Il est déterminé lors de la planification de la structure des contenus et des sites d'une organisation de grande taille que le département des ressources humaines est une division importante qui fournit du contenu relatif à tous les employés sur plusieurs sites SharePoint. Par conséquent, l'administrateur des fournisseurs de services partagés crée une étendue partagée pour le contenu lié aux ressources humaines.

L'administrateur de collection de sites du site des ressources humaines utilise cette zone partagée et crée des étendues supplémentaires au niveau de la collection de sites. Les étendues de niveau collection de sites sont destinées aux stratégies de l'entreprise et aux informations sur les nouveaux recrutements car il s'agit de concepts centraux qui sont pertinents pour la collection de sites. Les étendues de niveau collection de sites n'ont pas de sens en tant qu'étendues partagées car les personnes effectuant des recherches dans d'autres collections ne souhaitent probablement pas des étendues aussi spécifiques.

Les administrateurs de collections de sites copient les étendues partagées qu'ils veulent utiliser dans leur collection de sites, puis ils sélectionnent les groupes d'affichage où inclure chaque étendue, tels que la liste déroulante de la zone de recherche et la page Recherche avancée. Notez que les administrateurs de collections de sites ne peuvent pas modifier ou supprimer des étendues partagées, mais ils peuvent copier une étendue partagée, puis en modifier la copie.

Pour résumer, les administrateurs de fournisseurs de services partagés et de collections de sites créent d'abord les étendues nécessaires à leur organisation, puis un administrateur de collection de sites les associe à des groupes d'affichage pour les rendre disponibles pour les zones de recherche associées à ces groupes d'affichage. Les administrateurs de collections de sites peuvent associer une ou plusieurs étendues à un groupe d'affichage. D'autres informations sur les groupes d'affichage figurent plus loin dans cet article.

Lors de la planification des étendues de recherche, vous examinez l'architecture de vos informations pour identifier de grands ensembles de contenus sur lesquels les personnes sont susceptibles de vouloir effectuer des recherches. Certains de ces ensembles couvrent l'architecture des informations à travers plusieurs sites, et d'autres couvrent des sous-ensembles d'informations dans les collections de sites. Les administrateurs de collections de sites décident s'il faut implémenter des étendues partagées ou des étendues de niveau collection de sites pour une collection de sites particulière, sur la base des besoins des utilisateurs de cette collection de sites. Le contenu qui est pertinent seulement dans certaines collections de sites doit être pris en compte uniquement dans la planification des étendues de niveau collection de sites.

L'administrateur de fournisseurs de services partagés gère les étendues partagées pour tous les sites. Il peut effectuer les tâches suivantes :

• Créer et modifier des étendues partagées.

• Ajouter des règles d'étendue aux étendues partagées.

• Supprimer des étendues partagées.

• Actualiser les modifications apportées aux étendues.

Les étendues partagées sont visibles et disponibles pour une utilisation par les administrateurs pour toutes les collections de sites.

L'étendue partagée Tous les sites est automatiquement créée et disponible par défaut dans le Centre de recherche.

Lors de la planification, chaque administrateur de collection de sites veut créer des étendues sur la base de l'architecture des informations au sein du site. Il peut choisir de créer des étendues, d'effectuer une copie des étendues partagées (la copie d'une étendue partagée devient une étendue de niveau collection de sites), ou les deux. Par exemple, les administrateurs de collections de sites peuvent ajouter des étendues en sélectionnant des étendues partagées qui sont utiles aux personnes utilisant leur collection de sites, puis compléter ces étendues en créant des étendues pour la collection de sites.

Le tableau suivant montre les tâches relatives aux étendues, qui peuvent être effectuées par des administrateurs de collections de sites :

Les administrateurs de collections de sites ne peuvent pas créer ou ajouter directement des règles de correspondance à des étendues partagées, bien qu'ils puissent copier une étendue partagée en tant que zone de collection de sites et modifier la copie.

Remarque :
Une fois qu'un administrateur de collection de sites a copié une étendue partagée, la copie devient une étendue de niveau collection de sites qu'il peut utiliser pour effectuer l'une des actions possibles sur n'importe quel autre zone de niveau collection de sites.

Lors de la création ou de la modification d'une nouvelle étendue de niveau collection de sites, vous spécifiez les éléments suivants :

• Titre unique.

• Description de l'étendue (facultative).

• Groupe d'affichage, parfois appelé groupe d'étendues. Les administrateurs de collections de sites peuvent affecter les étendues à des groupes d'affichage pour déterminer où ils apparaissent sur le site. Par défaut, Office SharePoint Server 2007 for Search comprend des groupes d'affichage pour la liste déroulante de la zone de recherche et pour la page Recherche avancée. Les administrateurs de collections de sites peuvent affecter une ou plusieurs étendues à n'importe quel groupe d'affichage.

• Page de résultats. Vous pouvez choisir d'utiliser la page de résultats de la recherche par défaut pour afficher les résultats de la recherche lorsque cette zone est utilisée ou spécifier une autre page. Notez que si vous choisissez d'utiliser une autre page, vous devez d'abord créer cette page de résultats de la recherche.

Par défaut, il n'existe pas de zone de niveau collection de sites, mais chaque collection de sites a accès à toutes les étendues partagées.

Les groupes d'affichage constituent un moyen d'affecter des étendues à une zone de recherche particulière. Les administrateurs de collections de sites disposent de plusieurs options pour configurer les groupes d'affichage existants, ou bien ils peuvent choisir de créer un ou plusieurs nouveaux groupes d'affichage. En général, le propriétaire du site identifie le besoin d'un groupe d'affichage particulier. Par exemple, les utilisateurs d'un site d'équipe spécifique peuvent être amenés à rechercher fréquemment du contenu éparpillé dans plusieurs bibliothèques de documents. Pour limiter le corps de contenu sur lequel ils effectuent les recherches, ils doivent effectuer des recherches distinctes dans différentes zones de recherche (par exemple dans la zone de recherche de chaque bibliothèque) ou créer une requête avancée pour filtrer les résultats de la recherche. Pour fournir aux utilisateurs un moyen plus simple d'effectuer cette recherche fréquente, l'administrateur de collection de sites crée un groupe d'affichage et y affecte l'étendue appropriée. Les propriétaires du site peuvent ensuite associer ce groupe d'affichage à une zone de recherche particulière, par exemple une zone de recherche sur une page de recherche personnalisée sur le site. Les utilisateurs utilisent ensuite cette zone de recherche pour effectuer des recherches sur le contenu défini par l'étendue, dans le cas présent les bibliothèques de documents. Office SharePoint Server 2007 for Search fournit par défaut deux groupes d'affichage :

• Liste déroulante de recherche   L'étendue Tous les sites est affectée à ce groupe d'affichage et elle est utilisée par défaut par la zone de recherche.

• Recherche avancée   L'étendue Tous les sites est affectée à ce groupe d'affichage et elle est utilisée par défaut par la zone de recherche de la page Recherche avancée.

Les administrateurs de collections de sites peuvent effectuer les actions suivantes :

• Ajouter des étendues à n'importe quel groupe d'affichage.

• Supprimer des étendues dans n'importe quel groupe d'affichage.

• Créer des groupes d'affichage et y affecter les étendues de leur choix.

• Modifier l'ordre dans lequel les étendues apparaissent dans la liste des étendues de recherche.

• Spécifier l'étendue sélectionnée par défaut dans la liste des étendues de recherche.

Les propriétaires de site peuvent effectuer les actions suivantes :

• Affecter des groupes d'affichage différents à la zone de recherche et à la page Recherche avancée dans le site Centre de recherche.

• Créer des pages de recherche à l'aide des composants WebPart Zone de recherche et Zone de recherche avancée, et affecter le ou les groupes d'affichage à utiliser.

Vous définissez une étendue en y ajoutant des règles d'étendue. Les règles d'étendue définissent le contenu à associer à l'étendue ainsi que le contenu qui ne doit pas y être associé. Des règles d'étendue ajoutées à une étendue particulière définissent la portée de l'étendue.

Chaque règle d'étendue est basée sur un type de règle d'étendue particulier, qui définit les propriétés, les emplacements et les sources de contenu. Le tableau suivant répertorie les types de règles d'étendue qui sont disponibles pour les étendues de recherche partagées et les étendues de niveau collection de sites.

Le type de règle d'étendue Tout le contenu est le plus simple car il associe tout le contenu analysé à l'étendue. Pour chacun des trois autres types de règle d'étendue, un administrateur de fournisseurs de services partagés peut spécifier le comportement de la règle d'étendue qui détermine le contenu à associer à l'étendue. Ces comportements sont décrits dans la liste suivante :

• Inclure   Les éléments correspondant à cette règle apparaissent dans les résultats de la recherche, sauf si une autre règle les supprime. Lorsque vous combinez des règles, ce comportement est similaire à l'opérateur logique OR.

• Requérir   Les éléments correspondant à d'autres règles doivent également correspondre à cette règle pour apparaître dans les résultats de la recherche. Ce comportement est équivalent à l'opérateur logique AND.

• Exclure   Les éléments correspondant à cette règle sont exclus des résultats de la recherche même s'ils correspondent à d'autres règles. Ce comportement est équivalent à l'opérateur logique AND NOT.

Les étendues sont souvent basées sur une seule règle d'étendue. Il existe cependant de bonnes raisons d'utiliser des étendues avec plusieurs règles. Vous pouvez créer des étendues sur la base d'un thème spécifique ou d'un ensemble de contenus conceptuellement liés. Pour ce faire, vous pouvez inclure et exclure plusieurs emplacements, plusieurs propriétés ou une combinaison d'emplacements et de propriétés qui sont conceptuellement liée. La combinaison logique des règles détermine le contenu qui est inclus ou exclu de l'étendue.

Utilisation de règles d'étendue basées sur l'emplacement

Utilisation de règles d'étendue basées sur les propriétés gérées

Utilisation de règles d'étendue basées sur une source de contenu

Utilisation du type de règle d'étendue Tout le contenu

Exclusion de contenu à l'aide d'une règle d'étendue avec le comportement Exclure

Contoso Corporation possède une division Services informatiques, une division Service clientèle et une division Ventes. Chacune de ces trois divisions a sa propre collection de sites, et il existe également une collection de sites du portail central pour les actualités de l'entreprise et les informations sur les ressources humaines. Tout le contenu analysé est indexé dans un seul index de contenu.

Étant donné que le contenu de chaque division est distinct, l'administrateur de fournisseurs de services partagés crée une source de contenu distincte pour chacune des trois collections de sites des divisions, de façon à ce que chacune puisse être analysée selon une planification différente. L'administrateur de fournisseurs de services partagés crée également une quatrième source de contenu, utilisée pour analyser la collection de sites du portail central qui contient le contenu relatif aux ressources humaines et aux actualités de l'entreprise.

Par défaut, tout le contenu qui a été indexé pour chacune des collections de sites est inclus dans l'étendue partagée Tous les sites, qui est disponible pour toutes les collections de sites. L'administrateur de fournisseurs de services partagés crée une étendue partagée distincte pour chaque collection de sites des divisions, puis crée une règle d'étendue pour chaque étendue partagée qui inclut la source de contenu appropriée pour l'étendue partagée de chaque collection de sites.

Par exemple, pour la division Service clientèle, l'administrateur de fournisseurs de services partagés crée une étendue appelée Service clientèle, puis ajoute une règle d'étendue à cette étendue. Lors de l'ajout de la règle d'étendue, l'administrateur de fournisseurs de services partagés sélectionne le type de règle d'étendue Source de contenu, sélectionne la source de contenu Service clientèle dans la liste des sources de contenu disponibles, puis sélectionne le comportement Inclure pour inclure tous les éléments analysés avec cette source de contenu.

Remarque :
Toutes les sources de contenu existantes apparaissent dans la liste Source de contenu sur la page Ajouter une règle d'étendue lors de la création d'une règle d'étendue basée sur une source de contenu.

Le tableau suivant répertorie les étendues partagées qui ont été créées par l'administrateur de fournisseurs de services partagés pour Contoso Corporation.

En plus des étendues partagées créées par l'administrateur de fournisseurs de services partagés, l'étendue par défaut Tous les sites inclut tous les contenus analysés de l'index. L'étendue partagée Tous les sites est disponible par défaut pour toutes les collections de sites.

L'administrateur de collection de sites pour chaque division décide d'utiliser l'étendue partagée Tous les sites et l'étendue partagée qui contient le contenu pour sa collection de sites, mais aucune d'entre elles n'envisage d'utiliser l'étendue Portail central, même s'il s'agit d'une étendue partagée. Cette option sera disponible seulement dans la liste déroulante Étendue de la recherche dans la collection de sites du portail central.

L'administrateur de collection de sites pour chaque division effectue des copies de l'étendue partagée que l'administrateur de fournisseurs de services partagés a créé pour sa collection de sites. (Les copies de l'étendue partagée deviennent des étendues de niveau collection de sites.) Chaque administrateur de collection de sites ajoute ensuite des règles d'étendue aux étendues de niveau collection de sites pour cibler seulement l'ensemble de contenus le plus important que leurs utilisateurs souhaitent interroger lors de l'utilisation de ces étendues.

Par exemple, l'administrateur de collection de sites pour la collection de sites Ventes crée des étendues pour le contenu relatif à chaque ligne de produit, basées sur les propriétés gérées des documents marketing et d'autres contenus, et sur l'emplacement des sites d'équipe et des bibliothèques de documents qui s'y rapportent.

Lorsque le contenu est analysé, l'analyseur analyse également les propriétés associées à ce contenu. Les propriétés analysées incluent les métadonnées du contenu qui sont stockées dans les fichiers et des bases de données utilisées par votre organisation. Les propriétés analysées peuvent représenter différents types d'informations, telles que l'auteur, le titre et l'adresse de messagerie.

Dans les versions précédentes des produits et des technologies Microsoft SharePoint, vous pouviez réduire la duplication des propriétés en mappant certaines propriétés à d'autres propriétés communes, mais de nombreuses propriétés rendaient confus les résultats de la recherche car elles n'étaient pas pertinentes. Les propriétés pertinentes étaient ainsi difficiles à trouver parmi les nombreuses propriétés non pertinentes.

Office SharePoint Server 2007 for Search permet d'atténuer cette confusion en permettant aux administrateurs de fournisseurs de services partagés de créer des propriétés gérées. Ils peuvent ensuite mapper les propriétés analysées, qui sont les propriétés que l'analyseur collecte et ajoute au magasin de propriétés lors de l'analyse du contenu, aux propriétés gérées qui sont utilisées par les requêtes de recherche.

La relation entre les propriétés gérées et les propriétés analysées est simple mais très puissante. Les administrateurs de fournisseurs de services partagés peuvent mapper une ou plusieurs propriétés analysées (les propriétés découvertes par l'analyseur) avec des propriétés gérées (des propriétés qui peuvent être utilisées dans les règles d'étendue et les requêtes). Ce mappage est important car de nombreuses propriétés analysées contiennent le même type de métadonnées et elles ont souvent des noms qui ne sont pas très significatifs. Par exemple, les propriétés analysées nommées « Mail:6 » et « Office:4 » sont mappées à une propriété gérée nommée Auteur. Cela est dû au fait que les valeurs de ces deux propriétés analysées contiennent le nom de l'auteur. Ce mappage des propriétés analysées aux propriétés gérées facilite l'administration et offre des avantages aux utilisateurs. Les administrateurs en tirent parti car ils doivent manipuler moins de propriétés lors de la création des étendues. De même, les utilisateurs finals qui créent des requêtes avancées dans la zone de recherche ont également moins de propriétés à manipuler et leurs noms sont plus significatifs.

Les propriétés gérées présentent les avantages suivants :

• Les utilisateurs peuvent utiliser les propriétés gérées pour construire des requêtes dans la zone de recherche, qui filtrent les résultats de la recherche.

• Vous pouvez utiliser les propriétés sur la page Recherche avancée pour permettre aux utilisateurs finals de filtrer facilement les résultats de la recherche.

• Les propriétaires de sites peuvent personnaliser la page Recherche avancée pour qu'elle utilise différentes propriétés gérées.

• Les administrateurs de fournisseurs de services partagés et les administrateurs de collections de sites peuvent créer des étendues personnalisées avec des règles qui filtrent les résultats de la recherche sur la base des requêtes. Les utilisateurs finals peuvent bénéficier de requêtes avancées basées sur des propriétés sans devoir apprendre à créer une requête avancée.

Par défaut, plusieurs propriétés gérées sont créées et mappées à des propriétés analysées. Les administrateurs de fournisseurs de services partagés peuvent mapper des propriétés analysées supplémentaires à des propriétés gérées existantes et créer de nouvelles propriétés gérées.

Pour que la valeur des propriétés analysées soit affectée à une requête de recherche, les propriétés analysées doivent être mappées à une propriété gérée, la propriété gérée doit être rendue disponible pour les étendues, et l'utilisateur doit effectuer une recherche par rapport à cette propriété gérée. L'utilisation d'un trop grand nombre de propriétés analysées peut avoir un impact négatif sur la pertinence et sur les performances de la recherche.

Les administrateurs qui planifient le déploiement initial de Office SharePoint Server 2007 for Search doivent enregistrer l'ensemble initial des propriétés gérées prévues pour le service de recherche.

Vous pouvez trouver un grand nombre de ces propriétés analysées en examinant les propriétés affichées dans les applications pour des types de contenu tels que des documents Microsoft Office Word ou Microsoft Office Excel.

Si vous avez accès à un serveur de test, pour faciliter la planification, vous pouvez analyser le contenu prioritaire et utiliser les propriétés analysées qui apparaissent.

Vous pouvez rendre le contenu de votre site plus facile à trouver en planifiant soigneusement vos propriétés gérées et la façon dont vous les implémentez. Lorsque vous planifiez le déploiement, il est recommandé de conserver un minimum de propriétés gérées. Cela signifie qu'il faut soigneusement étudier quelles sont les propriétés les plus utiles à votre organisation et déployer ces propriétés comme point de départ. Vous pouvez toujours créer si nécessaire d'autres propriétés gérées après le déploiement.

Une méthode pratique pour identifier les propriétés gérées potentielles consiste à examiner votre contenu existant et ses métadonnées prioritaires. Si vous avez accès à une batterie de serveurs de test avant le déploiement actif de Office SharePoint Server 2007 for Search, vous pouvez analyser votre contenu et voir quelles propriétés analysées apparaissent, et utiliser ces propriétés pour identifier une partie de l'architecture de vos informations. Toutefois, la plupart des organisations peuvent tirer parti de la planification de l'architecture des informations sur une feuille de papier avant de mettre en place un déploiement car il peut être utile de se concentrer sur votre planification et d'identifier le contenu et les processus qui ne sont pas aussi bien organisés qu'ils le pourraient.

La clé de la création d'un ensemble utile de propriétés gérées consiste à déterminer les concepts les plus importants et à rechercher les propriétés de votre contenu que vous pouvez mapper à des propriétés gérées permettant aux utilisateurs de trouver le contenu pertinent lors des recherches. Le mappage de davantage de propriétés augmente la taille de la base de données du fournisseur de services partagés et réduit les performances en conséquence : il est donc judicieux de mapper des propriétés seulement lorsque vous êtes certain que le mappage est pertinent.

Certains concepts sont utilisés pour suggérer la structure et le contenu des collections de sites. D'autres sont utilisés pour créer des termes spéciaux tels que des mots clés pour mettre en évidence les résultats pertinents de la recherche.

Il est difficile de découvrir les propriétés du contenu sans d'abord l'analyser. Par conséquent, pour planifier des propriétés gérées, il est préférable d'attendre que vous ayez déjà une bonne idée du contenu de chaque collection de sites. Ensuite, sur un serveur de test, vous pouvez analyser tout ce contenu pour obtenir une liste de propriétés analysées à comparer à l'architecture de vos informations lors de la création des propriétés gérées. Il peut être difficile de mapper des propriétés même après l'analyse du contenu car il est difficile d'identifier le type de contenu ou l'application qui utilise la propriété. Si vous n'êtes pas sûr de la nature et du contenu d'une propriété particulière, vous pouvez configurer un mappage dans un environnement de test et essayer d'effectuer des recherches sur cette propriété.

La plupart des propriétés gérées les plus utiles sont automatiquement créées lors de l'installation de Office SharePoint Server 2007 for Search. Utilisez ces propriétés gérées comme un point de départ lors de la planification de vos autres propriétés gérées. Les propriétés gérées créées automatiquement sont les suivantes :

• Auteur

• Description

• Nom du site

• Type

• Taille du fichier

• Date de modification

• URL

• Titre

Gardez à l'esprit que pour effectuer des recherches de manière efficace à l'aide des propriétés, il faut d'abord affecter des valeurs aux propriétés analysées. Par exemple, si vous avez un document avec une propriété qui est mappée à une propriété gérée appelée Auteur, et qu'aucune valeur n'est affectée à cette propriété sur ce document, le document ne peut pas être affiché dans les résultats de la recherche lorsque les utilisateurs effectuent une requête avec la propriété Auteur pour un auteur spécifique.

Non duplication des propriétés gérées

Certaines propriétés sont des propriétés de base et peuvent apparaître comme des propriétés différentes dans différents types de contenu. Les propriétés Auteur et Titre pour les documents en sont des exemples.

Ce que vous pouvez faire de plus important avec ces propriétés de base lors de la planification est de réduire la duplication en créant un ensemble de propriétés gérées et en mappant les propriétés analysées ayant la même signification aux propriétés de l'ensemble de propriétés gérées. Dans le cas de la propriété Auteur, vous pouvez mapper chaque occurrence unique d'une propriété analysée pour les auteurs avec une même propriété gérée Auteur.

Vous pouvez mapper une ou plusieurs propriétés analysées à une ou plusieurs propriétés gérées.

Conseil :
L'ajout de chaque propriété Auteur en tant que propriété gérée distincte n'a pas de sens car elle ajoute des propriétés gérées supplémentaires à la base de données sans augmenter le facteur de pertinence.

Vous pouvez choisir de classer par priorité plusieurs propriétés analysées afin que, si plusieurs propriétés sont trouvées lors de l'analyse, seule la valeur de la propriété ayant la priorité la plus élevée est utilisée pour des requêtes utilisant la ou les propriétés gérées. Si vous n'établissez pas de priorités entre les propriétés analysées, les valeurs de toutes les propriétés analysées mappées à la propriété gérée sont utilisées pour les requêtes, de sorte que la propriété gérée devient une propriété à valeurs multiples. Cela signifie que le résultat de la recherche retourne des résultats pour tout le contenu contenant les valeurs de l'une des propriétés mappées qui correspondent à la requête. Une bonne approche pour une propriété à valeur unique consiste à choisir la propriété analysée la plus commune en tant que propriété gérée, puis d'établir des priorités entre les propriétés mappées sur la base de leur fréquence. Il n'est pas toujours facile de déterminer la propriété la plus fréquemment analysée ; vous pouvez donner la priorité aux propriétés dont vous savez qu'elles sont associées à des applications communément utilisées.

Lorsque vous mappez des propriétés avec des types de données différents, le type de données de la propriété gérée est utilisé dans la plupart des cas par la recherche.

Lorsque vous mappez des propriétés, veillez à ne pas mapper des propriétés pour lesquelles la correspondance est faible ou qui ne sont pas pertinentes, car des mappages imprécis peuvent réduire la pertinence des résultats de la recherche. Si possible, testez les recherches avec les propriétés gérées avant le déploiement initial et prévoyez d'examiner les données utilisées pour les requêtes de recherche lors des opérations normales pour affiner les propriétés que vous avez mappées.

Ajout de propriétés pour présenter les concepts clés de l'architecture des informations

Chaque propriété gérée peut être exposée en tant que propriété pour les règles d'étendue de recherche. Pour plus d'informations sur la planification des étendues de recherche, voir la section « Planification des étendues de recherche » plus haut dans cet article.

Office SharePoint Server 2007 for Search utilise des catégories de propriétés pour analyser les propriétés par documents dans chaque catégorie. Les catégories de propriétés comprennent le gestionnaire de protocole et le composant IFilter utilisés lors de l'indexation du contenu. Avant d'analyser du contenu, vous allez l'associer à des catégories de propriétés qui trouveront les propriétés analysées dont vous avez besoin, avant de créer des propriétés gérées.

Si vous souhaitez ajouter à l'index de contenu du contenu qui requiert différents composants IFilter ou gestionnaires de protocoles, vous pouvez créer par programme une nouvelle catégorie de propriétés pour ce contenu. Pendant votre planification initiale, nous vous conseillons d'identifier le contenu nécessitant de nouveaux composants IFilter et de nouveaux gestionnaires de protocole. Cela peut nécessiter du code personnalisé, bien que certains composants IFilter et gestionnaires de protocole soient fournis.

Pour plus d'informations sur les catégories de propriétés, voir Gestion des métadonnées (en anglais) (http://msdn2.microsoft.com/fr-fr/library/ms497276(en-us).aspx?amp;clcid=0x40c). Pour plus d'informations sur l'analyse de contenu, voir Planification de l'analyse de contenu (Office SharePoint Server for Search).

Un administrateur de collection de sites sait que les utilisateurs finals ont des difficultés pour trouver le calendrier servant à effectuer le suivi des membres de l'équipe absents du bureau. Les utilisateurs signalent que lorsqu'ils recherchent le calendrier, leurs requêtes produisent plusieurs pages de résultats de recherche non pertinents, et qu'ils abandonnent après avoir consulté quelques-unes des premières pages.

L'administrateur de collection de sites décide de créer un mot clé appelé « adb » contenant ces éléments :

Définition du mot clé : Ceci est l'acronyme utilisé pour signifier « absent du bureau ».

Synonyme : période d'absence

Meilleur résultat : URL vers le calendrier et une description pour le meilleur résultat.

L'administrateur de collection de sites demande ensuite aux utilisateurs finals d'utiliser ce nouveau mot clé « adb » ou son synonyme « période d'absence » lors de la recherche du calendrier.

La figure suivante montre un exemple de page des résultats de la recherche par défaut que les utilisateurs finals voient lors de la recherche sur le mot clé « adb » à partir du Centre de recherche dans ce scénario. Notez que par défaut, les meilleurs résultats et les descriptions du mot clé apparaissent seulement sur les pages des résultats de la recherche pour les recherches qui sont exécutées à l'aide du Centre de recherche.

Dans la figure ci-dessus, la requête exécutée par l'utilisateur final est affichée (légende 1). La fonctionnalité de mise en évidence des mots clés affiche les mots clés du contenu en gras (légende 2). La description que l'administrateur de collection de sites a affectée à ce mot clé s'affiche par défaut dans le coin supérieur droit de la page des résultats de la recherche (légende 3). Chaque mot clé peut être associé à une définition et vous pouvez inclure une URL dans les définitions. En conséquence, il est judicieux d'effectuer les opérations suivantes :

• Identifier les sources de définition lors de la planification.

• Inclure une étape distincte lors de la planification pour concevoir un glossaire de toutes les définitions utilisées par les mots clés dans chaque collection de sites.

• Créer certains mots clés dans le seul but est d'associer ces mots clés à une définition.

Le meilleur résultat (légende 4) s'affiche directement sous la description du mot clé s'il existe. Le meilleur résultat est plus qu'une simple URL. Il a aussi un titre et peut éventuellement avoir une description. Dans cet exemple, l'administrateur de collection de sites a appelé les meilleurs résultats « Page Absence du bureau ». La description que l'administrateur a affectée au meilleur résultat apparaît directement sous son nom, et l'URL du meilleur résultat apparaît en dessous.

Des documents spécifiques, des sites et des personnes disposant d'une expertise dans le concept associé à un terme de recherche sont des utilisations courantes des meilleurs résultats. Il est important de prendre en compte le titre et la description de chaque meilleur résultat lors de la planification du contenu pour en accroître la pertinence et la facilité d'utilisation. Vous pouvez associer jusqu'à 25 meilleurs résultats à chaque mot clé dans l'interface utilisateur d'administration et beaucoup plus avec le modèle objet ; il est cependant préférable de ne pas abuser des meilleurs résultats. Une planification efficace du contenu peut vous aider à identifier le nombre approprié de meilleurs résultats pour chaque mot clé, qui permet d'équilibrer le nombre de résultats de la recherche avec la pertinence de la recherche.

Remarque :
Étant donné que l'URL d'un meilleur résultat est codée en dur par l'administrateur de collection de sites, il peut s'agir de n'importe quelle URL. Elle peut même pointer vers du contenu qui n'a pas été analysé.

Vous pouvez utiliser le même meilleur résultat pour plusieurs mots clés. Si le meilleur résultat existe déjà, vous pouvez l'ajouter à n'importe quel mot clé sans avoir à entrer à nouveau les propriétés du meilleur résultat, ce qui risquerait de créer des meilleurs résultats en doublon. Vous pouvez aussi modifier l'URL et la description de ce meilleur résultat simultanément pour tous les mots clés qui l'utilisent. Ceci est particulièrement utile si vous utilisez un site de test lors de la planification et avant le déploiement initial.

Un synonyme est constitué d'un ou de plusieurs mots qui sont étroitement liés à un mot clé particulier. Par exemple, un synonyme possible pour le mot clé « voiture » peut être « auto », « automobile » ou « SUV ». Tous sont des synonymes possibles de ce mot clé particulier car il est plausible que certains utilisateurs recherchant des voitures tapent l'un de ces mots dans la zone de recherche. Les administrateurs de collections de sites peuvent définir un ou plusieurs synonymes pour chaque mot clé. Le rôle d'un synonyme consiste à afficher la même définition de mot clé et le même meilleur résultat dans la page des résultats de la recherche qui s'affiche lorsque le mot clé est utilisé. Dans l'exemple précédent, si un utilisateur final exécute une requête de recherche à l'aide du synonyme « absent du bureau », il voit la même description de mot clé et les mêmes meilleurs résultats que ce qu'il verrait en exécutant la requête avec le mot clé « adb ». La différence est cependant qu'il voit les résultats de la recherche uniquement pour le contenu qui contient les mots « absent du bureau » au lieu du contenu contenant le mot « adb ».

Les synonymes sont utiles lorsque plusieurs termes de recherche sont utilisés pour le même concept et le même contenu, afin que les résultats de la recherche soient consolidés et non pas éparpillés à travers plusieurs termes de recherche. La liste qui est mise à jour lorsqu'un administrateur de collection de sites crée des mots clés et ajoute des synonymes est appelée un dictionnaire des synonymes. Le dictionnaire des synonymes de Office SharePoint Server 2007 for Search est compatible avec le dictionnaire des synonymes de Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003.

Vous pouvez utiliser l'architecture des informations créée par vos équipes de planification du contenu pour identifier le contenu prioritaire à associer à des mots clés. Étant donné que votre architecture des informations est une liste hiérarchique de termes, vous pouvez rapidement utiliser certains de ces termes pour créer des mots clés que vous pouvez associer à un contenu spécifique et très pertinent.

Par contenu pertinent, on entend tout élément de contenu spécifique que vous voulez que les utilisateurs voient en premier ou qui doit apparaître le plus en évidence lorsqu'ils effectuent une recherche à l'aide d'un mot clé spécifique. Voici des exemples de contenu pertinent pour chaque concept métier majeur ou zone de contenu principale :

• Documents

• Sites

• Personnes

• Définitions

• Termes approuvés ou officiels qui ont la même signification, mais qui n'ont pas été inclus dans la requête de recherche.

L'association de mots clés à un meilleur résultat est utile pour encourager les personnes à visualiser les documents importants qui sont nécessaires pour collaborer aux principaux processus métiers. Par exemple, une entreprise peut avoir un modèle spécial pour les notes de frais et un mot clé « note de frais » qui permet de placer ce modèle en tête des résultats de la recherche. Sans ce mot clé, chaque employé risque de consacrer plusieurs minutes à demander l'URL appropriée à ses collègues ou à parcourir le site Web de la société. Avec le mot clé associé à l'URL vers le modèle de note de frais en tant que meilleur résultat, les employés peuvent localiser rapidement le modèle.

Les mots clés pour les sites sont utiles pour identifier l'emplacement des sites contenant des informations pertinentes dans une organisation de grande taille. Par exemple, « vacances » peut être un mot clé associé à un meilleur résultat contenant l'URL du site des ressources humaines, où se trouvent les informations sur les congés payés pour les employés. Idéalement, le meilleur résultat peut contenir l'URL de la page spécifique qui fournit des informations sur les jours fériés de la société.

Contrairement aux versions précédentes d'Office SharePoint Portal Server, les mots clés et les meilleurs résultats ne sont pas affectés par les autorisations de sécurité, et tous les lecteurs de la collection de sites peuvent voir tous les meilleurs résultats et tous les mots clés de cette collection de sites qui apparaissent dans les résultats de la recherche. Les utilisateurs qui n'ont pas les autorisations pour voir la page à laquelle un meilleur résultat est lié ne peuvent pas accéder à la page. Ils peuvent cependant voir la description du meilleur résultat sur la page des résultats de la recherche ainsi que les URL vers le contenu. Ceci est susceptible d'exposer des informations qui sont pas destinées à être vues par certains utilisateurs.

Les mots clés sont conçus pour fournir des résultats prioritaires pour tous les utilisateurs. Si vous souhaitez cibler du contenu pour certains utilisateurs en fonction de leurs autorisations, vous pouvez utiliser des audiences et des composants WebPart ciblés dans les emplacements appropriés de la collection de sites.

Il est important de planifier des mots clés à l'avance de façon à garantir la cohérence des mots clés à travers votre organisation. Bien que les mots clés soient implémentés au niveau collection de sites, vous devez autant que possible vous assurer de la cohérence des mots clés à travers les collections de sites.

Exemple d'une mauvaise planification des mots clés

Un administrateur de collection de sites crée un mot clé appelé « super liste » sur la collection de sites du marketing et crée un meilleur résultat pour ce mot clé contenant une URL vers une liste des clients de la société. Un autre administrateur de collection de sites crée un mot clé nommé « liste maître » sur la collection de sites des ventes et crée un meilleur résultat pour ce mot clé contenant une URL vers la même liste de clients.

Les utilisateurs qui utilisent les deux collections de sites seront perturbés lorsque leur recherche par mot clé n'affiche pas de manière cohérente le meilleur résultat qu'ils s'attendent à voir sur la page des résultats de la recherche. Par exemple, un employé qui utilise principalement la collection de sites du marketing est habitué à effectuer ses recherches avec le mot clé « super liste » et s'attend à ce qu'il fonctionne sur les deux collections de sites.

Conseil :
La planification de la cohérence des mots clés au sein de votre organisation requiert une bonne collaboration entre les différents administrateurs de collections de sites.

Dans les organisations de taille réduite, l'équipe de planification du contenu est probablement limitée et se consacre à une seule collection de sites ; la planification des mots clés peut être gérée par une ou deux personnes seulement. Dans les grandes organisations, une équipe de planification plus étoffée peut être utile. Il est recommandé d'impliquer des décideurs et des administrateurs à chaque niveau, de façon à couvrir tous les besoins de l'entreprise.

Les meilleurs résultats apparaissent dans les résultats de la recherche même si le contenu n'a pas été analysé. Ceci est une autre raison pour planifier des mots clés lors du déploiement initial, afin que le contenu prioritaire soit disponible dès le début d'un déploiement, avant que toutes les sources de contenu aient été analysées. Dans les rares cas où le contenu ne peut pas être analysé parce qu'un composant IFilter pertinent est manquant dans la recherche ou pour toute autre raison technique, vous pouvez utiliser les meilleurs résultats pour rendre le contenu plus facile à trouver même s'il n'a pas été analysé.

Des personnes essentielles à chaque niveau de l'organisation planifient des mots clés pour leurs collections de sites. Elles utilisent le même plan de contenu global, adapté au contenu des collections de sites qu'ils planifient. Lors de la planification des mots clés, qui commence avant le déploiement et se poursuit par vagues successives après celui-ci, chaque groupe de planificateurs de contenu peut communiquer avec les autres pour conserver une cohérence dans le plan général.

Tous les mots clés ne sont pas planifiés avant le déploiement. Le rôle de vos équipes de planification du contenu consiste à identifier les concepts prioritaires les plus pertinents pour les requêtes de recherche, afin que celles-ci soient pertinentes immédiatement après le déploiement. Pour chaque mot clé, l'équipe de planification peut identifier un contact, appartenant ou non à l'équipe. Après le déploiement, les administrateurs de collections de sites peuvent étendre la liste des mots clés après avoir identifié dans les journaux de requête quels sont les termes de recherche les plus fréquemment utilisés.

Dans la phase de planification, les responsables des listes de mots clés peuvent examiner dans quelle mesure les mots clés correspondent à des requêtes. Les mots clés doivent correspondre exactement à la chaîne complète des termes de la recherche et ils ne doivent pas utiliser une syntaxe spéciale telle que + et - lors de la recherche de contenu dans les listes, ceci afin d'éviter d'obtenir plusieurs listes de mots clés pour une même requête et ainsi de simplifier les résultats de la recherche.

Les détails de la gestion des mots clés concernent principalement les opérations quotidiennes de vos collections de sites, mais il est préférable d'en aborder certains aspects lors la planification du déploiement. Il s'agit plus précisément des informations facultatives de contact et de publication que les administrateurs de collections de sites peuvent affecter aux propriétés.

Conseil :
Une bonne planification avant le déploiement permet de réduire la gestion des opérations quotidiennes.

Chaque mot clé a les propriétés facultatives suivantes :

• Dates de début, de fin (expiration) et de révision

• Contact

Avant d'influencer les résultats de la recherche, les mots clés peuvent passer par une étape d'approbation : ils peuvent aussi être configurés pour entrer en fonction ou pour expirer après une certaine période de temps. Les mots clés prioritaires identifiés lors de la planification initiale sont généralement permanents, sauf pour le contenu concernant les personnes utilisant une collection de sites lors du déploiement initial.

Le contact pour chaque mot clé est la personne qui doit être contactée à l'expiration du mot clé, s'il est configuré pour expirer. Les planificateurs de contenu de chaque collection de sites doivent choisir les personnes qui géreront les mots clés après le déploiement initial et faire participer certaines d'entre elles au processus de planification au niveau collection de sites.

Toutefois, le processus de planification consiste en partie à décider à l'avance des personnes qui auront le pouvoir de décision sur les mots clés. Le fait de prendre ces décisions lors du processus de planification peut améliorer le fonctionnement ultérieur de la collection de sites et favoriser une utilisation cohérente et efficace des mots clés dans le futur.

En utilisant le modèle objet, vous pouvez également importer et exporter des mots clés entre des collections de sites sous la forme de feuilles de calcul Excel, de sorte que si des meilleurs résultats s'appliquent à d'autres collections de sites, vous pouvez les planifier une seule fois et les déployer ensuite sur toutes les collections de sites concernées. Cela permet aux responsables des mots clés d'une collection de sites au niveau d'une division ou d'un projet de suggérer des meilleurs résultats pour une collection de sites centrale dans un environnement de services partagés.

Pour plus d'informations sur la gestion des mots clés, voir le Guide des opérations de Office SharePoint Server 2007 for Search.