Demandes d’activités hors projet

Envoi des feuilles de temps

Une fois que les membres de l'équipe ont créé leur feuille de temps et entré des heures pour une catégorie administrative de congés, telle que Vacances, ils cliquent sur Enregistrer et envoyer afin que le processus d'approbation commence. Un travail Project Server en file d'attente appelé Mise à jour de feuille de temps est créé pour traiter la demande. La mise à jour de feuille de temps est envoyée au gestionnaire de feuille de temps pour être vérifiée. En utilisant l'infrastructure de file d'attente de Project Server, les membres de l'équipe ne sont pas tenus d'attendre le traitement de la feuille de temps envoyée : ils peuvent envoyer leur feuille de temps et enchaîner immédiatement avec d'autres tâches.

Après que le membre de l'équipe a envoyé la feuille de temps, le message suivant peut s'afficher en rouge au bas de la page : la feuille de temps envoyée contient des lignes en attente d'approbation ou rejetées. Vous devez supprimer ces lignes de votre feuille de temps ou obtenir les approbations requises et soumettre à nouveau. Ce message s'affiche si la feuille de temps contient des catégories Activités hors projetencore en attente d'approbation ou rejetées. Une fois les Activités hors projet approuvées ou l'élément supprimé de la feuille de temps, le message ne s'affiche plus et l'utilisateur peut soumettre la feuille de temps pour obtenir l'approbation finale.

Examen des demandes d'activités hors projet

Une fois les catégories administrative de congés nécessitant une approbation envoyées, le gestionnaire de feuille de temps peut vérifier les demandes et décider de les accepter ou de les rejeter. Le membre de l'équipe peut accéder à la partie Web Mon calendrier située sous le lien Mon travail pour afficher une liste de demandes administratives de congés et toutes les autres tâches affectées et connues dans Project S

Le nom de l'utilisateur qui a envoyé la demande, la description, le nom de la catégorie, les heures, ainsi que les dates de début de période et de fin de période sont répertoriés dans l'affichage de chaque demande. La liste contient les catégories Travail et Non lié au travail. Le gestionnaire de feuille de temps sélectionne l'élément pour l'accepter ou le refuser.

• Rejeter. Lorsque la catégorie administrative de congés est rejetée, le champ État d'approbation dans la feuille de temps de l'utilisateur est mis à jour. Son indicateur jaune, signifiant que la demande est en attente, devient rouge pour indiquer que la demande est rejetée. Cette action indique à l'utilisateur que la demande administrative de congés n'est pas approuvée.

  L'utilisateur supprime l'élément de ligne ou tente d'envoyer l'élément une deuxième fois. Le Gestionnaire de feuille de temps et l'utilisateur peuvent se résigner à un compromis sur la période demandée et accepter d'envoyer la demande à nouveau.

• Accepter. L'icône État d'approbation devient vert lorsque l'élément est accepté. Selon le type de travail, l'une des actions suivantes s'applique :

  • Non lié au travail. Une exception de calendrier est créée pour les catégories de type Non lié au travail, notamment Vacances et Droits du jury.

  • Travail. Une Affectation des ressources récapitulatives est créée pour les catégories de type Travail, notamment Activités hors projet et Formation.

L'utilisateur peut ensuite envoyer la feuille de temps au gestionnaire de feuille de temps pour la révision finale.

Exceptions de calendrier

Dans Microsoft Office Project Server 2007, le calendrier des ressources affiche les heures que le gestionnaire de feuille de temps approuve pour les catégories Activités hors projetNon lié au travail. Il s'agit des Exception du calendrier. L'exception de calendrier s'applique immédiatement. Lorsque cette action est appliquée, tous les gestionnaires de projets peuvent afficher l'exception de calendrier pour le membre de l'équipe, dans leurs plans respectifs.

Un utilisateur exécute les étapes suivantes pour ouvrir une ressource et terminer la création d'une exception de calendrier pour les demandes administratives de congés :

1. Se connecter à Project Web Access avec des autorisations pour afficher le centre de ressources.

2. Sélectionnez le lien Ma feuille de temps

3. Dans la barre d'outils, cliquez sur Planifier les activités hors projet.

4. Ces étapes lancent la boîte de dialogue Planifier les congés. Ensuite, l'utilisateur sélectionne la période de feuille de temps pour laquelle le type de congé est en cours de planification. Puis l'utilisateur sélectionne la catégorie d'activité hors projet qui, lorsque configuré comme heures chômées, crée une exception de calendrier de ressources une fois qu'il a été envoyé (et approuvé, si nécessaire).

Exceptions de calendrier : heures durant lesquelles l'utilisateur n'est pas disponible pour travailler.

Les exceptions de calendrier peuvent entraîner la planification d'une affectation pour ajuster. Par exemple, une tâche de 5 jours qui est affectée à un utilisateur était à l'origine planifiée du 8 au 12 mai. Si l'utilisateur envoie une feuille de temps qui inclut une journée chômée le 9 mai, une exception de calendrier pour le 9 mai est ajoutée au calendrier. La durée de la tâche demeure 5 jours. 9 Mai n'est pas un jour ouvré et la date de fin est 15 mai.

Affectation de ressources récapitulatives pour ma feuille de temps

Une affectation de ressources récapitulatives est créée pour une ressource lorsque sa demande d'activités hors projet est acceptée et la catégorie de temps a été configurée comme période de travail (par exemple, formation et activités hors projet). Une affectation de ressources récapitulatives affiche le nombre total d'heures de travail pour une ressource à un niveau de projet. Un enregistrement d'affectation de ressources récapitulatives est créé et associé à un projet virtuel, qui utilise l'étiquette de la feuille de temps comme nom du projet.

Dans les affichages de ressources, tels que Graphique des ressources ou Disponibilité des ressources les gestionnaires doivent voir une entrée pour Ma feuille de temps avec des noms de projet affichant les affectations de tâches et les éléments de travail desactivités hors projet.

Télécharger ce livre

Cette rubrique est incluse dans le livre téléchargeable suivant pour une lecture et une impression plus faciles :

• Gestion des feuilles de temps dans Office Project Server 2007 (en anglais)

Vous trouverez la liste complète des livres disponibles dans la page Livres à télécharger pour Office Project Server 2007.