre conception. Par exemple, si votre conception exige 32 ports, vous avez besoin d'une passerelle prenant en charge au moins autant de sessions.

Si vous vous demandez si votre PBX fonctionnera avec la messagerie unifiée ou quelle passerelle vous devez utiliser, consultez l'encadré « Ressources relatives à la messagerie unifiée ». Les liens répertoriés vous orienteront vers des aides spécifiques de Microsoft ainsi que vers un répertoire de Spécialistes de la messagerie unifiée, qui pourront vous aider à évaluer les besoins spécifiques de votre organisation. D'après mon expérience personnelle, il n'existe pas beaucoup de PBX que vous ne pouvez pas utiliser avec les passerelles SIP et la messagerie unifiée d'Exchange. Certains PBX peuvent même communiquer avec le serveur de messagerie unifiée en mode natif en utilisant le protocole SIP sur TCP.

La messagerie unifiée d'Exchange prend en charge trois codecs audio pour enregistrer les messages de la messagerie vocale : G.711 PCM Linear, GSM 06.10 et Windows Media® Audio (WMA). Chaque fichier PCM Linear WAV occupe environ 16 Ko par seconde de son enregistrée. WMA est le codec audio par défaut pour la messagerie unifiée, il compresse le son à 1,1 Kbit pour chaque seconde de son avec un en-tête de 7 Ko. GSM 06.10 compresse le son à 1,6 Kbit pour chaque seconde de son, mais il a un plus petit en-tête que le codage WMA.

Les codages WMA et GSM 06.10 offrent tous deux une qualité de son acceptable pour les messages vocaux. D'après mon expérience de l'utilisation des codecs WMA et GSM, vous pouvez supposer une augmentation 10 à 20 % de la taille du stockage de boîtes aux lettres en fonction de l'intensité de l'exploitation de la messagerie vocale par votre organisation.

Lorsque vous choisissez le codec audio à utiliser pour votre environnement, gardez à l'esprit les périphériques mobiles et autres systèmes d'exploitation que vos utilisateurs finaux peuvent utiliser. Les questions sur ce sujet sont surtout de savoir si les utilisateurs peuvent écouter leurs messages vocaux sur leurs périphériques Windows Mobile®. Les autres systèmes d'exploitation doivent également être pris en compte : peut-être avez-vous déployé un grand nombre d'ordinateurs Linux qui ne pourront peut-être pas lire les fichiers WMA. Quoi qu'il en soit, n'oubliez pas que ces facteurs ajouteront aux compétences des ressources de support technique que vous devrez prendre en compte pour la formation.

Configuration et tests

Que l'architecture de messagerie unifiée soit centralisée ou distribuée, il y a de nombreuses exigences de messagerie vocale dont vous devez tenir compte avant de déployer la messagerie unifiée dans votre organisation. Vous trouverez une liste détaillée des sujets devant être abordés par l'équipe de projet dans l'encadré « Liste de contrôle pour la messagerie unifiée ». Vous devez collecter des informations sur tous les sujets pour chaque site où vous envisagez d'implémenter la messagerie unifiée. N'oubliez pas que les équipes informatique et de télécommunications doivent travailler ensemble sur ces questions.

Une fois votre système conçu et la configuration finalisée, un système de test doit être mis en place pour valider la conception. Dans une conception multisite, je conseille de tester au moins deux sites séparés pour valider la conception et vérifier qu'elle fonctionne correctement.

Un plan de test des fonctionnalités doit être élaboré à partir de vos besoins de configuration et doit ensuite être mis en œuvre. Le plan de test des fonctionnalités doit inclure les méthodes d'accès des abonnés (téléphone, Outlook 2007 et Outlook Web Access), les méthodes d'administration et les défaillances du matériel et du réseau.

Une fois les tests terminés et quand tout le monde s'accorde sur le fait que la messagerie unifiée dupliquera les fonctionnalités de l'ancien système de messagerie vocale ou qu'une solution alternative a été conçue pour prendre en charge n'importe quelle configuration ou fonctionnalité qui ne peut pas être dupliquée, un groupe d'utilisateurs pilotes doit être sélectionné pour tester le système. L'utilisation d'un groupe pilote démontrera les étapes requises dans votre environnement pour migrer les abonnés de l'ancien système de messagerie vocale vers la messagerie unifiée. En général, les étapes suivantes sont nécessaires pour migrer un abonné :

1. Désactiver l'abonné du système de messagerie vocale existant.
2. Activer l'abonné dans Active Directory pour la messagerie unifiée par le biais de la Console de gestion Exchange.
3. Modifier le chemin de couverture du téléphone sur un numéro pilote de messagerie unifié.

Il est important de désactiver l'abonné du système de messagerie existant pour qu'aucun message ne soit envoyé sur l'ancienne boîte aux lettres.

Pendant la phase pilote, vous devez consigner toutes les questions que vos abonnés poseront sur les fonctionnalités du système. Cette mesure de documentation vous permettra de traiter les problèmes courants pendant la phase de formation.

La formation est essentielle pour une migration des abonnés réussie. Vos utilisateurs ont l'habitude d'accéder à leur messagerie vocale à partir du téléphone avec une interface utilisateur spécifique. Par exemple, certains systèmes de messagerie vocale demandent que les utilisateurs appuient sur la touche 5 pour écouter leurs messages. Avec la messagerie unifiée d'Exchange, les utilisateurs doivent appuyer sur 1 ou dire « messagerie vocale » (ou utiliser Outlook 2007 ou Outlook Web Access pour lire les messages vocaux). La formation de vos abonnés pour la messagerie unifiée doit inclure la navigation dans l'interface utilisateur de téléphonie, la navigation dans Outlook Voice Access et la navigation dans Outlook/Outlook Web Access.

Avec la messagerie unifiée d'Exchange 2007, la possibilité d'énoncer les commandes est intégrée dans Outlook Voice Access. Certains utilisateurs ont tendance à se montrer enthousiastes face aux nouvelles fonctionnalités du système, et cet enthousiasme peut faciliter la transition d'une interface utilisateur à l'autre.

La messagerie unifiée d'Exchange offre la possibilité d'envoyer un message électronique personnalisé à chaque utilisateur lors de l'activation. Ces messages personnalisés peuvent être utilisés pour fournir des liens Web utiles vers des forums aux questions (FAQ), vers la documentation pour les abonnés, vers les numéros de téléphone du support technique, etc. Ils peuvent également contenir des informations sur la façon d'accéder au système de messagerie vocale et le mot de passe unique de l'abonné. C'est une des fonctionnalités les plus puissantes dont vous pouvez profiter lorsque vous activez vos utilisateurs finaux.

Migration des utilisateurs

Liste de contrôle pour la messagerie unifiée

Les sections suivantes définissent certains éléments fondamentaux d'un système de messagerie unifiée et suggèrent des questions devant être résolues en préparation du déploiement et de la configuration de la messagerie unifiée d'Exchange Server 2007. Utilisez ceci comme une liste de contrôle pour mettre au point un plan de déploiement.

Plan de numérotation – Un plan de numérotation de messagerie unifiée correspond logiquement à un PBX et aux extensions qui y sont associées. Les aspects à prévoir pour votre plan de numérotation sont :

• Combien de chiffres les numéros d'extension comportent-ils ?
• Quel est le numéro pilote du système de messagerie unifiée ?
• Quel numéro les utilisateurs doivent-il composer pour obtenir une ligne extérieure ?
• Quel codec audio utiliserez-vous pour les messages ?
• Quel est le numéro d'extension de l'opérateur de l'entreprise ?

Groupements de postes et numéros pilotes – Un groupement de postes est un ensemble d'extensions téléphoniques configurées pour recevoir des appels dans un ordre particulier. Le numéro pilote est l'extension principale qui est appelée pour contacter le groupement de postes. Le nombre d'extensions des membres du groupement de postes doit être identique au nombre de ports de messagerie vocale dans votre conception.

Stratégies de boîte aux lettres – Les stratégies de boîte aux lettres de messagerie vocale ne sont pas très différentes des stratégies de boîte aux lettres Exchange. Voici quelques stratégies que vous voudrez peut-être envisager :

• Combien de jours les messages vocaux sont-ils conservés avant d'être supprimés ?
• Quelle est la fréquence requise pour la réinitialisation du mot de passe de messagerie vocale ?
• Quelle est la stratégie de sauvegarde de la messagerie vocale ?
• Quelle est la longueur de mot de passe minimale acceptable ?
• Quel est le nombre maximal de tentatives d'ouverture de session avant le verrouillage de la boîte aux lettres ?

Standard automatique – les standards automatiques répondent aux appels entrants qui ne sont pas destinés à un abonné spécifique. Ils peuvent fournir des informations et diriger les appelants vers différents sites de l'organisation. La messagerie unifiée d'Exchange fournit des fonctionnalités vocales et DTMF pour la navigation dans le standard automatique. Les facteurs à prendre en compte sont notamment :

• Existe-t-il des invites de standard automatique différentes pour la journée, la nuit et les jours non travaillés ? (Les invites doivent être décrites et enregistrées.)
• Qui peut être appelé à partir du menu du standard automatique ?
• La navigation vocale peut-elle être utilisée avec le standard automatique ?
• L'utilisation du standard automatique nécessite-t-elle plusieurs langues ?

Boîte aux lettres Générale ou Nuit – Certaines organisations ont une boîte de messagerie vocale générale ou de nuit qui permet aux appelants de laisser des messages. Si votre entreprise en possède une, une boîte aux lettres Exchange doit être créée et activée pour la messagerie unifiée.

Indication de message en attente – L'indication de message en attente fait référence au voyant sur votre téléphone, qui vous signale les messages vocaux non lus dans votre boîte aux lettres. L'indication de message en attente sur les combinés téléphoniques est-elle nécessaire pour le déploiement ?

Prise en charge d'extensions multiples – Dans de nombreuses organisations, certains employés utilisent plusieurs téléphones. Quand vous activez ces abonnés pour la messagerie unifiée, vous devez en même temps associer tous leurs numéros d'extension. Avant de commencer, établissez une liste des employés possédant plusieurs extensions.

Prise en charge de la réponse vocale interactive (IVR) – Certains systèmes de messagerie vocale traditionnels prennent en charge des applications IVR, que la messagerie unifiée ne pourra pas dupliquer. Déterminez si le système à remplacer est associé à de telles applications. Ces applications peuvent rester sur le système existant ou devoir être remplacées par des applications IVR alternatives.

Réseau de messagerie vocale – La mise en réseau de la messagerie vocale offre la possibilité d'envoyer un message d'un système à un autre système hétérogène. Par exemple, dans les grandes entreprises, le PDG peut vouloir envoyer un message vocal à l'ensemble de l'organisation, ou vous pouvez avoir des informations générales à annoncer, comme des exercices d'incendie. Avec un réseau de messagerie vocale, le PDG peut enregistrer un message vocal une seule fois et l'envoyer à chaque employé de l'entreprise, quel que soit son système de messagerie vocale. Actuellement, la messagerie unifiée d'Exchange n'a pas la possibilité de se connecter à d'autres systèmes de messagerie vocale traditionnels.

Prise en charge de la télécopie – Certaines plates-formes de messagerie vocale traditionnelles prennent en charge la réception de télécopies, ce qui vous permet d'utiliser votre numéro de téléphone pour les appels vocaux et pour recevoir des télécopies. La messagerie unifiée d'Exchange Server 2007 prend en charge les télécopies entrantes et peut être utilisée pour remplacer cette fonctionnalité. Il s'agit d'une fonctionnalité unidirectionnelle ; le système ne prend pas en charge la fonctionnalité de télécopie sortante. Si vous en avez besoin, vous devrez rechercher un produit tiers pour la prendre en charge.

Il existe de nombreux points de vue différents sur la façon de migrer un système dans l'environnement de production. Les deux méthodes principales sont la migration graduelle et la migration rapide. Quel que soit votre choix, formez votre personnel de support technique aux questions courantes que vous avez reçues de votre groupe pilote. Veillez en outre à leur montrer comment activer un utilisateur, comment vérifier qu'un utilisateur est activé et comment modifier un mot de passe.

La migration des utilisateurs de l'ancien système de messagerie vocale à la messagerie unifiée est relativement simple, mais cela présente une difficulté majeure dont vous devez être conscient : la mise en réseau de la messagerie vocale. Tout comme un système de messagerie vous permet d'envoyer des messages, de transférer des messages et de répondre à d'autres utilisateurs et systèmes de messagerie électronique, la messagerie vocale vous permet d'envoyer des messages, de transférer des messages et de répondre aux autres utilisateurs et systèmes de messagerie vocale.

Imaginez un scénario où Alice et Bertrand utilisent actuellement l'ancien système de messagerie vocale. Bertrand a migré sur la messagerie unifiée et veut envoyer un message à Alice sur l'ancien système de messagerie vocale. Puisque les deux utilisateurs sont sur des systèmes séparés, ils ne peuvent plus envoyer, transférer ou répondre aux messages de messagerie vocale de l'autre ; malheureusement, un îlot de messagerie vocale a été créé.

Avec les systèmes de messagerie vocale traditionnels, ce problème est résolu en utilisant certains types de convertisseurs de protocole réseau permettant à des systèmes hétérogènes de former un réseau ensemble. A l'heure actuelle, il n'existe cependant pas de convertisseur de protocole réseau qui permette à des systèmes hétérogènes à se connecter à la messagerie unifiée d'Exchange Server 2007. Même si ce n'est pas peut-être pas important pour votre organisation, vous devez prendre cet aspect en compte si vous choisissez de migrer des utilisateurs par petits groupes.

Ma préférence va à la migration rapide de tous les utilisateurs site par site. Une migration rapide offre une coupure propre entre un système et l'autre. Elle est souvent réalisée pendant un week-end ; les utilisateurs rentrent chez eux le vendredi et viennent travailler le lundi sur un nouveau système de messagerie vocale. Certains administrateurs disent qu'une migration rapide ne devrait être utilisée que pour les petits clients d'entreprise ou les sites distants. Je ne suis pas d'accord. J'ai participé à des migrations rapides de 7 000 utilisateurs sur un seul site, et moins de 1 % des employés ont dû appeler le support technique pour obtenir de l'aide. Si toutes les autres phases de votre projet ont été correctement planifiées et exécutées, la migration vers un système de production complet doit se passer sans heurt.

Toutefois, si vous effectuez une migration de plusieurs sites sur un système de production complet, envisagez de migrer les plus petits sites distants un par un avant de migrer le plus gros site. Examinez les leçons apprises avec les plus petits sites et implémentez les modifications nécessaires dans votre plan de projet.

Idéalement, toute la formation des utilisateurs doit être terminée et tous les utilisateurs doivent être activés pour la messagerie unifiée avant la mise en service du système. Voici une méthodologie détaillée à utiliser pour préparer une migration rapide d'un système de messagerie vocale.

La première chose à faire est de s'assurer que le système de messagerie unifiée est entièrement installé, configuré et testé.

Dispensez la formation par petits groupes. Expliquez aux utilisateurs que leur boîte aux lettres sera activée avant d'être connectée au système, et qu'ils sont encouragés à se connecter à leur boîte aux lettres et à l'initialiser en modifiant leur mot de passe et en enregistrant leur message d'accueil. Une fois la formation terminée, activez ces utilisateurs immédiatement pour leur permettre d'initialiser leur boîte aux lettres avant la migration.

Enfin, lorsque toute la formation est finie, choisissez un week-end pour désactiver tous les utilisateurs de l'ancien système de messagerie vocale et transférez leurs téléphones vers la messagerie unifiée d'Exchange. Le lundi matin, votre système est opérationnel pour tous les utilisateurs de votre organisation.

Migration

Que vous deviez prendre en charge un site unique ou une grande organisation multisite, les informations de cet article devraient vous être utiles. Les organisations multisite peuvent rendre la conception plus complexe, mais les exigences de base sont les mêmes que vous ayez 50 ou 5 000 utilisateurs.

Je n'insisterai jamais assez sur le fait que les équipes informatique et de télécommunications doivent travailler ensemble au déploiement d'une solution de messagerie unifiée. D'après mon expérience, parmi les nombreux problèmes qui peuvent faire échouer un projet de messagerie unifiée, une mésentente entre l'équipe informatique et l'équipe de télécommunications et un désaccord sur la solution sont synonymes d'échec assuré. La convergence des technologies n'est pas si difficile, mais elle peut nécessiter une personne externe à votre organisation qui connaisse à la fois l'informatique et les télécommunications pour vous aider à faire collaborer les équipes ou à établir un plan de projet pour un déploiement réussi.

Jeff Goodwin est technicien senior chez The VIA Group, spécialisé dans la conception et le déploiement d'Exchange et de messagerie unifiée. Vous pouvez le joindre à l'adresse suivante : jgoodwin@theviagroup.com.

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