Détails des feuilles de temps et approbation finale
Mis à jour: février 2009
Dernière rubrique modifiée : 2009-01-29
Les responsables de la feuille de temps peuvent accéder à la page Approbation des feuilles de temps pour afficher une liste des feuilles de temps en attente d’approbation, définir l’Approbateur suivant et afficher les demandes précédemment approuvées. Les utilisateurs peuvent quant à eux cliquer sur Nom de la feuille de temps pour afficher la page Détails de la feuille de temps.
Les responsables de la feuille de temps peuvent réaliser les actions suivantes dans la page Approbation des feuilles de temps :
Vérifier les entrées de main-d’œuvre détaillées
Donner leur approbation finale concernant les demandes relatives aux feuilles de temps
Ajuster ou rapprocher les heures de travail (facultatif)
La page Détails de la feuille de temps affiche les mêmes options de menu, informations d’en-tête de feuille de temps et données détaillées d’affectations que celles qui sont présentées aux utilisateurs lorsqu’ils créent leurs feuilles de temps et en réalisent le suivi.
Affichage et paramètres
La page Vérifier les détails de la feuille de temps utilise le même affichage Ma feuille de temps que celui présenté aux utilisateurs dans leur page de feuille de temps. Grâce à la commande Gérer les affichages, les utilisateurs peuvent modifier l’affichage Ma feuille de temps et ajouter des champs personnalisés d’affectation disponibles.
Les utilisateurs peuvent cliquer sur le menu déroulant Paramètres pour sélectionner Données d’en-tête de la feuille de temps et afficher ainsi les propriétés de feuille de temps suivantes : Titre, Période, État, Propriétaire, Auteur, ainsi que Total à ce jour pour Vacances et Congés maladie.
Fonctionnalités disponibles dans la page des détails de la feuille de temps
Les fonctionnalités suivantes sont disponibles dans les menus Nouveau, Actions et Atteindre :
Menu Nouveau
- Ajouter des lignes. Lorsqu’une feuille de temps a été vérifiée et rapprochée, il est possible d’ajouter des lignes. Le responsable de la feuille de temps peut ainsi saisir des lignes nouvelles ou existantes qui ont été oubliées par le membre de l’équipe lorsque les heures ont été consignées.
Menu Actions
Afficher/masquer les heures supplémentaires. Le responsable de la feuille de temps peut choisir d’afficher ou non la propriété Heures supplémentaires dans le champ de la Feuille de temps.
Afficher/masquer le travail non facturable. Le responsable de la feuille de temps peut choisir d’afficher ou non la propriété Afficher/masquer le travail non facturable dans le champ de la Feuille de temps.
Approuver. Le responsable de la feuille de temps peut définir le paramètre État de la feuille de temps sur Approuvée ou Acceptable.
Refuser. Le responsable de la feuille de temps peut définir le paramètre État de la feuille de temps sur Refusée. Le membre de l’équipe peut apporter des modifications à la feuille de temps et la soumettre à nouveau en vue d’une vérification.
Rappeler. Le responsable de la feuille de temps peut faire passer le paramètre État d’Approuvée à Soumise et réaliser différentes actions pour corriger ou refuser la feuille de temps. La fonction de rappel n’est pas disponible si les clients utilisent l’interface Project Server pour définir le champ Traité sur true. Cette désactivation sert à signaler quelles feuilles de temps ont été transférées vers un système tiers. Les clients peuvent également utiliser ce champ pour empêcher le rappel de la feuille de temps.
Menu Atteindre
- Récapitulatif des approbations de feuilles de temps. Les utilisateurs peuvent cliquer sur ce lien pour retourner à la page Approbations des feuilles de temps.
Facultatif : Ajuster la feuille de temps
Les responsables de la feuille de temps peuvent ajuster ou rapprocher les entrées de la feuille de temps dans la page Détails de la feuille de temps. Les actions disponibles dépendent des critères de feuille de temps définis par l’organisation et de l’octroi de l’autorisation globale Ajuster la feuille de temps dans les propriétés utilisateur du responsable de la feuille de temps.
Les possibilités d’accès à la commande Ajuster la feuille de temps doivent être déterminées lors la planification initiale. Il convient notamment de décider si le suivi des heures de travail doit être réalisé par les utilisateurs ou par le responsable de la feuille de temps. La décision dépend des besoins de l’organisation. En l’absence de décision, la feuille de temps peut uniquement être ajustée par un responsable de la comptabilité du projet.
Si le responsable de la feuille de temps a accès à la commande Ajuster la feuille de temps et que l’option Heure d’entrée par feuille de temps uniquement (les utilisateurs effectueront une synchronisation avec les tâches mises à jour) est activée dans Paramètres et affichage de tâches, les modifications apportées à la feuille de temps par le responsable de la feuille de temps au cours du processus d’approbation peuvent provoquer une désynchronisation du paramètre Avancement du Centre des tâches, par rapport aux données concernant ces mêmes affectations de tâche dans la feuille de temps. Dans cette situation, le membre de l’équipe peut cliquer sur Importer une feuille de temps pour mettre à jour la page Mes tâches en utilisant les nouvelles données d’affectation de tâche.
Fonctions des feuilles de temps
Le cycle de vie des feuilles de temps couvre les étapes et actions suivantes, réalisables par les utilisateurs et les responsables de feuille de temps :
Approuver le temps hors projet. Si la feuille de temps inclut des Activités hors projet nécessitant une approbation, ces activités sont approuvées en premier.
Envoyer la feuille de temps. Le membre de l’équipe soumet sa feuille de temps en vue d’une vérification.
Envoyer la feuille de temps. Une fois que les Activités hors projet ont été acceptées par le responsable de la feuille de temps, le membre de l’équipe soumet sa feuille de temps en vue d’une approbation.
Refuser. Le responsable de la feuille de temps peut refuser la feuille de temps.
Supprimer les lignes. Le responsable de la feuille de temps peut supprimer les lignes qu’il n’est pas nécessaire de prendre en compte dans les rapports.
Ajuster ou Rapprocher. Le responsable de la feuille de temps peut afficher les Détails de la feuille de temps pour déterminer où les heures de l’utilisateur sont appliquées.
Rappel. Une feuille de temps peut être rappelée si elle a été approuvée ou rejetée par erreur. Il est alors possible d’apporter les corrections nécessaires à la feuille de temps et de la renvoyer.
Renvoi. Si une feuille de temps a été rappelée, le responsable de la feuille de temps peut la renvoyer.
Approbateur suivant. Le responsable de la feuille de temps peut choisir ou modifier l’approbateur suivant.
Approuver. Le responsable de la feuille de temps peut valider les données comme étant correctes et complètes.
Pour approuver la feuille de temps, le responsable de la feuille de temps clique sur Approuver dans la page Détails de la feuille de temps. La main-d’œuvre faisant l’objet d’un suivi pour la période définie est validée comme étant correcte. L’état Approuvée apparaît désormais dans la Liste des feuilles de temps de l’utilisateur.
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