Vue d’ensemble des approbations des activités hors projet

Dernière rubrique modifiée : 2009-01-29

Dans Microsoft Office Project Server 2003, pour vérifier et approuver les tâches d’administration, les responsables de projet suivent la même procédure que pour les affectations normales et utilisent donc des mises à jour de tâche. Les heures entrées pour une tâche d’administration sont mises à jour dans un plan de projet. Par exemple, une ressource entre 8 heures pour une tâche d’administration appelée Vacances, que le responsable de projet accepte.

Dans Project Professional, le champ Travail réel indique 8 heures et 8 heures de travail prévu pour le jour où la ressource est en vacances. Le processus consigne le travail hors projet et influe sur la disponibilité de la ressource. La planification de tous les plans auxquels la ressource est affectée est alors modifiée.

Dans Project Server 2003, les activités hors projet apparaissaient comme un projet normal, mais le temps était calculé de façon différente. Si des projets administratifs sont utilisés de façon incorrecte, ils peuvent influer sur disponibilité d’une ressource à très long terme. Bien souvent, les responsables de projet ne parviennent à détecter le problème qu’une fois qu’il est devenu difficile d’y remédier.

Microsoft Office Project Server 2007 remplace les projets d’activités hors projet par des catégories d’activités hors projet. Il existe deux types de catégories d’activités hors projet : les catégories Chômé (vacances, congés maladie, congé pour activité judiciaire, etc.) et les catégories Ouvré (formation, conférences, etc.). De même que les nouvelles lignes et les tâches planifiées issues d’un plan de projet, d’un plan d’activité ou d’une proposition, les catégories d’activités hors projet sont prises en compte dans l’utilisation de la ressource pour une période donnée.

Lorsque les heures des catégories d’activités hors projet de type Chômé sont traitées, elles sont ajoutées au calendrier de la ressource en tant qu’exceptions de calendrier. Une exception de calendrier représente les heures pendant lesquelles la ressource n’est pas disponible. Lorsque les catégories de type Ouvré sont traitées (formation, autoformation ou activités hors projet), une affectation de ressource récapitulative est générée dans Project Professional.

Les activités hors projet sont enregistrées dans Office Project Server 2007 dans la feuille de temps et non sous forme de plan de projet. Les feuilles de temps sont envoyées au responsable de feuille de temps en vue d’une approbation, en fonction des échéances définies par l’organisation.

L’approbation des feuilles de temps se décompose comme suit :

1. Vérification des catégories d’activités hors projet qui nécessitent tout d’abord l’approbation d’un responsable de feuille de temps.

2. Approbation de l’intégralité de la feuille de temps (lignes ajoutées, par exemple) nécessitant l’approbation d’un responsable de feuille de temps.

Pour pouvoir approuver les demandes relatives aux activités hors projet, les conditions suivantes doivent être réunies :

• La catégorie d’activités hors projet doit être marquée comme nécessitant une approbation. Les catégories nécessitant une approbation sont envoyées au responsable de feuille de temps.

• Un responsable de feuille de temps doit être désigné pour chaque ressource.

• L’autorisation de sécurité Approuver les demandes d’activités hors projet doit être configurée. L’autorisation est accordée au responsable de feuille de temps.

Les catégories d’activités hors projet sont vérifiées et approuvées séparément des autres éléments enregistrés dans une feuille de temps. Les responsables de feuille de temps doivent cliquer sur Activités hors projet dans la section Approbation de Project Web Access pour approuver ou refuser des demandes. Cette action est prise en compte dans l’utilisation globale de la ressource.