Analyser l’utilisation des documents

Mise à jour : 2009-02-26

Après avoir identifié les personnes qui participent au contenu, collectez des informations auprès de ces dernières pour analyser la façon dont les documents sont utilisés dans votre entreprise. C’est une partie importante du processus de planification, car l’analyse vous permet de déterminer :

• La façon dont les bibliothèques de documents sont structurées.

• Les modèles de sites à utiliser.

• Le nombre de sites nécessaires.

• Les stratégies de gestion des informations à appliquer aux sites.

• La topologie de serveurs physiques dont vous aurez besoin pour implémenter votre solution.

Les informations à collecter sont les suivantes :

• Les types de documents (par exemple, note de recherche sur les capitaux propres, évaluation des performances de l’employé, mémos internes ou fiches produit).

• L’objectif de chaque type de document (par exemple, « fournit aux clients des recommandations sur les capitaux propres, accompagnées des données de prise en charge »).

• L’auteur de chaque type de document (indiqué sous forme de rôles et non de personnes, par exemple, Analyste financier, Spécialiste des ressources humaines ou Responsable produit).

• Le format du document. Si le format du document est transformé d’un format à un autre, enregistrez cette information.

• Les utilisateurs de chaque type de document, par exemple « clients » ou « membres de l’équipe ».

• D’autres rôles qui concernent le cycle de vie du document, tels que « relecteur technique » ou « réviseur ».

• L’emplacement du document, comme « ordinateur client », « serveur Web » ou « serveur de fichiers ». Notez que cette question peut avoir plusieurs réponses, par exemple, lorsqu’un document est créé sur un ordinateur client, puis publié sur un serveur Web.

• La façon dont les lecteurs affichent le document, par exemple, à partir d’une page Web ou d’un partage de fichiers.

Analyse    Les formats séparés de création et de publication nécessitent une conversion. Une grande quantité de relecteurs requiert un ou plusieurs flux de travail (processus métiers implémentés sur le serveur). Les quatre sites (création, test, Internet et référentiel des enregistrements) nécessitent des mécanismes permettant de déplacer le contenu d’un site vers un autre. La nécessité d’archiver le contenu dans un référentiel des enregistrements de l’entreprise et les implications liées à la réglementation de la publication de conseils en matière d’actions nécessitent la mise en œuvre de stratégies d’entreprise et de méthodes conseillées telles que l’audit et la rétention de contenu.

Analyse    Deux auteurs et plusieurs relecteurs nécessitent un ou plusieurs flux de travail. Le document se déplace d’un ordinateur de bureau vers un autre sous forme de pièce jointe, se trouve sur un serveur Web d’entreprise (vraisemblablement hautement verrouillé), puis est archivé dans un référentiel des enregistrements. La nature sensible de ce contenu requiert l’application de la Gestion des droits relatifs à l’information sur les ordinateurs de bureau et les serveurs, en plus des stratégies d’entreprise et des méthodes conseillées (telles que l’audit) pour protéger la confidentialité de l’employé et la situation légale de l’entreprise.

Feuille

Utilisez la feuille suivante pour enregistrer les informations décrites dans cet article :

• Feuille d’analyse de l’utilisation des documents (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73284&clcid=0x40C) (en anglais)

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• Planification et architecture pour Office SharePoint Server 2007, partie 1

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